A brief summary about Franchising inventory management. A correct and complete knowledge of commercial KPI could improve global results. The article is wrote to support who want to approch franchisee business.

1. LA GESTIONE
DELL’INVENTARIO
NELL’AFFILIAZIONE
Aspetti del management di una delle procedure
più complesse da eseguire al termine di
ogni anno commerciale
Modern business overview

2. LA GESTIONE DELL’INVENTARIO NELL’AFFILIAZIONE
1. INTRODUZIONE............................................................................................................................................. 2
1.1 L’AFFILIAZIONE E LE SUE REGOLE........................................................................................................... 2
1.2 IL CONTROLLO DELLO STOCK: UNA PROCEDURA VITALE PER IL BUSINESS .......................................... 2
2. L’INVENTARIO E LE SUE COMPLESSITÀ ........................................................................................................ 4
2.1 QUANDO PROCEDERE ALL’INVENTARIO................................................................................................ 4
2.1 APPROFONDIMENTO: L’INVENTARIO NEL NON-FOOD ......................................................................... 5
3. GLI STRUMENTI A SUPPORTO DELL’INVENTARIO........................................................................................ 7
3.1 STRUMENTI INFORMATICI NON AUTOMATIZZATI ................................................................................ 7
3.2 LA BUROCRAZIA DELL’INVENTARIO ....................................................................................................... 8
4. CONCLUSIONI................................................................................................................................................ 9
SOMMARIO

3. LA GESTIONE DELL’INVENTARIO NELL’AFFILIAZIONE
1. INTRODUZIONE
1.1 L’AFFILIAZIONE E LE SUE REGOLE
L’affiliazione, che disciplina il rapporto tra due soggetti economicamente e
giuridicamente indipendenti, oltre gli obblighi contrattuali prevede anche l’adesione
ad una serie di standard operativi a cui il franchisee (affiliato) non può ovviare nel
rispetto degli accordi sottoscritti con il franchisor (affiliante). Per avere maggiori
dettagli sul contratto di franchising si rimanda al testo della Legge del 6 Maggio 2004
n.129 - http://www.altalex.com/documents/altalexpedia/2013/01/10/franchising. I
capitoli che seguono saranno interamente dedicati a trattare il management delle
procedure inventariali, che possono presentare complessità diverse in relazione alla
tipologia di stock.
1.2 IL CONTROLLO DELLO STOCK: UNA PROCEDURA VITALE PER IL
BUSINESS
Ogni attività commerciale è tenuta a redigere il proprio inventario ai sensi dell’art.
2217 del cc. Esistono tuttavia delle forti motivazioni che spingono e, allo stesso,
tempo obbligano l’affiliato a portare a termine l’attività di inventario, che non deve
essere legata solo ed essenzialmente ai doveri verso il legislatore. Grazie ad essa si
potranno capire:
- il reale livello dello stock a quantità e a valore
- i reali fabbisogni di prodotti suddivisi per categoria
- i riordini che dovranno essere fatti al franchisor
- i lead time corretti in base ai diversi livelli di disponibilità dei prodotti
commercializzati

4. LA GESTIONE DELL’INVENTARIO NELL’AFFILIAZIONE
- la bontà delle riserve: prodotti buoni, prodotti da rimettere a nuovo, prodotti
invendibili, stato dei prodotti in vetrina (accessori, gioielli, pelletteria).
A partire da questa serie di consapevolezze sarà possibile affrontare nel migliore dei
modi il nuovo anno commerciale, evitando così di perdere vendite e accogliendo
sempre meglio le richieste di un sempre più informato cliente. Al contempo, al
termine dell’anno, sarà stato assolto anche un obbligo di legge.

5. LA GESTIONE DELL’INVENTARIO NELL’AFFILIAZIONE
2. L’INVENTARIO E LE SUE COMPLESSITÀ
2.1 QUANDO PROCEDERE ALL’INVENTARIO
Gli intervalli temporali entro i quali portare a termine l’attività di inventario possono
differire in base a:
- la dimensione del business condotto
- le categorie merceologiche commercializzate.
A fronte di ridotte dimensioni aziendali sarà possibile inventariare più volte lungo un
intero anno poiché saranno minori le moli di dati e di referenze che dovranno essere
gestite. Al contrario, nel momento in cui ci si trova di fronte ad un business di respiro
più ampio gli intervalli di controllo sulla merce si allungheranno (arrivando anche a 12
mesi) perché dovrà essere affrontata una dinamica commerciale molto più
complessa. Questa ultima considerazione non esclude però il fatto che anche attori
minori possano imbattersi nella difficoltà di fermare per un periodo di tempo,
certamente limitato, la loro attività commerciale andando incontro a momenti
improduttivi. Per tale ragione anche in realtà all’apparenza più semplici da gestire
l’inventario si presenta come un’attività problematica da gestire e talvolta rinviata a
in periodi successivi a quelli pianificati
L’inventario potrà essere dunque effettuato più volte nell’arco di un anno, o
addirittura di un mese, in base al prodotto commercializzato dall’affiliato. Vanno
incontro a problematiche maggiori coloro che trattano le categorie legate al mondo
del food, soprattutto del fresco e freschissimo. In questi casi la conoscenza degli stock
presenti in negozio è fattore critico per ridurre gli scarti (prodotti che non possono
essere più consumati oltre la scadenza) e non perdere vendite (riducendo il rischio di
riordini troppo bassi). Sono invece minori, se non nulli, i rischi di avaria della merce

6. LA GESTIONE DELL’INVENTARIO NELL’AFFILIAZIONE
(fatta eccezione per la cosmetica) per i franchisee che commercializzano prodotti non-
food.
In questi casi i fattori che incidono sull’utilizzabilità dello stock riguardano:
- i danni che subisce la merce: in fase di produzione, di transito e di stoccaggio
- tempi di stoccaggio troppo lunghi che portano alla presenza di bad stock nella
cosmesi e profumi
- assortimento limitato che dà luogo a una perdita di vendite e non adeguato ai livelli
di sell-thru medio della categoria.
2.1 APPROFONDIMENTO: L’INVENTARIO NEL NON-FOOD
I principali player franchising del settore che vanno incontro alle complessità citate
poco sopra sono: abbigliamento, gioielli, accessori e pelletteria, cosmesi ed
elettronica.
In particolare coloro che commercializzano ready to wear (abbigliamento) soffrono
maggiormente la presenza di assortimenti poco profondi. Questa condizione si riflette
sul sell-thru, che è il rapporto che esiste tra vendite e stock e caricato a magazzino,
che andrà progressivamente peggiorando all’esaurirsi di articolo, taglia e colore di
ciascuna referenza. Per questo motivo per gli affiliati che trattano l’abbigliamento un
costante (per quanto possibile) monitoraggio delle scorte permetterà di avere gli
articoli più facilmente commercializzabili e che nel corso del tempo faranno anche da
volano trascinando le vendite di prodotti a rotazione più lenta. Evitare i riordini,
pensando di vendere prima tutto lo stock a disposizione, porterà ad una costante
perdita di vendite.

7. LA GESTIONE DELL’INVENTARIO NELL’AFFILIAZIONE
Tale condizione può avere un minore peso specifico su rivenditori di gioielli, accessori
e pelletteria. Tuttavia nella gioielleria potrebbe configurarsi la presenza di diverse
linea di anelli che hanno diverse fogge (e chiaramente taglie) mentre il mondo degli
accessori e della pelletteria è legato ad un diverso sizing degli articoli che, allo stesso
tempo, presentano una determinata varietà di colori. Il vantaggio, rispetto
all’abbigliamento, può essere un re-indirizzamento della vendita con maggiori
probabilità di successo (eventualità non del tutto così scontata). Per categorie
merceologiche come quelle presentate, è possibile dunque pensare a tempi di
controllo dello stock più lunghi ma non così dilatati per scoraggiare il cliente
all’acquisto.
Ancora diverso è il caso dell’elettronica i cui rivenditori devono assicurare i corretti
livelli di stock su una gamma di prodotti molto ampia. Potrebbe essere possibile
modulare i controlli in base alle diverse rotazioni delle referenze. Ad esempio tutte
quelle che presentano una maggiore frequenza di acquisto potrebbero essere
sottoposte a controlli più ravvicinati nel tempo in modo tale da garantire una corretta
disponibilità a scaffale.
Per le tre macro-categorie sopracitate il criterio di bad stock si fonda sui danni fisici al
prodotto.
Nel mondo della cosmesi, come nel food, si aggiunge il fattore conservazione. Creme,
profumi e particolari make-up se stoccati per troppo a lungo potrebbero risultare
invendibili. Conoscere bene i livelli di stock aiuterà ad evitare di accrescere il bad stock
e ad affrontare meglio la stagionalità di alcune referenze.
Come la cosmesi, abbigliamento e accessori sono soggetti stagionalità e controlli sullo
stock poco dilatati nel tempo contribuiranno alla corretta stesura di piani di riordino.

8. LA GESTIONE DELL’INVENTARIO NELL’AFFILIAZIONE
3. GLI STRUMENTI A SUPPORTO DELL’INVENTARIO
3.1 STRUMENTI INFORMATICI NON AUTOMATIZZATI
In presenza di dimensioni e complessità commerciali non molto ampie è possibile
immaginare di utilizzare strumenti informatici diversi dai software di gestione
automatici. Possono risultare molto validi anche i fogli di calcolo in excel dove stilare
un elenco delle referenze, indicarne le vendite, lo stock e altri parametri commerciali
come nell’esempio che segue.
Immaginando di commercializzare i prodotti dedicati alla cura della persona e della
casa è plausibile configurare un semplice dashboard come quello illustrato.
CARICHI A MAGAZZINO E VENDITE SELL-THRU
CONCENTRAZION FABBISOGNO
RIORDINI
CONCENTRAZION FABBISOGNO
RIORDINI
Crema Mani Detersivo Piatti Bagnoschiuma
Uomo
Shampoo Donna Sapone
Marsiglia
110
100
95
45
70
55
43
37
12
29
Carico Vendite
Crema Mani Detersivo Piatti Bagnoschiuma
Uomo
Shampoo
Donna
Sapone
Marsiglia
50%
43%
39%
27%
41%
23%
23%
24%
13%
17%
Crema Mani Detersivo Piatti Bagnoschiuma Uomo
Shampoo Donna Sapone Marsiglia
Crema Mani Detersivo Piatti Bagnoschiuma
Uomo
Shampoo
Donna
Sapone
Marsiglia
44
40
38
0
28

9. LA GESTIONE DELL’INVENTARIO NELL’AFFILIAZIONE
Nell’esempio l’attenzione è posta essenzialmente sul carico iniziale a magazzino e le
successive vendite per capire immediatamente quale sia il livello di sell-thru
raggiunto. A livello di riordini si guarda invece alle categorie di prodotto su cui pesa
maggiormente l’esigenza di effettuare delle richieste di merce (torta) e i valori di
quanto deve essere richiesto al franchisor (istogramma) ipotizzando che il riordino si
debba effettuare a fronte di sell-thru superiori al 33%.
È chiaro che tutti grafici proposti sono esemplificativi solo di alcune situazioni che
possono verificarsi nella realtà e che potrebbero essere modificati in base alle
esigenze del singolo punto vendita.
Come accennato inizialmente cruscotti come quello proposto risultano utili con
complessità commerciale relativamente piccola o media. Nel caso di grandi numeri si
rendono necessari i software di gestione aziendale.
3.2 LA BUROCRAZIA DELL’INVENTARIO
Non è infrequente che le procedure di inventario vengano rimandate o ridotte nel
tempo a causa di una certa “burocrazia” a cui l’affiliato deve fare fronte. L’attività
inventariale è sì gestita in autonomia ma seguendo degli schemi predefiniti dettati dal
franchisor. Tali schemi sono elaborati in base a:
- necessità del franchisor
- sistemi informativi utilizzati dalla sede
- tempi entro cui l’attività deve essere portata a termine.
Per comunicare le esigenze e le regole dal seguire durante il controllo del magazzino
il franchisor invia, nella maggioranza dei casi, una e-mail che comprende tutte le
istruzioni relative al processo.
In alcuni casi possono sopravvenire dei problemi di comunicazione che comportano
ritardi o errori nella gestione dell’inventario stesso.
Le principali cause di mancata comprensione delle istruzioni sono legate a:
- scarsa conoscenza del sistema informativo del franchisor
- cambiamenti delle procedure di inventariazione.
In ultima istanza la routine porta anche a non considerare le comunicazioni
provenienti dal centro perciò a portare avanti l’attività secondo modalità ormai
obsolete.

10. LA GESTIONE DELL’INVENTARIO NELL’AFFILIAZIONE
4. CONCLUSIONI
In base all’ordinamento legislativo Italiano ogni realtà commerciale è tenuta a
redigere l’inventario di esercizio per dare descrizione completa di tutte le attività a
passività aziendali.
Nella comune prassi commerciale il controllo completo dei magazzini è effettuato al
termine o (immediatamente) all’inizio dell’anno. Fanno eccezione le realtà del food
che devono avere sempre conoscenza delle referenze presenti per ridurre al minimo
le avarie di prodotto.
Conoscere le proprie rimanenze di magazzino deve essere un’esigenza che deve
andare al di là degli adempimenti di obblighi amministrativi e deve essere trainato
dalla dinamica commerciale propria dei prodotti proposti al pubblico.
Ancora di più è fondamentale che l’affiliato comprenda come i dati elaborati vengano
utilizzati dal centro. A tale scopo si rende necessaria un’armonizzazione dei flussi
informativi tra Franchisor e Franchisee cercando di rendere chiari sempre e il più
possibile gli strumenti e le procedure che devono essere seguite.
Il presente articolo mira a descrivere l’importanza di una adeguata conoscenza di ciò
che si vende, rimane in magazzino e a ciò che si riordina per continuare ad avere i
trend di vendita desiderati.
Non è, infine, condizione scontata la comprensione della necessità di far coesistere
attività improduttive (solo all’apparenza) con le dinamiche commerciali e la possibilità
di portarle a termine in più momenti dell’anno.
Maggiori dettagli, informazioni via Twitter @Lowcostadvice13.