Download to read offline
Uploaded byГруппа компаний «Системы и Проекты»
Внедрение IRM archiveDoc
Документ описывает опыт и примеры внедрения системы электронных архивов IRM Archivedoc в различных секторах, включая правительство, строительство и страхование. Он охватывает процессы построения, ведения и использования архивов, включая потоковое сканирование, автоматизированное управление документами и гарантии их подлинности. Программа обеспечивает эффективный доступ и защиту архива, минимизируя затраты на хранение бумажных документов.
More Related Content
Внедрение IRM archiveDoc
- 1. IRM archiveDoc Опыти примеры решений построения и ведения Электронных архивов Гирич Владимир Ведущий руководитель проекта
- 2. ГОССЕКТОР КОММЕРЧЕСКИЙ СЕКТОР IRM archiveDoc Заказчики и проекты Правительство Москвы: Архив организационно-распорядительных документов Комитет государственного строительного надзора города Москвы: Архив проектной документации Московская телекоммуникационная корпорация «КОМКОР»: Архив бухгалтерских документов Страховая компания «Оранта»: Архив договоров страхования
- 3. IRM archiveDoc Структурнаясхема Архивисты Сотрудники организации Удаленные пользователи Электронный архив IRM archiveDoc Шина интеграции данных Производственные системы ERP CRM ECM CAD Потоковое сканирование Загрузка книг поступления (MS Office) Текущий ввод
- 4. IRM archiveDoc Построениеи заполнение архива Архив Правительства Москвы • Потоковое сканирование организационно- распорядительных документов, создание массива графических файлов (60 000 файлов формата tif) • Индексирование массива электронных образов документов, создание информационного ресурса (база .mdb с индексными данными) • Загрузка информационного ресурса в архив (согласно утвержденной номенклатуре дел)
- 5. IRM archiveDoc Ведениеи использование архива Архив Правительства Москвы • Исполнение внутренних запросов в архив • Исполнение внешних запросов в архив (физические и юридические лица) • Формирование описей для передачи дел в Главархив • Формирование актов об уничтожении дел • Отслеживание статуса архивных дел (в подразделении, в архиве организации, передано на постоянное хранение, уничтожено по акту)
- 6. IRM archiveDoc Построениеи заполнение архива Московская телекоммуникационная корпорация «КОМКОР» • Потоковое сканирование счетов- фактур, создание массива графических файлов (50 000 файлов формата tif) • Загрузка бухгалтерских документов в архив с помощью модуля индексации IRM archiveDoc
- 7. IRM archiveDoc Построениеи заполнение архива Страховая компания «Оранта» 500 000 договоров страхования в год • Ретроконверсия архива бумажных страховых полисов (потоковое сканирование и загрузка с использованием штрих кодов для дел и мест хранения – папок и боксов) • Распознавание страховых полисов (ABBYY Recognition Server) • Автоматизированная регистрация и сканирование текущих договоров страхования в офисах продаж (порядка 300 000 договоров в год) • Автоматизированная передача договоров страхования из офисов продаж в архив по сдаточным описям
- 8. IRM archiveDoc Ведениеи использование архива Страховая компания «Оранта» • Прием договоров страхования из офисов продаж) • Автоматизированная обработка запросов в архив (выдача копий страховых полисов) • Учет выдачи оригиналов договоров страхования по запросам инспектирующих органов • Учет мест хранения договоров (папки, боксы) • Передача договоров на постоянное хранение (Iron Mountain)
- 9. IRM archiveDoc Построениеи заполнение архива Комитет государственного строительного надзора города Москвы 130 000 дел с проектной документацией • Конвертация и загрузка в архив данных из Книг поступления проектной документации(MS Excel, 130 000 дел) • Автоматическое заполнение справочника проектов и справочника организаций • Автоматическая привязка архивных дел к строительным проектам • Автоматическая передача электронных документов в архив из производственной АИС согласно номенклатуре дел подразделений
- 10. IRM archiveDoc Ведениеи использование архива Комитет государственного строительного надзора города Москвы • Прием проектной документации от застройщиков • Автоматическое пополнение архива документами из производственной системы • Исполнение внутренних запросов в архив • Исполнение внешних запросов в архив (физические и юридические лица) • Просмотр сотрудниками МГСН электронных документов из интерфейса производственной системы • Выдача дел во временное пользование (в том числе по запросам инспектирующих органов) • Отчеты по поступлению и использованию дел архива • Подготовка описей для передачи дел на постоянное хранение в Главархив • Отслеживание статуса архивных дел (в подразделении, в архиве организации, передано на постоянное хранение)
- 11. IRM archiveDoc Электронныйарихив и безбумажные технологи Документы создаются и существуют только в электронном виде Подлинность документов гарантируется электронной подписью За счет интеграции документы, изначально созданные в системах электронного документооборота, попадают в систему автоматически Оперативный доступ к электронным копиям бумажных документов и к документам, первоначально созданным в электронном виде (например, CAD/CAM и т.п.) Использование документов архива осуществляется из клиентских мест сотрудников или из производственных систем Документы передаются на постоянное хранение (в Главархив) в электронном виде
- 12. IRM archiveDoc Основныевозможности Строго регламентированный доступ к документам архива, надежная защита от подмены документов Минимизация времени и трудозатрат на поиск требуемых документов (поиск по штрих-коду, реквизитам и распознанному тексту) Обеспечение гарантированной доступности и удобства использования необходимых документов Безопасное хранение и передача электронных копий документов по зашифрованным каналам связи Гарантированное обеспечение подлинности документов за счет использования электронной подписи Автоматический учет движения документов: поступления, выдачи во временное пользование, передачи на постоянное хранение или уничтожения
- 13. IRM archiveDoc Основныевозможности Обеспечение целостности и сохранности бумажного фонда: вместо бумажных документов по запросам выдаются их электронные копии Сокращение затрат на содержание помещений для хранения традиционных архивов бумажных документов, а также на обеспечение в них необходимых технических и климатических условий, требующихся для долговременного хранения документов без риска их порчи или безвозвратной потери Ведение архивных фондов, описей и дел, управление номенклатурой Регламентированный (ограниченный правами) оперативный доступ к документам электронного архива Поиск дел и документов в электронном архиве по реквизитам, штрих-коду, распознанному тексту
- 14. IRM archiveDoc Основныевозможности Потоковое сканирование, распознавание и индексация документов (с использованием ABBYY Recognition Server) Хранение электронного контента, созданного в различных прикладных программных приложениях, с сохранением оригинальных форматов документа, включая цифровые аудио- и видеоматериалы Встроенное средство для просмотра и печати документов распространенных графических и текстовых форматов Формирование и печать сдаточных и сводных описей, актов о выделении дел к уничтожению Управление местами хранения дел организации, учет перемещения архивных дел Реализация доступа к хранилищу из внешних программных приложений, интеграция с программно-аппаратными комплексами долговременного хранения электронного контента
- 15. IRM archiveDoc Ключевыепреимущества Привязка архивных дел и документов к проектам (например, проектам строительства) с последующим поиском и группировкой по проектам Общие и личные папки для размещения документов Перемещаемые места хранения архивных дел и документов Автоматизированное комплектование дел в архиве Интеграция с внешними СЭД, производственными и учетными системами
- 16. IRM archiveDoc Ключевыепреимущества • Автоматизированная выдача дел во временное пользование • Централизованное хранение и регламентированный защищенный доступ к документам из удаленных офисов • Обработка запросов к архиву - настраиваемый бизнес-процесс • Передача документов по защищенным каналам связи с шифрованием (даже по локальной сети) • Хранение версий документов
- 17. IRM archiveDoc СПАСИБОЗА ВНИМАНИЕ Гирич Владимир Ведущий руководитель проекта