Modul ini menjelaskan tentang kaidah kearsipan.

1. KEARSIPAN
33Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran

2. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran34
KEARSIPAN
Kegiatan Belajar 2
KAIDAH KEARSIPAN
1. Uraian Materi
A. Pengertian Norma, Standar Prosedur, dan Kaidah Kearsipan
Norma adalah pedoman yang mengatur segala sesuatu yang
berhubungan dengan kearsipan. Untuk itu, diperlukan perangkat peraturan
agar penyelenggaraan kearsipan dapat dilaksanakan dengan baik.
Sementara itu, standar adalah norma, aturan, atau persyaratan yang
dijadikan acuan, yang biasanya berupa dokumen formal agar ada
keseragaman dalam pelaksanaannya.
Standar terbagi menjadi dua, yaitu standar yuridis dan standar de
facto. Standar yuridis biasanya terbentuk perundang-undangan yang
digunakan sebagai bahan rujukan dan mencakup wilayah yang luas,
misalnya secara nasional, regional, atau wilayah. Standar de facto adalah
standar yang dikembangkan secara sendiri-sendiri oleh perusahaan-
perusahaan, yang biasanya berupa SOP (Standard Operating Procedur).
Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus
dilakukan dengan baik. Kaidah kearsipan adalah ketentuan yang mengatur
segala bentuk pelaksanaan kearsipan yang bertujuan untuk mewujudkan
tata kelola kearsipan secara prosedural dan sistematis.

3. KEARSIPAN
35Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Gambar 2.1. Alir Prosedur penyimpanan arsip
K
a
i
d
a
h
Kearsipan adalah Ketentuan yang mengatur segala bentuk
pelaksanaan kearsipan yang bertujuan untuk mewujudkan tata kelola
kearsipan secara prosedural dan sistemik
Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan
bahwa dalam penyelenggaraan kearsipan diperlukan norma atau kaidah
baik berupa peraturan perundangan maupun kebiasaan-kebiasaan yang
dibuat oleh perusahaan dalam bentuk standar atau prosedur. Hal ini
dilakukan agar penyelenggaraan kearsipan dapat dilakukan dengan baik
sehingga tujuan kearsipan dapat tercapai.
B. Peraturan Perundang-Undangan Kearsipan
Penyelenggaraan kearsipan, khususnya arsip yang berkaitan
dengan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, perlu dijalankan dengan
dengan baik. Oleh karena itu, diperlukan aturan yang dapat dijaadikan

4. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran36
KEARSIPAN
dasar dan panduan. Berikut ini adalah beberapa peraturan perundangan
kearsipan yang berlaku di Indonesia sejak tahun 1960 hingga sekarang.
1. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 1961
Tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional
Peraturan ini di buat dengan dasar pertimbangan untuk
melindungi bahan pertanggungjawaban nasional bangsa Indonesia
dan untuk keperluan generasi bangsa berikutnya. Peraturan ini terdiri
atas empat bab dan sembilan pasal, yaitu:
BAB I Ketentuan-Ketentuan Umum
BAB II Tugas Pemerintah
BAB III Organisasi Kearsipan Nasional
BAB IV Ketentuan-Ketentuan Penutup
Peraturan ini ditetapkan di Jakarta oleh Presiden Republik
Indonesia, Ir. Soekarno, pada 26 Desembar 1961, dan diundangkan
di Jakarta oleh Sekretaris Negara, Mohammad Ichsan pada hari yang
sama.
2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 1961
tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan
Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah
Peraturan ini dibuat dengan dasar pertimbangan agar ada
keseragaman dalam sistem, metode, dan teknik dokumentasi dan
perpustakaan, serta keseragaman istilah-istilah yang bersangkutan.
Peraturan ini terdiri atas enam bab dan delapan pasal, yaitu:
BAB I Tentang Dokumentasi
BAB II Tentang Perpustakaan
BAB III Tentang Pusat Dokumentasi dan Perpustakaan
BAB IV Tentang Peraturan Peralihan
BAB V Tentang Pelaksanaan
BAB VI Penutup
Peraturan ini ditetapkan di Jakarta oleh Presiden Republik
Indonesia, Ir. Soekarno, pada 26 Desember 1961, dan diundangkan

5. KEARSIPAN
37Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
di Jakarta oleh Sekretaris Negara, Mohammad Ichsan, pada hari
yang sama.
3. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan
Undang-undang ini merupakan pengganti Perpres RI Nomor
19 Tahun 1961 dan dibuat dengan dasar pertimbangan untuk
kepentingan generasi yang akan datang mengenai pentingnya
arsip/bukti nyata, dan untuk meningkatkan penyempurnaan
penyelenggaraan administrasi aparatur negara. Undang-undang ini
terdiri atas enam bab dan tiga belas pasal, yaitu:
BAB I Ketentuan-Ketentuan Umum
BAB II Tugas Pemerintah
BAB III Organisasi Kearsipan
BAB IV Kewajiban Kearsipan
BAB V Ketentuan-Ketentuan Pidana
BAB VI Ketentuan-Ketentua Penutup
Undang-undang ini ditetapkan di Jakarta oleh Presiden
Republik Indonesia, Soeharto, pada 18 Mei 1971, dan diundangkan
di Jakarta oleh Sekretaris Negara, Alamsjah, pada hari yang sama.
4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 1974
tentang Arsip Nasional Republik Indonesia
Keputusan ini dibuat atas dasar pertimbangan dalam rangka
pengembangan serta pelaksanaan peningkatan tugas. Keputusan ini
terdiri atas enam bab dan delapan pasal, yaitu:
BAB I Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi
BAB II Wewenang
BAB III Struktur Organisasi dan Tata Kerja
BAB IV Pengangkatan dan Pemberhentian
BAB V Pembiayaan
BAB VI Ketentuan Penutup

6. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran38
KEARSIPAN
Keputusan ini ditetapkan di Jakarta oleh Presiden Republik
Indonesia, Soeharto, pada 24 April 1974.
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979
tentang Penyusutan Arsip
Peraturan ini dibuat atas dasar tiga pertimbangan, yaitu 1)
semakin berkembangnya pembangunan dan volume arsip sebagai
akibat kegiatan administrasi pemerintah; 2) untuk meningkatkan
daya guna dan tepat guna kearsipan; dan 3) untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional. Peraturan ini
terdiri atas delapan bab dan dua puluh pasal, yaitu:
BAB I Ketentuan Umum
BAB II Jadwal Retensi Arsip
BAB III Pemindahan Arsip
BAB IV Pemusnahan Arsip
BAB V Penyerahan Arsip
BAB VI Ketentuan Lain-Lain
BAB VII Ketentuan Peralihan
BAB VIII Ketentuan Penutup
Peraturan ini ditetapkan di Jakarta oleh Presiden Republik
Indonesia, Soeharto, pada 4 Oktober 1979.
6. Surat Edaran Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif
sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah
tentang Penyusutan Arsip
Surat edaran ini dibuat atas dasar pertimbangan perlu adanya
petunjuk teknis untuk mengatur lebih lanjut tentang pelaksanaan
ketentuan peralihan mengenai penyusutan arsip, seperti yang
tercantum pada Pasal 18 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun
1979. Surat edaran ini memuat hal-hal yang terkait dengan arsip
inaktif dan terdiri atas empat bagian, yaitu:
I Pendahuluan
A. Umum

7. KEARSIPAN
39Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
B. Dasar Hukum
C. Tujuan
D. Sasaran
E. Ruang Lingkup
F. Pengertian
II Prioritas Penanganan
III Tahap Pelaksanaan
A. Pendaftaran Arsip Inaktif
B. Penataan Kembali Arsip Inaktif
C. Pemusnahan Arsip
D. Penyerahan Arsip
IV Penutup
Surat edaran ini dibuat pada 5 Agustus 1981 dan ditujukan kepada:
1. Para Menteri
2. Jaksa Agung
3. Para Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi dan Tinggi
Negara
4. Para Pemimpin Lembaga Pemerintah Nondepartemen, serta
5. Para Gubernur dan Kepala Daerah Tingkat I
Surat edaran ini ditandatangani oleh Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia, Soemartini.
7. Surat Edaran Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk
Menentukan Nilai Guna Arsip
Surat edaran ini dibuat atas dasar perlu adanya pedoman sebagai
petunjuk untuk menentukan nilai guna arsip, seperti yang dimaksud
pada Pasal 4 Ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979.
Surat edaran ini memuat hal-hal yang terkait dengan Penentuan Nilai
Guna Arsip dan terdiri atas empat bagian, yaitu:
I. Pendahuluan
A. Umum
B. Khusus

8. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran40
KEARSIPAN
C. Dasar Hukum
D. Tujuan
II Nilai Guna Arsip
III Penentuan Nilai Guna Arsip
IV Penutup
Surat edaran ini dibuat pada tanggal 16 Mei 1983 dan ditujukan kepada:
1. Para Menteri
2. Jaksa Agung
3. Para Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi dan Tinggi
Negara
4. Para Pemimpin Lembaga Pemerintah Nondepartemen, serta
5. Para Gubernur dan Kepala Daerah Tingkat I
Surat edaran ini ditandatangani oleh Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia, Soemartini
8. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004
tentang Pengelolaan Arsip Statis
Keputusan ini dibuat atas dasar pertimbangan untuk memelihara
arsip statis sebagai bukti kinerja yang merekam aktivitas
penyelenggaraan pemerintahan agar lebih berhasil dan berdaya guna.
Keputusan ini terdiri atas empat bab dan 42 pasal, yaitu:
BAB I Ketentuan Umum
BAB II Pengelolaan Arsip Statis
BAB III Jaringan Informasi Kearsipan Nasional
BAB IV Ketentuan Penutup
Keputusan ini ditetapkan di Jakarta oleh Presiden Republik
Indonesia, Megawati Soekarnoputri, pada 18 Oktober 2004.
9. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
Undang-undang ini dibuat atas lima dasar pertimbangan, yaitu
sebagai berikut:

9. KEARSIPAN
41Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
1) Arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai
memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus
dikelola dan diselamatkan oleh negara.
2) Perlu adanya sistem penyelenggaraan kearsipan nasional
yang andal untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik
dan terpercaya.
3) Perlu adanya suatu sistem penyelenggaraan kearsipan
nasional yang komprehensif dan terpadu dalam menghadapi
tantangan globalisasi dan penyelenggaraan pemerintahan
yang lebih baik.
4) Perlu adanya peraturan perundangan yang komprehensif dan
mengikuti perkembangan zaman untuk menyatukan berbagai
macam peraturan kearsipan yang telah ada sebelumnya dan
terpisah-pisah.
5) Adanya pemahaman dan pemaknaan tentang arsip yang
masih bersifat terbatas dan sempit.
Undang-undang ini terdiri atas sebelas bab dan 92 pasal, yaitu:
BAB I Ketentuan Umum
BAB II Maksud, Tujuan, Asas, dan Ruang Lingkup
BAB III Penyelenggaraan Kearsipan
BAB IV Pengelolaan Arsip Dinamis
BAB V Pengelolaan Arsip Statis
BAB VI Autentifikasi
BAB VII Organisasi Profesi dan Peran Serta Masyarakat
BAB VIII Sanksi Administratif
BAB IX Ketentuan Pidana
BAB X Ketentuan Peralihan
BAB XI Ketentuan Penutup

10. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran42
KEARSIPAN
Undang-undang ini ditetapkan di Jakarta oleh Presiden Republik
Indonesia, Dr. H. Susilo Bambang Yudhoyono, pada tanggal 23 Oktober
2009.
Menurut Yayan Daryan (2015), selain regulasi tentang kearsipan
tersebut, terdapat juga acuan lain berupa standar (nasional dan
internasional) yang mengatur pengelolaan arsip antara lain.
1. ISO 15489 – 2001 tentang Records Manajemen
2. SNI 19-6962.1 – 2003 tentang Dokumentasi dan Informasi –
Manajemen Rekaman;
3. ISO 23081 – 2004 tentang Metadata For Records;
4. ICA Standard, yaitu ISAAD, ISAAR, ISDF, ISDI, dan standar Teknis
lainnya
Dalam Konteks internasional, terdapat juga acuan dalam mengelolah
arsip dalam bentuk konvensi dan kaidah kearsipan internasinal yaitu:
1. Konvensi Den Haag 1954 tentang perlindungan arsip dari konflik
bersenjata dan perang;
2. Konvensi Wina 1983 tentang pengaturan Arsip Pasca Kemerdekaan;
3. Asas asas di Bidang Kearsipan; (a) principle of provenance /respect
des fonds; (b) principle of original order
Gambar 2.2. Dasar Hukum Kearsipan
Sumber : https://slideplayer.info/slide/13923823/

11. KEARSIPAN
43Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
C. Organisasi Kearsipan
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 menyebutkan “ Organisasi
kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga
kearsipan. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan
otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan arsip dinamis. Organisasi yang termasuk lembaga pencipta
arsip adalah Lembaga Negera, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi,
BUMN, dan BUMD”.
Menurut Yayan Daryan (2015), tanggung jawab pencipta arsip
meliputi:
1. Membuat kebijakan penyelenggaraan kearsipan dilingkungannya
berdasarkan ketentuan Undang-UndangNomor 43 Tahun 2009
2. Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis
3. Membentuk unit kearsipan
4. Menyediakan prasarana dan sarana kearsipan untuk pengelolaan arsip
dinamis
5. Secara khusus melakukan perlindungan dan penyelamatan serta
memberitahukan dan melaporkan kepada ANRI arsip yang berkaitan
dengan kependudukan, kewilayahan, kepuluan, perbatasan, perjanjian
internasional, kontrak kerja, dan masalah pemerintahan yang strategis
6. Melaksanakan perlindungan dan penyelamatan arsip apabila terjadi
bencana, serta berkoordinasi dengan ANRI
7. Membuat tata naskahdinas, klasifikassi arsip, jadwal retensi arsip
(JRA), serta sistem klasifikasi keamanan danakses arsip.
8. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip
yang dikelola
9. Mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan
arsip
10. Menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna yang berhak
11. Membuat daftar arsip dinamis, yaitu arsip terjaga dan arsip umum

12. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran44
KEARSIPAN
12. Menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis terjaga
13. Menjaga kerahasian arsip tertutup
14. Menentukan prosedur layanan berdasarkan standar
15. Melaksanakan penyusutan arsip berdasarkan JRA
16. Memiliki JRA
17. Melaksanakan pemusnahan arsip sesuai dengan prosedur yang benar
18. Menyerahkan arsip statis kepada ANRI atau lembaga kearsipan daerah
19. Menjaga autensitas, reabilitas, dan keutuhan arsip statis yang
diserahkan kepada lembaga kearsipan
20. Melaksanakan pengelolaan arsip yang diciptakan oleh pihak lembaga
yang diberi pekerjaan dengan anggaran negara.
Berkaitan dengan fungs unit kearsipan yang ada dilembaga
pencipta arisp, dalam UU No. 43 tahun 2009 disebutkan: (1) pengelolaan
arsip inaktif dari unit pengolah dilingkungannya, (2) pengolahan arsip dan
penyajian arsip menjadi informasi, (3) pemusnahan arsip di lingkungan
lembaganya, (4) penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan dan (5) Pembinaan dan pengevaluasian dalam
rangka penyelenggaraan kearsipan dilingkunagnnya.
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas,
dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan
kearsipan, lembaga yang mengelola arsip statis, yang termasuk lembaga
kearsipan adalah Arsip Nasional Repobelik Indonesia (ANRI), arisp
daerah provinsi, arsip daerah kabupaten atau kota, danarsip perguruan
tinggi.
Adapun fungsi unit kearsipan dilembaga kearsipan, yaitu:
1. Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah
dilingkungannya
2. Mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalan
Kerangka Sistem Kearsipan Nasional (SKN) dan Sistem Informasi
Kearsipan Nasional (SIKN)
3. Melaksanakan pemusnahan arsip dilingkungan lembaganya

13. KEARSIPAN
45Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
4. Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip
ke ANRI
5. Melaksankan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan
kearsipan di lingkungannya.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, terdiri atas beberapa organisasi. Berikut ini adalah jenis-jenis
organisasi dalam kearsipan.
Gambar. 2.3. Organisasi Kearsipan (Sumber UU Kearsipan No.43/2009)
1. Unit Kearsipan pada Pencipta Kearsipan
Unit kearsipan ini wajib dibentuk oleh setiap lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara
(BUMN), dan badan usaha milik daerah (BUMD). Berikut ini adalah tugas
unit kearsipan pada pencipta arsip.
ANRI, Arsip Daerah Provinsi,
Arsip Daerah
Kabupaten/Kota dan
Perguruan Tinggi
Lembaga Kearsipan
Pengelolaan Arsip StatisPengelolaan Arsip Dinamis
Pencipta Arsip
Lembaga Negara,
Pemerintah Daerah,
Perguruan Tinggi, BUMN,
dan BUMD
Organisasi Kearsipan

14. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran46
KEARSIPAN
a. Melaksanakan pengelolaan arsip inakti dari unit pengolah di
lingkungannya.
b. Melaksanakan pengolahan arsip dan pneyajian arsip menjadi informasi.
c. Melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya.
d. Melaksanakan penyerahan arsip statis oleh pemimpin pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan.
e. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan
kearsipan di lingkungannya.
2. Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan merupakan salah satu jenis organisasi kearsipan.
Lembaga kearsipan terbagi lagi menjadi berbagai jenis organisasi, yaitu:
a. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)
ANRI merupakan salah satu lembaga pemerintahan nondepartemen
yang mengurusi kearsipan dan bertanggungjawab langsung kepada
Presiden. ANRI memiliki tugas sebagai berikut:
1) Mengelola arsip statis yang berskala nasional, yang diterima dari
lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan.
2) Melaksanakan pembinaan kearsipan secara nasional terhadap
pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip daerah provinsi, arsip
daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi.
Gambar. 2.4. Gedung ANRI
Sumber:https://www.google.com
/imgres?imgurl=http%3A%2F%
2Fwisatasekolah.com%2Fwp-
content%2Fuploads%2F2014%2
F04%2FGedungANRI.jpg&imgr
efurl=https%3A%2F%2Fwisatas
ekolah.com%2Fgedung-arsip-

15. KEARSIPAN
47Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
b. Arsip Daerah Provinsi
Arsip daerah provinsi merupakan unsur penunjang pemerintah
daerah di bidang kearsipan. Organisasi ini dipimpin oleh kepala kantor
yang bertanggungjawab langsung kepada gubernur melalui sekretaris
daerah. Berikut ini adalah tugas arsip daerah provinsi.
1) Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan penyelenggara pemerintahan
daerah provinsi, lembaga negara di daerah, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan.
2) Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 tahun, yang berasal dari satuan kerja
perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah
provinsi.
3) Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di
lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip kabupaten/kota.
c. Arsip Daerah Kabupaten
Arsip daerah kabupaten merupakan unsur penunjang pemerintah
daerah, khususnya kabupaten, di bidang kearsipan. Berikut ini adalah
tugas arsip daerah kabupaten:
1) Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang dari satuan kerja
perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan
daerah kabupaten/kota, desa, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakat, dan perseorangan.
2) Mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya
10 tahun, yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah
kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah
kabupaten/kota.
3) Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di
lingkungan daerah kabupaten/kota.

16. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran48
KEARSIPAN
d. Arsip Perguruan Tinggi
Arsip perguruan tinggi merupakan organisasi yang mengatur
pengelolaan arsip di perguruan tinggi. Arsip diperguruan tinggi penting
untuk dikelola karena arsip dapat menggambarkan seluruh aktivitas
yang terjadi di perguruan tinggi itu. Berikut ini adalah tugas arsip
perguruan tinggi:
1) Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan
kerja perguruan tinggi dan civitas academica di lingkungan
perguruan tinggi.
2) Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 tahun, yang berasal dari satuan kerja dan
civitas academica di lingkungan perguruan tinggi.
3) Melaksanakan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi
yang bersangkutan.
D. Asas Pengorganisasian Pengeloalaan Kearsipan
Penyimpanan arsip merupakan bagian dari pengelolaan kearsipan.
Terdapat beberapa asas dalam pengelolaan kearsipan. Asas pengelolaan
surat/arsip adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan
pengelolaan surat secara baku pada suatu instansi. Pengelolaan arsip
sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau
diterima oleh suatu organisasi perusahaan sampai kemudian ditetapkan
untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi), dan dimusnahkan. Oleh
karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan
penerimaan, penyimpanan, penemuan kembali, dan penyusutan arsip.
Untuk keperluan pengelolaan arsip, ada beberapa pilihan asas
pengelolaan arsip yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi
perusahaan yang bersangkutan, antara lain sebagai berikut:
1. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengurusan
surat/arsip, baik surat Masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan

17. KEARSIPAN
49Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
dan dipertanggung jawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang
disebut unit kearsipan. Jadi dengan kata lain unit kearsipan adalah satuan
kerja yang kegiatan pokoknya meliputi pengendalian dan pengurusan
surat/arsip. Sedangkan unit kerja adalah satuan kerja tertentu yang
menangani suatu bidang dalam suatu organisasi.
Dengan asas sentralisasi ini, maka:
a. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian
dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan,
b. Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan
terlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru boleh diterima oleh unit
pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan sesuai
dengan tugasnya,
c. Penggunaan sarana pencatatan sudah lebih efisien, baik kartu kendali
maupun lembar pengantar, karena cukup dengan rangkap dua.
Asas ini akan berjalan dengan baik dan lancar apabila
memenuhi kriteria sebagai berikut.
a. Organisasi masih kecil dan telah memiliki program manajemen
kearsipan yang mantap.
b. Adanya jaminan kerahasiaan arsip, khususnya yang terkait dengan
kebijakan arsip rahasia, termasuk arsip personil. Seringkali konsep
sentralisasi ditolak oleh para pengguna karena khawatir kerahasiaan
informasi tidak terjamin, khusunya yang terkait dengan arsip
kepegawaian dan keuangan.
c. Kondisi lingkungan gedung tidak terpisah-pisah (saling berdekatan).
Adapun keuntungan asas sentralisasi, antara lain sebagai
berikut:
a. Adanya keseragaman sistem dan prosedur.
b. Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi, karena
arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas
pengelolaan arsip (tenaga professional).

18. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran50
KEARSIPAN
c. Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan
segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi
atau bukan.
d. Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efisien dan efektif.
e. Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancer. Secara terprogram
akan dapat dilakukan pemusnahan atau pemindahan ke arsip inaktif.
f. Pengawasan lebih mudah.
Selain keuntungan, asas sentralisasi juga memiliki kelemahan,
antara lain sebagai berikut.
a. Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.
b. Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu
kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan
asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi lebih lambat.
c. Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-
permasalahan unit kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam
menilai sebuah arsip.
d. Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang
atau terselip
Berikut gambar struktur organisasi yang menggunakan asas
sentralisasi dalam penyelenggaraan kearsipan.
2. Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengelolaan
surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanaan
Gambar 2.5. Asas Sentralisasi

19. KEARSIPAN
51Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Masing-masing unit
kerja dalam organisasi melaksanakan dan mempertanggung jawabkan
pengelolaan surat/arsipnya, dari penerimaan, pencatatan, sampai dengan
pengiriman surat.
Dengan asas desentralisasi ini, maka:
a. Pengelolaan, pengarahan, dan pengendalian surat dilaksanakan
sepenuhnya oleh unit pengolah,
b. Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada penerimaan dan
pengelolaan, serta penyimpanan arsip inaktif,
c. Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali maupun
lembar pengantar.
Adapun keuntungan asas desentralisasi, antara lain sebagai
berikut.
a. Unit kerja dapat menerapkan asas pengelolaan kearsipan yang sesuai
dengan bidang pekerjaan,
b. Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan dengan cepat.
c. Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.
d. Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang
kearsipan.
Selain keuntungan, asas desentralisasi juga memiliki kelemahan,
antara lain sebagai berikut.
a. Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur,
termasuk peralatan, akan semakin besar.
b. Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.
c. Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan,
khususnya pelaksanaan penataan berkas. Penataan berjas pada unit
kerja seringkali tidak diperhatikan, karena kegiatan ini dianggap
kegiatan yang kurang penting, sehingga mendapat prioritas terakhir.
Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan
cenderung kacau.

20. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran52
KEARSIPAN
d. Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikut, sehingga pertumbuhan
arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Pemusnahan arsip
dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi
pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku,
seringkali terjadi pemusnahan terhadap arisp yang selayaknya
dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan bahan
bukti.
e. Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan
keterampilan di bidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan
kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.
Berikut gambar struktur organisasi yang menggunakan asas desentralisasi
dalam penyelenggaraan kearsipan.
Gambar 2.6. Asas Desentralisasi

21. KEARSIPAN
53Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
3. Asas Kombinasi (Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi)
Asas ini merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi,
yaitu masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri-
sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan
meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.
Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif
dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola diunit kerja masing-masing
pengeloah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut inaktif
dikelola di sentral arsip. Dengan demikian, dalam asas ini terdapat dua tempat
pengelolaan arsip, yaitu unit kearsipan di pusat yang mengelola arsip inaktif, dan
unit kerja (pengolah) yang mengelola arsip aktif.
Adapun keuntungan sistem gabungan ini, antara lain sebagai berikut.
1) Keseragaman prosedur dan tata kerja.
2) Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.
3) Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif
dan inaktif.
4) Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
5) Karyawan di unit kerja dapat bertambah.
Walaupun asas ini digunakan untuk meminimalkan kekurangan dari kedua
asas tersebut, namun tetap saja asas ini memiliki kelemahan, yaitu sebagai berikut.
a. Karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang
digunakan cukup banyak.
b. Kemungkinan adanya arsip kembar dapat terjadi.
c. Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.

22. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran54
KEARSIPAN
Berikut gambar struktur organisasi yang menggunakan asas desentralisasi
terkendali dalam penyelenggaraan kearsipan.
E. Masalah Pokok Kearsipan Dan Cara Pemecahannya
Pada era pembangunan dewasa ini tampak kegiatan semakin meningkat.
Peningkatan kegiatan berarti meningkatan pula arsip-arsip yang tersedia atau
tercipta. Ledakan arsip ini bukan saja berupa arsip hasil korespondensi, tetapi
juga arsip lain, misalnya formulir atau blanko yang beredar.
Hadirnya alat elektronik di dunia perkantoran seperti fotokopi dan
computer bukannya menekan arsip yang tercipta, bahkan sebaliknya.
Pengalaman menunjukkan bahwa satu surat atau laporan sekurang-kurangnya
akan disimpan dua copy atau lebih. Dengan demikain, arsip yang tercipta akan
semakin menignkat, ini jelas tidak efesien dan tidak menghemat,
Gambar 2. 7. Asas Kombinasi

23. KEARSIPAN
55Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Untuk mengetahui lebih rinci permasalahan pokok kearsipan, berikut
ini dikemukan beberapa pendapat para ahli:
Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi
Perkantoran Modern, masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang
umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal berikut:
1. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang
diperlukan oleh pimpinan instansi atau organisasi.
2. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu
lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3. Bertambahnya surat-surat ek dalam arsip tanpa ada penyusutan,
sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
4. Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (Out of date) dan
tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kurang
pengarahan kepada petugas kearsipan.
Menurut Drs. E. Martono, masalah yang sering timbul bertalian
dengan warkat, antara lain:
1. Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang.
2. Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh
tumpukan warkat.
Gambar 2. 8. Masalah di bidang kearsipan
(Sumber:https://www.google.com/imgres?i
mgurl=http%3A%2F%2Fujiansma.com%2
Fwp-
content%2Fuploads%2F2015%2F10%2Ffo
to-
pengolahan.jpg&imgrefurl=http%3A%2F
%2Fujiansma.com%2Fmasalah-masalah-
dalam-pengolahan-
arsip&docid=1ZSh6gQcPaZMxM&tbnid=-
uX_4XsYAZR-
iM%3A&vet=10ahUKEwjMv5P0r7nlAhU
XdCsKHS-
qA60QMwhJKAMwAw..i&w=412&h=20
3&safe=strict&bih=529&biw=1280&q=ga
mbar%20masalah%20arsip&ved=0ahUKE
wjMv5P0r7nlAhUXdCsKHS-
qA60QMwhJKAMwAw&iact=mrc&uact=
8
)

24. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran56
KEARSIPAN
3. Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah.
4. Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan jumlah
warkat, sehingga tempatnya kurang.
5. Pegawai dibidang penyimpanan warkat kurang terlatih.
Berdasarkan beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa
masalah-masalah yang pada umumnya dihadapi perusahaan/instanasi, baik
pemerintah maupun swasta, adalah sebagai berikut:
1. Arsip tidak dapat ditemukan dengan cepat apabila dibutuhkan.
2. Arsip yang dipinjam sering kali tidak dikembalikan.
3. Arsip hilang.
4. Arsip rusak.
5. Arsip setiap hari selalu bertambah tanpa adanya penyusutan.
6. Pegawai arsip yang tidak berlatih.
7. Tidak ada tata kerja atau prosedur kearsipan tertentu.
8. Peralatan arsip yang tidak mengikuti perkembangan zaman (tidak up to
date).
Masalah-masalah di atas dapat dihindari selama ada upaya yang
dijalankan secara konsisten dan komitmen dari semua pihak, mulai dari
pemimpin tertinggi hingga pegawai terendah. Berikut ini adalah beberapa
cara yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut:
1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat
System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang
teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan
warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara
tepat dan cepat.

25. KEARSIPAN
57Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :
a. System abjad (alphabetic system)
b. System masalah (subject system)
c. System tanggal (chronologi system)
d. System wilayah (geographic system)
e. System nomer (numberic system)
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol
dan pengandilian yang ketat.
3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau
terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus
dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus
mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang
penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan
kertas, dan percikan air.
Gambar 2.9. Penggunaan
sistem kearsipan
Sumber:https://www.google.com/imgres?i
mgurl=https%3A%2F%2Flh5.googleuserco
ntent.com%2FosfOpNCh9Uk9tW6AW6hg
ZFvGscDJcnyfMjI7-
kLSzJrHweC39ElSdw%3Dw1200-h630-
p&imgrefurl=https%3A%2F%2Fdocs.goog
le.com%2Ffile%2Fd%2F0B2QxK7pz0sDIe
DVweXY5STJfZWM%2Fedit&docid=lyJf
6nK42qNh0M&tbnid=Hmoyj2wPmGDZi
M%3A&vet=12ahUKEwjXjL64sbnlAhXK
uo8KHSBWAvI4yAEQMygeMB56BAgB
EB8..i&w=1200&h=630&safe=active&bih
=529&biw=1280&q=gambar%20sistem%2
0kearsipan&ved=2ahUKEwjXjL64sbnlAh
XKuo8KHSBWAvI4yAEQMygeMB56BA
gBEB8&iact=mrc&uact=8

26. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran58
KEARSIPAN
b. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang
tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis.
Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena
langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai,
dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan
untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat
diletakkan disela-sela arsip.
c. Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau
siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan
merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain.
Dipasang tabung pemadam kebakaran.
d. Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima
dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga
peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas
angin.
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
a. Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll
b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil,
stempel, karbon dll.
c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak,
dsb.
d. Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.
e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.
F. Syarat- Syarat Pegawai Arsip
Penyelenggaraan arsip yang baik tidak hanya ditentukan oleh
peralatannya yang serba canggih, dan pemilihan system
penyimpanannya yang tepat saja. Tetapi yang lebih penting lagi adalah
pengelolaan arsip itu sendiri. Sebab tiap orang mempunyai bakat dan
kemampuan yang berbeda. Ada orang yang mempunyai bakat dan
kemampuan untuk bekerja pada bagian keuangan, tidak pada bagian

27. KEARSIPAN
59Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
public relation. Ada orang yang memiliki bakat dan kemampuan di
bidang pemasaran, tetapi tidak berbakat di bidang produksi atau
sebaliknya. Itulah sebabnya tidak semua orang yang berbakat dan
memiliki kemampuan dan katerampilan untuk mengelola arsip dengan
baik.
Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit
kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor kemauan terhadap
pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus
mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan
mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit
pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap
pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun
pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima
tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit
kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan.
Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai
tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam
suatu kantor untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan.
Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan
sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia
sebagai faktor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya
guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik.
Syarat-syarat pegawai arsip selain sehat jasmani dan rohani,
berpengetahuan luas, memiliki keterampilan dan berkepribadian
menarik.
Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus
memenuhi enam (6) syarat pokok yang mutlak dan harus dimiliki,
yaitu:
1. Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan
normal

28. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran60
KEARSIPAN
2. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiiliki penglihatan
yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-
angka dalam warkat.
3. Memiliki kecermatan
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian
yang kecl.
5. Memiliki sifat kerapian dalam bekerja.
6. Memiliki sifat pertimbangan yang baik.
Menurut Drs Anhar, seorang arsiparis harus memenuhi
minimal empat (4) syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan
pengetahuan umum, keterampilan, dan kerapihan. Bila
dikelompokkan syarat-syarat pegawai arsip sebagai berikut:
1. Syarat Pengetahuan
Setiap karyawan harus memiliki syarat pengetahuan sesuai
dengan bidang tugas dan pekerjaannya. Syarat ini dimaksudkan agar
karyawan yang bersangkutan tidak mengalami kesulitan dalam
melaksanakan tugasnya. Bentuk formal dari syarat-syarat
pengetahuan dapat dibuktikan dengan sertifikat, ijazah yang mereka
memiliki atau disebut juga dengan syarat pendidikan. Dengan
demikian syarat pengetahuan seorang pegawai arsip adalah:
a. Telah mengikuti kursus administrasi
b. Memiliki sertifikat mengetik atau computer
c. Mempunyai pengetahuan yang berhubungan dengan kearsipan
d. Paham singkat-singkatan yang lazim dipakai dalam organisasi.
e. Mengetahui masing-masing bagian yang terdapat dalam
organisasi sekaligus tugas-tugas yang umum.
f. Dapat membaca surat dengan cepat dan mengerti isi dan maksud
surat tersebut.
g. Memiliki pengetahuan tentang koresponden
h. Mengetahui relasi-relasi organisasi

29. KEARSIPAN
61Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
2. Syarat Keterampilan
Syarat keterampilan yang dituntut disini adalah keterampilan
melakukan tugas dan pekerjaan sesuai dengan bidangnya masing-
masing. Seorang karyawan dinyatakan terampil apabila ia dapat
bekerja sesuai dengan standar yang diharapkan. Apabila karyawan
dapat bekerja secara mutu, jumlah dan waktu yang telah ditetapkan.
Apabila karyawan dapat bekerja melebihi standar ia adalah pegawai
yang amat terampil, sebaliknya apabila ia tidak dapat memenuhi
standar, maka karyawan tersebut dianggap tidak terampil.
Syarat-syarat keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang
petugas arsip adalah:
a. Terampil menggunakan macam-macam system filling
b. Terampil memilih dan menyeleksi warkat
c. Terampil menyimpan berbagai macam warkat/arsip
d. Terampi menemukan kembali arsip yang dibutuhkan (1/2 menit
untuk 1 arsip)
e. Terampil menggunakan peralatan yang dipergunakan dalam
kearsipan
f. Terampil menggunakan peralatan yang dipergunakan dalam
kearsipan
g. Terampil mengetik berbagai kartu/formulir yang dipakai
h. Terampil menggunakan alat bantu kearsipan lainya.
3. Syarat Kepribadian Pegawai Arsip
a. Loyalitas
Seorang pegawai arsip hendaknya memiliki loyalitas yang tinggi
untuk kepentingan organisasi dimana ia bekerja. Loyalitas adalah
perasaan yang berwujud kesetiaan kesetiaan terhadap organisasi
dan pekerjaannya, sehingga ia merasa memiliki, penuh gairah
dalam melaksanakan tugas, mencintai pekerjaannya dan menjaga
nama baik organisasinya. Dan bila perlu mendukung dan

30. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran62
KEARSIPAN
memandang pekerjaan mengurus arsip adalah pekerjaan yang
menyenangkan.
b. Sabar, ramah dan periang
Oleh karena pagawai arsip melayani dan membantu bidang
operatif baik dalam penyimpanan maupun dalam penemuan
kembali arsip yang disimpan, maka terhadap orang-orang yang
dilayani dan bertingkah laku macam-macam seorang arsiparis
harus banyak sabar, ramah dan periang. Kesabaran tidak berarti
lamban, tetapi sabar dalam arti tidak cepat putus asa, serta ulet
penuh inisiatif dalam melaksanakan pekerjaannya.
c. Ketekunan dan kerajinan
Pegawai arsip harus tekun dan rajin dalam melaksanakan
pekerjaannya karena pekerjaan dalam organisasi sering berkaitan.
Bila seorang pegawai arsip tidak tekun dan tidak rajin bekerja,
maka akan mengganggu kelancaran tugas pekerjaan operatif
lainnya. Karena pekerjaan kearsipan merupakan pekerjaan
penunjang yang sangat penting.
d. Ketelitian
Pegawai arsip harus dapat membedakan kata-kata, nama-nama,
atau angka-angka yang sepintas lalu kelihatannya sama.
Disamping bekerja cermat, teliti, cekatan (campin), Ia harus pula
mempunyai penglihatan yang cukup tajam. Sehingga
penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan
dengan cepat dan tepat.
e. Kerapian
Sikap rapi dalam bekerja harus diutamakan, agar kartu-kartu,
surat-surat, berkas-berkas, dan warkat-warkat tersusun dengan
rapi. Arsip-arsip yang tersusun rapid an teratur lebih mudah
ditemukan. Kecuali itu arsip-arsip akan terpelihara dan awet
karena tidak ditumpuk sembarangan, tidak terlipat, berkerut, atau
robek.

31. KEARSIPAN
63Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
f. Jujur dan dapat menyimpan rahasia
Pegawai arsip harus bisa dipercaya (jujur) dan dapat menyimpan
rahasia. Karena arsip-arsip yang disimpan adalah arsip-arsip yang
berguna dan mungkin rahasia. Kebocoran rahasia arsip berarti
bocornya rahasia organisasi. Hal ini dapat merugikan organisasi
yang bersangkutan. Oleh sebab itu bagian arsip harus diurus oleh
orang-orang yang berkepentingan dan tidak boleh dicampuri oleh
semua karyawan.
4. Forum Diskusi
Dalam Asas Pengorganisasian Pengeloalaan Kearsipan terkadang kita
menghadapi kendala atau masalah dalam hal penentuan asas penyelenggaran
kearsipan tersebut, diskusikanlah masalah Asas Pengorganisasian
Pengeloalaan Kearsipan yang terdiri dari asas Sentralisasi, Asas
Desentralisasi, Asas Gabungan
C. PENUTUP
1. Rangkuman
Norma adalah pedoman yang mengatur segala sesuatu yang
berhubungan dengan kearsipan. Untuk itu, diperlukan perangkat peraturan
agar penyelenggaraan kearsipan dapat dilaksanakan dengan baik. Sementara
itu, standar adalah norma, aturan, atau persyaratan yang dijadikan acuan, yang
biasanya berupa dokumen formal agar ada keseragaman dalam
pelaksanaannya.
Standar terbagi menjadi dua, yaitu standar yuridis dan standar de facto.
Standar yuridis biasanya terbentuk perundang-undangan yang digunakan
sebagai bahan rujukan dan mencakup wilayah yang luas, misalnya secara
nasional, regional, atau wilayah. Standar de facto adalah standar yang
dikembangkan secara sendiri-sendiri oleh perusahaan-perusahaan, yang
biasanya berupa SOP (Standard Operating Procedur).

32. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran64
KEARSIPAN
Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus
dilakukan dengan baik. Kaidah kearsipan adalah ketentuan yang mengatur
segala bentuk pelaksanaan kearsipan yang bertujuan untuk mewujudkan tata
kelola kearsipan secara prosedural dan sistematis. Kaidah Kearsipan adalah
Ketentuan yang mengatur segala bentuk pelaksanaan kearsipan yang bertujuan
untuk mewujudkan tata kelola kearsipan secara prosedural dan sistemik
Peraturan Perundangan Kearsipan yang pernah dan berlaku sampai
sekarang yaitu: 1). Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 19 Tahun
1961 Tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional, 2). Peraturan Presiden
Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan
Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan
Pemerintah. 3) Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
Ketentuan Pokok Kearsipan. 4). Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 26 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional Republik Indonesia. 5).
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip. 6).Surat Edaran Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan
Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah
tentang Penyusutan Arsip. 7). Surat Edaran Nomor SE/02/1983 tentang
Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip. 8). Keputusan Presiden
Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis.
9). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
Organisasi Kearsipan Berdasarkan Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 terdiri dari a). Unit Kearsipan pada Pencipta
Kearsipan, b). Lembaga Kearsipan (ANRI, Arsip Daerah Provinsi, Arsip
Daerah Kabupaten, Arsip Perguruan Tinggi). Untuk keperluan pengelolaan
arsip, ada beberapa pilihan asas pengelolaan arsip yang dapat diterapkan
sesuai dengan tipe organisasi perusahaan yang bersangkutan, antara lain Asas
Sentralisasi, Asas Desentralisasi, Asas Gabungan

33. KEARSIPAN
65Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Masalah kearsipan yang pada umumnya dihadapi perusahaan/instanasi,
baik pemerintah maupun swasta, adalah 1. Arsip tidak dapat ditemukan
dengan cepat apabila dibutuhkan. 2. Arsip yang dipinjam sering kali tidak
dikembalikan. 3. Arsip hilang, 4. Arsip rusak. 5. Arsip setiap hari selalu
bertambah tanpa adanya penyusutan. 6. Pegawai arsip yang tidak berlatih. 7.
Tidak ada tata kerja atau prosedur kearsipan tertentu. 8. Peralatan arsip yang
tidak mengikuti perkembangan zaman (tidak up to date). Cara yang dapat
dilakukan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut: Pergunakan system
penyimpanan secara tepat, Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman,
pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat, Secara rutin diadakan
perawatan dan pencegahan kerusakan, Fasilitas kearsipan harus memenuhi
syarat, Petugas kearsipan yang memenuhi syarat, Penyelenggaraan penyusutan
warkat. Persyaratan yang harus dimiliki oleh pegawai arsip adalah: Syarat
Pengetahuan, Syarat Keterampilan, Syarat Kepribadian Pegawai Arsip
(Loyalitas, Sabar, ramah dan periang, Ketekunan dan kerajinan, Ketelitian,
Kerapian, Jujur dan dapat menyimpan rahasia).