KAI-Документооборот
•Download as PPT, PDF•
0 likes•605 views
автоматизация регистрации, поиска документов; электронный архив; распределение прав доступа; контроль движения документов; контроль исполнительной дисциплины; сортировка и отправка документации; ведение реестра контактов; оформление, обработка и выпуск документов; поточное сканирование; штрих-кодирование; маршрутизация визирования.
Recommended
More Related Content
What's hot
What's hot (20)
Similar to KAI-Документооборот
Similar to KAI-Документооборот (20)
KAI-Документооборот
- 1. Порядок освобождает мысль Р. ДекартИнтеллект Украины ® KAI – Документооборот
- 3. Что дает внедрение системы ? Специалистам: •автоматизация регистрации, сортировки, поиска, движения документов; •одновременная обработка документов, обмен файлами; •использование данных документа вместо самого документа Руководителям: •контроль исполнительной дисциплины и отчетности; •оперативное уведомление о новых задачах; •наличие единой базы данных документов; •распределение прав доступа; • защита информации.
- 5. Основные функции • автоматизация регистрации, поиска документов; • электронный архив; • распределение прав доступа; • контроль движения документов; • контроль исполнительной дисциплины; • сортировка и отправка документации; • ведение реестра контактов; • оформление, обработка и выпуск документов; • поточное сканирование; • штрих-кодирование; • маршрутизация визирования.
- 7. Регистрация документов • регистрация; • формирование регистрационной карточки; • журнал движения документов; • внесение резолюций.
- 9. регистрация фактов доставки и получения корреспонденции; печать конвертов. База данных адресатов
- 10. Сортировка и отправка корреспонденции • журнал движения документов; • формирование рассылок.
- 11. Оформление, обработка и выпуск документов
- 12. Маршрутизация документов и операций • организация прохождения документа по заданному маршруту; • рассылка документов во все подразделения без физического копирования; • ускорение обмена информацией и взаимодействия между сотрудниками.
- 13. Контроль исполнительной дисциплины Календарь событий: • создание календаря контроля событий; • оперативное уведомление исполнителей о сроках выполнения. Контроль исполнения: • централизованный контроль; • контроль на уровне автора резолюции. Анализ контрольных документов: • формирование отчетов; • анализ выполнения в сравнении годов.
- 14. Поиск информации поиск по значениям атрибутов карточки; полнотекстовые запросы по содержимому карточек документов и файлов; создание поисковых запросов любой сложности.
- 15. Отчетность • статистические отчеты с количественными параметрами документов; • аналитические отчеты в соответствии с заданными параметрами; • детализация любого параметра отчета.
- 16. Отчетность
- 18. Электронный архив Хранение данных: • автоматическое сохранение документов или ручное; • восстановление данных из архива. Ведение версий документов: • одновременное использование документа; • создание новой версии документа на базе нескольких предыдущих версий; • получение релевантной версии документа. Атрибутивный поиск: • поиск по заданным параметрам; • полнотекстовый поиск. Закрытие документов: • перенесение в архив снятого с контроля документа; • возможность закрытия документов по периодам.
- 19. Технология штрих-кодирования Документ Регистрация в системе Регистрационная карточка документа Маркирование документа
- 20. Что дает штрих-кодирование?.. СОКРАЩЕНИЕ ВРЕМЕНИ: •поиска регистрационной карточки документа и др. документации; •ввода данных о перемещении документа; •формирования реестров почтовой рассылки. Считывание штрих-кода документа Идентификация и поиск регистрационной карточки Внесение информации о передвижениях Формирование реестров рассылок Предоставление необходимой информации
- 21. Поточное сканирование Предназначение: •перевод бумажных документов в электронные, ведение базы данных; •автоматическое установление связей карточек документов и их электронных копий. Эффективность: •сокращение трудозатраты; •переход к безбумажной технологии. Сканирование Оперативное представление информации
- 22. Администрирование регистрация пользователей; установка, распределение и контроль прав доступа к функциям и информации в системе; протоколирование действий пользователей; защита информации.
- 23. Обращения граждан Регистрация обращения граждан
- 24. Преимущества KAI - Документооборот внедрение «под ключ»; адаптация готовых программных решений; минимальные сроки внедрения; опыт внедрения в различных сферах деятельности; круглосуточная техподдержка.
- 25. Контакты: E-mail: mail@kai.ua Тел.: +38 (0564) 74-39-95 +38 (067) 569-87-71 Подробнее на http://kai.ua
Editor's Notes
- Век информационных технологий постепенно отодвигает на второй план бумажные документы, существенно повышая роль электронного документа. По приблизительным данным: 75% рабочего времени тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов, т.е на работу, которую можно автоматизировать. Кроме того, по приблизительным оценкам, количество документов ежегодно увеличивается на 12%. Поэтому внедрение автоматизированной системы электронного документооборота сегодня становится необходимостью.
- Система электронного документооборота «КАІ-Документооборот», разработанная научно-производственным предприятием «КРИВБАССАКАДЕМИНВЕСТ», с 2005 года успешно функционирует в ряде исполкомов горсоветов, райсоветов, ЖЭО, на предприятиях Министерства экологии и природных ресурсов Украины, Госстандарта Украины, в аграрных предприятиях, ВУЗах и др.
- Система предназначена для работы с документами на всем сроке их жизни, с момента регистрации до полного исполнения. Внедрение системы позволит специалистам: автоматизировать регистрацию, сортировку, поиск и движение документации; вести одновременную обработку документов и обмен файлами; использовать данные документа вместо самого документа. Руководители предприятий смогут: оперативно контролировать исполнительную дисциплину и отчетность; анализировать занятость в подразделениях; оперативно уведомлять исполнителей о новых задачах и поручениях.
- Работу с документами в любой организации можно представить в виде структурной схемы. На 1-м этапе осуществляется регистрация входящих документов с помощью регистрационно-контрольных карточек. Зарегистрированный документ передается на рассмотрение руководителю (2 этап), после назначения резолюции, документ передается на рассмотрение начальникам отделов (3 этап) или на исполнение в отдел (4 этап). При этом, ведется централизованный контроль исполнения документов (рассылка предварительных уведомлений о приближении срока исполнения и его наступлении, отметка о выполнении, анализ выполнения по отделам-исполнителям и т.п.). Результатом выполнения является подготовка исходящего документа, создание внутреннего документа или нормативно-правовой документации.
- Основные функции Системы «KAI-Документооборот»: автоматизация регистрации, поиска документов электронный архив распределение прав доступа контроль движения документов контроль исполнительной дисциплины
- сортировка и отправка документации ведение реестра контактов оформление, обработка и выпуск документов поточное сканирование штрих-кодирование
- Система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, а также обращений граждан. Регистрация нового документа выполняется при заполнении регистрационно-контрольной карточки. При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование. При регистрации осуществляется контроль заполнения атрибутов, которые являются обязательными. Система проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера. В момент регистрации, к карточке могут прикрепляться документы любых форматов, например сканированные образы или полученные файлы.
- Карточки могут быть связаны между собой перекрёстными ссылками, которые формируются автоматически или вручную. Например, регистрация нового исходящего документа может осуществляться на основании карточки входящего документа, на который необходимо составить ответ. В системе поддерживается полноценная работа со всеми регистрационными карточками: карточки можно просматривать, редактировать, пересылать, сохранять. Поля карточки можно заполнять, выбирая значения из справочников, при необходимости данные справочников можно легко изменять или дополнять прямо из самой карточки.
- Одним из примеров справочников является справочник предприятий и организаций. Система позволяет вести базу данных адресатов с накоплением полной информации о деятельности предприятия.
- Индивидуальной особенностью реестра исходящих документов является формирование почтовых реестров отправлений, курьерских рассылок, а также потоковая печать конвертов.
- Для внутренних документов в зависимости от вида (приказ, решение и др.), можно создать электронный файл на основании шаблонов (например, в качестве шаблона можно использовать фирменный бланк организации). В системе реализована возможность создавать, редактировать, сохранять, удалять и печатать шаблоны.
- Пользователь может самостоятельно задавать маршруты движения документов. Система позволяет: осуществлять прохождение документа по заданному маршруту рассылать документ во все подразделения без его физического копирования анализировать прохождения документа на каждом этапе, вести журнал передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа Это значительно ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками, позволяет систематизировать прохождение документов и легко перенастраивать схемы их обработки.
- В системе реализована возможность контролировать исполнение поручений по документам. Для этого создаются «контрольные» документы. После регистрации документ направляется руководителю ответственного подразделения. Руководитель формирует задания и назначает исполнителя. При этом можно использовать реестр шаблонов для назначения текстов резолюций. Задания включают сроки исполнения, список исполнителей, текстовые комментарии и прочую информацию, которая заполняется с помощью карточки контроля. В системе реализован удобный механизм автоматизированного контроля сроков исполнения поручений: исполнителю приходит уведомление о поступлении документа на исполнение, о приближении срока исполнения, об истечении срока. При обработке поручения, возможно, назначить главного исполнителя, определить местонахождение оригинала документа. После выполнения задания документ может быть списан в дело или закрыт исходящим документом.
- Система предоставляет широкие возможности для быстрого и удобного поиска любой информации. При необходимости можно проводить поиск по значениям атрибутов карточки, в том числе по атрибутам табличных разделов, по реквизитам документа, поиск с учетом русской морфологии, а также осуществлять полнотекстовые запросы по содержимому карточек документов и файлов. При этом можно определить тип карточек, включаемых в поисковый фильтр (входящий, исходящий, внутренний документ). Пользователи могут создавать поисковые запросы любой сложности и сохранять их в системе для последующего многократного использования.
- В процессе работы над заданиями и поручениями, возможно, формировать статистические отчеты, позволяющие видеть количественные параметры документов, находящихся в той или иной стадии выполнения. Например, пользователь может видеть количество документов на исполнении, количество исполненных документов, количество документов с истекшим сроком выполнения. Система позволяет формировать аналитические отчеты в соответствии с заданными параметрами. А также детализировать любой параметр отчета, кликнув на него мышкой, пользователь попадает на страницу с подробной информацией по данному параметру. Например, нажав на значение в ячейке «количество документов, выполненных с опозданием» он попадает на страницу со списком этих документов.
- Примерами отчетов могут быть: все просроченные документы на сегодняшний день; все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период; все задания с указанным сроком выполнения (на текущую неделю); реестр напоминаний для исполнителей; количество выполненных документов в процентном отношении относительно зарегистрированных документов; реестры документов по видам.
- При регистрации документа, к карточке можно присоединить произвольное количество файлов в любом формате (электронные образы документа), которые помещаются в специальный архив, находящийся в центральном хранилище (сервере). Создание электронного архива документов решает проблемы оперативного доступа к информации и обеспечивает одновременное использование документа несколькими сотрудниками. Подобная форма организации хранения значительно снижает риск потери информации и повышает оперативность работы с документами за счет сокращения времени его поиска. Доступ к информации архива ограничен: разрешения выдаются только определенному кругу пользователей. Благодаря такой системе ограничений, вся документация защищена от несанкционированного доступа.
- Средства работы с электронным архивом в Системе позволяют: автоматически или вручную (по желанию пользователя) сохранять документы в архив по заданным параметрам; восстанавливать данные из архива согласно прав доступа; одновременно использовать документ несколькими пользователями; создавать новую версию документа на базе нескольких предыдущих; осуществлять поиск по заданным реквизитам; использование электронно-цифровой подписи (подпись документа, проверка ЭЦП, просмотр персонального сертификата).
- Регистрация документа, т.е. создание регистрационной карточки, выполняется по обычным правилам. После записи регистрационной карточки документа в базу данных Системы на первую страницу документа в определенном месте, задаваемом параметрами настройки, наносится штрих-код, содержащий уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.
- Использование штрихкодирования позволяет сократить время: поиска регистрационной карточки документа и др. документации; ввода данных при перемещении документа; формирования реестров постовой рассылки и др.
- Для работы с полученной или исходящей документацией в Системе необходимо иметь электронные файлы этих документов. Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа. При больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является поточное сканирование. Опция поточного сканирования предназначена для организации массового перевода бумажных документов в электронные и сохранения их в базу данных Системы. При этом автоматически устанавливается связь между регистрационной карточкой документа и его электронным образом. Использование поточного сканирования документов значительно сокращает трудозатраты на ввод документальной информации в компьютер и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту.
- Гибкая настройка прав доступа для каждого пользователя системы обеспечивает сохранность и конфиденциальность информации в соответствии с требованиями организации. В системе реализована возможность ведение протокола действий пользователя.
- На базе KAI-Документооборот выполнено ряд проектов для органов исполнительной власти и местного самоуправления г. Кривого Рога. Регистрация обращения граждан осуществляется с помощью регистрационно-контрольной карточки, в которой необходимо заполнить основные реквизиты. В системе используется справочная информация заполненная на основании классификатора обращений граждан сформированного постановлением Кабинета Министров Украины №858 от 24.09.2008 Выделяются различные формы обращений: письменные, личный прием, выделение материальная помощи. На основании сформированных реестров обращений возможно формирование различных журналов, отчетов, анализов.
- Внедрение и использование автоматизированной системы электронного документооборота «КАИ-Документооборот» позволит: перейти на принципиально новый уровень регистрации входящей, исходящей, внутренней документации; повысить качество оперативного контроля исполнительной дисциплины; ускорить эффективное взаимодействие руководителей и исполнителей за счет быстрого обмена сообщениями и информацией; обеспечить полную автоматизацию процессов делопроизводства и позволит приблизиться к «безбумажной» технологии документооборота.