Fcjvjvkbkbkv

1. MANAJEMEN KEARSIPAN
Erni Zuhriyati, SS, SIP, MA
Jurusan Ilmu Pemerintahan UMY

2. DEFINISI ARSIP
 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan)

3.  Arsip dinamis yang digunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara.

4.  Arsip statis, yaitu arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan kehidupan sehari-hari
administrasi negara dan ini merupakan
pertanggung jawaban nasional bagi
kegiatan pemerintah dan nilai gunanya
penting untuk generasi yang akan datang

5. MANAJEMEN ARSIP
 Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009
tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan
adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip
dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh
sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta
sumber daya lainnya. Jadi manajemen
(pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu
kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping
kebijakan dan pembinaan kearsipan.

7.  Manajemen kearsipan adalah perencanaan,
pengawasan, pengarahan,
pengorganisasian, pelatihan,
pengembangan dan aktivitas manajerial
lain yang ditujukan atas kegiatan
penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan
penyusutan arsip dengan maksud untuk
mencapai dokumentasi yang baik dan
sesuai dengan kebijakan dan transaksi
(kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil,
dan manajemen operasi organisasi yang
efektif dan ekonomis/efisien

8.  Pengelolaan arsip dinamis adalah proses
pengendalian arsip dinamis secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan
arsip.

9.  Manajemen kearsipan adalah pekerjaan
pengurusan arsip yang meliputi pencatatan,
pengendalian dan pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan
tersebut meliputi siklus hidup arsip (life
cycle of archive).

10. PENCATATAN
PENGENDALIAN
PENGENDALIAN
PENDISTRIBUSIAN
PENYIMPANAN
PEMELIHARAAN
PENGAWASAN
PEMINDAHAN
PEMUSNAHAN

11. Pencatatan
 Memproduksi surat keluar /masuk dengan
tepat (format surat dinas)
 Kop
 Nomor
 Isi
 Tandatangan
 Cap/stempel
 Mencatat surat keluar / masuk
 Memberi penomoran surat
 Mencatat inventaris organisasi
 Memberi penomoran inventaris organisasi

12. Pengendalian
 Membuat kartu kendali
 Mencatat surat keluar/masuk dalam kartu
kendali

13. Pendistribusian
 Distribusi kepada pihak berwenang tepat
sasaran dan tepat waktu
 Penjagaan / pengamanan

14. Penyimpanan /pemeliharaan
 Disimpan di tempat khusus
 Katalogisasi/ folder

15.  memisah-misahkan (segregating),
 meneliti (examining),
 memadukan (assembling),
 mengklasifikasi (classification),
 mengindeks (indexing),
 mempersiapkan tunjuk silang (cross
reference),
 menyusun dan memfile.

16. Pengawasan/pemindahan
 Memantau surat keluar masuk
 Memantau penerima surat
 Memantau waktu peneriimaan surat
 Pengamanan pemindahan surat

17. Pemusnahan
 Penyusutan /pemusnahan surat/inventaris
yang sudah dianggap tidak berhubungan
langsung dengan kegiatan organisasi
 Efisiensi pengamanan dan pemeliharaan

18. Organisasi arsip
 Struktur organisasi pengelola
 Menyiapkan SDM
 Menyiapkan Jobdisk
 Menyiapkan Sumber Dana
 Menyiapkan infrastruktur

19. Contoh surat dinas

20. Contoh kartu kendali

21. Contoh kartu kendali

22. Contoh folder

24. Contoh indeks

25. Contoh ruang penyimpanan arsip

26. Contoh Organisasi arsip