Dokumen ini membahas pentingnya komunikasi yang efektif dalam manajemen, termasuk pengertian, proses, dan jenis-jenis komunikasi dalam organisasi dan hambatan yang mungkin dihadapi. Manajer menghabiskan sebagian besar waktu untuk berkomunikasi demi menjalankan tugas mereka dengan baik dan menggunakan berbagai saluran komunikasi formal dan informal. Selain itu, dokumen ini memberikan solusi untuk mengatasi hambatan komunikasi dalam organisasi.

1. KOMUNIKASI
Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP
Mochammad Fattah, S.Pi, M.Si
Email : pudjipurwanti@gmail.com
1. PENDAHULUAN
- Pengantar
- Tujuan
2. Komunikasi dan Pekerjaan
manajer
2.1. Pengertian komunikasi
2.2. Proses komunikasi
3.Berkomunikasi diantara orang
3.1. Saluran komunikasi
3.2. Bujukan dan pengaruh
3.3. Komunikasi non ferbal
3.4. Mendengarkan
4. Komunikasi Organisasional
4.1. Saluran komunikasi formal
4.2. Saluran komunikasi tim
4.3. Saluran komunikasi informal
5. Berkomunikasi di Lingkungan kerja
baru
5.1. Komunikasi terbuka
5.2. Dialog
5.3. Umpan balik dan pembelajaran
6. Hambatan-hambatan komunikasi
6.1. Hambatan individu
6.2. Hambatan organisasional
7. Mengatasi hambatan komunikasi
7.1. Ketrampilan individu
7.2. Tindakan organisasional
1. PENDAHULUAN
1.1 Pengantar
• Komunikasi yang efektif adalah sangat diperlukan dalam sebuah
organisasi. Komunikasi merupakan proses untuk mencapai fungsi
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat
dijalankan dengan efektif.
• Manajer dalam menjalankan fungsi manajemen akan menghabiskan
sebagian besar waktu mereka untuk komunikasi yang efektif. Proses
komunikasi ini memungkinkan manajer untuk menjalankan
tugasnya dengan baik.
1.2 Tujuan
Tujuan dari modul ini adalah :
a. Menjelaskan mengapa komunikasi penting bagi manajemen efektif
b. Menjelaskan bagaimana manajer menggunakan komunikasi untuk
membujuk dan mempengaruhi orang lain
c. Menjelaskan bagaimana saluran komunikasi mempengaruhi kualitas
komunikasi
d. Menjelaskan bagaimana bentuk komunikasi organisasioanl formal dan
informal
e. Mendeskripsikan hambatan-hamabatan komunikasi organisasional
dan mengusulkan cara-cara untuk menghindari atau mengatasi
hambatan-hamabtan tersebut
13
MODUL
SELF-PROPAGATINGENTREPRENEURIALEDUCATIONDEVELOPMENT
(SPEED)

2. Mata Kuliah / MateriKuliah 2011Brawijaya University
2. Komunikasi dan Pekerjaan Manajer
• Manajer menghabiskan 80 persen dalam setiap hari keraj untuk melakukan
komunikasi langsung dengan orang lain guna mengumpulkan informasi penting
dari luar dan dalam organisasi dan kemudian mendistribusikan informasi yang
tepat untuk orang lain yang membutuhkannya
• Dalam menjalankan fungsi-fungsi perencanaan, mengumpulkan informasi, menulis
surat, memo, dan laporan den menemui manajer lain untuk menjelaskan suatu
rencana seorang manajer pasti melakukan proses komunikasi. Ketika manajer
memimpin, manajer berkomunikasi untuk berbagi visi tentang masa depan
organisasi dan memotivasi para karyawan untuk membantu mencapainya.
2.1. Pengertian Komunikasi
• Komunikasi (communication) adalah proses dimana informasi ditukar dan
dipahami oleh dua orang atau lebih, biasanya dengan maksud memotivasi
atau mempengaruhi perilaku.
• Komunikasi juga berarti proses pemindahan pengertian dalam bentuk
gagasan atau informasi madri seseorang ke orang lain.
• Komunikasi sebagai suatu proses dimana orang-orang bermaksud
memberikan pengertian-pengertian melalui pengiriman berita secara
simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai berbagai satuan
organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula sehingga sering
disbut rantai pertukaran informasi.
• Konsep komunikasi secara umum yaitu suatu kegiatan untuk membuat
seseorang mengerti, suatu sarana pengaliran informasi, dan suatu sistem
bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.
2.2. Proses Komunikasi
• Proses komunikasi mebutuhkan minimal dua elemen yaitu :
a. Pengirim : orang yang ingin menyampaikan ide atau konsep kepada orang
lain mencari informasi, atau mengungkapkan pemikiran atau emosi
b. Penerima : orang kepada siapa pesan tersebut dikirimkan
• Pengirim memberikan encode yaitu ide dengan memilih simbol-simbol yang
digunakan sebagai pesan
• Pesan adalah perumusan nyata dari ide yang dikirimkan untuk penerima
• Sedangkan decode adalah menerjemahkan simbol-simbol untuk
menginterpretasikan arti pesan tersebut.
• Umpan balik merupakan respons oleh penerima terhadap komunkasi dari
pengirim.
• Secara umum proses komunikasi dapat dilihat dari gambar berikut :
Page 2 of 9

3. Mata Kuliah / MateriKuliah 2011Brawijaya University
Gambar Model Komunikasi
3. Berkomunikasi diantara Orang
• Dalam berkomunikasi dengan orang lain harus menguasai cara berkomunikasi
efektif. Komunikasi dapat terjadi kegagalan apabila pengirim dan penerima tidak
mengenkode atau mendekodekan bahasa dengan cara yang sama.
• Faktor yang menyebabakan kegagalan komunikasi antara lain adanya gangguan
komunikasi, keterampilan mendengarkan dari kedua pihak dan perhatian
terhadap perilaku nonverbal dapat menentukan apakah pesan nonverbal dapat
dibagi.
• Agar manajer dapat berkomunikasi secara efektif, manager harus mengerti
bagaimana faktor-faktor perseorangan seperti salurankomunikasi, perilaku
nonverbal, keterampilan mendengarkan, dan berperan dalam meningkatkan atau
mengurangi komunikasi.
3.1. Saluran Komunikasi
• Saluran yang bisa dipakai manajer dalam berkomunikasi
antarmanajer atau dengan karyawan lain yaitu melalui telepon, e-
mail, melalui memo atau surat, atau menuliskan sebuah persoalan
dalam surat kabar, tergantung sifat pesan tersebut.
• Saluran yang bisa dipakai manajer dikelompokkan dalam hirarki
kekayaan informasi. Kekayaan saluran (channel richness) adalah
jumlah informasi yang dapat ditransmisi dalam satu episode
komunikasi.
• Kapasitas saluran informasi ditentukan oleh kempuan menangani
banyak isyarat secara serempak, kemampuan memudahkan umpan
balik secara cepat, dan kemampuan menentukan fokus pribadi
terhadap komunikasi. Medium yang paling kaya adalah melalui
diskusi secara langsung karena diskusi memungkinkan adanya
pengalaman langsung, banyak isyarat informasi, umpan balik
dengans egera, dan fokus pribadi. Hirarki kekayaan saluran
selanjutnya yaitu melalui telepon. Meskipun kontak mata, postur, dan
isyarat-isyarat bahasa tubuh yang lain tidak ada, suara manusia
masih membawa informasi emosional dalam jumlah besar.
Page 3 of 9
Pengirim
Encode
Pesan
SALURAN
PENERIMA
DEKODE
PESAN

4. Mata Kuliah / MateriKuliah 2011Brawijaya University
• Manajer harus mengetahui bahwa hirarki saluran memiliki kelebihan
dan kelemahan. Oleh karena itu, dalam memilih saluran informasi
harus disesuaikan dengan sifat pesan.
3.2. Bujukan Dan Pengaruh
• Komunikasi bisa digunakan untuk membujuk dan mempengaruhi
orang lain. Manajer menggunakan komunikasi untuk
mempropagandakan visi organisasi kepada para karyawan dan
mempengaruhi mereka untuk berperilaku sedemikian rupa untuk
mencapai visi tersebut.
• Para manajer berkomunikasi dengan orang lain pada tingkat
emosional dengan menggunakan simbol, metafora, dan kisah untuk
mengungkapkan pesan mereka sehingga dapat membujuk dan
mempengaruhi orang lain.
• Penggunaan simbol dan kisah juga membantu manajer memahami
lingkungan yang berubah cepat dalam cara-cara yang dapat dipahami
oleh seluruh anggota organisasi.
3.3. Komunikasi Non Ferbal
• Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang merujuk
pada pesan yang dikirim lewat tindakan dan perilaku manusia
daripada lewat perkataan. Komunikasi nonverbal merepresentasikan
porsi besar tehadap pesan-pesan yang kita kirim dan terima.
• Pesan nonverbal menyampaikan pemikiran dan perasaan kekuatan
yang lebih besar dariapada perkataan kita yang dipilih dengan hati-
hati karena bahasa tubuh seringkali mengisyaratkan perasaan kita
yang sebenarnya denagn sangat mengesankan.
3.4. Mendengarkan
• Mendengarkan merupaka salah satu alat komunikasi yang paling penting
dalam menghadapi karyawan dan pelanggan. Saat ini sebagian besar
informasi mengalir dari bawah ke atas sehingga para manajer sebaiknya
mendengarkan.
• Mendengarkan melibatkan keterampilan menangkap fakta dan perasaan
untuk menginterpretasikan arti yang sebenarnya dari pesan tersebut
sehingga mendengar mmbutuhkan waktu, energi, adan keterampilan.
• Seorang pendengar yang baik menemukan area-area yang menarik,
fleksibel, berusaha keras untuk mendengarkan, dan menggunakan
kkecepatan berpikir untuk meringkas, menimbang, dan mengantisipasi
apa yang dikatakan pembicara.
• Mendengarkan yang baik berarti merubah dan memikirkan diri sendiri
menjadi empati terhadap orang laindan kemudian membutuhkan satu
tingkat kecerdasan emosional.
4. Komunikasi Organisasional
Page 4 of 9

5. Mata Kuliah / MateriKuliah 2011Brawijaya University
Komunikasi organisasi biasanya terjadi dalam tiga hitungan arah yaitu ke
bawah, ke atas, dan horicontal. Para manajer bertanggung jawab terhadap
untuk menentukan dan mempertahankan saluran-saluran komunikasi formal
dalam tiga arah ini. Para manajer yang menggunakansaluran-saluran informal
yang bebrti mereka keluar dari kantor mereka dan bergaul dengan para
karyawan.
4.1. Saluran Komunikasi Formal
• Saluran komunikasi formal adalah saluran – saluran yang mengalir dalam
rantai komando atau tanggungjawab tugas yang didefinisikan oleh
organisasi. Komunikasi kebawah dan keatas merupakan bentuk bentuk
utama komunikasi yang digunakan dalam perusahaan-perusahaan paling
tradisional dan diorganisasi secara vertikal.
• Namun dalam lingkungan kerja yang baru lebih menekankan komunikasi
horizontal dengan orang-orang yang tidak henti-hentinya berbagi informasi
lintas departemen dan tingkat.
• Aliran komunikasi formal yang paling familier adalah komunikasi ke bawah
yang merujuk pada pesan-pesan dan informasi yang dikirim dari
manajemen puncak kepada para bawahan dalam arah ke bawah.
• Komunikasi ke bawah biasanya dirahkan dalam lima topik yaitu:
a. Implementasi tujuan dan strategi
b. Instruksi pekerjaan dan dasar rasioanal yaitu petunjuk cara
mengerjakan tugas tertentu dan bagaiman mengerjakan tugas tersebut
berhubungan dengan tugas-tugas organisasioanl yang lain
c. Prosedur dan praktek, yaitu pesan-pesan yang mendefinisikan
kebijaksanaan, kaidah, peraturan, tunjangan kerja, dan susuna
struktural.
d. Umpan balik kinerja, yaitu pesan-pesan yang menghargai seberapa baik
individu dan departemen dalam dalam melakukan pekerjaan mereka.
e. Indoktrinasi, yaitu pesan-pesan yang didesain untuk memotivasi para
karyawan supaya menggunakan misi dan nilai budaya perusahaan dan
berpartisipasi dalam acara-acara tertentu.
• Masalah utama komunikasi ke bawah adalah pengurangan, yaitu
penyimpangan atau hilangnya isi pesan. Walaupun komunikasi formal
merupakan cara ampuh untuk menjangkau karyawan, namun banyak
informasi yang hilang setiap kali sebuah pesan diberikan dari satu orang ke
orang selanjutnya.
• Saluran komunikasi ke atas merupakan pesan-pesan yang ditransmisi dari
tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi dalam hirarki
organisasi.
• Terdapat lima tipe informasi yang biasa dialkukan dalam komunikasi ke atas
yaitu :
a. masalah dan pengecualian yaitu mendeskripsikan masalah-masalh serius
dan pengecualian-pengecualian rutin guna membuat para manaje senior
sadar akan kesulitan-kesulitannya
b. Saran perbaikan yaitu pesan yang berisi ide-ide untuk memperbaiki
prosedur-prosedur yang berhubungan dengan tugas guna meningktkan
kualitas atau efisiensi
c. Laporan-laporan kinerja yaitu meliputi laporan periodik yang
menginformasikan kepada manajemen tentang bagaimana individu dan
departemen bekerja
Page 5 of 9

6. Mata Kuliah / MateriKuliah 2011Brawijaya University
d. Keluhan dan perselisihan yaitu pesan yang berisi keluhan dan konflik
karyawan yang menaiki hirarki untuk didengarkan dana mendapat
pemecahan yang mungkin.
e. Informasi finansial dan akuntansi, yaitu pesan yang menyinggung biaya,
jumlah uang ya g diterima, banyak nya penjualan, keuntungan yang
diharapkan, hasil investasi, dan persoalan lain yang menarik bagi
manajer senior.
• Komunikasi ke atas biasanya lewat mekanisme kotak saran, survey
karyawan kebijaksanaan pintu terbuka, laporan sistem informasi
manajemen, dan percakapan dengan berhadapan secara langsung anata
pekerja dan para eksekutif, hingga kotak kepemimpinan online.
• Hambatan komunikasi ke atas ini biasanya berasal dari para manajer yang
mungkin tidak mendengarkan masalah karyawan atau para karyawan
mungkin tidak sepenuhnya mempercayai manajer untuk mendorong
informasi ke atas.
• Bentuk komunikasi formal yang ketiga yaitu komunikasi Horizontal yaitu
pertukaran pesan-pesan secra lateral diagonal diantar teman-teman sekerja
atau sesama pekerja.
Bentuk komunikasi ini ersifat koordinatif dan merupakan hasil dari konsep
spesialisasi organisasi. Komunikasi lateral selain membantu
koordinasikegiatan lateral juga menghindarkan pemecahan masalah yang
lambat.
4.2. Saluran Komunikasi Tim
• Dalam perusahaan pada sat ini, tim-tim merupakan fondasi bangunan utama
organisasi. Komunikasi tim-tim secara umum ada dua yaitu :
A. komunikasi tersentralisasi yaitu struktur komunikasi dimana para anggota tim
berkomunikasi lewat satu individu untuk menyelesaikan masalah atau
membuat keputusan.
B. Komunikasi terdesentralisasi yaitu struktur komunikasi dimana anggota-
anggota tim berkomunikasi secara bebas satu sama lain dan membuat
keputusan bersama.
• Jaringan komunikasi tersentralisasi mancapai solusi-solusi yang lebih cepat untuk
masala-masalah sederhana karena para anggota adapat meberikan informasi yang
relevan untuk orang pusat guna mendapatkan satu keputusan.
• Komunikasi terdesentralisasi lebih lambat dlam menyelesaikan masalah-masalah
sederhana karena informasi diberikan diantara para individu sehingga pada
akhirnya seseorang menyatukan informasi tersebut dan menyelesaikan masalah.
Nmaun untuk masalah-masalah yang kompleks, komunikasi terdesentarlisasi lebih
cepat dalam menyelesaikan masalah karena informasi yang dibutuhkan tidak
dibatasi untuk satu orang sehingga pengumpulan informasi yang dilakukan melalui
komunikasi dapat meberikan masukan lebih banyak dalam pembuatan keputusan.
4.3. Saluran Komunikasi Informal
• Saluran komunikasi informal merupakan saluran komunikasi yang berada di luar
saluran-saluran yang sah secara formal tanpa berkenaan dengan otoritas hirarki
organisasi
• Komunikasiinformal hidup berdampingan dengan komunikasi formal, namun
secraa hirarkis memotong rantai komando vertikal untuk berhubungan secara
virtual dalam organisasi.
• Dua tipe saluran informasi yang sering digunakan dalam banyak organisasi adalah
manajemen dengan berkeliling dan desas-desus.
• Manajemen berkeliling adalah teknik komuikasi dimana para manajer berinteraksi
secra langsung dengan pekerja untuk bertukar informasi. Para manajer dapat
mendeskripsikan ide-ide dan nilai-nilai penting kepada para karyawan untuk
Page 6 of 9

7. Mata Kuliah / MateriKuliah 2011Brawijaya University
kemudian mempelajari masalah-masalah serta isu-isu yang dihadapi para
karyawan.
• Desas-desus adalah jaringan komunikasi informal orang ke orang para karyawan
yang tidak secxra resmi disetujui oleh organisasi. Desas-desus menghubungkan
para karyawan di semua direksi, dimuali dari direktur, melewati manajemen
menengah, staf pendukung dan apara karyawan.
5. Berkomunikasi Di Lingkungan Kerja Baru
Lingkungan kerja baru berfokus pada komunikasi terbuka, dialog, serta umpan
balik dan pembelajaran.
5.1. Komunikasi Terbuka
• Komunikasi terbuka berari berbagi semua tipe informasi di seluruh perusahaan ,
lintas tingkat fungsional, dan hiearkis.
• Komunikasi terbuka berjalan berlawanan denganaliran tradisional informasi
selektif ke bawah dari para supervisor ke para bawahan. Dengan meniadakan
hierarkis dan departemenntal konvensioal dapat memberikan ide dari para
karyawan.
5.2. Dialog
• Dialog adalah proses komunikasi kelompok yang dimaksudkan untuk
menciptaka satu budaya yang berdasarkan pada kolaborasi, fluidiitas,
kepercayaan, dan komitmen menuju tujuan-tujuan yang sama.
• Cara yang berguana untuk mendeskripsika dialog yaitu dengan
mebandingkannya dnega diskusi. Fokus dialog adalah menampakkan perasaan
dan membangun dasar yang sama. Hasil dialog diberi ciri dengan kesatuan
kelompok, arti yang sama, dan pola pikir yang berubah.
5.3. Umpan Balik Dan Pembelajaran
• Umpan balik menggunakan komunikasi dan evaluasi untuk mebantu organisasi
belajar dan berkembang.
• Umpan balik memungkinkan para manajer untuk menentukan apakah mereka
berhasil atau tidak berhasil dalam berkomunikasi dengan orang lain.
• Umpan balik yang difokuskan oleh manajer dapat mebantu mengembangkan
kapasitas para bawahan dan mengajari organisasi cara yang lebih baik agar
dapat meraih tujuan-tujuannya.
6. Hambatan-Hambatan Komunikasi
• Hambatan-hambatan dapat dikategorikan sebagai hambatan pada tingkat
individual dan pada tingkat organisasional.
6.1. Hambatan Individu
• Hambatan-hambatan individu yang sering terjadi yaitu :
a. Hambatan antar perseorangan meliputi masalah-masalah dengan emosi dan
persepsi yang dimiliki oleh para karyawan
b. Memilih saluran atau medium yang salah
c. Semantik, yaitu ketika penggunaan kata-kata yang menyinggung arti kata-
kata dan cara kata-kata tersebut digunakan.
d. Pengiriman isyarat yang tidak konsisten antara komunikasi verbal dan
komunikasi nonverbal.
6.2. Hambatan Organisasional
• Hambatan organisasional menyinggung faktor-faktor untuk organisasi
sebagai satu kesatuan, yaitu :
Page 7 of 9

8. Mata Kuliah / MateriKuliah 2011Brawijaya University
a. Perbedaan status dan kekuasaan . Orang-orang yang memiliki
kekuasaan rendah mungkin akan segan untukmmenyampaikan berita
buruk ke kekuasaan yang lebih tinggi yang kemudian memberikan
kesan yang lebih buruk bagi tingkat-tingkat yang lebih tinggi
b. Perbedaan lintas departemen dalam bentuk kebutuhan dan dan
tujuan menggangu komunikasi
c. Ketiadaan saluran-saluran formal sehingga mengurangi efektifitas
komunikasi
d. Aliran komunikasi yang tidak sesuai dengn tugas organisasi atau tim.
e. Koordianasi yang buruk sehingga bagian-bagian organisasi yang
berbeda bekerja dalam keadaan terasing tanpa mengetahui dan
mengerti apa yang dilakukan oleh bagian-bagian lain.
7. Mengatasi Hambatan Komunikasi
7.1. Ketrampilan Individu
• Cara mengatasi hambatan komunikasi individual yaitu :
a. mendengarkan dengan aktif
b. individu harus memilih saluran yang tepat
c. pengirim dan penerima harus mengerahkan usaha khusus untuk memahami
perspektif masing-masing
d. Mengaktifkan sistem manajemen dengan berkeliling sehingga para manajer
harus meluangkan waktu untuk keuar kantor guna berkomunikasi dengan
bawahan.
7.2. Tindakan Organisasional
• Hal-hal yang perlu dilakukan dalam mengatasi hambatan komunikasi organisasional
yaitu :
a. Menciptakan suasana kepercayaan dan keterbukaan melalui komunikasi terbuka
dan dialog
b. Mengembangkan dan menggunakan saluran-saluran informasi formal di semua
direksi
c. Manajer harus mendukung penggunaan saluran multiple termasuk komunikasi
komunikasi formal dan komunikasi nonformal
d. Struktur harus sesuai dengan kebutuhan komunikasi
REFERENSI
Richard L. Daft. 2003. Management, Edisi 6. Salemba Empat : Jakarta
Hani Handoko, 2003. Manajemen Edisi ke 2. BPFE Yogyakarta.
PROPAGASI
A. Latihan dan Diskusi (Propagasi vertical dan Horizontal)
B. Pertanyaan (Evaluasi mandiri)
1. Hambatan apa saja yag bisa menghambat komunikasi dalam suatu
organisasi?
2. Deskripsikan elemen-elemen proses komunikasi!
Page 8 of 9

9. Mata Kuliah / MateriKuliah 2011Brawijaya University
3. Apakah pengertian komunikasi?
4. Bagaimana seorang manajer seharusnya berkomunikasi dengan
bawahannya?
C. QUIZ -mutiple choice (Evaluasi)
D. PROYEK (Eksplorasi entrepreneurship, penerapan topic bahasan pada
dunia nyata)
Page 9 of 9

10. Mata Kuliah / MateriKuliah 2011Brawijaya University
3. Apakah pengertian komunikasi?
4. Bagaimana seorang manajer seharusnya berkomunikasi dengan
bawahannya?
C. QUIZ -mutiple choice (Evaluasi)
D. PROYEK (Eksplorasi entrepreneurship, penerapan topic bahasan pada
dunia nyata)
Page 9 of 9