pengertian dan definisi manajemen proyek

1. Apa itu Manajemen Proyek
Project management atau manajemen proyek merupakan disiplin ilmu yang
berfokus pada perencanaan, pengelolaan, dan pengorganisasian untuk dapat
mencapai tujuan (objective) dari proyek. Istilah proyek disini adalah kegiatan
yang sifatnya sementara dan telah ditentukan waktu awal hingga akhir proses
pengerjaannya.
Dimana, untuk mencapai tujuan tersebut banyak parameter yang harus
dikerjakan mulai dari manajemen anggaran, resources, tim proyek, hingga
operasional kerja. Salah satu ciri utama dari sebuah proyek adalah sifatnya yang
repetitif.
Aktivitas yang sesuai untuk menerapkan manajemen proyek adalah yang
menghasilkan produk atau jasa dalam jangka waktu tertentu. Dalam
mengelola project management yang baik, tentu ada beberapa hal yang perlu
dioptimalkan dan memerlukan strategi efektif.
Tujuan Adanya Project Management
Sebelum membahas berkaitan dengan tahapan project management, anda perlu
mengetahui tujuan sebenarnya perusahaan atau industri digital membutuhkan
sistem ini.
1. Menyelesaikan Tugas Tepat Waktu
Pertama, manajemen waktu atau time management sangat penting untuk
diperhatikan oleh setiap stakeholder. Pengelolaan waktu yang baik dapat
meningkatkan ketercapaian produktivitas kerja, serta mampu mendukung
penyelesaian suatu proyek menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Menjaga Kualitas
Kriteria proyek sudah barang tentu akan didefinisikan sejak awal oleh tim
manajemen. Untuk mencapai sebuah goals atau objektif, maka setiap divisi perlu
menjaga kualitas kerja dan efisiensi tingkat sumber daya yang digunakan.
3. Manajemen Anggaran

2. Pengelolaan dana atau biaya anggaran sangat penting untuk diketahui lebih
awal, agar manajemen proyek yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik dan
transparan. Selanjutnya, dapat menentukan jumlah alokasi anggaran seminimal
mungkin akan tetapi masih dapat mendukung kriteria proyek yang telah
ditetapkan sebelumnya.
4. Memaksimalkan Potensi Tim
Menjaga dan meningkatkan kualitas tim merupakan salah satu parameter
penting untuk mencapai tujuan dari project management secara maksimal.
Dengan adanya sistem tersebut, maka mampu membuat perencanaan yang baik
dan dapat mengelola sebuah proyek secara optimal.
Baca juga: 7 Cara Membuat Startup Digital dan Tips untuk
Mengembangkannya
Tahapan Manajemen Proyek
Setidaknya, terdapat lima fase tahapan dalam penyusunan sebuah project
management, diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Inisialisasi
Tahap yang pertama adalah fase inisialisasi, dimana pada tahap ini merupakan
kegiatan awal proyek yang telah disepakati bersama. Kemudian, menentukan
permasalahan dan mendiskusikannya secara bersama – sama untuk
menentukan solusi terbaik.
Studi kelayakan dapat digunakan untuk memilih solusi efektif yang telah
diidentifikasi bersama dengan peluang terbesar untuk dapat menyelesaikan
suatu permasalahan secara tepat dan akurat.
2. Planning
Tahap yang kedua adalah planning atau perencanaan, dimana ketika ruang
lingkup dan tim proyek telah ditetapkan maka aktivitas dapat dilanjutkan pada
fase ini. Dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci dan disesuaikan
dengan kebutuhan proyek dari customer.

3. Hal apa saja yang diperlukan untuk mendukung ketercapaian goals adalah
sebagai berikut, pertama membuat dokumentasi project planning, resource plan,
finance plan, contract supplier, hingga perform phase review.
3. Executing / Implementation
Tahap yang ketiga, masuk pada tahapan dimana proyek siap untuk memasuki
proses eksekusi. Setiap dokumentasi pada project plan akan dieksekusi oleh
setiap tim pengembang. Sehingga, dalam fase ini setiap tujuan dari proyek akan
secara fisik akan dibangun dan direalisasikan.
4. Control and Monitoring
Tahapan yang keempat adalah pengendalian dan pengawasan proyek, dimana
dalam beberapa proses manajemen pengembangan produk akan dilakukan
pengecekan dan monitoring secara berkala. Hal tersebut untuk mendukung
keberhasilan dalam proses development dan mencegah risiko terjadinya
kegagalan lebih awal.
5. Closing
Fase yang kelima adalah aktivitas terakhir yang dilakukan, dimana hasil
akhir project beserta dokumentasi akan diserahkan kepada pelanggan atau user.
Selain itu, kontak dengan supplier juga diakhiri, project team dibubarkan, serta
penyerahan hasil laporan kepada stakeholder yang bersangkutan.
Contoh Manajemen Proyek
Terdapat beberapa contoh hasil implementasi dari kegiatan project
management yang telah dilaksanakan, yaitu sebagai berikut.
1. Proyek Industri Manufaktur
Contoh yang pertama adalah penerapan project management pada industri
manufaktur untuk mendukung rancangan produksi suatu produk secara
keseluruhan. Salah satu bukti nyata adalah industri mebel, tekstil, dan bahan
baku pada beberapa perusahaan di Indonesia.
2. Proyek Manajemen Konstruksi

4. Kedua, proyek yang berhubungan dengan manajemen proyek seperti
pembangunan fasilitas umum atau sarana publik. Contoh nyata dalam kehidupan
sehari – hari adalah pembangunan jalan tol, bendungan, jembatan, listrik,
gedung, dan lain sebagainya.
3. Proyek Padat Modal
Proyek modal disini dapat berarti pengembangan project berskala besar dengan
menggunakan bantuan mekanik atau robot. Istilah “padat” disini mengacu pada
proses eksekusi yang membutuhkan modal yang besar.
Sehingga, biasanya untuk pengembangan project jenis ini dapat dilakukan oleh
perusahaan berskala besar saja.
4. Proyek Penelitian dan Pembangunan
Contoh yang terakhir merupakan bentuk proyek yang dilakukan untuk dapat
mendukung hasil penelitian dan pengembangan. Hasil tersebut nantinya dapat
digunakan untuk meningkatkan kualitas dari pengembangan barang atau jasa,
serta optimalisasi dari sisi ilmu pengetahuan (knowledge).
Baca juga: Freelance: Pengertian, Contoh, dan Cara Menjadi
Freelancer di Bidang IT
Tools Project Management
Setelah mengetahui beberapa contoh dari manajemen proyek, pembahasan
yang berikutnya masuk pada pengenalan beberapa tools yang sering digunakan
untuk mendukung aktivitas kerja anda.
1. Trello
Trello adalah salah satu software yang memberikan kemudahan bagi tiap
pengguna untuk mendukung manajemen proyek secara optimal. Keuntungan
utama dari penggunaan Trello terletak pada tampilan antarmuka atau user
interface yang sangat menarik dan interaktif.
Kemudian, Trello juga menerapkan sistem berbasis user-centered,
dimana tool tersebut menggunakan pendekatan berdasarkan kebutuhan dari
pengguna. Salah satu tool atau fitur yang populer dalam Trello adalah card dan
metodologi board yang diterapkan.

5. Baca juga: Mudahnya Kolaborasi Kerja dengan Menggunakan Aplikasi
Trello
Jika anda memiliki beberapa rekan tim yang mempunyai tugas dan tanggung
jawab masing – masing, maka sangat cocok untuk menggunakan Trello sebagai
media kolaborasi secara online dan menghubungkan antara setiap tim dan
individu.
2. Basecamp
Basecamp juga termasuk ke dalam salah satu tool manajemen proyek yang
dapat diakses secara gratis. Basecamp sangat membantu pengguna untuk dapat
mendelegasikan tugas dan memastikan setiap bagian dapat terorganisir dengan
baik.
Produk ini mempunyai pengalaman selama 10 tahun dengan pengguna aktif
yang telah mencapai jutaan user. Salah satu keunggulan utama dari Basecamp
terletak pada fitur campfires yang memungkinkan untuk dapat
menggunakan ping atau berdiskusi secara online dan tentunya real – time.
3. Mavenlink
Mavenlink merupakan solusi dari tool manajemen proyek yang terbilang
cukup simple dan murah. Mavenlink sangat cocok untuk digunakan dalam
menangani proyek berskala besar (kompleks) dan membutuhkan waktu yang
lama.
Tool pada Mavenlink mampu mengombinasikan project
management, kolaborasi, manajemen finansial, serta perencanaan sumber daya
(resources). Selain itu, Mavenlink juga bagus dalam menyusun budget sebuah
proyek.
4. Asana
Salah satu tool manajemen proyek yang kami rekomendasikan adalah Asana,
dikarenakan mampu menyajikan data flow activity secara real – time kepada
penggunanya. Selanjutnya, Asana juga membagikan beberapa informasi
mengenai notifikasi atau perubahan yang terjadi pada user.
5. Bitrix24

6. Tool yang terakhir adalah Bitrix24, yaitu sebuah manajemen proyek, CRM, dan
kolaborasi yang dapat memperhitungkan kegiatan semua orang yang terlibat
dalam project tersebut. Fungsi utama dalam fitur ini adalah manajemen waktu
dan perencanaan yang baik, serta dilengkapi dengan tambahan menu
pembuatan laporan secara terperinci dan akurat.
Tool ini bersifat open source dan anda dapat menambahkan sekitar 12 orang
pada board yang telah anda buat sebelumnya. Keuntungan yang paling penting
jika anda menggunakan Bitrix24 adalah fitur pengelolaan CRM (Customer
Relationship Management) sebagai platform untuk berkomunikasi dengan
konsumen anda.
Kesimpulan
 Manajemen proyek adalah salah satu metode atau cara yang efektif untuk
dapat menyelesaikan pengembangan produk atau jasa dengan
menitikberatkan pada proses perencanaan dan pengorganisasian secara
sistematis dan terstruktur.
 Tahapan dalam penyusunan project management dimulai dari fase
inisialisasi, perencanaan, implementasi, monitoring, hingga penutupan.
 Terdapat banyak sekali tools yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung
terciptanya kondisi dan suasana kerja yang optimal, diantaranya adalah
Trello, Basecamp, Mavenlink, Asana, dan Bitrix24.