Dokumen tersebut merupakan hasil analisis kegagalan dan dampaknya (Failure Modes Effects Analysis/FMEA) yang dilakukan oleh Klinik Pratama Puri Sinartha untuk meningkatkan mutu dan keselamatan pasien dengan mengidentifikasi potensi kegagalan dan risiko pada setiap tahapan proses pelayanan, khususnya pendaftaran pasien. FMEA ini mengidentifikasi 11 potensi kegagalan dan memberikan solusi untuk meminimalkan risikonya.

1. FAILURE MODES EFFECTS ANALYSIS
KLINIK PRATAMA PURI SINARTHA
TAHUN 2023
A. PENDAHULUAN
Dalam memberikan pelayanan kepada anggota / masyarakat, seluruh unit
pelayanan yang ada dan seluruh petugas berkomitmen untuk memberikan
pelayanan yang bermutu dan peduli terhadap keselamatan pasien,
pengunjung, masyarakat, dan petugas yang bekerja di Klinik Pratama Puri
Sinartha.
Progaram mutu dan keselamatan pasien merupakan program yang wajib
direncanakan, dilaksanakan, dimonitor, dievaluasi dan ditindaklanjuti
diseluruh jajaran yang ada di Klinik Pratama Puri Sinartha, Kepala klinik,
penanggung jawab pelayanan klinis dan seluruh petugas, termasuk
didalamnya pelayanan diseluruh poli, khususnya pendaftaran, sering terjadi
kesalahan yang akan mengancam keselamatan pasien.
Keselamatan Pasien adalah suatu sistem yang membuat asuhan pasien
lebih aman, meliputi assessment risiko, identifikasi dan pengelolaan risiko
pasien, pelaporan dananalisis insiden, kemampuan belajar dari insiden dan
tindaklanjutnya, serta implementasi solusi untuk meminimalkan timbulnya
resiko dan mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan
akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak mengambil tindakan yang
seharusnya diambil.
B. LATAR BELAKANG
FMEA (Failure modes Effects Analysis) adalah suatu metode sistematis dan
proaktif guna meninjau (mengevaluasi) sebuah proses untuk menentukan
(mengidentifikasi dimana dan bagaimana kemungkinan proses tersebut gagal,
serta mengkaji dampak relatif dari kegagalan – kegagalan yang berbeda dengan
tujuan untuk mengidentifikasi bagian- bagian proses yang paling memerlukan
perubahan.

2. Pelayanan diruang pendaftaran merupakan satu kesatuan yang tidak
terpisahkan dari pelaksanaan upaya kesehatan, yang berperan penting dalam
meningkatkan mutu pelayanankesehatan bagi masyarakat.
Bahwa dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan dibutuhkan
tindakanyang komprehensif dan responsif terhadap potensi insiden keselamatan
pasien di fasilitas pelayanan kesehatan agar dapat mencegah insiden tersebut
terjadi.
C. TUJUAN FMEA
Meningkatkan mutu dan keselamatan pasien di Klinik Pratama Puri Sinartha.
D. LANGKAH – LANGKAH KEGIATAN
1. Menetapkan topik
Topik yang diambil adalah failure mode di pendaftran dan rekam medis
2. Membentuk tim FMEA
Ketua : Ida Ayu Ode Indrayani Swastika Dewi
Anggota : Ni Nyoman Trisnawati
3. Menetapkan tujuan, keterlibatan dan jadwal kegiatan tim
1. Tujuan
Meminimalisir risiko penumpukan antrian pasien pada saat pendaftaran di buka
2. Jadwal Kegiatan
4. Alur Proses
Alur proses prosedur pendaftaran pasien yaitu :
1. Pasien dan atau keluarga yang datang ke Klinik mengambil nomor antrian dan
petugas memanggil pasien sesuai urutan antrian.
2. Petugas meminta kartu identitas (KTP) dan/atau Kartu jaminan berobat (BPJS).

3. 3. Bersamaan dengan aktifitas sesuai no 1, petugas mengamati kondisi pasien dan
mengisi form skrining untuk memutuskan pasien termasuk pasien beresiko
tinggi atau tidak.
4. Jika pasien tidak termasuk sebagai pasien beresiko tinggi, petugas melakukan
identifikasi dengan meminta nama pasien, alamat tempat dan NIK dan
memasukan dalam register.
5. Petugas mempersilakan pasien untuk duduk di kursi tunggu.
6. Petugas pendaftaran dengan bantuan leaflet menjelaskan secara ringkas hak dan
kewajiban pasien selama berobat di Klinik Pratama Puri Sinartha dan informasi
yang ditanyakan pasien, atau informasi yang perlu diketahui Masyarakat sesuai
kondisi saat kekinian.
7. Petugas memanggil pasien dan melakukan identifikasi pasien minimal dengan 2
jenis identifikasi ( nama lengkap, dan tanggal lahir ) dengan pertanyaan terbuka
8. Jika sudah sesuai petugas mengarahkan pasien masuk ke poliklinik yang dituju.
5. Failure Mode dan Tahapan Proses Pelayanan
No. Tahapan proses Pelayanan Failure Mode
1 Pasien dan atau keluarga yang datang
ke Klinik mengambil nomor antrian
dan petugas memanggil pasien sesuai
urutan antrian
1. Pasien tidak mengambil nomor
antrian
2. Pasien tidak mendengar saat
nomor antrian sudah dipanggil
2 Petugas meminta kartu identitas (KTP)
dan/atau Kartu jaminan berobat
(BPJS).
1. Kartu identitas/Kartu
jaminan sulit terbaca
2. Kartu identitas/asuransi
pasien tertukar dengan
keluarga lainnya
3 Bersamaan dengan aktifitas sesuai
no 1, petugas mengamati kondisi
pasien dan mengisi form skrining
untuk memutuskan pasien termasuk
pasien beresiko tinggi atau tidak
1. Petugas kurang teliti saat
mengamati kondisi pasien

4. 4 Jika pasien tidak termasuk sebagai
pasien beresiko tinggi, petugas
melakukan identifikasi dengan
meminta nama pasien, alamat
tempat dan NIK dan memasukan
dalam register
1. Petugas tidak cermat dalam
menuliskan data pribadi pasien
2. Pasien lupa terhadap data pribadi
yang ditanyakan
5 Petugas mempersilakan pasien
untuk duduk di kursi tunggu
1. Pasien menunggu jauh dari ruang
tunggu poliklinik
6 Petugas pendaftaran dengan bantuan
leaflet menjelaskan secara ringkas hak
dan kewajiban pasien selama berobat
di Klinik Pratama Puri Sinartha dan
informasi yang ditanyakan pasien, atau
informasi yang perlu diketahui
Masyarakat sesuai kondisi saat
kekinian
1. Petugas tidak memberikan
penjelasan secara lengkap
7 Petugas memanggil pasien dan
melakukan identifikasi pasien minimal
dengan 2 jenis identifikasi ( nama
lengkap, dan tanggal lahir ) dengan
pertanyaan terbuka
1. Petugas salah
memanggil pasien dan
tidak cermat dalam
melakukan indentifikasi
pasien
8 Jika sudah sesuai petugas
mengarahkan pasien masuk ke
poliklinik yang dituju
1. Petugas di poli belum siap
6. Penyebab dan akibat terjadinya Failure Mode
No Failure Mode Sebab Akibat
1 Pasien tidak mengambil
nomor antrian
Kurangnya informasi
dari petugas
Tidak dipanggil
petugas pendaftaran
2 Pasien tidak mendengar saat
nomor antrian sudah
dipanggil
Suara petugas kurang
keras saat pemanggilan
nomor antrian
Menghambat
pelayanan
3 Kartu identitas/Kartu
jaminan sulit terbaca
Beberapa huruf atau
angka dikartu pudar
Kesalahan data
identitas pasien,
sulitnya penelusuran
riwayat medis pasien
4 Kartu identitas /
asuransi pasien tertukar
dengan keluarga
Pasien buru-buru dan
atau tertinggal di rumah
Tertukar data pasien,
kesalahan data identitas
pasien

5. lainnya
5 Petugas kurang teliti
saat mengamati kondisi
pasien
Kelalaian petugas Pasien tidak
mendaptkan
penanganan yang tepat
6 Petugas tidak cermat dalam
menuliskan data pribadi
pasien
Pasien tidak paham
Bahasa
Kesalahan data
identitas pasien
7 Pasien lupa terhadap data
pribadi yang ditanyakan
Pasien tidak membawa
kartu identitas
Data identitas tidak
lengkap
8 Pasien menunggu jauh dari
ruang tunggu poliklinik
Kursi ruang tunggu
kurang
Pasien tidak hadir ke
poli tujuan
9 Petugas tidak memberikan
penjelasan secara lengkap
Petugas terburu-buru
saat memberikan
penjelasan
Pasien tidak
mendaptkan penjelasan
yang lengkap
10 Petugas salah memanggil
pasien dan tidak cermat
dalam melakukan
indentifikasi pasien
Data identitas pasien
keliru yang
mengakibatkan salah
pasien
Pasien salah masuk
poliklinik tujuan
11 Petugas di poli belum siap Keterlamabatan petugas Pasien menunggu lama
7. Penilaian O, S, D, dan RPN
No Failure Mode Sebab Akibat S O D RPN
1 Pasien tidak
mengambil nomor
antrian
Kurangnya
informasi dari
petugas
Tidak dipanggil
petugas
pendaftaran
2 2 3 12
2 Pasien tidak
mendengar saat
nomor antrian
sudah dipanggil
Suara petugas
kurang keras
saat
pemanggilan
nomor antrian
Menghambat
pelayanan
2 3 3 18
3 Kartu
identitas/Kartu
jaminan sulit
terbaca
Beberapa huruf
atau angka
dikartu pudar
Kesalahan data
identitas
pasien, sulitnya
penelusuran
riwayat medis
pasien
4 3 2 24
4 Kartu identitas /
asuransi pasien
tertukar dengan
keluarga lainnya
Pasien buru-buru
dan atau
tertinggal di
rumah
Tertukar data
pasien,
kesalahan data
identitas pasien
4 3 2 24

6. 5 Petugas kurang
teliti saat
mengamati
kondisi pasien
Kelalaian
petugas
Pasien tidak
mendaptkan
penanganan
yang tepat
4 3 3 36
6 Petugas tidak
cermat dalam
menuliskan data
pribadi pasien
Pasien tidak
paham Bahasa
Kesalahan data
identitas pasien
3 2 3 18
7 Pasien lupa
terhadap data
pribadi yang
ditanyakan
Pasien tidak
membawa kartu
identitas
Data identitas
tidak lengkap
3 2 3 18
8 Pasien menunggu
jauh dari ruang
tunggu poliklinik
Kursi ruang
tunggu kurang
Pasien tidak
hadir ke poli
tujuan
4 3 3 36
9 Petugas tidak
memberikan
penjelasan secara
lengkap
Petugas terburu-
buru saat
memberikan
penjelasan
Pasien tidak
mendaptkan
penjelasan yang
lengkap
3 3 2 18
10 Petugas salah
memanggil pasien
dan tidak cermat
dalam melakukan
indentifikasi pasien
Data identitas
pasien keliru
yang
mengakibatkan
salah pasien
Pasien salah
masuk
poliklinik
tujuan
4 3 2 24
11 Petugas di poli
belum siap
Keterlamabatan
petugas
Pasien
menunggu lama
2 2 3 12
8. Solusi
No Failure Mode Sebab Akibat S O D RPN Solusi Indikator
keberhasilan
1 Pasien tidak
mengambil
nomor
antrian
Kurangnya
informasi
dari petugas
Tidak
dipanggil
petugas
pendaftaran
2 2 3 12 Petugas
menginformasi
kan tata cara
pendaftaran
Semua
pasien
mendaptkan
nomor
antrian
2 Pasien tidak
mendengar
saat nomor
antrian sudah
dipanggil
Suara petugas
kurang keras
saat
pemanggilan
nomor
antrian
Menghambat
pelayanan
2 3 3 18 Pengulangan
pemanggilan
nomor antrian
Semua
antrian
dipanggi
l

7. 3 Kartu
identitas
/Kartu
jaminan
sulit
terbaca
Beberapa
huruf atau
angka dikartu
pudar
Kesalahan
data identitas
pasien,
sulitnya
penelusuran
riwayat
medis pasien
4 3 2 24 Melakukan
double cek
dengan
mengkonfir-
masi balik ke
pasien
Tidak ada
kesalahan
identitas
4 Kartu
identitas /
asuransi
pasien
tertukar
dengan
keluarga
lainnya
Pasien buru-
buru dan atau
tertinggal di
rumah
Tertukar
data pasien,
kesalahan
data identitas
pasien
4 3 2 24 Meminta pasien
menunjukan
kartu identitas
sebelum
berobat
Tidak
terjadi kartu
yang
tertukar
5 Petugas
kurang teliti
saat
mengamati
kondisi
pasien
Kelalaian
petugas
Pasien tidak
mendaptkan
penanganan
yang tepat
4 3 3 36 Memberikan
edukasi untuk
lebih hati-hati
dalam bekerja
dan petugas
mematuhi SPO
Tidak
terjadi
kesalahan
saat
pelayanan
6 Petugas tidak
cermat dalam
menuliskan
data pribadi
pasien
Pasien tidak
paham
Bahasa
Kesalahan
data
identitas
pasien
3 2 3 18 Berkomunikasi
dengan
pendamping
pasien, atau
menuntun
pasien
berkomunikasi
Tidak ada
kesalahan
identitas
7 Pasien lupa
terhadap data
pribadi yang
ditanyakan
Pasien tidak
membawa
kartu
identitas
Data
identitas
tidak
lengkap
3 2 3 18 Meminta pasien
menunjukan
kartu identitas
sebelum
berobat
Tidak ada
kesalahan
identitas
8 Pasien
menunggu
jauh dari
ruang tunggu
poliklinik
Kursi ruang
tunggu
kurang
Pasien tidak
hadir ke poli
tujuan
4 3 3 36 Penambahan
kursi ruang
tunggu
Terdapat
penambahan
kursi ruang
tunggu
9 Petugas tidak
memberikan
penjelasan
secara
lengkap
Petugas
terburu-buru
saat
memberikan
penjelasan
Pasien tidak
mendaptkan
penjelasan
yang
lengkap
3 3 2 18 Memberikan
edukasi untuk
lebih hati-hati
dalam bekerja
Semua
pasien
mendapatka
n penjelasan
yang
lengakap

8. Pasien dan atau keluarga yang datang ke Klinik mengambil nomor antrian
Petugas memanggil pasien sesuai urutan antrian.
Petugas meminta kartu identitas (KTP) dan/atau Kartu jaminan berobat (BPJS).
Bersamaan dengan aktifitas sesuai no 1, petugas mengamati kondisi pasien dan mengisi
form skrining untuk memutuskan pasien termasuk pasien beresiko tinggi atau tidak.
Jika pasien tidak termasuk sebagai pasien beresiko tinggi, petugas melakukan identifikasi
dengan meminta nama pasien, alamat tempat dan NIK dan memasukan dalam
register ( untuk pasien yang mengalami hambatan Bahasa petugas meminta
pendampingan keluarga saat proses identifikasi)
Petugas mempersilakan pasien untuk duduk di kursi tunggu.
Petugas pendaftaran dengan bantuan leaflet menjelaskan secara ringkas hak dan kewajiban
pasien selama berobat di Klinik Pratama Puri Sinartha dan informasi yang ditanyakan
pasien, atau informasi yang perlu diketahui Masyarakat sesuai kondisi saat kekinian.
Petugas memanggil pasien dan melakukan identifikasi pasien minimal dengan 2 jenis
identifikasi ( nama lengkap, dan tanggal lahir ) dengan pertanyaan terbuka
Jika sudah sesuai petugas mengarahkan pasien masuk ke poliklinik yang dituju.
10 Petugas salah
memanggil
pasien dan
tidak cermat
dalam
melakukan
indentifikasi
pasien
Data identitas
pasien keliru
yang
mengakibatk
an salah
pasien
Pasien salah
masuk
poliklinik
tujuan
4 3 2 24 Memberikan
edukasi untuk
lebih hati-hati
dalam bekerja
Tidak ada
kesalahan
pemanggila
n dan
identifikasi
pasien
12 Petugas di
poli belum
siap
Keterlamabat
an petugas
Pasien
menunggu
lama
2 2 3 12 Petugas datang
tepat waktu
Pelayanan
mulai tepat
waktu
9. Perubahan Alur

9. 10. Hitung Kembali RPN
RPN akan dihitung ulang setelah dilakukan perbaikan dilaksanakan setelah tiga bulan
langkah- langkah perbaikan dilakukan.
11. Penutup
Demikianlah kegiatan FMEA yang telah dilakukan di Pendaftaran dan Rekam Medis,
diharapkan FMEA bisa dilakukan diseluruh poli yang ada di Klinik Pratama Puri
Sinartha.
PENANGGUNG JAWAB
KLINIK PRATAMA PURI SINARTHA
dr. Ni Putu Diah Witari, M.Sc
KETUA TIM FMEA
I.A. Ode Indrayani S.D, AMd. Keb