Dokumen tersebut membahas tentang pengelolaan pengetahuan (knowledge management) dalam organisasi, termasuk tentang struktur pengetahuan, jenis pengetahuan (tacit dan eksplisit), proses knowledge management, peran komunitas praktisi, dan manfaat dari pengelolaan pengetahuan.

1. Good Governance/Decentralization
KNOWLEDGE MANAGEMENT
KELOMPOK III
Oleh:
- Syahroni Ateng Syafrudin
- Sascha Rusgiarto
Lokakarya Perencanaan Proyek GLG
Yogyakarta, 13 Desember 2007
13.12.2011 Seite 1
Seite 1

2. Struktur Knowledge dalam
Organisasi Menurut Hasil Penelitian
Delphi Group:
- 42 % di pikiran (otak) karyawan;
- 26 % dokumen kertas;
- 20 % dokumen elektronik;
- 12 % knowledge based-electronics.
13.12.2011
13.12.2011 Seite 2
Seite 2

3. Batasan dan Terminologi
KNOWLEDGE adalah informasi yang dipahami dan disertai
pengalaman dapat dipakai sebagai dasar bertindak oleh
individu atau kelompok, Knowledge merupakan penerapan
informasi yang diyakini dapat langsung dipergunakan untuk
mengambil suatu keputusan untuk bertindak, atau informasi
itu memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil
tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif.
INTORMASI adalah data yang telah tersusun dan disertai
dengan referensi terhadap suatu hubungan (koneksi) yang
mempunyai arti, untuk pengambilan keputusan.
DATA merupakan fakta-fakta mentah, antara lain berupa
gambar, simbol atau angka yang disajikan tanpa suatu
konteks
13.12.2011
13.12.2011 Seite 3
Seite 3

4. JENIS KNOWLEDGE
1.TACIT KNOWLEDGE adalah sesuatu atau informasi
yang kita ketahui dan alami namun sulit diungkapkan
dengan jelas dan lengkap. Tacit knowledge sangat sulit
dipindahkan kepada orang lain karena tersimpan pada
masing-masing kepala/pikiran (otak) pada individu dalam
suatu organisasi.
2.EKSPLISIT KNOWLEDGE adalah pengetahuan dan
pengalaman tentang “bagaimana untuk melakukan
sesuatu (know how)” yang diuraikan secara lugas dan
sistematis. Contohnya, buku petunjuk operasional atau
manual teknis.
13.12.2011
13.12.2011 Seite 4
Seite 4

5. Langkah Mendeteksi Tacit Knowledge
Contoh, pertanyaan-pertanyaan yang dapat dipergunakan:
1.Apakah anda mengetahui bahwa anda mempunyai potensi
knowledge yang belum dimanfaatkan secara maksimal oleh
organisasi?
2.Apakah anda mengetahui rekan kerja (internal maupun
eksternal organisasi) anda mempunyai potensi pengetahuan
dan keahlian yang belum dimanfaatkan secara maksimal dalam
organisasi?
3.Apa kendala dari pertanyaan no. 1 dan no.2?
4.Berapa banyak yang anda ketahui bahwa semua orang dalam
organisasi tahu bahwa sesuatu harus dilakukan tetapi
tidak/belum dilakukan?
5.Berapa lama kondisi pertanyaan no.4 itu telah berlangsung?
6.Apakah ada pengaruh langsung terhadap layanan kepada
pelanggan?
13.12.2011
13.12.2011 Seite 5
Seite 5

6. KNOWLEDGE MANAGEMENT [KM]
1.KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan,
mendokumentasikan, menggolongkan atau meng-
klasifikasikan dan menyebarkan-luaskan knowledge di
dalam dan di luar organisasi, sehingga knowledge mudah
dimanfaatkan kapan pun bila diperlukan, oleh siapa saja
2.KM mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen,
basis data, kebijakan dan prosedur kerja, beserta
informasi tentang pengalaman keahlian dan kecakapan
sumber daya manusia secara individu maupun
kolektif/kelompok, termasuk cerita-cerita sukses dan
praktek-praktek yang baik (good practices) dalam suatu
organisasi atau komunitas.
13.12.2011
13.12.2011 Seite 6
Seite 6

7. Sasaran Umum dari Sistem KM dalam Praktek:
1. Menciptakan knowledge : knowledge diciptakan begitu manusia menentukan
cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadang-
kadang knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi;
2. Menangkap knowledge : knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai
dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal;
3. Menjaring knowledge : knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks
agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas
tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit;
4. Menyimpan knowledge : knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam
format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga orang lain dalam
organisasi dapat mengaksesnya;
5. Mengolah knowledge : seperti perpustakaan, knowledge harus dibuat up-to-
date. Hal tersebut harus di review untuk menjelaskan apakah relevan atau
akurat.
6. Menyebarluaskan knowledge : knowledge harus tersedia dalam format yang
bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan,
dimanapun dan tersedia setiap saat.
13.12.2011
13.12.2011 Seite 7
Seite 7

8. KNOWLEDGE MANAGEMENT
Proses KM, juga dikenal sebagai "organizational
learning", mempunyai tujuan-tujuan pokok sebagai
berikut:
Mengidentifikasi, mengumpulkan dan mengorganisasi
knowledge yang sudah ada
Memfasilitasi penciptaan knowledge baru
Memprakarsai inovasi melalui keahlian anggota
organisasi
Mentransfer knowledge sebagai suatu proses baik secara
informal melalui diskusi, sesi brainstorming dll. atau
secara formal melalu pendidikan, pelatihan (TOT)
13.12.2011
13.12.2011 Seite 8
Seite 8

9. Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan KM
1.Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge
baru, tetapi juga mendaur-ulang (recycling) knowledge
yang sudah ada.
2.Teknologi informasi belum sepenuhnya bisa
menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial antar anggota
organisasi.
3.Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang
sesungguhnya mereka ketahui, banyak knowledge
penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya
khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki sebuah
organisasi sejak lama.
13.12.2011
13.12.2011 Seite 9
Seite 9

10. Menerapkan KM Menciptakan
knowledge knowledge
C
Diseminasi Mengorganisasikan
knowledge knowledge
13.12.2011
13.12.2011 Seite 10
Seite 10

11. KNOWLEDGE MANAGEMENT dalam PRAKTEK
Komunitas Pelaku (Communities of Practice -
COP)
Tehnologi Situs Internet (www), sistem berbasis
pengetahuan dan keterampilan, manajemen
konten, wikis dan pengelolaan dokumen (CD-
Roms)
Pemetaan Knowledge (knowledge audit/
mapping) menemukan apa yang telah ada pada
saat memulai proses KM
Praktek-Praktek yang Terbaik/Baik / Standar
(Best/Good Practices / Benchmarking)
13.12.2011
13.12.2011 Seite 11
Seite 11

12. Bantuan Sejawat/ Teman: Suatu cara
orang untuk bercerita, berkomunikasi
dan mengembangkan Praktek-Praktek
yang Baik
Aksi
Praktek-
Apa yang
Praktek
Anda Tahu
yang Baik
Apa yang
Apa yang
Kita Tahu
Saya Tahu
Bersama
13.12.2011
13.12.2011 Seite 12
Seite 12

13. Peranan Komunitas Pelaku (COP)
Penciptaan: penggunaan dan pengembangan knowledge
Mengembangkan & mengelola praktek-praktek yang baik Mengembangkan
kemampuan organisasi
Mengorganisasikan: mengembangkan dan mengelola materi
Mengembangkan alat, pedoman dan “templates”
Mengelola data base
Mendiseminasikan: menghubungkan dgn orang-orang di luar
organisasi/komunitas
Orang-orang yang tahu mau saling tukar menukar knowledge
Memfasilitasi transfer pengetahuan melalui tehnologi dan sumber daya
lain
Mencanangkan berbagi pengetahuan dan pemahaman
Meningkatkan pemahaman terhadap ide-ide kompleks
Saling mendukung dalam menyelesaikan permasalahan dan menemukan
inovasi
13.12.2011
13.12.2011 Seite 13
Seite 13

14. Mengapa KM merupakan bagian dari kerja kita?
Apa yang dibutuhkan untuk Mengembangkan KM?
KM apa yang sudah anda lakukan?
Bagaimana peran mitra kerjasama? Bagaimana Pemerintah
Daerah dapat Membentuk Komunitas Praktek-Praktek
Pelayanan Umum dan Tata Kepemerintahan yang Baik?
Bagaimana Forum Pemerintahan Daerah dapat menjadi media
tukar menukar knowledge (informasi, pengalaman dan
pengetahuan) tentang praktek-praktek pelayanan umum dan
tata kepemerintahan yang baik?
Bagaimana program Situs Internet (website) dapat memelihara
dan berbagi Knowledge?
Apa yang menjadi persoalan-persoalan dan kendala-kendala
yang dihadapi dalam menyelenggarakan KM?
13.12.2011
13.12.2011 Seite 14
Seite 14

15. Creating a competence management system
Standarisasi
Create common structure and terminology
Define professional, organizational, and human
competencies related to global strategy and KM goals
Don’t underestimate this task!
Analisis
Personal development discussions
Mapping of present and future target competence
levels for individuals and then for business units
Defining competence gap at both levels
Perencanaan dan Pelaksanaan
Prepare competence development plan
Implement and evaluate
13.12.2011
13.12.2011 Seite 15
Seite 15

16. Apa Manfaat dari Knowledge Management?
Kemajuan melalui Efisiensi yang Lebih Tinggi dan Innovasi
Preventing the waste of valuable resources - avoid
reinventing the wheel
Ensuring the use of leading-edge technology and thinking
across organizations
Increasing partner satisfaction through shorter lead-times and
consistent behavior
Creating a competitive cost structure
Facilitating breakthrough and incremental innovations through
combination of technologies and ideas from across and
outside the organization
Suatu Tempat Kerja yang Mendorong Kerja Sama Lintas-
Fungsi
Attracting and retaining key individuals
13.12.2011
13.12.2011 Seite 16
Seite 16

17. “Anda tidak dapat mengelola pengetahuan – tidak
seorang pun bisa
Apa yang dapat Anda lakukan adalah mengelola
lingkungan di mana pengetahuan dapat diciptakan,
ditemukan, ditangkap, dibagi/disharing, divalidasi,
ditransfer, diadopsi, disesuaikan dan diaplikasikan”
Chris Collison and Geoff Parcell
“Learning to Fly: Practical Knowledge Management
from Leading and Learning Organizations”
13.12.2011
13.12.2011 Seite 17
Seite 17

18. Terima Kasih
13.12.2011
13.12.2011 Seite 18
Seite 18