Спектр взаимосвязанных услуг по обработке, хранению и обслуживанию документов компании, аутсорсингу бизнес-процессов, чтобы вы могли сократить затраты и сконцентрироваться на основной деятельности.

1. Аутсорсинговый центр ЭЛАР
Комплексное обслуживание документов, чтобы вы могли
сконцентрироваться на основной деятельности

2. каждый 4-й
Реальность Workflow
стоимость обработки
одного документа
средний ежегодный прирост документов
в развивающейся компании56%
документ регистрируется
с опозданием из-за
человеческого фактора
Договоры, контракты
Счета, счета-фактуры
Акты и накладные
Платежные документы
Приказы, распоряжения
Внутренняя переписка
Входящая корреспонденция
3-5%
20-200
документов и данных
вводятся с ошибками

3. Бумага незаметно накапливается
Сколько процентов вашего офисного
пространства занимают бумажные
документы?
Источник: AIIM, The Paper Free Office
10% 32%
68% компаний испытывают
потребность в оптимизации

4. СЭД, ERP, CRM, ЕСМ …
Участки обработки
документов в офисах
Аутсорсинговый
центр ЭЛАР
Внеофисное
хранение
Вывоз бумажных
документов, в т.ч.
с последующей обработкой
Онлайн обработка
присланных электронных
документов и копий
Оперативный
ввод данных
в системы
Перенаправление
корреспонденции и получение
в почтовых отделениях
Облачный
электронный архив
Работа с электронными
копиями и заказ оперативной
доставки оригиналов 24/7
Хранение
электронных
документов
Сотрудники заказчика
Хранение
бумажных
оригиналов
Х
Состав услуг
Вся бумага

5. Цели
Прозрачность
затрат
 Рамочное
соглашение
 Оплата по факту
оказанных услуг
 Жесткий SLA -
ответственность
аутсорсера
 Обучение
и поддержка
Внешняя служба
делопроизводства
 Обученные
сотрудники вместо
штатных единиц
 Сервисы быстрой
и точной обработки
всех документов
 Единый стандарт
обслуживания
подразделений и
филиалов
Политика
безбумажного офиса
 Создание заслона
для текущей бумаги
 Вывоз существующих
архивов на внеофисное
хранение с поэтапной
оцифровкой
 Уничтожение
ненужных документов,
накапливающихся
в офисе

6. Почему аутсорсинг?
Экстерриториальность,
единые стандарты обслуживания
для всех подразделений,
филиалов и контрагентов
Снижение расходов
на обработку и хранение
документов и данных
>25%
Легкое и безболезненное
масштабирование сервисов
параллельно с развитием
вашей компании
Обеспечение
непрерывности процессов:
 Исключение рисков
недостоверности данных
 Исключение рисков
несвоевременного принятия
документов к учету
 Быстрый поиск, доступ
и составление подборок
электронных документов

7. Политика конфиденциальности
Соглашение о неразглашении, жесткие регламенты
с прописанной ответственностью для сотрудников,
имеющих доступ к документам
Обезличивание скан-образов (нарезка на фрагменты)
в случае необходимости ручного извлечения данных:
 Оператор не знает, фрагмент какого документа
обрабатывает в данный момент
 Ни один наш оператор не увидит даже двух соседних
фрагментов одного документа
Безопасное хранение документов в обезличенных
коробах/папках:
 Опись содержимого коробов в ЛК знают только
ваши специалисты
 Наши сотрудники оперируют исключительно штрих-кодами
Безопасность
на всех этапах
обслуживания

8. СЕРВИСЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАМИ

9. Внешний делопроизводитель в офисе
Универсальный участок ввода вместо штатных единиц и покупки оборудования
 Обученный сотрудник/сотрудники
 Профессиональные сканеры и ПО для сшитых и расшитых документов
 Обслуживание и сопровождение
Сортировка,
штрихкодирование,
регистрация по штрих-коду
в СЭД, CRM, ERP
Сканирование и отправка
образов в Аутсорсинговый
центр ЭЛАР
* Возможна регистрация «на
месте» (малые объемы/
простые реквизиты)
Упаковка и подготовка бумаги
к внеофисному хранению
(составление дел, описи,
учет коробов)
Функции оператора

10. Обслуживание бумажной корреспонденции
Перенаправление
бумажной корреспонденции в
Аутсорсинговый центр ЭЛАР
Регулярный обход и получение
писем в отделениях почты
Оперативное сканирование
и ввод документов
в учетные системы
* Финансовая ответственность
за регулярность получения
и обработки корреспонденции

11. Удаленная обработка
Экономный формат
обслуживания филиалов
 Минимум трудозатрат – достаточно
отсканировать/сфотографировать
документ и отправить в FTP папку
или облачный архив
 АРМ ввода – сканер,
отправляющий документы
напрямую в Аутсорсинговый центр
Удобство для контрагентов
 Максимально быстрая доставка
документов вам через отправку
электронной копии в
Аутсорсинговый центр ЭЛАР
 Уверенность в быстром принятии
документа к учету и совершении
операции
Удаленные
филиалы и
контрагенты
Аутсорсинговый центр ЭЛАР
Отсканировать
Сфотографировать
Оперативная обработка всех электронных
документов, направленных в ЭЛАР
филиалами и контрагентами
Подробнее
на сайте

12. Регулярный вывоз документов из подразделений и филиалов
Освобождение офисов от бумаги
Установка контейнеров для сбора
документов, подлежащих
уничтожению, с регулярным вывозом
и конфиденциальным уничтожением
Аутсорсинговый
центр ЭЛАР
Архивохранилище
ЭЛАР
Передача на хранение коробов
с документами, подготовленных
делопроизводителем
Регулярный забор документов
с доставкой в Аутсорсинговый
центр для обработки
Вывоз накопленных архивов
на хранение с последующей
оцифровкой

13. Обработка документов 24/7
Аутсорсинговый центр ЭЛАР
 12 алгоритмов программного извлечения данных
для максимально быстрой и недорогой обработки
печатных документов
 2000 – 8000 операторов ручного ввода
и верификации для всех остальных случаев
 Автоматическое распределение заданий,
контроль сроков и качества выполнения
 От 5 минут с момента получения скан-образа
до загрузки данных в вашу СЭД/ECM, CRM, ERP, …
Оперативно извлекаем любые данные
с любых документов в любом количестве!
Стационарные сотрудники
Онлайн операторы ввода

14. Функции Центра
Автоматическая обработка
(любые печатные документы
достаточного качества)
 Распознавание текста
 Классификация по типам
 Извлечение данных
 Контроль по справочникам
 Подготовка экспортной базы
данных
Ручное извлечение
и проверка данных
(любые документы, в т.ч.
рукописные и не прошедшие
автоматическое распознавание)
 Извлечение данных
 Проверка
 Корректировка и нормализация
(приведение к стандарту
написания)
 Контроль действия операторов
Прием электронных
и бумажных документов
 Скан-образы из филиалов
и от контрагентов
 Сканирование документов,
доставленных
логистической службой
и корреспонденции,
полученной на почте
 Нарезка образов на
обезличенные фрагменты
(при необходимости)

15. Облачный архив
Исключим загрузку «тяжелых» электронных копий
и документов в СЭД, ERP, CRM
Предоставим вам полноценную ЕСМ-платформу для
хранения цифровых ресурсов компании
В учетные системы будут загружены только необходимые
данные и ссылка на соответствующий документ в архиве
 Документы будут защищены от утери
и несанкционированного доступа
 Будет исключено бесконтрольное тиражирование электронных
документов, реализованы функции контроля сроков хранения
 Сотрудники по логину и паролю смогут
 Работать со своими электронными документами 24/7
из любого места планеты
 Производить контекстные поиск и составлять подборки
документации
 Заказывать услуги доставки оригиналов
Возможны интеграции
с учетными системами
и хранение любого
цифрового контента
вашей компании

16. Внеофисное хранение от ИТ-компании
 Долговременное хранение всех ваших бумажных документов в нормативных условиях
 Защита документов от повреждения и несанкционированного доступа
 Гарантированное быстрое нахождение нужного документа
 Заказ услуг через Личный кабинет в Облачном архиве/кнопку в учетной системе
 Оперативное сканирование или доставка оригинала
 Контроль сроков хранения и своевременное уничтожение
Обезличенные короба
и защищенная WMS
Учет и заказ услуг
онлайн
Доп. системы
безопасности
Динамичное
хранение
Уникальные сервисы и легкая адаптация услуг к нестандартным задачам.
Наше московское хранилище расположено в черте МКАД.
Подробнее
на сайте

17. Модульность
 Услуги могут включаться/выключаться
Гибкость
 Каждая услуга настраивается
Технологичность
 Чем больше документов, тем меньше
цена обработки за единицу
Формат сервисов
17

18. Результат
 Повышение операционной эффективности
 Сокращение затрат
 Постоплата, прозрачность и точное планирование
расходов (возможность единого платежа)
 Стандартизация процессов
 Эффективное использование освобожденных
офисных площадей
Передача на аутсорсинг всех
трудозатратных административных
функций по управлению документами
Концентрация на основной деятельности

19. +7 (495) 274-31-31
office@elar.ru
Корпорация ЭЛАР www.elar.ru
www.wescan.ru
www.saperion.ru
Спасибо за внимание!