Buletin de informare al secţiunii ABRM «Procese tehnologice de bibliotecă»

1. Calitatea proceselor tehnologice
influenţează calitatea servirii
informaţionale
Viorica LUPU,
preşedintele secţiunii
Creşterea influenţei tehnologiilor
informaţionale moderne în toate sferele
cunoaşterii duce la schimbarea
paradigmelor tehnologice, transformă
calitativ metodele şi tehnicile tradiţionale de
prestare a serviciilor informaţionale în
biblioteci.
Bibliotecile trebuie să-şi orienteze
eforturile în vederea amplificării proceselor
tehnologice, raţionalizării şi evaluării
eficienţei tuturor direcţiilor practice ale
bibliotecii, fapt care va servi drept bază a
dezvoltării şi îmbunătăţirii activităţilor
bibliotecare.
Sistemul documentar tehnologic
constituie un suport informaţional de bază,
ce contribuie la optimizarea proceselor
tehnologice, îmbunătăţirea calităţii
producţiei informaţionale ale bibliotecii, la
amplificarea comunicării profesionale în
cadrul bibliotecii şi în relaţiile cu utilizatorii
săi, la ridicarea nivelului de cunoştinţe
tehnologice al angajaţilor.
În condiţiile actuale, se simte
necesitatea elaborării, revizuirii, organizării,
stocării şi asigurării transparenţei şi
accesului eficient la documentele
organizaţional-tehnologice ale bibliotecilor
şi realizării unui control asupra ciclului
complet de viaţă al acestora.
În acest context, secţiunea de profil
ABRM „Procese Tehnologice de Bibliotecă”
îşi propune să publice pe paginile
buletinului modele şi tipuri de documente
tehnologice care ar putea fi utile
bibliotecarilor în activitatea lor practică.
Doar prin valorificarea bunelor practici,
experienţelor profesionale, aplicarea
transferului tehnologic de produse şi
tehnologii, comunicarea profesională şi
cooperarea la nivel naţional a bibliotecilor
vom putea obţine succese în prestarea unor
servicii de calitate utilizatorilor.
InfoStand bibloteconomic
Buletin de informare al secţiunii ABRM «Procese tehnologice de bibliotecă»
nr.1(9), 2014
SUMAR
 LUPU, Viorica. Calitatea proceselor
tehnologice influenţează calitatea
servirii informaţionale
 CORGHENCI, Ludmila. Ateliere
profesionale în cadrul cărora învaţă
toţi…
 SCHERLET, Ecaterina. Asigurarea
metodologică a proceselor tehnolo-
gice în bibliotecile universitare
 Nomenclator-cadru al proceselor şi
operaţiilor tehnologice în instituţiile
infodocumentare (Continuare)
 Model de procedură internă de lucru
şi control pentru organizarea catalo-
gului topographic
Editor: Asociaţia Bibliotecarilor din
Republica Moldova. Secţiunea de profil
„Procese Tehnologice de Bibliotecă”
Redactor şef: Viorica LUPU
Tehnoredactare: Iulia TĂTĂRESCU
Adresa redacţiei:
str. Mirceşti, 42, Chişinău, MD 2049
tel.(+373 22)432592
e-mail: v.lupu@uasm.md
i.tatarescu@uasm.md

2. Ateliere profesionale în cadrul cărora
învaţă toţi…
Ludmila CORGHENCI,
director adjunct DIB ULIM
lcorghenci@ulim.md
Între anii 2001-2004 Departamentul
Informaţional Biblioteconomic a iniţiat ciclul
de ateliere profesionale „Biblioteci
universitare: structuri organizaţionale şi
aspecte de conţinut”, axându-se pe
problemele activităţii de completare şi
catalogare, a relaţiilor cu publicul, a
activităţilor bibliografice. Multe dintre
recomandările acestor reuniuni profesionale
au prins rădăcini, fiind dezvoltate în timp (de
exemplu, fenomenele „Agenţia Bibliografică
Universitară”, „Depozit Obligatoriu
Universitar” etc.
În anul 2013 acest ciclu a fost reluat
cu genericul „„Managementul calităţii în
Biblioteca universitară: dezvoltare de
structuri, resurse, procese, produse”, practica
fiind îmbrăţişată (menţionăm cu satisfacţie
profesională acest lucru!) de către secţiunile
ABRM „Biblioteci Universitare” şi „Procese
Tehnologice de Bibliotecă”, dar şi de către
Biblioteca Republicană Ştiinţifică Agricolă a
Universităţii Agrare de Stat din Moldova.
Astfel, au fost organizate deja două ateliere,
care au întrunit responsabilii şi realizatorii
nemijlociţi ai proceselor de dezvoltare a
colecţiilor (la 6 decembrie 2013, DIB ULIM) şi
a activităţii bibliografice (26 martie 2014,
BRŞA a UASM). Comunitatea profesională a
fost informată detaliat privind aceste reuniuni
prin intermediul comunicatelor (a se vedea:
http://www.slideshare.net/Dib_ulim/comuni
cat-final şi http://www.abrm.md/files/
Comunicat_Inf_UASM_26_martie.pdf ).
Prin ce se fac deosebite aceste
reuniuni profesionale? În primul rând,
credem că este vorba despre un mediu
propice de comunicare profesională, creat
atât de către organizatori, cât şi de către
participanţi – cunoscători buni ai
subiectelor puse în discuţie, iniţiatori de
noi experienţe şi promotori de noi idei. În al
doilea rând, este impresionantă aria
instituţională, funcţională şi geografică a
participanţilor – manageri superiori şi
funcţionali, bibliotecari din biblioteci
universitare, de colegii, şcolare, publice,
naţionale – fapt ce confirmă
necesitatea/importanţa eforturilor comune
în dezvoltarea activităţii biblioteconomice.
Reliefăm şi îmbinarea organică a
abordărilor teoretice şi practice, prezentări
de experienţe concrete, fapt ce facilitează
procesul de îmbunătăţire a activităţilor. Nu
în ultimul rând, e de menţionat impactul
acestor reuniuni pentru întreaga
comunitate şi domeniile concrete de
activitate bibliotecară (dezvoltarea
colecţiilor, activitatea bibliografică) –
implementarea corectă şi relevantă a
titulaturii structurilor bibliotecilor, în care
sunt realizate procesele de achiziţii şi
informare; elaborare de portofolii de cadru
tehnologic şi de reglementare pentru
domeniile concrete; elaborarea şi
diseminarea în comunitate a
nomenclatorului proceselor şi operaţiilor
funcţionale etc. Atelierele constituie un
liant între biblioteci, bibliotecarii creativi şi
structurile Asociaţiei Bibliotecarilor din
Republica Moldova, augmentând şi
sprijinind cunoaşterea şi colaborarea în
domeniu, integrând prevederile
managementului calităţii în activitatea
bibliotecilor (prin fundamentarea teoretico-
metodologică a structurii organizaţionale, a
asigurării documentare, a culturii
organizaţionale etc.).
În anul 2014 iniţiatorii ciclului de
ateliere profesionale se vor axa pe
problemele activităţii/relaţiilor cu publicul
în bibliotecile din învăţământ, oferind şansa
de abordare teoretică şi promovare a
experienţelor în domeniu. Rămânem
deschişi propunerilor şi sugestiilor Dvs.
Asigurarea metodologică a
proceselor tehnologice în bibliotecile
universitare
Ecaterina SCHERLET,
director, Biblioteca Ştiinţifică a
Universităţii Pedagogice de Stat „Ion Creangă”
În cadrul atelierelor profesionale
„Asistenţă metodologică de specialitate –
imperativ al timpului”, care au fost
desfăşurate la 4 şi 15 aprilie 2014 în
incinta Bibliotecii Ştiinţifice a Universităţii
Pedagogice de Stat „Ion Creangă” s-au
discutat probleme ce ţin de realizarea şi
perfecţionarea proceselor tehnologice în
bibliotecile universitare.
Perfecţionarea proceselor tehnologice
asigură buna funcţionare a bibliotecii
universitare, calitatea serviciilor şi
produselor, satisfacerea necesităţilor
informaţionale şi comunicaţionale ale
utilizatorilor la un nivel calitativ şi operativ.

3. Dezvoltarea rapidă a tehnologiilor
necesită schimbarea şi elaborarea
documentaţiei care ar asigura realizarea
proceselor tehnologice. Alături de cadrul de
reglementare general, este necesar să existe
instrucţiuni, proceduri, fişe tehnologice şi
alte documente, care ar asigura respectarea
metodologiei de realizare a etapelor de
producere a produselor informaţionale în
bibliotecă.
În cadrul atelierelor s-a confirmat că
în bibliotecile universitare, unde există
serviciul Asistenţă de specialitate, sarcina
de elaborare a documentelor tehnologice şi
respectarea metodologiei realizării
proceselor tehnologice revine metodiştilor.
În bibliotecile în care nu există această
funcţie şi serviciu, competenţa respectivă
revine managerilor şi specialiştilor cu
experienţă.
Bibliotecile participante la ateliere
şi-au împărtăşit propria experienţă în
elaborarea documentelor tehnologice şi
respectarea metodologiei realizării lor.
Serviciul Metodologie. Cercetare.
Instruire al Bibliotecii Republicane
Ştiinţifice Agricole a Universităţii Agrare de
Stat din Moldova a elaborat un şir de
documente tehnologice, precum a iniţiat şi
elaborarea unor proceduri de lucru şi
control.
Procedurile de lucru şi control sunt
aceleaşi fişe tehnologice, instrucţiuni de
lucru, ce conţin algoritme, metodologii de
lucru şi pot fi elaborate pentru toate
procesele de bază ale bibliotecilor. Ele vin în
ajutorul specialistului şi fiecare le poate
adapta la necesităţile sale, la condiţiile în
care se află biblioteca, la softul sau la
procesele pe care le realizează. Structura
acestor documente include: definiţii,
responsabili, toate etapele şi metodologia de
realizare a proceselor tehnologice. Aceste
documente constituie un important suport
metodologic pentru noii angajaţi.
Fişele tehnologice nu sunt norme,
dar, la solicitarea bibliotecilor, în ele pot fi
introduse şi norme. Scopul acestor fişe este
de a urmări îndeplinirea corectă şi
consecutivă a unui proces de lucru,
prevenirea abaterilor de la metodologia şi
cheltuielile de timp prevăzut. Totodată, fişa
tehnologică devine un instrument
managerial, asigurând realizarea eficientă a
managementului calităţii.
În cadrul Bibliotecii Ştiinţifice ASEM
se realizează Sistemul de Management al
calităţii, fiind elaborate proceduri de
proces, proceduri de control şi audit anual.
La Biblioteca Ştiinţifică a
Universităţii de Stat „A. Russo” din Bălţi
serviciul Asistenţă de specialitate şi
managerii funcţionali se implică în
realizarea şi actualizarea proceselor
tehnologice prin elaborarea documentelor
tehnologice. Au fost elaborate cca 40 de
documente, care au fost incluse în 2 ediţii
ale volumelor Cadrul de reglementare al
Bibliotecii Ştiinţifice şi Norme de timp pentru
procesele şi activităţile infobibliotecare.
Biblioteca Ştiinţifică a Universităţii
Tehnice din Moldova a elaborat instrucţiuni
tehnologice ce ţin de evidenţa colecţiilor,
recepţionarea documentelor din donaţii,
casarea, schimbul de publicaţii.
În cadrul Bibliotecii Ştiinţifice a
Universităţii Pedagogice de Stat “Ion
Creangă” la asigurarea documentară a
proceselor tehnologice sunt implicate
grupuri de lucru, formate din specialişti ai
bibliotecii.
La Biblioteca Universităţii
Cooperatist Comerciale, în care nu există
serviciul Asistenţă de specialitate şi funcţia
de metodist, în dezvoltarea şi actualizarea
documentelor tehnologice sunt implicaţi
manageri şi angajaţi ai bibliotecii.
La DIB ULIM documentele
tehnologice sunt elaborate de specialişti,
care sunt implicaţi direct în activitate.
Metoda dată, la părerea specialiştilor DIB,
este considerată cea mai bună, deoarece la
elaborarea documentelor tehnologice sunt
implicaţi bibliotecari cu competenţe şi
cunoştinţe specifice domeniului
documentului elaborat.
Un alt subiect al discuţiilor a fost
metodologia realizării proceselor tehnologice
în bibliotecă. S-a stabilit că metodistul este
specialistul, care elaborează şi promovează
cele mai progresive metode de lucru,
evaluează rezultatul obţinut în urma
implementării acestor metode. Metodistului
îi revine realizarea monitoringului şi
controlului asupra metodelor noi de lucru.
Toţi participanţii au confirmat faptul
că activitatea metodologică necesită a fi
dirijată de manager. El creează comisii,
dirijează realizarea proceselor, efectuează
controlul şi evaluarea rezultatului obţinut.
S-a constatat că impactul proceselor
tehnologice constă în asigurarea realizării
cu succes a misiunii bibliotecii,
îmbunătăţirea calităţii serviciilor,
produselor şi proceselor de muncă. La

4. moment nu există o coordonare şi
colaborare în cadrul elaborării
documentelor de reglementare a proceselor
tehnologice la nivel naţional. Fiecare
bibliotecă universitară încearcă să
elaboreze propriile documente ale
proceselor tehnologice, deseori apelând la
experienţa altor biblioteci din ţara sau de
peste hotare.
S-a propus:
- coordonarea la nivel naţional a
activităţii de elaborare a documentelor de
reglementare a proceselor tehnologice;
- elaborarea în comun a documentelor
tehnologice, bazându-se pe experienţele
proprii şi utilizând diferite metode: ateliere
profesionale, grupuri de lucru specializate
etc.;
- implicarea profesioniştilor cu
experienţă în domeniu în elaborarea
documentelor tehnologice, care ar permite
realizarea proceselor tehnologice la un nivel
mai înalt, fapt ce ar spori calitatea
serviciilor şi produselor oferite utilizatorilor;
- Centrul Biblioteconomic (Biblioteca
Centrală a Universităţii de Stat din
Moldova) în comun cu secţiunea de profil a
ABRM „Perfecţionarea Proceselor
Tehnologice de Bibliotecă” şi secţiunea
„Biblioteci universitare” să iniţieze
discutarea documentelor tehnologice
pentru fiecare direcţie de activitate a
bibliotecii în parte.
NOMENCLATOR-CADRU AL PROCESELOR ŞI
OPERAŢIILOR TEHNOLOGICE ÎN
INSTITUŢIILE INFODOCUMENTARE
Continuare...
CICLUL TEHNOLOGIC III. ORGANIZAREA
ŞI ŢINEREA LA ZI A SISTEMULUI DE
CATALOAGE ŞI BAZE DE DATE
Proces 1. Organizarea şi ţinerea la zi a
cataloagelor alfabetic şi sistematic
(tradiţional)
 Repartizarea fişelor conform tipului de
catalog
 Orânduirea/clasarea fişelor pentru
intercalare
 Intercalarea fişelor
 Verificarea corectitudinii aranjării fişelor
 Redactarea fişelor din cataloage
 Scrierea şi intercalarea divizionarelor
 Excluderea fişelor documentelor
eliminate
Proces 2. Organizarea şi ţinerea la zi a
catalogului topografic
 Repartizarea fişelor conform localizării
documentelor în subdiviziunile bibliotecii
 Repartizarea fişelor după CZU şi număr
de inventar
 Intercalarea fişelor
 Verificarea corectitudinii aranjării fişelor
 Redactarea catalogului topografic
 Excluderea fişelor / numerelor de
inventar ale documentelor eliminate din
cataloagele bibliotecii
Proces 3. Organizarea şi ţinerea la zi a
fişierului de autoritate persoane fizice
 Concretizarea informaţiilor necesare
despre autori persoane fizice (nume,
prenume, funcţia, domeniul de
activitate, titlurile ştiinţifice, distincţiile
etc.)
 Căutarea informaţiilor necesare în
diverse surse de referinţă
 Completarea câmpurilor fişierului de
autoritate în baza datelor regăsite
 Redactarea fişierului
Proces 4. Organizarea şi ţinerea la zi a
fişierului de autoritate al vedetelor de
subiect
 Verificarea existenţei termenului selectat
la indexare în fişier
 Verificarea vedetelor autorizate în
cataloagele altor biblioteci de profil
 Căutarea termenului în dicţionare,
tezaure specializate
 Identificarea sinonimelor, omonimelor
termenului
 Stabilirea formei gramaticale a
termenului
 Înregistrarea termenului în fişierul de
autoritate a vedetelor de subiect
 Întocmirea notelor explicative sau
trimiterilor în scopul elucidării
termenilor
 Actualizarea termenilor învechiţi
CICLUL TEHNOLOGIC IV. ORGANIZAREA
ŞI CONSERVAREA COLECŢIILOR
Proces 1. Organizarea colecţiilor
 Primirea documentelor de către
deţinătorii de colecţii
 Evidenţa documentelor în RMF-ul
subdiviziunii
 Repartizarea documentelor conform
criteriilor de aranjare a colecţiilor
 Aranjarea documentelor la raft
 Verificarea corectitudinii aranjării
documentelor la raft şi eliminarea
intercalărilor eronate
 Reorganizarea colecţiilor la raft

5.  Scrierea şi intercalarea divizionarelor şi
indicatoarelor de raft
Proces 2. Evidenţa şi analiza cererilor de
informare neonorate
 Înregistrarea cererilor neonorate
 Determinarea cauzei neonorării cererilor
de informare
 Analiza şi clasificarea cererilor neonorate
conform cauzelor
 Identificarea metodelor de rezolvare a
cererilor neonorate
Proces 3. Prezervarea colecţiilor
Verificarea stării fizice a documentelor şi
identificarea documentelor deteriorate
Recondiţionarea documentelor deteriorate
(reparaţii minore)
Igienizarea spaţiilor, mobilierului şi
documentelor din colecţii
Proces 4. Verificarea colecţiilor
 Instituirea comisiei de verificare a
colecţiilor
 Pregătirea documentelor de evidenţă şi
control
 Confruntarea documentelor din raft cu
datele din cataloage sau registre
 Aplicarea pe fişa catalogului sau în
registru a semnului de control
 Concretizarea documentelor lipsă
 Organizarea fişierului/listei
documentelor lipsă
 Întocmirea procesului-verbal şi a notelor
explicative privind rezultatele verificării
colecţiilor
Proces 5. Eliminarea documentelor din
colecţii
 Identificarea documentelor ce urmează a
fi eliminate
 Întocmirea listelor documentelor
propuse spre eliminare
 Examinarea documentelor de către
comisia de eliminare
 Verificarea validităţii propunerilor de
eliminare
 Scoaterea documentelor din raft
 Scoaterea fişelor din buzunăraşele
documentelor
 Aranjarea fişelor documentelor după
numărul de inventar
 Întocmirea procesului verbal de
eliminare şi înaintarea către forul tutelar
spre aprobare
 Operarea înscrierilor privind
documentele aprobate spre eliminate în
Registrul de Inventar
 Înregistrarea datelor privind eliminarea
documentelor în Registrul de Mişcare a
Fondurilor
 Excluderea fişelor / numerelor de
inventar eliminate din cataloagele
bibliotecii
 Scoaterea fizică a documentelor din
bibliotecă
CICLUL TEHNOLOGIC V. COMUNICAREA
RESURSELOR INFORMAŢIONALE
Proces 1. Înregistrarea utilizatorului la
bibliotecă
 Realizarea interviului cu utilizatorul
 Completarea fişei de înscriere a
utilizatorului la bibliotecă
 Înregistrarea datelor personale ale
utilizatorului în baza de date
 Perfectarea permisului de acces la
bibliotecă a utilizatorului
 Precizarea datelor utilizatorului
înregistrat anterior
Proces 2. Consultarea documentelor în
sala de lectură
 Primirea şi concretizarea cererii de
informare
 Căutarea documentului solicitat la raft
 Eliberarea documentului utilizatorului
 Asistenţă utilizatorului privind
depistarea documentelor la raft (acces
liber la raft)
Proces 3. Împrumutul documentelor la
domiciliu
 Primirea buletinului de cerere a
documentului
 Verificarea corectitudinii completării
buletinului de cerere
 Căutarea documentului solicitat la raft
 Informarea utilizatorului asupra
termenului de restituire şi a stării fizice a
documentului împrumutat
 Împrumutul documentului utilizatorului
în baza permisului de intrare
Proces 4. Împrumutul interbibliotecar
naţional şi internaţional (cu statut de
beneficiar)
 Primirea cererii de împrumut
interbibliotecar de la solicitant
 Verificarea corectitudinii elementelor
bibliografice şi identificarea localizării
documentului
 Transmiterea cererii de împrumut
bibliotecii care deţine documentul
solicitat
 Recepţionarea documentului solicitat

6.  Avizarea bibliotecii furnizoare asupra
primirii documentului (copiei electronice)
 Informarea solicitantului de împrumut
interbibliotecar privind recepţionarea
documentului
 Împrumutul documentului utilizatorului
spre consultare în sala de lectură /
Transmiterea copiilor electronice
utilizatorului prin poşta electronică
 Returnarea documentului (original)
împrumutat bibliotecii furnizoare
Proces 5. Împrumutul interbibliotecar
naţional şi internaţional (cu statut de
furnizor)
 Primirea comenzilor de împrumut
interbibliotecar de la biblioteci din ţară şi
de peste hotare
 Consultarea cataloagelor bibliotecii
privind existenţa documentelor în
colecţiile bibliotecii şi disponibilitatea lor
 Eliberarea directă a documentelor
bibliotecii solicitante / expedierea prin
poştă a documentelor bibliotecii
solicitante
 Digitizarea articolelor din seriale şi
transmiterea lor prin poşta electronică
bibliotecii solicitante
 Avizarea bibliotecii furnizoare asupra
transmiterii documentelor
 Recepţionarea documentelor de la
biblioteci
Proces 6. Primirea documentelor împrumu-
tate la domiciliu
 Confruntarea datelor din fişa cărţii cu
documentul primit
 Verificarea integrităţii documentelor
 Intercalarea fişelor în buzunăraşele
documentelor
 Ordonarea şi aşezarea documentelor
primite de la utilizator la locul de
depozitare corespunzător
Proces 7. Avizarea utilizatorilor restanţieri
 Verificarea indicatorilor documentelor
împrumutate şi depistarea utilizatorilor
restanţieri
 Înştiinţarea prin telefon a restanţierilor
privind necesitatea restituirii/prelungirii
documentelor împrumutate
 Scrierea şi transmiterea prin poştă a
avizului privind restituirea/prelungirea
documentelor
Proces 8. Recuperarea documentelor
pierdute
 Determinarea valorii documentelor
pierdute
 Recepţionarea şi înregistrarea
documentelor primite de la utilizatori în
schimbul celor pierdute într-un registru
special
 Transmiterea documentelor în serviciul
Completarea şi Evidenţa Colecţiilor
Proces 9. Vizarea fişei de lichidare a
împrumuturilor utilizatorului la plecarea
din instituţie
 Verificarea situaţiei împrumuturilor de
documente ale utilizatorului
 Vizarea fişei de lichidare a
împrumuturilor

7. Procedură internă de lucru şi control pentru organizarea catalogului topografic*
Model
Procedură internă de lucru şi control
pentru organizarea catalogului topografic
Denumirea
bibliotecii
Cod document: Versiunea 1.0
DATA Exemplar nr. SEMNĂTURA
ELABORAT
VERIFICAT
APROBAT
1. SCOP:
1.1. Reflectarea exactă a colecţiilor bibliotecii
1.2. Identificarea şi regăsirea documentelor
1.3. Facilitarea verificării colecţiilor bibliotecii
1.4. Reinventarierea fondului de documente
2. DOMENIU:
2.1. Procedura se aplică pentru toate tipurile de documente achiziţionate de bibliotecă, de
către Serviciul Completare şi Evidenţă a Colecţiilor
3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ:
3.1. GOST 7.1-2003 Библиографическая запись. Библиографическое описание.
Общие требования и правила составления
3.2. SM SR ISO 4:2003 Informare şi documentare. Reguli pentru abrevierea cuvintelor din
titluri şi a titlurilor de publicaţii
3.3. SM SR ISO 9:2005 Informare şi documentare. Transliterarea caracterelor chirilice în
caractere latine. Limbi slave şi neslave
3.4. SM SR ISO 639:2005 Cod pentru reprezentarea denumirilor de limbi
3.5. SM SR ISO 13420:2005 Biblioteconomie şi documentare. Clasificarea zecimală
universală. Indici de bază
3.6. Clasificarea zecimală universală. Ed. prescurtată. Ch.: Biblioteca Naţională a RM, 1994.
249 p.
4. PRESCURTĂRI
4.1. CZU – Clasificarea Zecimală Universală
4.2. GOST – gosudarstvennzj standart
4.3. SM – standard moldovean
4.4. SR – standard român
4.5. ISO – International Standardization Organization
4.6. u.m. – unitate materială
5. RESPONSABILITĂŢI:
5.1. Şeful serviciului Completarea şi Evidenţa Colecţiilor
5.1.1. Verifică respectarea procedurii
5.2. Bibliotecar, serviciul Completarea şi Evidenţa Colecţiilor
5.2.1. Răspunde de punerea în practică a procedurii
6. DESCRIEREA PROCEDURII:
* Ca bază metodologică în elaborarea procedurii date a servit lucrarea: Sistemul de control managerial:
Model experimentat de Biblioteca Judeţeană „George Bariţiu” Braşov. Bucureşti, 2012.

8. 6.1. Date de intrare: unităţile materiale
6.2. Date de ieşire: fişele topografice
6.3. Catalogul topografic cuprinde descrierile tuturor documentelor existente în colecţiile
bibliotecii. Este un instrument de evidenţă care se dezvoltă în acelaşi timp cu creşterea
colecţiilor, oglindind exact întregul fond al bibliotecii. Catalogul topografic se
actualizează permanent în funcţie de schimbările care intervin (modificări de indici
CZU, intrări - ieşiri de documente etc.).
6.3.1. Catalogul topografic se organizează cu fişe de catalog de format internaţional (75 x 125
mm)
6.3.2. Fişa topografică conţine o descriere principală simplificată care presupune menţionarea
următoarelor elemente:
 vedeta: autor persoană fizică (nume, prenume) / autor colectiv / titlu
 titlul documentului
 informaţii la titlu (dacă este cazul)
 locul de apariţie
 anul de apariţie
 numărul volumului
 preţul
 cota topografică
 numărul de inventar
Exemplu:
628 954057
M 78
MOGOREANU, Nicolae
Iluminatul electric: Curs
universitar. - Ch., 2013. - 208 p.
85.00
6.3.3. Cota topografică se înscrie în colţul stâng de sus al fişei, iar numărul de inventar – în
partea de sus a fişei, centru.
6.3.4. Fişele topografice se ordonează conform localizăriii documentelor în subdiviziuni, apoi
în ordinea crescătoare a indicilor de cotă, conform tabelei cu indicii CZU prescurtaţi,
iar în cadrul fiecărui indice de cotă în ordinea crescătoare a numerelor de inventar.
6.3.5. Fişele se intercalează în catalogul topografic imediat după prelucrarea documentelor şi
repartizarea lor în subdiviziunile şi filialele bibliotecii
6.3.6. În fiecare cutie a fişierului trebuie să se rezerve un spaţiu de dezvoltare. Pentru
delimitarea grupelor tematice (indicii CZU prescurtaţi) şi simplificarea intercalării şi
căutării în catalog se utilizează fişe divizionare.
6.3.7. La scoaterea unităţilor de bibliotecă din gestiune, se identifică fişele topografice
corespunzătoare unităţilor materiale respective, se extrag din catalogul topografic, se
aşează în ordinea crescătoare a numărului de inventar şi se păstrează, separat, până la
aprobarea procesului - verbal de casare.
7. ACTUALIZĂRI:
Nr. crt. Sinteza actualizării Versiunea curentă Data