Manajemen Proyek

1. BAB 1
PENDAHULUAN
• Definisi Manajemen Proyek
Manajemen Proyek dalam kemajuan dan Perkembangannya di dunia
perindustrian telah membawa kita untuk mengupayakan perubahan dibeberapa
segi dan juga pada system manajemen yang mana kita dituntut untuk memiliki
ketepatan, kinerja yang baik, kecermatan, ekonomis, keamanan, ketelitian serta
kecepatan yang tinggi dalam mengelola tujuan suatu proyek. Manajemen secara
definisi merupakan kegiatan baik investasi besar atau kecil dalam skala proyek,
memerlukan suatu metode yang sudah teruji dan penerapan ilmu pengetahuan
yang tepat guna serta sumber daya yang berkualitas.
Sedangkan Proyek adalah suatu gabungan sumber daya manusia, material,
alat dan modal ( biaya ) yang di bentuk suatu organisasi sementara untuk
mencapai sasaran dan tujuan. Dan proyek dapat dikatakan bersifat sementara dan
dalam kurun waktu yang dibatasi. Suatu proyek terjadi disebabkan suatu
kepentingan yang mendesak yang disebabkan oleh sebuah tuntutan
pengembangan pada lokasi tertentu.
Manajemen Proyek merupakan penerapan keahlian, ilmu pengetahuan
dan ketrampilan, baik secara teknis dengan sumber daya yang terbatas untuk
mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal
dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja. Dalam manajemen
proyek, perlunya pengelolaan yang terarah dan baik, karena suatu proyek
memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek dapat tercapai.
Yang wajib dikelola dalam lingkup manajemen proyek yaitu mutu, biaya, waktu,
keselamatan kerja dan kesehatan, lingkungan, sumberdaya, resiko dan sistem
informasi.

2. Terdapat tiga garis besar yang dibahas dalam artikel manajemen proyek
ini, untuk menciptakan berlangsungnya suatu proyek, yaitu :
 Perencanaan
Agar dapat mencapai suatu tujuan, proyek perlu suatu perencanaan yang
matang. Dengan cara meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek
sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi, agar dapat
diimplementasikan atau diterapkan. Tujuannya, agar memenuhi persyaratan
spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan
kerja. Perencanaan suatu proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa
nilai, perencanaan lingkup manajemen proyek ( berupa biaya, mutu, waktu,
kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem
informasi ).
 Penjadwalan
Penjadwalan Manajemen royek merupakan implementasi dari perencanaan
yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek
yang meliputi sumber daya seperti, biaya, tenaga kerja, peralatan, material dan
waktu dalam menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti
perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan
updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar
sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan
proyek, yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram
Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi
penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan
koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.
 Pengendalian dan Manajemen Proyek
Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari
utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama
berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja
biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak
2 | M A N A J E M E N P R O Y E K

3. ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa
pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.
PLAN
• Jenis – jenis Manajemen Proyek
Jenis manajemen proyek dalam makalah ini, dikelompokkan berdasarkan
komponen kegiatan utama dan hasil akhirnya :
1. Proyek konstruksi : Contohnya berupa gedung-gedung,
pembangunan jembatan dan jalan raya.
2. Proyek Industri Manufaktur : Berupa kegiatan merancang
proyek sehingga terbuatnya suatu hasil ( produk ).
3. Proyek Pengembangan Produk Baru : Merupakan gabungan dari
proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal.
3 | M A N A J E M E N P R O Y E K
DO
CHECKACTION

4. 4. Proyek Infrastruktur : Penyediaan kebutuhan masyarakat luas
dalam hal prasarana transportasi, Waduk, pembangkit listrik,
instalasi telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum.
5. Proyek Penelitian dan Pengembangan : Dapat kita sebut suatu
pengembangan dan penelitian, hingga terjadinya sebuah hasil
( produk ) tertentu dengan tujuan untuk meningkatkan atau
memperbaiki suatu pelayanan, produk atau metode tertentu.
6. Proyek Pelayanan Manajemen : Sangat berkaitan erat dengan
fasilitas nonfisik atau jasa dari perusahaan. Misalnya
pengembangan sistem informasi perusahaan, Peningkatan
produktivitas dari karyawan, dan termasuk manajemen proyek itu
sendiri.
7. Proyek Padat modal : Suatu proyek yang memerlukan modal
yang besar. Misalnya pembebasan tanah, pembelian dan pengadaan
suatu barang, pembangunan suatu fasilitas produksi.
• Fungsi Manajemen Proyek
Adapun fungsi dari manajemen proyek adalah untuk meningkatkan
efektifitas dan efisiensi proyek-proyek. Selain itu fungsi yang paling
utama adalah mengurangi kemungkinan kegagalan dan meningkatkan
kemungkinan keberhasilan dalam suatu pekerjaan atau suatu proyek. Di
dalam fungsi-fungsi manajemen ada fungsi organik yang mutlak harus
dilaksanakan dan ada fungsi penunjang yang bersifat sebagai pelengkap.
Jika fungsi organik tersebut tidak dilakukan dengan baik maka terbuka
kemungkinan pencapaian sasaran menjadi gagal.
Tujuan dan sasaran manajemen proyek sendiri salah satunya
bermaksud untuk dana yang dikeluarkan harus seefisien dan seefektif
mungkin. Lalu setiap proyek dapat diselesaikan dengan waktu yang tidak
boleh terlambat, mutu yang sesuai dan biaya yang semurah mungkin,
dengan maksud tingkat kebocoran anggaran harus seminimal mungkin.
4 | M A N A J E M E N P R O Y E K

5. Untuk melaksanakan manajemen, seorang pada posisi pimpinan di
level manapun, harus melakukan fungsi-fungsi manajemen. Di dalam
fungsi-fungsi manajemen ada fungsi organik yang mutlak harus
dilaksanakan dan ada fungsi penunjang yang bersifat sebagai pelengkap.
Jika fungsi organik tersebut tidak dilakukan dengan baik maka terbuka
kemungkinan pencapaian sasaran menjadi gagal. George R. Terry telah
merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing,
Actuating dan Controlling).
• Planning
Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan
kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan
sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik
yang menjadi tanggung jawab pelaksana ( kontraktor ) maupun pengawas
( konsultan ). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep
planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas masing-
masing.
Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :
• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya
yang tersedia.
• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan
sumber daya yang tersedia.
• Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan
yang kongkrit.
• Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna
mencapai tujuan dan sasaran, (seluruh tahap : proses
pengadaan, pelaksanaan, pengawasan konstruksi, dan
FHO).
5 | M A N A J E M E N P R O Y E K

6. • Organizing
Organizing ( pengorganisasian kerja ) dimaksudkan sebagai
pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang,
dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah
organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan
fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber
daya maupun data.
Dalam proses manajemen, organisasi digunakan sebagai alat untuk :
• menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
• membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi
manajemen.
• mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih
kecil yang berada di dalam kordinasinya.
Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme
hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus
dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :
• koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
• koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level);
dan
• koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda
level tapi di luar fungsi komando).
Koordinasi diagonal apabila diintegrasikan dengan baik akan
memberikan kontribusi signifikan dalam menjalankan fungsi organizing.
Sebagai contoh, dapat dijelaskan sebagai berikut:
Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :
• Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan
Material Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan
Equipment Superintendant.
6 | M A N A J E M E N P R O Y E K

7. • Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity
Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan
bersifat hirarkis.
Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :
• Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan
Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.
Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan
Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.
Koordinasi diagonal :
Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer
merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan
koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan
General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi
vertikal.
• Actuating
Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk
menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan
kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini
diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan;
mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya
untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan
manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang
dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:
• Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya
di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
7 | M A N A J E M E N P R O Y E K

8. • Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan
mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga
dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
• Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan
dilaksanakan oleh pegawainya.
• Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan
dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat
difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
• Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan,
sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat
bekerja yang diikutinya.
• Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami
dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat
dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
• Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai
pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya
semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa
memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
• Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau
orang lain menjadi naik emosinya.
• Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga
tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
• Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai,
namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas
pegawai.
• Controlling
Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan
yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen
proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor
dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan
pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. General Superintendat
8 | M A N A J E M E N P R O Y E K

9. berkewajiban melakukan controlling (secara berjenjang) terhadap
pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site
Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant,
Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan
masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “quality
assurance”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana
direncanakan dapat dipenuhi.
Kegiatan ini juga berlaku di dalam kegiatan internal konsultan
supervisi; artinya kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas
mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga
melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer.
Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja
konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.
Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas
seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:
• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
• Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan,
bahan)
• Prosedur dan cara kerjanya
• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.
Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan
fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor
yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah
memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami
kemungkinan terjadinya penyimpangan.
• Proyek Gagal
Proyek yang mempunyai manajemen yang buruk dapat terjadi
kegagalan diantaranya karena :
9 | M A N A J E M E N P R O Y E K

10.  Masalah ESDM yang masih kurang keterampilan dan pengetahuan.
Selain itu kurangnya pemberitahuan tentang sasaran bersama dan
kurangnya pembinaan team.
 Methodology yang belum ada prosedur yang standar atau
penyusunan project prosedur yang tidak tepat. Bahkan tidak
dipakainya project prosedur yang telah disusun dengan susah
payah.
 Funding yang dalam masalah ini pendanaan yang tidak sesuai.
 Keterbatasan teknologi yang mengakibatkan kurangnya
kemampuan untuk mengidentifikasi sumber-sumber teknologi
yang diperlukan untuk menunjang keperluan proyek.
 Permainan politik yang mengakibatkan mengutamakan
kepentingan pribadi dan pemanfaatan proyek untuk pemenuhan
hasrat pribadi.
• Apa yang terjadi bila manajemen proyek tidak diterapkan ?
 Target tidak tercapai
 Pekerjaan harus diulang
 Kemajuan proyek yang tidak jelas
 Konflik sesama staf selama proyek berlangsung
 Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek
• Manager
Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran.
Seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh
peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian
mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok. yang
pertama adalah peran antar pribadi, yaitu melibatkan orang dan kewajiban
lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran
sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Yang kedua
adalah peran informasional, meliputi peran manajer sebagai pemantau dan
10 | M A N A J E M E N P R O Y E K

11. penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Yang ketiga adalah
peran pengambilan keputusan, meliputi peran sebagai seorang
wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.
• Keterampilan Manager
 Keterampilan konseptual ( conceptional skill )
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan
untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan
organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian
haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk
mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide
menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut
sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu,
keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk
membuat rencana kerja.
 Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill
)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi
dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan
berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan
kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan
oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan
komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan
membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan
bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi
diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah,
maupun bawah.
 Keterampilan Teknis ( technical skill )
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer
pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan
kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya
11 | M A N A J E M E N P R O Y E K

12. menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat
kursi, akuntansi dan lain-lain.
 Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang
manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara
bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari
Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji
$2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama
50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji
Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per
menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang
akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu
saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun
demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset
berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang
dan mengurangi produktivitas perusahaan.
 Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan
menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan
membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang
manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager).
Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan.
Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan
mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk
menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap
alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap
paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan
alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya
agar tetap berada di jalur yang benar.
12 | M A N A J E M E N P R O Y E K

13. 13 | M A N A J E M E N P R O Y E K