komunikasi dan teknologi informasi, kuliah pengantar manajemen

1. PENGANTAR MANAJEMEN
KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
INFORMASI
YUNITA TRI ANDRA YANI
(13061/2009)
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2014

2. KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Apakah Komunikasi Itu?
Komunikasi adalah penyampaian dan pemahaman suatu maksud. Hal pertama yang harus
diperhatikan tentang defenisi itu adalah penekanan pada penyampaian maksud. Itu artinya bahwa
jika tidak ada infomasi atau ide yang disampaikan, komunikasi tidak terjadi. Pembicara yang
tidak didengar atau penulis yang tidak dibaca belumlah berkomunikasi. Akan tetapi, yang lebih
penting lagi, komunikasi mencakup pemahaman maksud. Agar komunikasi berhasil, maksud
harus ditanamkan dan dipahami.
Fungsi Komunikasi
Komunikasi terdiri dari empat fungsi utama yaitu: kontrol, motivasi, ekspresi emosional,
dan informasi. Komunikasi bertindak sebagai control perilaku anggota dalam berbagai cara
komunikasi mendorong motivasi dengan menjelaskan pada karyawan apa yang harus
diselesaikan, seberapa baik mereka melakukannya, dan apa yang dilakukan untuk meningkatkan
kinerja jika tidak sejajar.
Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok adalah mekanisme fundamental dimana
anggotanya berbagi rasa frustasi dan perasaan puas. Oleh karena itu, komunikasi memberikan
penyaluran perasaan bagi ekspresi emosional dan untuk mmenuhi kebutuhan social. Komunikasi
manajerial mencakup:
a) Komunikasi interpersonal
b) Komunikasi organisasi
KOMUNIKASI INTERPERSONAL
Komunikasi interpersonal (komunikasi antar pribadi) yaitu komunikasi antara dua orang
atau lebih. Metode yang digunakan meliputi tatap muka, telepon, rapat kelompok, presentasi
resmi, memo, surat tradisional, mesin faks, majalah karyawan, buletin board, terbitan perusahaan
lainnya, kaset dan video, hot lines, surat elektronik, konnferensi komputer, voice mail,
teleconference, dan video conference.

3. Proses Komunikasi Interpersonal
Sebelum komunikasi dapat dilakukan, maksud, yang dinyatakan sebagai pesan yang akan
disampaikan, harus ada.. pesan itu berlalu antara sumber (pengirim) dan penerima. Pesan itu
diubah menjadi bentuk symbol (disebut encording) dan disampaikan melalui beberapa media
(saluran) kepada penerima, yang menerjemahkan ulang pesan pengirimnya (disebut decoding)
atau penguraian kode atau penguraian sandi. Hasilnya adalah penyampaian maksud dari satu
orang ke orang lain. Selain itu, seluruh proses rentan terhadap kegaduhan (noise). Gangguan
yang terjadi pada penyampaian, penerima, atau umpan balik pesan.
Hambatan terhadap Komunikasi Interpersonal yang Efektif
• Penyaringan, yaitu manipulasi (pengubah-ubahan) informasi yang disengaja sehingga
membuat informasi tersebut tampak lebih menyenangkan bagi penerima.
• Emosi, bagaimana perasaan penerima ketika menerima pesan akan memengaruhi cara ia
menafsirkan pesan itu. Emosi yang ekstrem sangat cenderung merintangi keefektifan
komunikasi.
• Kebanjiran informasi, ketika informasi yang harus kita olah mlampaui kapasitas
pemrosesan kita.
• Perilaku defentif, ketika seseorang merasa terancam, mereka cenderung akan bereaksi
dengan cara yang mengurangi kemampuan mereka untuk mencapai saling pengertian.

4. • Bahasa, walaupun kita mungkin berbicara bahasa yang sama, penggunaan kita akan
bahasa itu jauh dari seragam. Pengirim cenderung menganggap bahwa kata dan kalimat
yang mereka gunakan berarti sama bagi penerima.
• Budaya nasional, perbedaan budaya dapat memengaruhi cara yang dipilih manajer untuk
berkomunikasi.
Mengatasi hambatan
• Gunakan umpan balik, mencakup sejumlah metode yang tak kentara dari pada secara
langsung bertany atau menyuruh penerima merangkum pesan itu.
• Menyederhanakan bahasa, para manajer harus memilih kata dan menyusun pesannya
dengan cara yang akan membuat pesan itu menjadi jelas dan dipahami oleh penerima.
• Menyimak dengan aktif, menyimak untuk mendapatkan maksud yang lengkap tanpa
menbuat penilaian atau penafsiran dini.
• Kendala emosi, seorang manajer yg secara emosional marah atas suatu hal lebih
cenderung untuk salah mengartikan pesan. Untuk itu, para manajer sebaiknya menahan
diri untuk berkomunikasi sampai ia memperoleh ketenangan.
• Perhatikan isyarat nonverbal, mengawasi isyarat nonverbalnya untuk memastikan bahwa
mereka dapat menyampaikan pesan yang diinginkan.
KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi organisasi merupakan semua pola, jaringan, sistem komunikasi dalam suatu
organisasi. Komunikasi organisasi mencakup komunikasi formal dan informal, pola arus
komunikasi, serta jaringan komunikasi formal dan informal.
Komunikasi Formal Versus Informal
Komunikasi formal:
komunikasi yang mengikuti rantai komando resmi atau bagian dari komunikasi yang
dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan. Sebagai contoh, ketika seorang manajer meminta

5. karyawannya untuk menyelesaikan suatu tugas, ia berkomunikasi secara formal. Demikian pula
karyawan yang menyampaikan masalah ke manajernya.
Komunikasi informal:
komunikasi yang tidak didefenisikan oleh hierarki struktur organisasi. Ketika karyawan
berbicara satu sama lain dirunag makan, ketika mereka berpapasan di lorong, atau ketika mereka
bersenam di fasilitas olah raga perusahaan, itu adalah komunikasi informal. Para karyawan
membentuk persahabatan dan berkomunikasi satu sama lain. System komunikasi informal
tersebut memenuhi dua tujuan dalam organisasi:
1) Komunikasi itu member kesempatan para karyawan untuk memuaskan kebutuhan mereka
akan intraksi social.
2) Dapat meningkatkan kinerja organisasi dengan menciptakan saluran komunikasi
alternative yang sering lebih cepat dan efisien.
Arah Arus Komunikasi
a. Komunikasi ke bawah
komunikasi yang mengalir ke bawah dari manajer ke para karyawan. Komunikasi ke
bawah digunakan untuk memberitahu, mengarahkan, mengoordinasikan, dan mengevaluasi
karyawan. Ketika para manajer membebankan sasaran kepada para karywannya, mereka
menggunakan komunikasi ke bawah. Para manajer juga menggunakan komunikasi kebawah
dengan memberikan kepada karyawannya deskripsi pekerjaan, memberitahu mereka tentang
kebijakan dan prosedur organisasi, menekankan masalah yang paling memerlukan perhatian,
atau menevaluasi kinerja meraka.
b. Komunikasi ke atas
komunikasi yang mengalir ke atas dari karyawan ke manajer. Para manajer juga
bergantung pada komunikasi cara memperbaiki sesuatu. Beberapa contoh komunikasi ke atas
mencakup laporan kinerja yang disiapkan oleh karyawan, kotak saran, survey sikap karyawan,
prosedur keluhan, diskusi manajer-karyawan, dan sesi grup informal di mana karyawan

6. mempunyai peluang untuk mengindentifikasi dan membahas masalah dengan manajernya atau
bahkan perwakilan dari manajemen tingkat atas.
c. Komunikasi lateral
komunikasi yang terjadi antara semua karyawan ditingkatan organisasi yang sama.
Dalam lingkungan sekarang yang kacau dan cepar berubah, komunikasi horizontal sering
diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi.
d. Komunikasi diagonal
komunikasi yang memotong bidang kerja dan tingkatan organisasi. Untuk kepentingan
efisiensi dan kecepatan, komunikasi diagonal dapat menguntungkan. Dan peningkatan
penggunaan e-mail memudahkan komunikasi diagonal. Dalam banyak organisasi, semua
karyawan dapat berkomunikasi melalui e-mail dengan semua karyawan lainnya, tanpa melihat
bidang kerja atau tingkatan organisasi.
Jaringan Komunikasi Organisasi
Jenis jaringan komunikasi:
 Jaringan rantai, komunikasi mengalir sesuai dengan rantai komando formal, baik ke
bawah maupun ke atas.
 Jaringan roda, mencerminkan komunikasi yang mengalir antara pemimpin yang kuat dan
mudah dikenal dengan orang lain dalam kelompok atau tim kerja. Pemimpin tersebut
berlaku sebagai pusat jaringan yang semua komunikasi akan melalui dia.
 Jaringan semua saluran, komunikasi mengalir dengan bebas di antara semua anggota tim
kerja.
Grapevine
Merupakan jaringan informal komunikasi organisasi. Dengan berkomunikasi secara
terbuka, sepenuhnya, dan sejujurnya dengan para kryawan, khususnya dalam situasi di mana
para karyawan tidak menyukai keputusan atau tindakan manajerial yang aktual atau diusulkan.

7. TEKNOLOGI INFORMASI
Para manajer tertantang untuk membuat organisasi mereka berfungsi dengan lancer
sambil secara terus menerus mengembangkan operasi kerja dan tetap bersaing walaupun
organisasi dan lingkungan beruabah dengan cepatnya. Perubahan teknologi membuat manajer
mampu mengoordinasikan usaha kerja karyawan melalui cara yang dapat menghasilkan
peningkatan efisiensi dan efektifitas. Dua perkembangan teknologi informasi yang akan
berdampak paling berarti dalam komunikasi manajerial terkini:
a. Sistem komputer jaringan
b. Kemampuan nirkabel
Sistem Komputer Jaringan
Dalam sistem komputer jaringan, organisasi menghubungkan sejumlah komputernya
menjadi satu melalui hardware dan software yang kompatibel, sehingga menciptakan jaringan
organisasi. Sehingga anggota arganisasi dapat berkomunikasi dimanapun mereka berada.
Beberapa aplikasi di bidang komunikasi:
• e-mail: pengiriman pesan tertulis secara instan di sejumlah computer yang terhubung
bersama.
• Instant messaging (IM): komunikasi interaktif seketika ynag terjadi di antara pengguna
computer yang me-login di jaringan computer pada waktu yang sama.
• Voice mail: system komunikasi yang mendigitalkan pesan lisan, mengirimkannya melalui
jaringan, dan menyimpan pesan itu ke dalam disket sehingga penerima dapat membuka
pesan itu.
• Faks: komunikasi melalui mesin yang memampukan pengirim dokumen yang
mengandung baik teks maupun grafik melalui saluran telepon biasa.
• Electronic data interchange (EDI): cara organisasi untuk bertukar dokumen transaksi
bisnis standar, seperti faktur atau pesanan pembelian, dengan menggunakan jaringan
computer ke computer secara langsung.

8. • Teleconferencing: system komunikasi yang member kesempatan sekelompok orang
untuk bertukar pikiran secara simultan dengan menggunakan tlepon atau software
komunikasi e-mail.
• Videoconferencing: konferensi komunikasi yang simultan di mana para peserta dapat
melihat satu sama lain.
• Intranet: jaringan komunikasi organisasi yang menggunakan teknologi internet dan dapat
diakses hanya oleh para karyawan organisasi
• Ekstranet: jaringan komunikasi organisasi yang menggunakan teknologi internet dan
member kesempatan para pengguna yang berwenang di dalam organisasi untuk
berkomunikasi dengan pihak luar tertentu.
Kemampuan Nirkabel
Komunikasi nirkabel tergantung pada sinyal yang dikirim melalui udaran dan ruang tanpa
penghubung fisik apapun yang menggunakan hal, seperti sinyal mocrowave, satelit, gelombang
radio dan antena radio, atau sinar infra merah. Penemuan terbaru dalam kemapuan nirkabel
adalah akses internet yang dimungkinkan oleh “titik panas” yg merupakan lokasi dimana
pengguna memperoleh akses nirkabel pada internet.
Bagaimana teknologi informasi memengaruhi organisasi
Dengan teknologi komunikasi dan pertukaran informasi di antara anggota organisasi
tidak lagi terkendala oleh waktu dan kendala geografi. Usaha kerja yang bekerja sama untuk
menyelesaikan tugas tertentu di antara individu dan tim yang tersebar luas, berbagai informasi,
dan integrasi keputusan dan pekerjaan di seluruh organisasi mempunyai potensi meningkatkan
efisiensi dan keefektifan organisasi.
Hal-hal mengenai komunikasi dalam organisasi kini
• Mengelola situs keluhan di internet
• Mengelola sumber daya pengetahuan organisasi
• Peran komunikasi dalam layanan konsumen
• Komunikasi “yang benar secara politik”

9. Mengelola situs keluhan di internet
Ketika karyawan meluapkan rasa frustasi mereka atas ketidak adilan yang diterima,
manajer mempunyai peluang untuk masuk ke dalam apa yang mereka rasakan, bahkan jika
interprestasi karyawan akan situasi mungkin tidak akuran atau tidak lengkap. Selain itu ini juga
cara manajer untuk menilai suasana kerjanya.
Mengelola sumber daya pengetahuan organisasi
Menciptakan suatu komunitas praktik, sekelompok orang yang berbagi perhatian,
sejumlah masalah, atau gairah tentang suatu topik, dan ynag memperdalam pengetahuan mereka
dan keahlian dalam bidang itu dengan berinteraksi secara terus menerus.
Peran komunikasi dalam layanan konsumen
Suatu organisasi dengan budaya layanan yang kuat telah menghargai dalam
memerhatikan konsumen. Mencari apakah kebutuhan mereka, memenuhi kebutuhan itu, dan
mengarahkan untuk memastikan kebbutuhan mereka terpenuhi secara memuaskan. Tiap kegiatan
ini meliputi komunikasi, apakah itu secara langsung, dengan telepon atau e-mail, atau melalui
saluran lain.
Komunikasi “yang benar secara politik”
Kita harus sensitif tentang bagaimana pilihan kata kita dapat mengganggu orang lain. Tpi
kita perlu mengetahui bahwa bahasa yang benar secara politik membatasi kejelasan komunikasi.