Полный перечень функций 2017 года передовой российской системы автоматизации государственных и муниципальных архивов: - Читальный зал и стол справок - Коннектор к ЕПГУ и ЕСИА - Платные услуги архивов - Прием на хранение электронных документов от организаций - источников комплектования - RFID-учет - Облачные конфигурации - Создание Единых региональных систем автоматизации архивов

1. АИС «ЭЛАР-Архив»
Комплексная автоматизация процессов деятельности
государственных, муниципальных архивов и органов
управления архивным делом
Александр Радченко,
Руководитель направления

2. Разработка и производство
профессиональной
сканирующей техники
Более 200 заказчиков среди архивных учреждений
на всей территории Российской Федерации
Основоположник и
лидер отрасли создания
цифровых электронных
ресурсов
Разработка и внедрение
средств автоматизации
архивной деятельности

3.  Российский продукт
Внесен в реестр отечественного ПО
 Модульная архитектура
Подбор и установка только необходимых вам подсистем
 Гарантированная поддержка
Оперативная техническая поддержка и адаптация
к изменениям законодательства и индивидуальным
потребностям учреждений
 Новации
Передовые технологии и решения в области
автоматизации архивной деятельности
и предоставления услуг (облачная реализация,
платные услуги, RFID и т.д.)
3
АИС
ЭЛАР-Архив

4. География АИС ЭЛАР-Архив
4
От минимальных решений для муниципальных архивов
до единых региональных систем автоматизации
 С 2008 года АИС внедрена
в ____ государственных
и ____ муниципальных
архивах

5. Ключевые особенности системы
 Единый WEB-интерфейс, авторизация и доступ
через браузер, облачная конфигурация
 Предоставление доступа к системе
неограниченному числу пользователей
 Детальная регламентация доступа к контенту,
управление и настройка процессов (ролей
пользователей, маршрутов согласования и т.д.)
 Встроенное средство просмотра графических,
аудио и видео файлов различных форматов
с функцией предпросмотра
 Защита электронных документов от копирования,
в т.ч. с применением водяных знаков и
маскированием фрагментов документов
 Управление бумажными и электронными
архивными фондами

6. Структура решений и презентации
1. Базовые функциональные подсистемы автоматизации деятельности
подразделений государственных и муниципальных архивов
2. Подсистема интеграции с ЕПГУ/РПГУ, ЕСИА и МФЦ для
предоставления архивных услуг в электронном виде
3. Подсистема предоставления платных архивных услуг и сервисов
4. Решение по организации приема на постоянное хранение
электронных документов от источников комплектования
5. Концепция и примеры создания единой автоматизированной
системы управления архивным делом субъекта РФ
6

7. 1. БАЗОВЫЕ ПОДСИСТЕМЫ
АВТОМАТИЗАЦИИ
7

8. Основные поддерживаемые области деятельности
АИС
ЭЛАР-Архив
Комплектование
• Формирование и ведение реестра организаций и
частных лиц - источников комплектования
• Планирование графика приема документов
• Обеспечение процесса проведения экспертизы
научной и практической ценности документов
(в т.ч. планирование деятельности ЭПК,
формирование протоколов и пр.)
• Формирование отчетно-статистической
документации по деятельности ЭПК.
Хранение
• Хранение архивных документов в соответствие с
нормативными документами и методическими
рекомендациями ВНИИДАД
• Формирование электронного фонда пользования.
• Учет выдачи и контроль движения документов,
ведение топографии мест хранения
• Ведение нефондовых каталогов кинодокументов,
видеодокументов, фонодокументов,
фотодокументов и фотоальбомов;
• Контроль проведения плановых работ.
Государственный учет
• Учет всех видов документации
(управленческая, документы по личному составу,
научно-техническая и пр.)
• Ведение уровней описаний «фонд – опись –
единица хранения - документ»
• Автоматизированное формирование архивных
учетных документов (списки фондов, описи,
топографический указатели и пр.)
• Взаимодействие с ПК «Архивный фонд»
Использование
• Ведение автоматизированного НСА
• Поиск архивных документов по ЕКДИ.
• Прием, учет и исполнение запросов,
в т.ч. в электронной форме.
• Обслуживание пользователей читальных залов,
в т.ч. онлайн
• Формирование статистики востребованности
архивных документов и прочей отчетности.
• Регламентация доступа пользователей.

9. Модуль «Читальный зал»
Весь необходимый функционал по ведению НСА, обеспечению
простого и расширенного поиска, регламентированного доступа
к архивным фондам
 Хранение информации и графических копий
документов основного раздела (рубрика-фонд-
опись-дело/единица хранения-документ)
и тематических комплексов НСА
 Ведение нефондовых каталогов кино, видео,
фоно, фотодокументов и фотоальбомов
 Навигация, простой и расширенный поиск
документов по Путеводителям и тематическим
комплексам НСА
 Продвинутый полнотекстовый поиск с
семантическим анализом, коррекцией ошибок
орфографии и подсказками (Lucene)
 Сохранение шаблонов запросов 9

10. Модуль «Читальный зал»
 Заполнение паспорта архива
 Регистрация, управление карточками
и правами пользователей, массовая печать анкет
 Прием, исполнение, закрытие и ведение
статистики исполнения требований
 Учет движения единиц хранения
в архивохранилище и при выдаче пользователям
 Регламентированный просмотр электронных
копий описей и дел из состава фонда
пользования сотрудниками и пользователями,
работающими в читальном зале
 Мониторинг дел с истекающими сроками
возврата.
10

11. Модуль «Читальный зал»
 Личные кабинеты пользователей, в том числе
сервисы: «Избранное», «Подписки», «Мои
заметки», «Мои сообщения», «Рекомендации»,
«История», «Учетные данные» и пр.
 Информирование пользователей о статусе
заказа, новых поступлениях и пр.
 Формирование статистических сведений
о доступе пользователей к информационным
ресурсам архива
 Автоматизированное составление отчетности
и передовые технологии учета движения
и сохранности фондов
11
Модуль «Виртуальный читальный зал» реализует все те же функции
заказа услуг и доступа к фондам в Интернет

12. Типовая схема заказа и выдачи дел
12
Пользователь
читального зала
Сотрудник
читального зала
Директор Начальник ООСД Сотрудник
Архивохранилища
Навигация по НСА,
формирование
электронной
карточки заказа и
передача на
исполнение
Регистрация и
передача
пользовательского
запроса на
исполнение
Визирование и
передача начальнику
ООСД
Визирование и
передача заказа на
подборку
Выдача заказанных
документов из
хранилища в
читальный зал
Прием документов из
архивохранилища и
передача
пользователю
Прием документов от
пользователя и
возврат в хранилище
Прием документов в
хранилище из
читального зала
Закрытие
исполненного заказа

13. Модуль «Учет приема и исполнения запросов»
Эффективная и полная автоматизация процессов отработки
социально-правовых запросов
 Учет поступления запросов пользователей
с возможностью прикрепления к запросу
электронного образа обращения
и подготовленной архивной справки,
выписки или копии
 Классификация запросов по виду,
способу поступления, заявителю,
запрашиваемым сведениям
 Поиск, определение статуса запроса,
назначение планового срока исполнения
запроса и ответственного
 Ведение текущего перечня и истории
исполнения запросов.
 Пересылка запроса в другой архив (СМЭВ)
13

14. Модуль «Учет приема и исполнения запросов»
 Автоматизированная подготовка архивных
справок и выписок на основе шаблонов
 Автоматический контроль своевременности
исполнения запроса с графическим
выделением просроченных запросов
 Контроль исполнения запросов начальником
профильного отдела
 Оповещений граждан о ходе исполнения
запроса в ЛК, с помощью почтовых служб,
СМС, а также через ПГУ
 Формирование отчетно-статистической
документации о справочно-информационной
деятельности архива.
14

15. Пример схемы обработки запроса пользователя
15
Пользователь АИС
(личный кабинет)
Регистратор Начальник
Отдела
использования
(стола справок)
Сотрудник отдела
Формирование и
передача запроса
Регистрация запроса
Назначение
исполнителей,
передача на
исполнение
Формирование ответа
на запрос
Закрытие исполненного запроса
Получение ответа на
запрос в удобном для
пользователя виде
Система позволяет оперативно
назначать роли при плановых
или временных изменениях
штата сотрудников,
автоматизировать внутренние
рутинные процессы
деятельности.

16. Модуль «Протоколы ЭПК»
 Ведение списков:
 подведомственных архивных учреждений
 организаций-источников комплектования, с указанием их отраслевой
принадлежности и архивного учреждения, принимающего документы
 граждан (собственников или владельцев архивных документов)
 Ведение информации по направлениям деятельности ЭПК,
заголовков протоколов ЭПК с указанием повестки дня и состава
участников, журналов регистрации документов
 Фиксация решений экспертов вне протоколов ЭПК
 Построение перечней организаций-источников комплектования
с устаревшими номенклатурами дел и неутвержденными описями
постоянного хранения
 Формирование и предоставление :
 сведений об итогах работы ЭПК в различных разрезах (по
учреждению, нарастающим итогом, в разрезе протокола ЭПК)
 заголовочной и содержательной частей протокола ЭПК, листов
протокола, итогов по выбранному протоколу или виду работ,
сводной информации по всем протоколам и видам работ.
16

17. Модуль «Отчетно-статистическая документация»
Формирование, редактирование и выгрузка данных отчетных форм
 «Сведения о направлениях и результатах деятельности архивных учреждений»
 «Сведения о состоянии документов в организациях-источниках комплектования».
17

18. Модуль «Администрирование»
Детальная регламентация доступа к ресурсам системы, управление
и настройка ролей пользователей, а также:
 настройка подсистем в соответствии с особенностями
работы архивов и органов управления архивным делом,
мониторинг функционирования АИС и подсистем
 формирование и ведение системных справочников и
классификаторов
 ведение списка пользователей и прав их доступа,
протоколирование и формирование статистики
действий
 управление паролями и условиями авторизации
 информационная поддержка пользователей
 управление резервным копированием и
восстановлением информации
 управление средствами защиты информации от НСД.
18

19. Модуль текущего ввода
Реализация функций наполнения АИС
индексной информацией и
графическими образами силами
специалистов архивных учреждений:
 ввод и редактирование индексных
данных основного раздела (рубрика,
фонд, опись, дело) и данных
тематических комплексов НСА
 привязка электронных образов описей к
их электронным регистрационным
карточкам в АИС
 привязка электронных образов
документов к электронным
регистрационным карточкам единиц
хранения (дел)
19

20. Модуль РФИД
Подсистема автоматизации учёта архивных фондов и обслуживания
пользователей с применением RFID-технологий
 Регистрация РФИД меток для традиционных и АВД документов
 Поиск документов по атрибутам и меткам РФИД
 Регистрация выдачи из архива и возврат традиционных и АВД документов
 Печать списков выданных и принятых дел
 Инвентаризация дел посредством считывания меток из файла, сформированного
переносным считывателем
 Верификация меток и построение отчетности по инвентаризации
ЭЛАР реализует комплексное внедрение RFID в деятельность государственного архива,
включая поставку меток, установку оборудования и настройку программных компонент.
20

21. Средства регламентации доступа
Система обладает средствами управления
доступом к копиям документов
ограниченного доступа или защищенных
авторским правом
 Реализовано использование водяных меток
для обеспечения защиты авторских прав и
прав собственности.
 Реализовано маскирование – закрытие части
изображения (фрагмента) документа от
просмотра пользователями с
нерегламентированными правами.
21

22. Цифровая подпись
Полнофункциональное использование ЭЦП:
 При взаимодействии с Порталами госуслуг
 Для подписания результатов услуг
 В деятельности ЭПК
 При приеме и обеспечении хранения
электронных документов
22

23. 2. ПОДСИСТЕМА ИНТЕГРАЦИИ
С ПОРТАЛАМИ ГОСУСЛУГ
23

24. Подсистема интеграции с ЕПГУ/РПГУ
Готовое решение на основе web-сервисов
 Соответствует «Методическим рекомендациям
по разработке электронных сервисов и
применению технологии электронной подписи
при межведомственном электронном
взаимодействии» (Минисвязи).
 Реализует механизмы интеграции в региональную
инфраструктуру электронного правительства
для предоставления услуг, в том числе на основе
информационного взаимодействия с МФЦ.
24
Оформляет запрос
Регистрация запроса
Исполнение запроса
Сотрудник
архива
Находит
интересующий
архив
Запрос
мгновенно
отображается
в АИС
Уведомления
о регистрации
и обработке
Ответ на
запрос
отправляется
в Личный
кабинет
Просматривает
результата
запроса
Заявитель
Личный
кабинет
РПГУ/ЕПГУ

25. Модуль интеграции с ЕСИА
Готовый сервис авторизации пользователя АИС ЭЛАР-Архив через
«Единую систему идентификации и аутентификации в инфраструктуре»
 Обеспечивается санкционированный доступ к информации пользователям АИС,
в том числе и сотрудникам архивных подразделений
 при входе непосредственно в АИС
 при входе через личный кабинет РПГУ
 Обеспечивается однократность ввода пользователем данных авторизации
(СНИЛС, пароль).
25
Удобство работы пользователя
– приоритет и основа популярности
архивных сервисов

26. 3. ПОДСИСТЕМА ОКАЗАНИЯ ПЛАТНЫХ
АРХИВНЫХ УСЛУГ И СЕРВИСОВ
26

27. Потребность выхода в онлайн
Привлечь пользователей,
которых пугают финансовые
и временные затраты
на поездки в архив
27
Переключить пользователей на
прямое получение достоверной
информации в архиве вместо
заказа дорогостоящих
исследований у сторонних
организаций (например,
генеалогия)
Расширить географию и привлечь
новых пользователей, не имевших
информации о новых сервисах
Как побудить человека
пользоваться и платить?
 Создать единую точку доступа
к ресурсам и услугам архивов
 Объединить НСА для удобства
и скорости поиска информации
 Реализовать механизм доверенной
удаленной регистрации
 Создать платежную систему

28. Архив.Онлайн
Подсистема, обеспечивающая удаленное взаимодействие пользователей
и архивных учреждений посредством удобных
онлайн-сервисов заказа и оплаты услуг, а также автоматизации
соответствующих процессов архивной деятельности.
 Дружелюбный, интуитивно понятный интерфейс
 Удобные средства поиска архивной информации
 Сервисы удаленной регистрации и авторизации,
в т.ч. через ЕСИА и ЕПГУ
 Сервисы заказа, контроля исполнения
и получения результатов услуг
 Удобные способы оплаты

29. Расширение функционала модулей АИС
Информационно-справочное обслуживание
 справочный раздел: Правила оказания услуг,
Прайс, Помощь
 функции отображения и контроля статусов
Заказов в ЛК пользователя, подсистема оповещений
Прейскурант услуг
 возможность создания групп услуг
 ввод, редактирование параметров услуги.
Администрирование
 настройка параметров платежных систем;
 редактирование тестовой информации Правил,
контактов и пр.;
 ролевая модель доступа к функционалу.
Статистика и отчеты по оказанным платным
услугам.
29

30. Расширение функционала модулей АИС
Формирование Заказов
 Корзина заказов
 Предпросмотр образов в корзине (для принятия
решения о заказе того, что выбрано)
 Заказ услуг с подтверждением пользователем
персональных данных и согласия с Правилами.
Обработка платежей
 Сервис приема и учета платежей за архивные
услуги (Яндекс Деньги и пр.)
 Функционал ручного ввода платежей оператором
(с квитанции)
 Обработка платежей и активация услуги доступа
к образам дел для конкретного заказа.
Предоставление результатов
 Предоставления результатов заказа (е-мэйл, ЛК)
30

31. Схема автоматизации
 Каждый архив работает со своей информационной системой,
формирует и управляет своими архивными фондами
 Для обеспечения сквозного поиска и привлечения пользователей
на центральном сервере консолидируются НСА и общедоступные ресурсы
подключенных к системе архивов
31
Орган управления архивным
делом имеет возможность
мониторинга процессов
и формирования отчетов
(в том числе сводных)
о деятельности архивов
по обслуживанию
пользователей
Государственные архивы
• Автоматизация процессов обслуживания удаленных
пользователей и соответствующих архивных служб
(читальных залов, столов справок, отделов НСА и т.д.)
Центральный узел
АИС ЭЛАР-Архив
• Консолидированный НСА
• Открытые ресурсы архивов
• Информация об условиях оказания услуг, прейскурантах

32. Государственные архивы
• Автоматизация процессов обслуживания удаленных
пользователей и соответствующих архивных служб
(читальных залов, столов справок, отделов НСА и т.д.)
Центральный узел
АИС ЭЛАР-Архив
• Консолидированный НСА
• Открытые ресурсы архивов
• Информация об условиях оказания услуг, прейскурантах
• Оплата услуг различными способами
• Информирование пользователей
• Интеграция с ГИС ГМП
Платежная система
Новые
пользователи
Зарегистрированные
пользователи
Бесплатный доступ к НСА
и открытым ресурсам архивов
Сервис регистрации
Поиск, заказ и оплата услуг
и сервисов в онлайн режиме
Личный
кабинет
Перевод средств в Казначейство
и на счета учреждений
(при наличии КБК)
Схема автоматизации

33. Платежная система
 Предоставляет пользователям возможность
оплаты услуг удобными способами – банковским
переводом, пластиковыми картами,
электронными деньгами и т.д.
Перевод средств в Казначейство
и на счета учреждений
(при наличии КБК)
 Предоставляет учреждениям сервис
по переводу средств от пользователя
в казначейство, с автоматическим
размещением информации
об осуществлении платежа в ГИС ГМП
 Информирует заявителя о смене статуса
услуг и окончании действия сервисов
• Оплата услуг различными способами
• Информирование пользователей
• Интеграция с ГИС ГМП
Платежная система
33

34. Любые варианты настройки услуг
Заказ и оплата любой
из архивных платных услуг
 для населения
 для предприятий и конкурсных
управляющих
 для образовательных учреждений
Сервисы удаленного доступа
к архивным документам:
 абонентский доступ
на определенное время
 абонентский доступ к определенному
объему ресурса, в т.ч с возможностью
сохранения документов
 иные способы по желанию заказчика

35. Схема оказания платных сервисов
Пользователь
Заполнение заявки
Содержание, Объем,
Калькулятор стоимости
ЕПГУ
Сайт архивной службы
Компьютеры в читальном зале
Сотрудник
• Авторизация (логин/ЕСИА)
• Выбор архива
• Выбор услуги по прейскуранту
Журнал заявок
Регистрация и первичная
обработка
История исполнения и оплаты
Список заявок в ЛК
Список заявок и история исполнения
Переход на оплату
Исполнение заявки
Уточнение заявки
Корректировка
стоимости
Платежная система
Оплата услуги
Проведение платежа
в ГИС ГМП
Информация
о ходе исполнения
Информация
о завершении
Отправка
результата
Получение результата
ЛК системы или ЕПГУ
E-mail, почта, личное посещение

36. 4. ПРИЕМ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ
ДОКУМЕНТОВ
36

37. Постановка задачи
 Признание юридической силы электронного документа, активное
развитие систем электронного документооборота и средств
обмена информацией (СМЭВ, МЭДО) в рамках построения
Информационного общества в РФ неизбежно привело к
появлению документов, приобретающих официальный статус
полностью в электронной форме.
 Многие эти документы относятся к Архивному фонду РФ и должны
передаваться на постоянное хранение в государственный или
муниципальный архив, где, в свою очередь, должны быть
созданы условия для приема, хранения и использования
электронных документов в соответствии с нормами архивного
законодательства.
37
АИС ЭЛАР-Архив реализует процесс загрузки электронных документов
из региональной/ведомственных СЭД и организации их хранения в
государственных и муниципальных архивах региона.

38. Реализуются функции
 Загрузки документов из
региональной/ведомственных СЭД,
в т.ч через СМЭВ/МЭДО ***
 Приема и сохранения во временном
разделе АИС
 электронных документов и дел в формате
архивного хранения
 электронной описи в установленной форме
 Проведения ЭПК по установленной форме
 Включения документов и НСА в основные
разделы АИС по результатам ЭПК
38
ЕСЭД
Временный
раздел АИС
Основные
разделы АИС
ЭПК

39. *** Особенности реализации
Согласно “Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования
документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах
государственной власти, органах местного самоуправления и организациях”,
утвержденными Приказом Министерства культуры РФ №526 от 31.03.2015 г.,
электронные документы перед передачей на постоянное хранение должны быть
оформлены в организации – источнике комплектования:
 сконвертированы в формат архивного хранения (PDF-A для текстовых документов)
 скомплектованы в электронные дела согласно номенклатуре (Zip-контейнер, содержащий
электронный документ в формате PDF/A, файлы электронной подписи данного контейнера и
открытого ключа для проверки ЭП, а также XML-файл с метаданными электронного документа)
 дополнены электронной описью в установленной форме
 выгружены по фондам, согласно описям.
Специалисты ЭЛАР помогают осуществить необходимую доработку СЭД
в части архивных функций.
По желанию Заказчика, электронные документы могут передаваться в
произвольном формате, а составление электронных описей и конвертация
документов в нужные форматы могут проводиться на стороне АИС ЭЛАР-Архив.

40. 5. СОЗДАНИЯ ЕДИНЫХ
АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ
УПРАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ
СУБЪЕКТОВ РФ
40

41. Уровень
архивного
учреждения
Уровень
субъекта РФ
Систему используют:
Объединенный ГА Челябинской области
Государственный архив Мурманской области
Государственный архив Пензенской области
Государственный архив Хабаровского края
ГИА Сахалинской области
Архив Администрации г. Бийск
Архив Администрации г. Березники
и т.д.
Ямало-Ненецкий АО (включая муниципальные)
Ханты-Мансийский АО (включая муниципальные)
Республика Саха (Якутия)
Тюменская область
Самарская область
Республика Татарстан
Краснодарский край
Республика Мордовия
Магаданская область
Воронежская область

42. Облачная
конфигурация
(региональный
ЦОД/Архив)
 Минимизируются
затраты на закупку
и обслуживание
оборудования
 Упрощается
внедрение,
интеграции и
поддержка
Объединение архивов

43. Варианты реализаций
Единая информационно-поисковая система
государственных и муниципальных архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
Автоматизированная
информационная система ГКУ
«Архив города Севастополя»
Базовый набор подсистем,
позволяющий автоматизировать
основные процессы деятельности:
• Модуль «Читальный зал»
• Модуль «Учет приема и
исполнения запросов»
• Модуль текущего ввода
• Модуль «Администрирование»

44. Облачная АИС Ханты-Мансийского АО
 Региональный ЦОД -
централизованное
хранилище и НСА
 Удаленный доступ
для сотрудников
государственного и
муниципальных
архивов
 Единая точка доступа
к услугам архивов и
интеграции с сервисами
электронного
правительства
 Единый веб-интерфейс
АИС «Электронный архив Югры»
Подсистема
государственного
архива
Подсистемы
муниципальных
архивов
Подсистема
Службы по делам
архивов
Сотрудники госархива Сотрудники архивной службы
Подсистема удаленного доступа
Сотрудники
мунициипальных архивов
Удаленные
пользователи

45. ЕАИС Республики Татарстан
 Подсистемы автоматизации 50 государственных и муниципальных архивов
 Подсистемы автоматизации Госкомитета по архивному делу
 Интеграция с РПГУ и ЕСИА
 Предоставление услуг через МФЦ
 Подсистема оказания платных услуг
 Прием электронных документов на архивное хранение из ЕСЭД Татарстана
(СЭД Практика)
45

46. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ !
127083, Москва, Бумажный проезд, д. 14, стр. 2
Тел.: +7 (495) 274-31-31, факс: +7 (499) 251-36-03
www.elar.ru e-mail: office@elar.ru