Серия вебинаров организованная совместно с центром образования Дитад.
Актуальные вопросы вебинара:
Документы оцифровываются, документы копируются, документы рождаются в электронном виде:
Как обеспечить их хранение и использование?
Какими свойствами должна обладать платформа электронного архива?
Почему ЕСМ — это не СЭД?
На вебинаре вы познакомитесь со свежей практикой создания систем электронных архивов (СЭА) в государственном и коммерческом секторе:
Особенностями СЭА управленческой, финансовой и технической документации
Базовыми различиями локальных, общекорпоративных и облачных систем
Аспектами выбора платформ в условиях импортозамещения
Если вам не удалось посетить вебинар, посмотрите его видео запись https://www.youtube.com/playlist?list=PLRshm0T_YgA9HIb050G8zM7xfA2nflAlV
Обеспечение централизованной обработки документации в ОЦО группы «ФосАгро»Корпорация ЭЛАР
Автоматизация процесса обработки финансовых и кадровых документов и обеспечение оперативного доступа к ним. Консолидированное хранилище скан-образов и электронных документов. Интеграция с корпоративными учетными системами (Oracle E-business Suite). Оценка проследить эффективности учетных процессов. Подбор отчетных документов. Результаты и преимущества.
Полный перечень функций 2017 года передовой российской системы автоматизации государственных и муниципальных архивов:
- Читальный зал и стол справок
- Коннектор к ЕПГУ и ЕСИА
- Платные услуги архивов
- Прием на хранение электронных документов от организаций - источников комплектования
- RFID-учет
- Облачные конфигурации
- Создание Единых региональных систем автоматизации архивов
На основе ЭЛАР Саперион с 1998 года в России создано более 300 информационных систем. Объем хранимых в них документов исчисляется миллиардами, а количество пользователей — десятками тысяч. Электронные архивы, территориально распределенные интегрированные хранилища, центры обработки документов и данных успешно работают в Администрации Президента РФ, большинстве федеральных министерств и ведомств, региональных правительствах, компаниях «Газпром», «Лукойл», «ТАНЕКО», «ФосАгро», «ОМК», «КОМОС ГРУПП», «ЕвроХим», «СУЭК» и во многих других организациях.
Элар Саперион. Единая корпоративная система управления электронными документа...Корпорация ЭЛАР
ЭЛАР Саперион — программное обеспечение, предназначенное для организации работы с документами, автоматизации их сбора и обработки, создания и управления единым электронным архивом предприятия.
К основным функциям и свойствам системы относятся:
- Централизованная обработка и ввод документов
- Единые принципы хранения документов
- Интеграция документов и данных
- Высокая масштабируемость
- Репликация в территориально распределенных системах
- Синхронизация хранения бумажных и электронных документов
- Версионность и дедубликация
- «Многоквартирный» электронный архив
- Защищенная совместная работа с документами
Данная программа разработана на новой платформе «1С:предприятие 8.2» и является качественно новой преемницей программного продукта «1С:Архив 5». Применяется для управления документооборотом предприятия.
Обеспечение централизованной обработки документации в ОЦО группы «ФосАгро»Корпорация ЭЛАР
Автоматизация процесса обработки финансовых и кадровых документов и обеспечение оперативного доступа к ним. Консолидированное хранилище скан-образов и электронных документов. Интеграция с корпоративными учетными системами (Oracle E-business Suite). Оценка проследить эффективности учетных процессов. Подбор отчетных документов. Результаты и преимущества.
Полный перечень функций 2017 года передовой российской системы автоматизации государственных и муниципальных архивов:
- Читальный зал и стол справок
- Коннектор к ЕПГУ и ЕСИА
- Платные услуги архивов
- Прием на хранение электронных документов от организаций - источников комплектования
- RFID-учет
- Облачные конфигурации
- Создание Единых региональных систем автоматизации архивов
На основе ЭЛАР Саперион с 1998 года в России создано более 300 информационных систем. Объем хранимых в них документов исчисляется миллиардами, а количество пользователей — десятками тысяч. Электронные архивы, территориально распределенные интегрированные хранилища, центры обработки документов и данных успешно работают в Администрации Президента РФ, большинстве федеральных министерств и ведомств, региональных правительствах, компаниях «Газпром», «Лукойл», «ТАНЕКО», «ФосАгро», «ОМК», «КОМОС ГРУПП», «ЕвроХим», «СУЭК» и во многих других организациях.
Элар Саперион. Единая корпоративная система управления электронными документа...Корпорация ЭЛАР
ЭЛАР Саперион — программное обеспечение, предназначенное для организации работы с документами, автоматизации их сбора и обработки, создания и управления единым электронным архивом предприятия.
К основным функциям и свойствам системы относятся:
- Централизованная обработка и ввод документов
- Единые принципы хранения документов
- Интеграция документов и данных
- Высокая масштабируемость
- Репликация в территориально распределенных системах
- Синхронизация хранения бумажных и электронных документов
- Версионность и дедубликация
- «Многоквартирный» электронный архив
- Защищенная совместная работа с документами
Данная программа разработана на новой платформе «1С:предприятие 8.2» и является качественно новой преемницей программного продукта «1С:Архив 5». Применяется для управления документооборотом предприятия.
Снижение затрат на услуги внеофисного архивного хранения за счет внедрения эл...LANIT
Снижение затрат на услуги внеофисного архивного хранения за счет внедрения электронного архива на базе интегрированного решения
OpenText и ABBYY Recognition Server
Система электронного документооборота на базе платформы Open TextRAMEC
ЗАО “РАМЭК-ВС”, один из ведущих российских системных интеграторов полного цикла, в связи с существующим трендом на рынке по переходу на безбумажные технологии документоорота частных компаний и государственных органов, предлагает своим заказчикам Систему электронного документооборота (СЭД), а также целый ряд готовых решений на платформе Open Text.
Платформа «Корпоративная система электронного документооборота» (КСЭД) предназначена для создания приложений комплексной автоматизации документооборота и делопроизводственной деятельности структурных подразделений предприятия, организации централизованного хранения неструктурированной информации и предоставления регламентированного доступа пользователей к этой информации.
Платформа обеспечивает выполнение следующих функций:
- регистрация документов на унифицированных формах, карточках с указанием основных реквизитов документов и автоматическим присвоением документам регистрационных номеров;
- обеспечение визуальной среды для создания и редактирования этапов согласования и подписания проектов документов;
- организация рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;
- контроль над прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки. Обобщение сведений о ходе и организации контроля над работой с документами в структурных подразделениях;
- контроль целостности документов и сохранности реквизитов документов;
- расширенный и полнотекстовый поиск документов;
- формирование отчетов по движению и исполнению документов, получение статистических и аналитических сведений о документообороте предприятия;
- маршрутизация заданий, предусматривающая использование шаблонов маршрутов или задание новых маршрутов, автоматическая доставка уведомлений о смене состояния задания, автоматическая рассылка извещений о приближении окончания срока исполнения задания;
- организация централизованного хранения электронных документов предприятия.
Презентация "1С:Документооборот на интерфейсе ТАКСИ – легкое решение"Helen Kopteva
Компания "Кодерлайн" провела вебинар "1С:Документооборот на интерфейсе ТАКСИ – легкое решение". Предлагаем презентацию, которую подготовил ведущий вебинара Андрей Куканов.
Презентация «1С:Документооборот. Обзор возможностей для конкретных областей п...Iuliia Usatiuk
Данная презентация была подготовлена Андреем Кукановым ("Кодерлайн") для вебинара «1С:Документооборот. Обзор возможностей для конкретных областей применения». Речь шла о конкретных областях применения 1С:Документооборот (Канцелярия, Архив, Совещания, Проекты, Служебные записки, Приказы и т.д.), функциональных возможностях и настройках программы.
Комплексная система электронного документооборотаКРОК
КРОК предлагает реализовать на базе продуктов EMC Documentum комплексную систему электронного документооборота собственной разработки.
Подробней на http://www.croc.ru/promo/doc/
ОЦО: Решение на базе ECM платформы LanDocs и ABBYY FlexiCapture LANIT
http://landocs.ru/system/solutions/
Реализация проекта объединенного центра обслуживания (ОЦО) позволит повысить скорость обработки документов, сократить количество ошибок в документах и в результате снизить расходы на хранение и обработку документов до 30% за счет того, что:
ОЦО размещается в экономически выгодном регионе (учитывая стоимость аренды, стоимость необходимых специалистов на рынке труда и т.д.);
Основные действия с документами проводит штат квалифицированных специалистов непосредственно в ОЦО;
Сотрудники в филиале осуществляют минимальные действия с документом, например, сканируют и отправляют в ОЦО;
Внедряются технологии (например, электронная подпись) и разрабатываются регламенты, которые позволяют отказаться от пересылки бумажных документов.
Снижение затрат на услуги внеофисного архивного хранения за счет внедрения эл...LANIT
Снижение затрат на услуги внеофисного архивного хранения за счет внедрения электронного архива на базе интегрированного решения
OpenText и ABBYY Recognition Server
Система электронного документооборота на базе платформы Open TextRAMEC
ЗАО “РАМЭК-ВС”, один из ведущих российских системных интеграторов полного цикла, в связи с существующим трендом на рынке по переходу на безбумажные технологии документоорота частных компаний и государственных органов, предлагает своим заказчикам Систему электронного документооборота (СЭД), а также целый ряд готовых решений на платформе Open Text.
Платформа «Корпоративная система электронного документооборота» (КСЭД) предназначена для создания приложений комплексной автоматизации документооборота и делопроизводственной деятельности структурных подразделений предприятия, организации централизованного хранения неструктурированной информации и предоставления регламентированного доступа пользователей к этой информации.
Платформа обеспечивает выполнение следующих функций:
- регистрация документов на унифицированных формах, карточках с указанием основных реквизитов документов и автоматическим присвоением документам регистрационных номеров;
- обеспечение визуальной среды для создания и редактирования этапов согласования и подписания проектов документов;
- организация рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;
- контроль над прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки. Обобщение сведений о ходе и организации контроля над работой с документами в структурных подразделениях;
- контроль целостности документов и сохранности реквизитов документов;
- расширенный и полнотекстовый поиск документов;
- формирование отчетов по движению и исполнению документов, получение статистических и аналитических сведений о документообороте предприятия;
- маршрутизация заданий, предусматривающая использование шаблонов маршрутов или задание новых маршрутов, автоматическая доставка уведомлений о смене состояния задания, автоматическая рассылка извещений о приближении окончания срока исполнения задания;
- организация централизованного хранения электронных документов предприятия.
Презентация "1С:Документооборот на интерфейсе ТАКСИ – легкое решение"Helen Kopteva
Компания "Кодерлайн" провела вебинар "1С:Документооборот на интерфейсе ТАКСИ – легкое решение". Предлагаем презентацию, которую подготовил ведущий вебинара Андрей Куканов.
Презентация «1С:Документооборот. Обзор возможностей для конкретных областей п...Iuliia Usatiuk
Данная презентация была подготовлена Андреем Кукановым ("Кодерлайн") для вебинара «1С:Документооборот. Обзор возможностей для конкретных областей применения». Речь шла о конкретных областях применения 1С:Документооборот (Канцелярия, Архив, Совещания, Проекты, Служебные записки, Приказы и т.д.), функциональных возможностях и настройках программы.
Комплексная система электронного документооборотаКРОК
КРОК предлагает реализовать на базе продуктов EMC Documentum комплексную систему электронного документооборота собственной разработки.
Подробней на http://www.croc.ru/promo/doc/
ОЦО: Решение на базе ECM платформы LanDocs и ABBYY FlexiCapture LANIT
http://landocs.ru/system/solutions/
Реализация проекта объединенного центра обслуживания (ОЦО) позволит повысить скорость обработки документов, сократить количество ошибок в документах и в результате снизить расходы на хранение и обработку документов до 30% за счет того, что:
ОЦО размещается в экономически выгодном регионе (учитывая стоимость аренды, стоимость необходимых специалистов на рынке труда и т.д.);
Основные действия с документами проводит штат квалифицированных специалистов непосредственно в ОЦО;
Сотрудники в филиале осуществляют минимальные действия с документом, например, сканируют и отправляют в ОЦО;
Внедряются технологии (например, электронная подпись) и разрабатываются регламенты, которые позволяют отказаться от пересылки бумажных документов.
ОЦО: Решение на базе ECM платформы LanDocs и ABBYY FlexiCapture
Similar to Вебинар: Электронный архив: от статичного хранилища к динамичной документной поддержке текущей деятельности. Стратегии применения ЕСМ-платформ
General presentation for electronic document management systems (ProNet)Natasha Zaverukha
Typical problems in enterprise the document circulation organization
Which means you can solve the problem of paper documents?
Benefits of implementing the electronic document management systems
PRONET approach to implement the electronic document management systems
Автоматизированная информационная система «Электронное дело»КРОК
АИС «Электронное дело» предназначена для оперативного формирования электронного хранилища документов судебных дел, рассматриваемых в Арбитражном суде г.Москвы. Система позволяет получить электронный аналог бумажного судебного дела.
Similar to Вебинар: Электронный архив: от статичного хранилища к динамичной документной поддержке текущей деятельности. Стратегии применения ЕСМ-платформ (20)
Автоматизированная информационная система «Электронное дело»
Вебинар: Электронный архив: от статичного хранилища к динамичной документной поддержке текущей деятельности. Стратегии применения ЕСМ-платформ
1. От статичного
хранилища к динамичной
документной поддержке
текущей деятельности.
Стратегии применения
ЕСМ-платформ
2. И это только начало
20.04.2016
«От бумажных документов к электронным: почему компании заказывают
оцифровку и как обосновывают? Примеры ROI»
Зачем?
Как с этим жить?
Как сделать?
26.04.2016
«Текущий ввод документов и оцифровка архивов:
какие технологии выбрать?»
27.04.2016
«Электронный архив: от статичного хранилища к динамичной документной
поддержке деятельности. Стратегии применения ЕСМ»
«Как создать электронный архив в современных условиях»
• Теория от ведущих экспертов по управлению документами
• Практическая реализация от специалистов ЭЛАР
Серия вебинаров
24-26 мая 2016 года
3. Зачем нам все это? 3
1
2
3
4
5
6
Затраты на аренду
или неэффективное
использование собственных
площадей
Стремительный рост
объемов информации
и документов, поступающих
от контрагентов
Существенные
расходы на обработку
документов
Сложность поиска
и формирование подборок
документов
Длительные аудиторские
и прочие проверки и
штрафные санкции
Неэффективное
расходование времени
высококвалифицированных
кадров
4. Основные цели при реализации проекта 4
1 Снизить расходы на обработку, хранение и логистику финансовой
первичной и прочей документации
Сократить время передачи документов из филиалов в головную
компанию или подразделение
Исключить возможность утери документов
Снизить штрафные санкции и ускорить процессы проведения
проверок
Обеспечить регламентированный доступ к электронным
документам
Оптимизировать работу персонала
2
3
4
5
6
8. Создание централизованного хранилища
и исключение движения бумаги
8
«Мы для себя в холдинге поняли,
что будем строить единую
модель учетной функции и
систематизировать процесс
обработки и хранения
первичных документов.
Философия была в том, что
документы, отданные в службу
единого окна, дальше не
двигаются никуда»
А. В. Митенков. Директор по
информационным технологиям
ОМК, генеральный директор
ООО «ОМК-Аудит».
9. Ввод и индексирование документов
Источники
• Сетевые папки
• Сканеры
• Информационные
системы
Методы
• Ручное индексирование
• Пакетное индексирование
• Полуавтоматическое индексирование
• Связывание документов
• Автоматические
9
10. Исключение передвижения
документов
Головная компания
Региональный
центр
10Филиалы/ Магазины /
Поставщики
Филиалы/ Магазины /
Поставщики
Филиалы/ Магазины /
Поставщики
Филиалы/ Магазины/ Поставщики:
сбор и проверка комплектности
Филиалы:
• Сканирование, обработка, распознавание
и индексирование документов
• Учет и хранение оригиналов документов
Головная компания:
• Регистрация документов
• Формирование проводок (для фин
документов)
• привязка копий документов к учетной
системе
Региональный
центр
11. Подтверждение на практике
Если раньше компания тратила значительные
средства и время на пересылку документов,
причем вес пересылаемых или перевозимых
документов исчислялся тоннами, то теперь
передача отсканированных документов, поиск
документов и передача внешним системам
происходит в электронном архиве в режиме
реального времени»
Яценко С. Г., Начальник отдела системы
электронного архива ОАО «СУЭК».
11
Головная компания
Региональный
центр
11Филиалы/ Магазины /
Поставщики
Филиалы/ Магазины /
Поставщики
Филиалы/ Магазины /
Поставщики
Региональный
центр
12. Индексирование документов:
создание регистрационной карточки
Ввод документов из различных
источников:
• Файловая система или сетевые папки
• Информационные системы
Методы загрузки файлов в систему:
• Ручной ввод
• Автоматическая поточная загрузка
• Интеграция с модулями распознавания
текста и штрих-кодов
12
14. Пакетное индексирование документов
Позволяет ускорить обработку пакетов
документов с одинаковыми атрибутами.
Например, сумма, юр. лицо, договор и т.п.
Пользователь один раз заполняет общие
атрибуты документа и в последствии они
автоматически подставляются в поля карточки
документа
Нет необходимости в повторном ручном вводе
одинаковых значений.
14
15. Контроль дубликатов документов
При обнаружении совпадений
система предлагает сравнить
похожие документы и их
атрибутивные данные
Пользователь может:
• заменить документ
• Отложить решение
• Добавить документ в
начало или конец
пакета
При загрузке документов в электронный архив автоматически производится проверка
атрибутивной информации и штрих-кодов
15
16. • Проверка связи счета-фактуры с товарной накладной по
следующим полям: наименование товара, Грузоотправитель,
Грузополучатель, Сумма с учетом НДС.
• Сравнение между счетом-фактурой и ТОРГ-12
• Если итоговая сумма всех счетов-фактур пакета не совпадает с
суммой всех ТОРГ-12 пакета, выполняется сравнение данных
каждого документа с итоговой суммой приходного ордера.
• Сканирование и распознавание сложных по структуре
документов, счетов, счетов-фактур, товарных накладных и
т.д.
• Автоматическое определение типа документа и полей для
распознавания
• Верификация и контроль качества распознавания документов
• Загрузка распознанных данных в учетные и ERP системы
• Загрузка документов в электронный архив
16Использование технологий автоматического
распознавания документов
17. Сокращение затрат на обработку документов
• Заимствование индексных данных из файлов приложений
(word, excel, pdf и т.д.)
• Автоматическое заполнение карточки документа
в электронном архиве
• Автоматическое извлечение атрибутивной информации
из названий файлов созданных по определенному шаблону
и заполнение карточки в электронном архиве
• Полнотекстовое индексирование
FLR– Исполнить
1A01 – Этап строительства
ВИСБ – объект
10042012 - дата
Pdf – тип документа
17
Этап ОбъектИсполнитель Дата
1А01FLR ВИСБ 10042012 .pdf
Расширение
20. Принципы хранения документов
• Единицей хранения может быть один
документ или несколько структурированных
документов
• Для каждого документа в системе создается
электронная карточка, содержащая его
атрибутивную информацию
• К одной карточке документа может быть
привязано несколько типов файлов
• Документы могут быть объединены в
пакеты (счет-фактура, товарная накладная,
акты и т.д.) или привязаны к одному документу
(например, к договору)
• Размещены в структуре папок
20
21. Поддержка версионности
• Создание новой версии документа
при изменении
• Ведение полной истории изменения
документа, протоколирование действий
(кто и какие изменения внес)
• Ведение истории изменения карточки
документа
• Возможность просмотра версий документа,
возврат к предыдущей версии
21
22. 22
Универсальная система.
Танеко – самостоятельное развитие ECM
Контрактная документация
Бухгалтерская документация
Локальные акты
Законодательная и нормативно-
техническая документация
Отчеты по реализации Проекта
Исполнительно-техническая
документация
Аудиты по охране труда
Документация по эксплуатации НПЗ
Сосуды и аппараты
Объекты недвижимости и т.д
23. Управление политиками хранения 23
Саперион обеспечивает гарантированную сохранность документов на всем протяжении
его жизненного цикла, в соответствии с политиками и сроками хранения принятыми в отрасли
или конкретной организации:
• Назначение и управление сроками хранения по типам документов
• Отслеживание обращений к документам и при спаде их
количества, перемещение документов на более дешевые
носители или «в offline».
• Деление жизненных циклов документов на фиксированные сроки и
сроки, определяемые событиями
• Управление электронными и бумажными документами
• Управление политиками администрирования документов
• Блокировка документов на изменение или удаление в ходе
процесса аудита
• По истечении определенного срока автоматическое исключение
из общего доступа или перемещение документов в «offline»
• Ведение всей истории работы с документами.
24. Модель управления документированной информацией 24
Место хранения Срок хранения
Ответственностьзаобработку/хранениеИспользуемыеинформационныесистемы
Измерение 4:
Архивное хранение и
уничтожение документа
Измерение 3:
Оперативное хранение
документа
Измерение 2:
Исполнение документа
Измерение 1:
Создание документа, дела
Бизнес-
приложения
Рабочее место
До
завершения
создания
Работник
Работник
ССП
Архив Банка
1 год после
завершения
исполнения
До
завершения
исполнения
От 1 года до ∞
Эл. архив
Бизнес-
приложения
Бизнес-
приложения и
Эл. архив
Офис Банка
Архивохранилище
Банка
Офис Банка
• учет документов на всех стадиях
жизненного цикла
• поиск места хранения бумажного
оригинала документа
• выделение к уничтожению дел с
истекшим сроком хранения
26. Надежное хранение данных
Формат хранения
• Хранение файлов распределенной
файловой иерархии
• Шифрование документов
и структуры хранилища
• Контроль целостности хранилища
26
• Долговременное хранение в течение заданных сроков
• Автоматическое резервное копирование
• Защита от случайного удаления
• Оптимизация мощностей
• Обеспечение отказоустойчивых конфигураций
• Односторонняя / двухсторонняя
репликация данных
• Сжатие данных
27. Конвертация документов в PDF формат
Массовое преобразование большинствоа
типов файлов в PDF формат:
• Документы Microsoft Office
• Старые версии Microsoft Office
• TXT
• WordPerfect
• HTML
• Outlook (MSG)
• Графические изображения (TIFF, JPEG, PNG, JBIG2,
JPX, GIF, BMP, и др.)
27
28. Сжатие документов
Саперион обладает встроенными инструментами и алгоритмами сжатия объема документов
без потери их качества. Компрессия документов до 5 раз в зависимости от форматов
документов.
• Процессы компрессии и декомпрессии выполняются
автоматически независимо от остальных процессов, например,
для страницы A4 занимают менее секунды.
• Технологически возможно сжатие черно-белых и цветных
файловых изображений в соответствии со стандартами ITU,
четвертой группой алгоритма сжатия. Форматы JPEG, JPEG 2000,
LEAD предназначены для цветных изображений и устойчивы к
потерям данных.
• Саперион сжимает файлы приложений и OLE-объекты с помощью
ZIP- технологии до 5 раз.
28
31. Формирование отчетов 31
• Подробный отчет о всех действиях
пользователей
• Отчет по отдельным действиям
исполнителей / подразделений
• Перечень документов, у которых истек
нормативный срок хранения в
Центральном архиве
• Отчет о сверке фактических и
нормативных сроков исполнения
документов в каждом подразделении
• Отчет о расхождениях между
переданными
и полученными документами при
операциях
приема-передачи
• Отчет о недостающих документах и т.д.
32. Обработка и анализ отчетов
• Объемы введенных
в электронный архив
документов,
• в разрезе дат, видов
документов,
и участков ввода
• Количество обработанных
документов, работниками
в разрезе дат, сотрудников,
отделов
32
34. Контроль целостности архива документов
В Саперион предусмотрена функция автоматической проверки
доступности документов в электронном архиве:
• Существует ли документ на носителе
• Возможность загрузки документа
• Возможность декомпрессии документа
• Визуальное отображение
34
35. Применение KPI на основе отчетов
На основании системы электронного
архива формируется отчет по KPI для
центров учета: отслеживается,
сколько документов и в какие сроки
они обрабатывается сотрудниками.
35
36. Шифрование документов
• Для создания особых фондовразделов хранения документов «с грифом»
• В инфраструктуре СЭА – при использовании незащищенных каналов связи
для транспорта или репликации документов, содержащих
конфиденциальные или персональные данные
• При выгрузке конфиденциальных документов вовне контура защиты –
отправка или обмен с внешними контрагентами
Алгоритмы шифрования (КриптоПро) соответствуют ГОСТ 28147-89 и ГОСТ
Р 34.10-2012.
36
37. Реализация криптозащиты
• Двухуровневое шифрование обеспечивает надежную защиту при высокой
производительности: Ключ документа всегда шифруется на ключе
пользователя
• Выбор конкретной схемы криптозащиты производится на основе
специфики защищаемого ресурса и требований Заказчика:
• Схема А – индивидуальный ключ шифрования для каждого документа,
зашифрованный на ключах пользователей
• Схема Б – общий ключ для защищаемых документов, зашифрованный на
ключах пользователей
37
38. Схема А – Отдельные «документные» ключи
• Уровень I – для каждого документа
генерируется свой ключ, им шифруется
документ в хранилище
• Уровень II – «документные» ключи
шифруются на ключах пользователей,
имеющих право доступа к документу
+ Высокий уровень защиты
+ Компрометация «документного» ключа
вызывает риск только для одного документа
- При замене ключей пользователей требуется
перешифровать много «документных» ключей
38
39. Схема Б – Общий ключ шифрования
Уровень I – все документы шифруются на
одном ключе
Уровень II – «документный» ключ
шифруется для пользователей на их ключах
+ Простота администрирования, равный
доступ к защищаемым документам для всех
пользователей
+ При замене пользовательских ключей
перешифровывается общий ключ – одна
операция для каждого пользователя
- Компрометация документного ключа
приводит к необходимости перешифровать
все документы фонда
39
41. Доступ к документам из разных
интерфейсов и систем
41
Сторонние ИС
Web и мобильный доступ
«Толстый» клиент
41
42. Поисковые возможности
• Одной строкой по всему
разделу/всему хранилищу
(в соответствии с правами доступа)
• По индексным полям
• Контекстный поиск
• По тексту документа
• По рубрикатору
• Используя классификаторы
и справочники
• С помощью логических операндов
42
43.
44. Работа с результатами поиска
• Отображение количества найденных документов
• Графическое отображение количества вхождений
искомого слова (при полнотекстовом поиске)
• Поиск в найденном, уточнение запроса
• Сортировка документов
• Сохранение в избранное (один или несколько
документов)
• Сохранение ранее выполненных запросов
• Использование папок поиска (преднастроенные
запросы)
44
45. Работа с результатами поиска
• Выделение нескольких документов для выполнения
над ними групповых операций
• Объединение документов в пакеты
• Единичная и массовая выгрузка документов
• сохранение на диск в исходном формате
• сохранение на диск с учетом структуры
• сохранение на диск с выбором формата
• Выборочная выгрузка документов с сохранением
структуры в ZIP архиве
45
46. 46
• Встроенные средства Саперион позволяют
просматривать наиболее часто используемые типы
файлов: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, MSG, PDF, TXT, TIF, JPG,
PNG, BMP, GIF и др.
• Саперион позволяет наносить на документы, как на
графические изображения, так и файлы офисных
приложений различные комментарии:
• Заметки
• Маркер
• Стрелки
• Штампы
Встроенные средства просмотра
47. Использование гиперссылок
• Создание гиперссылок внутри документа
• Файлы приложений
• Графические изображение
• Гиперссылки между документами
• Отправка документа или ссылки на документ:
• Отправка внутри компании с аутентификацией
• Ссылка внутри компании для запуска Web клиента Саперион
(есть возможность просмотра и редактирования)
• Отправка вовне ссылку на документ для открытого скачивания
47
48. Вызов и просмотр документов
из других информационных систем
• Доступ к конкретному
документу, привязанному
к записи в сторонней ИС
• Доступ к набору или пакету
документов, например,
по определенной хозяйственной
операции
• Возможность формирования
подборок документов
из сторонней ИС
48
49. • Привычный интерфейс доступа
к документу
• Сокращение объемов текущих баз данных
(«разгрузка»)
Интеграция с прикладными системами 49
52. Работа с крупноформатными
документами
Можно приводить десятки примеров, как информационные технологии меняют нашу жизнь. Но
самой архаичной и тяжелой ношей для подавляющего большинства российского бизнеса по-
прежнему является бумажное сопровождение каждой хозяйственной транзакции: от отгрузки
товара, до обмена мнений по каким-то договорным отношениям с помощью официальных писем.
Каждое предприятие имеет бумажный архив, в котором чаще все бывает очень нелегко найти
нужный документ. Что уж говорить о проектной документации? В процессе проектирования здания
или сооружения количество вариаций одного и того чертежа может достигать сотен (пример:
Хабаровск, Ерофей-арена, 194 корректировки раздела КР). На самом деле люди устроены так, что
слишком многое остается за пределами сухих строчек официальных документов: неформальные
договоренности, подразумеваемые умолчания, тотальное несоответствие написанного на бумаге с
действительностью: можно привести массу умопомрачительных историй из жизни крылатой
фразы «бумага все стерпит». И самое противное – то, что по прошествии даже небольшого
периода времени практически невозможно восстановить полную картину событий, потому что
память в таких случаях «подводит».
52
53. Визуализация крупноформатных
документов
Неудобства, связанные с просмотром, могут вызвать негатив у сотрудников и
свести на нет преимущества использования электронного хранилища
Интерактивные панели с технологиями
«тачскрин» и «мультитач»
Интерактивные столы, интерактивные стены
54. Оптимизация просмотра
крупноформатных документов
54
• Отображаются растровые изображения (JPEG,
TIFF, PNG …)
• Изображение разделено на фрагменты «titles»
• Клиенту передается не всё изображение, а
только фрагменты, отображаемые на экране
• Изображение на фрагментах имеет заданный
масштаб
55. Работа с объемными документами
ОКБ Сухого хранение многогигабайтные
видеозаписи испытаний полетов
55
При потоковой загрузке система электронного архива
делит файлы
на сегменты.
Максимальный размер сегмента 4096 Мб.
Максимальное количество сегментов 65 000
Расчет: 4Гб*65 000= 260 000Гб 1024 = 253,91 Тб
Возможность хранения файлов до 250 ТБ
57. Централизованная архитектура
• Серверное оборудование Системы, развернуто только на
централизованной площадке.
• Вся работа с документами проводится в едином центре
учета.
• В филиалах (магазины, РЦРО, ФО) сотрудники выполняют
только сканирование и отправку документов в ЦУ (без
доступа в систему).
• Индексирование, загрузка документов и осуществление
хозяйственных операций на их основе выполняется только
в едином ЦУ.
СЕРВЕР УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ
БУХГАЛТЕР
АРМ
СКАНИРОВАНИЯ
ЦЕНТР УЧЕТА
УЧАСТКИ СКАНИРОВАНИЯ
СЕРВЕРА
СЭА
АРМ ВВОДА
ЦОД
НА ТЕРРИТОРИИ ЗАКАЗЧИКА
СЕРВЕР СУБД
ИНТЕГРАЦИЯ
58. Распределенная
• Концепция является промежуточным вариантом между
системой с единым центром учета и распределенной
системой.
• Серверное оборудование системы, развернуто только на
централизованной площадке.
• Работа с документами проводится как в едином центре
учета, так и в филиалах.
• На рабочих местах бухгалтеров в филиалах организуется
доступ к Системе через терминальный или web-доступ.
СЕРВЕР СУБД
СЕРВЕР УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ
СЕРВЕРА СЭА
БУХГАЛТЕР
АРМ ВВОДА
ИНТЕГРАЦИЯ
СЕРВЕРА СЭА
СЕРВЕР УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ
СЕРВЕР СУБД
БУХГАЛТЕР
АРМ
СКАНИРОВАНИЯ
ИНТЕГРАЦИЯ
РЕПЛИКАЦИЯ
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ОФИС
КЛЮЧЕВЫЕ ФИЛИАЛЫ
АРМ ВВОДА
АРМ
СКАНИРОВАНИЯ
59. 59
• Полная поддержка распределенной архитектуры
• Оптимизация мощностей
• Репликация данных
• Односторонняя/двусторонняя
• С возможностью «докачки»
в случае обрыва соединения
Территориально-распределенные конфигурации
60. Объединяет более 60 дочерних обществ ОАО «Газпром» по всей
территории РФ
• ДОУ центрального аппарата распределенного холдинга (ОРД,
кадры, договоры и т.д.)
• Электронный архив правоустанавливающих,
правоподтверждающих документов
на объекты недвижимого имущества
дочерних обществ
60
Единая система электронных архивов
Дочерних обществ ОАО «Газпром»
61. СЕРВЕР УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ
БУХГАЛТЕР
АРМ
СКАНИРОВАНИЯ
ЦЕНТР УЧЕТА
УЧАСТКИ СКАНИРОВАНИЯ
СЕРВЕРА
СЭА
АРМ ВВОДА
ЦОД НА ТЕРРИТОРИИ
ИСПОЛНИТЕЛЯ («ЭЛАР»)
СЕРВЕР СУБД
ИНТЕГРАЦИЯ
Облачный архив
• Серверное оборудование СЭА, арендуется Заказчиком и
развернуто в дата-центре Исполнителя.
• Операции индексирования документов и загрузку их в СЭА
выполняют специалисты Исполнителя – Операторы ввода.
• Сканирование документов и отправку их на загрузку в СЭА
выполняют Операторы сканирования Заказчика (в магазинах,
РЦРО, ФО).
• Осуществление хозяйственных операций на основании
загруженных в СЭА документов, осуществляют специалисты
Центра учета (ЦУ) Заказчика, которым организован доступ в
СЭА.
62. Облачный архив
1. Собственная инфраструктура организации
(рабочие места пользователей электронного
архива и информационные системы организации)
2. Сервисы доступа к ресурсам «облачного»
электронного архива (web-клиенты или
терминальные рабочие места с установленными
клиентами Саперион)
3. «Облачная» инфраструктура электронного архива
в дата-центре корпорации ЭЛАР (серверные
вычислительные мощности, системы хранения
данных и платформа Саперион)
62
65. Частное «облако» для крупных
компаний и министерств
Создание централизованного хранилища группы компаний
или министерства
Терминальный доступ филиалов/дочерних
обществ/подведомственных организаций
Снижение издержек за счет централизованной обработки
документопотоков
Эффективный контроль организаций
65
66. Универсальное хранилище электронных документов
К использованию
функциональности электронного
архива в своей повседневной
деятельности проявили интерес
и другие подразделения АО «ОГК-
1», которым также необходимо
иметь оперативный доступ
к документам по своему
направлению. Это позволяет
говорить о большом потенциале
по развитию и расширению
функциональных возможностей
внедренного решения».
Киров С.А., Заместитель
исполнительного директора по
экономике и финансам АО «ОГК-1»
68. Электронный архив – корпоративный стандарт
Среднее
наполнение архива
в день (количество
документов)
Количество документов
в архиве
на 11.11.2015
Кол-во активных
пользователей
Объем данных, Гб
ПБД 7 730 10 431 557 1 456 2 761
HR 537 215 557 57
СЭД 5 242 2 317 356 482
BW on HANA 467 42 554 67
Фотобанк 641 21 153 43
ИТОГО 13 196 10 343 555 1 456 3 410
68
69. Результаты
проекта
• Повышается скорость поиска документов и уровень релевантности
поисковых запросов, вследствие перехода к поиску в электронных
архивах по большому количеству реквизитов (вплоть до
полнотекстового поиска) вместо поиска в бумажных архивах,
упорядоченных по двум-трем реквизитам.
• Упрощаются процедуры отчетности. Не надо тратить время на
ручную подборку, сканирование, оформление и передачу документов
по запросу контролирующих служб
• Сокращается время между поступлением документа и его
отражением в учете, вследствие многократно возросшей скорости
движения электронного образа документа между участками учета
• Обеспечивается контроль прохождения документов, отслеживание
статусов. Весь процесс прохождения документа от момента его
поступления и ввода в систему до передачи на обработку
ответственному сотруднику становится абсолютно прозрачным.
• Сокращаются затраты на содержание и обслуживание бумажного
архива, в следствие снижения количества запросов к документам
• Снижаются риски потери и порчи документов, вследствие снижения
объемов использования «бумажных» документов.
70. Полный платный сертифицированный курс 70
• Ведущие эксперты ДИТАД и ЭЛАР расскажут последние изменения законодательства
в части обработки и хранения электронных документов
• Актуальные вопросы: Будут рассмотрены 8 практических советов по импортозамещению
• Рассмотрим различные информационные системы, на которых строят электронные
архивы. Плюсы и минусы технологий.
• На что обратить внимание при выборе системы электронного архива, что
необходимо, а что навязывается производителями.
• Рассмотрим более подробно проекты из различных отраслей.
• Впервые будут раскрыты финансовые показатели проектов.
Выгоды, возврат инвестиций
24/25/26 мая Регистрируйтесь!
www.ditad.ru
www.erm.ru
Курс модульный.
Авторы курса ведущие эксперты и специалисты отрасли