Документ описывает переход от бумажных документов к электронным и обосновывает необходимость оцифровки для повышения эффективности учета и управления. Рассматриваются примеры из различных отраслей, показывающие положительное влияние оцифровки на снижение затрат и оптимизацию работы. Упоминаются методы оцифровки, а также выявляются финансовые преимущества и последствия для государственных и коммерческих структур.

1. От бумажных документов к электронным:
почему компании заказывают оцифровку
и как обосновывают?
Веригин Илья,
Руководитель направления аналитики и услуг

2. Европейский лидер
в области создания
баз данных и
банков
электронных
документов
Разработка и внедрение информационных систем автоматизации
деятельности федеральных и региональных органов власти,
промышленных предприятий и коммерческих организаций

3. Что нас ждет
20.04.2016
«От бумажных документов к электронным: почему компании
заказывают оцифровку и как обосновывают? Примеры ROI»
Зачем?
Как с этим жить?
Как сделать?
26.04.2016
«Текущий ввод документов и оцифровка архивов:
какие технологии выбрать?»
27.04.2016
«Электронный архив: от статичного хранилища к динамичной
документной поддержке деятельности. Стратегии применения ЕСМ»
«Как создать электронный архив в современных условиях»
• Теория от ведущих экспертов
по управлению документами
• Практическая реализация от специалистов ЭЛАР
Курс вебинаров
24-26 мая 2016 года

4. Кто сегодня
использует
оцифровку?

5. Что сканируют?
 От почтовых марок до карт 8А0 и каротажных лент 30м.
 От библиотечных карточек до книг толщиной 80 см
 От артефактов монет до сценических декораций
 От свежих приказов до 400-летних изданий
Всё!

6. Популярные форматы работ
 Массовая (залповая) оцифровка архивов
 Поэтапная оцифровка для оптимизации финансирования
 Количественная (объем в период)
 Технологическая (последовательные этапы работ)
 Текущий ввод
 Своими силами с закупкой оборудования и ПО
 Аренда участка ввода (оборудование/оператор)

7. Цель оцифровки архивов
Сохранить и научиться пользоваться
в ежедневном режиме
Наполнить учетные системы
Актуализировать реестры/регистры
Находить информацию быстро
Получать доступ к документам с рабочих мест
Предоставить удаленный, многопользовательский доступ
Исключить затраты на копирование
Освободить помещения
…

8. Цель текущего ввода
Максимально эффективное
преобразование в электронный вид
Быстро и качественно сканировать
Использовать ПО автоматической обработки изображений
Использовать ПО распознавания
Автоматически заполнять поля индексной карточки
Массово загружать документы в ИС
…
Справляться с текущим вводом
Минимизировать трудозатраты и штат

9. Пример реально №1
Решаемые задачи
История взаимодействия с гражданами и юрлицами,
получение статистики в различных разрезах
Переход на электронный документооборот (все поступающие документы
сканируются) и повышение дисциплины исполнения
Документная поддержка деятельности: заседаний, комиссий и пр.
Электронный архив Администрации
Президента и прикладных систем
Более 7 000 000 документов, в том числе «с грифом».
Массовая оцифровка архива + текущий ввод.

10. 71620 листов текста и 10627 листов
широкоформатной графики
Пример 2 Министерство природопользования
и экологии Республики Башкортостан
 Исключены из пользования ветхие
документы (с 1935 года)
 Перешли на предоставление в электронном
виде по запросам потребителей
- ОГВ и компаний
 Первичные работы – 4 месяца.
Поэтапная оцифровка продолжается.
Электронный архив геологических
отчетов и изысканий

11. Пример 3
ЗАГС Самарской области
Оцифровка более 4 000 000 записей
Индексирование по «поисковому» набору (5-7
наиболее часто используемых для поиска полей)
ЗАГС Калининградской области
Оцифровка 100% архивов (2 800 000 записей)
Расширенное индексирование по 9-13 полям
(в объеме выдаваемого свидетельства)
Оцифровка архивов ЗАГС – часть государственной политики
«Информационного общества».
Без наполнения ИС ЗАГС невозможна «электронизация»
множества социальных госуслуг.
На днях по результатам отчета Счетной Палаты тема актуализирована.

12. Пример 4
 Данные документов проиндексированы, произведен
перевод на русский язык (жесткий регламент
преобразования со 100% проверкой ресурса)
 Ускоренно запущен ГКН в российском формате
 Избежали физического приема 30% населения
Оцифровка как способ регистрации
прав без приема населения
Дела по 900 000 объектам в 2015 г.

13. Пример 5
Пилотные работы начаты (Владимирская обл.)
Элемент реализации других приоритетных
государственных задач:
 постановки на учет неразграниченной
земли
 проведения инвентаризации и постановки
на учет самозахватов и самостроев
План – перевод всех кадастровых
документов в электронный вид для
наполнению служебной и публичной
кадастровой карты

14. Пример 6
Администрация Краснодара
Оцифровка архивных документов, касающихся прав собственности на землю и
недвижимого имущества. Более 2500 дел.
Участок текущего ввода для оперативного сканирования по запросам
Администрация г. Сочи
Оцифровка архива правоустанавливающих документов 1937-2003 г. (2000 дел)
Выдаче копий через МФЦ в связи с олимпийским строительством
Востребованный сегодня формат – оцифровка
документов земельно-имущественного комплекса
с привязкой к координатам Геоинформационной
системы для проведения инвентаризаций
Задачи учета, инвентаризации имущества и предоставления госуслуг
порождает интерес к оцифровке со стороны муниципалитетов

15. Культура
Оцифровка документов Архивного фонда РФ и
НСА - неотъемлемая часть деятельности архивов
Решаемые задачи:
наведение порядка в фондовом учете
упрощение поиска документов и снижение нагрузки на
сотрудников архива
сокращение времени на отработку запросов пользователей
сохранение ветхих оригиналов
переход к предоставлению архивных услуг в электронном виде,
в том числе платных услуг

16. Пример 7
Оцифровка всех описей ГАРФ
15 лет сотрудничества.
Более 7 000 000 описей – сложных для
индексирования документов.
Ревизские сказки РГАДА
Более 3 000 000 листов уникальных исторических
документов 17-18 в.в.
Оригиналы весом до 50 кг и толщиной до 80 см.
* Мы всегда идем навстречу.
Под проект разработано уникальное оборудование.

17. Пример 8
Библиотеки – уже больше 20 лет оцифровки
Оцифровка картотек для формирования электронного
каталога и автоматизации учета (очень сложные
документы)
Сканирование книг (сегодня – централизованный процесс
в рамках развития НЭБ)

18. Пример 9
Оцифровка в музеях
– свои особенности
Сканирование учетных
документов (картотек,
инвентарных книг и книг
поступлений) для наполнения
КАМИС
Сканирование картин и
графики для создания
виртуальных коллекций
и в целях реставрации
Фотографирование предметов
ДПИ, экспонатов,
интерьеров и т.д.
Государственный Эрмитаж
Оцифровано:
1.Около 1,2 млн. предметов,
более 2,6 млн. образов.
2.Более 3,7 млн. записей учетных
книг
3.Более 1,2 млн.
библиографических записей

19. Промышленность и коммерческий сектор
Цели оцифровки:
Сокращение издержек управленческой
деятельности
(ОРД, финансовая, кадровая документация)
Сохранение научного наследия
и модернизация производства
(техническая документация)

20. Пример 10
Электронный ресурс документов
ремонтно-эксплуатационных служб
Единый ресурс документов РЭС, объединяющий
8 гидростанций и профильных проектных институтов
Оцифровка более 250 000 документов формата от А4 до А0+
Саяно-Шушенская ГЭС
В кратчайшие сроки (3 недели) были
отсканированы 320 тысяч документов
Основной массив – конструкторская
документация

21. Пример 11
Задача: Обеспечение быстрого доступа к документам
проектно-конструкторского отдела для всех служб
и подразделений ВТЗ
Создана Система электронного хранилища
технической документации
В электронный вид переведено более 600 000 документов,
включая:
Чертежи и спецификации
Технические описания и технические условия
Паспорта
Справочные и нормативно-технические документы

22. Пример 12
Промысловые документы – история и текущие
показатели геологоразведки и эксплуатации
месторождений
Произведено сканирование, обработка, индексирование:
750 томов геологических отчетов
(более 200 000 листов, включая карты,
разрезы недр и пр.)
500 документов-приложений к отчетам
(более 3 000 листов)

23. Пример 13
Задача – упрощение учета и управления
корпоративным имуществом
Создан корпоративный электронный архив,
объединивший документы 64 дочерних предприятий
В электронный вид разово переведено 405 850 дел
шести департаментов ОАО «Газпром»
(суммарный объем – более 1 300 000 листов)
Задача – финансовая деятельность.
Оцифровка бухгалтерской документации в рамках изменения
форм собственности и ликвидации обществ

24. Пример 14
Оцифровка клиентских досье – шаг в развитии
клиенториентированных сервисов
обеспечить доступ к документам для всех сотрудников
повысить скорость и качество анализа информации
обеспечить возможность клиенту обратиться в любое отделение или
филиал для получения услуги
создать страховую копию на случай утраты или изъятия оригинала
по возможности освободить занятые бумагой площади офисов, выводя
их в удаленное хранилище

25. Пример 15
Первичная бухгалтерская документация
В стандартных условиях потребности в оцифровке архивов практически нет.
Приоритет – созданию инфраструктуры текущего ввода.
 Распределенный ввод
 Штрих-кодирование
 Централизованное распознавание
 Автоматическое извлечение данных, вплоть до формирования проводок
Наиболее активное направление – ОЦО,
где распределенный ввод – часть бизнес-процессов
Крупный мясопроизводитель
Крупный спортивный ритейлер
Крупнейший продуктовый ритейлер
………

26. ОБОСНОВАНИЕ

27. Архив технической документации:
сканировать самим или заказать услуги?
Промышленное предприятие решило перевести
в электронный вид архив технической
документации:
Объем 1 500 000 листов
(чертежи и приложения к ним формата А4 – А0)
Помимо заказа аутсорсинговых услуг,
рассматривалось создание участка сканирования и
оцифровка документов своими силами.
Цели:
Модернизация производственного цикла
Реинкарнация разработок
Высвобождение площадей
Сохранение самих документов

28. Самостоятельный ввод Заказ услуг
Количество выделяемых штатных единиц
(8-часовой рабочий день) - 6
Срок сканирования – 3 месяца (участок сканирования на
территории заказчика со штатом 40 человек)
Скорость оцифровки (6 человек, сканирование + ввод данных
по 4 полям) – 3400 страниц в день
Срок индексирования – 6 месяцев (выполняется параллельно
со сканированием, при условии работы >100 операторов
индексирования)
Общий срок оцифровки – 441 рабочий день (23 месяца) Общий срок оцифровки – 6 месяцев (несколько этапов).
Первая полностью подготовленная часть ресурса передается
заказчику уже в 1 месяце.
Фактическая стоимость содержания специалиста включая З/П,
НДС и отчисления в ПФР, ФОМС, ФСС, ДМС и накладные
расходы: (40 000 + 13%) + 22% + 5.1% + 2.9% + 0.2% +
50% = 81 450 руб./мес.
Фонд оплаты труда – 11 240 100 руб.
Стоимость закупки 6 планетарных сканеров
(3 формата А2+, 2 протяжных формата А0, 1 планетарный
формата А0) – 12 102 470 руб.
Сумма затрат: 23 346 570 руб.
Стоимость услуг: 35 956 000 руб.
Сумма затрат с учетом типового коэффициента на
организацию работ (1,5): 35 019 855 руб.

29. Итог
Более детальный расчет подтолкнул
компанию выбрать заказ услуг
по причине гораздо более низкого периода
окупаемости (PP=2,27 года)
вместо 23-месячной постепенной самостоятельной
оцифровки с «оттянутым» эффектом оптимизации
предприятие смогло в срок 6 месяцев создать ресурс,
внедрить его на производстве
и окупить на 82%.

30. Оцифровка документов
по текущей деятельности ОГВ
ОГВ в процессе деятельности формирует дела
на объекты учета (в среднем 60 страниц документов
на один объект):
Объем массива – 10 000 дел. Массив оперативный, востребованный
в деятельности. Документы хранятся
в отдельных помещениях и подвале.
На отработку одного обращения (поиск документа в архиве,
копирование и составление ответа с перепечаткой текста) требуется
в среднем 45 минут.
Из-за обилия медленной ручной работы ОГВ
не справляется со своевременным исполнением возложенных
обязанностей
 некоторые документы теряются
 штат необходимо «оптимизировать»

31. Обоснование вложений
Документы в деле многостраничные. Необходимо отсканировать все
60 страниц, проиндексировать только 20. Оцифровка документации
по 1 объекту - около 325 рублей. Затраты на перевод в электронный
вид всего массива документов около 3 300 000 руб.
Параметры работы: поиск документа, распечатка копий и
составление типового ответа с приложением копий - 6 мин
(вместо 45).
Общая эффективность работы повышается до 10 раз (по факту
повысилась в 5-6 раз, т.к. сотрудник выполняет смежные обязанности,
а часть работ по-прежнему требует доступа к оригиналу документа).
Появилась возможность сократить штат с 10 до 7 штатных единиц.
При среднемесячной заработной плате гражданских служащих в 32
тыс. рублей (Росстат), даже без учета дополнительных выплат и
компенсаций, ежегодная экономия составляет 1 152 000 рублей (с
коэффициентами – более 2 000 000 в год).
Максимальный срок
окупаемости проекта
только за счет повышения
эффективности работы
– 2,9 года
(фактический – 1,7 года).
Помимо чистой экономии на
з/п, ОГВ исключил утерю
документов и смог включиться
в межведомственное
электронное взаимодействие.
Экономический эффект от
этих результатов может быть
рассчитан лишь частично.

32. Финансовые документы:
Оцифровка или внеофисное хранение?
Крупная торговая компания: гигантские затраты на хранение массивов
первичных документов (договоры, акты, счета и пр.).
Стремясь к сокращению затрат и не желая брать на себя организационные вопросы, связанные
со строительством собственного архива, компания выбирала один из вариантов аутсорсинга:
Оптимизировать работу с бумагой, передав документы на внеофисное хранение.
Оцифровать и сохранить архивные документы в электронном виде,
уничтожить всю бумагу с истекшим сроком хранения.
Объем документов – 10 000 000 страниц
(около 8 000 коробов).
Доступ к документам регулярный,
ежемесячно запрашиваются и изменяются
около 5% документов (400 коробов).

33. Внеофисное хранение Оцифровка
Разовые затраты (короба, упаковка, транспортировка, прием
исполнителем):
8000*142=1 136 000 руб.
Разовые затраты (сканирование в поточном режиме и
автоматическое индексирование по №, дате, контрагенту с
проверкой): 10 000 000*2,25 = 22 500 000 руб.
Ежемесячный платеж за хранение массива, выдачу и доставку в
среднем 200 коробов в месяц: 8000*20+400*97=198 800 руб.
Уничтожение бесплатно.
Затраты за 3 года: 8 292 800 руб. Общие затраты: 22 500 000 руб.
Затраты за 5 лет: 13 064 000 руб.
Недостатки: Медленный доступ к оригиналам (1-3 дня). Крайняя
высокая стоимость подготовки подборок, например, по требованию
ФНС. Альтернатива высоким платежам за поиск – провести
дорогостоящую начальную систематизацию документов перед
передачей на хранение.
Недостатки: Высокие начальные вложения. Необходимость
хранения в бумаге текущих документов.
Плюсы: Низкие начальные затраты.
Плюсы: Быстрый доступ, отсутствие затрат на поиск,
тиражирование документов и составление подборок.

34. Итог
Расчет позволил увидеть, что подходы имеют диаметрально
противоположные преимущества и недостатки.
Для компании был реализован гибридный вариант услуг:
Документы вывозятся на внеофисное хранение для мгновенного
освобождения площадей и снижения расходов, связанных с их
обслуживанием.
Вместо физической доставки при запросе документы сканируются.
Электронная копия пересылается компании быстрее и обходится дешевле,
а ее хранение и повторное обращение к документу
не требуют затрат.
За 3-5 лет хранения постепенно формируется электронный фонд
пользования (электронный архив, содержащий до 80% документов).
По окончанию срока хранения бумага просто уничтожается с оцифровкой
оставшихся 20% или без нее.

35. Регистрируйтесь
26.04.2016
«Текущий ввод документов и оцифровка архивов: какие технологии выбрать?»
27.04.2016
«Электронный архив: от статичного хранилища к динамичной документной
поддержке деятельности. Стратегии применения ЕСМ»
Полный платный курс
Глубокое погружение и сертификат
«Как создать электронный архив в современных условиях»
• Теория от ведущих экспертов
по управлению документами
• Практическая реализация
от специалистов ЭЛАР
24-26 мая 2016 года
ditad.ru
erm.ru

36. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ
Корпорация ЭЛАР
127015, г. Москва, Бумажный проезд, д. 14, стр. 2
Тел.: +7 (495) 792-31-31
Факс: +7 (499) 251-36-03
office@elar.ru
www.elar.ru