Dokumen tersebut membahas tentang pengertian umum keprotokolan, asas-asas keprotokolan, unsur-unsur keprotokolan, ruang lingkup kegiatan keprotokolan, fungsi pokok keprotokolan, dan syarat-syarat menjadi petugas keprotokolan. Secara ringkas, dokumen tersebut menjelaskan tentang konsep dasar dan prinsip-prinsip yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan kegiatan protokol.

1. 1
Ardian Sufandi,S.Pd

2. 2
Ardian Sufandi,S.Pd

3. 1
Ardian Sufandi,S.Pd
1. PENGERTIAN UMUM KEPROTOKOLAN
Kata protokol berasal dari bahasa Yunani, yaitu protos yang berarti pertama dan
colla yang berarti melekatkan. Jadi, menurut asal katanya, protokol adalah
lembaran pertama yang melekat pada dokumen utama. Lama kelamaan, dokumen
yang berisi simpulan-simpulan suatu perjanjian internasional juga disebut
protokol. Keprotokolan dapat dimaknai sebagai aturan baku yang menyangkut
penyelenggaraan acara-acara resmi (pemerintah), cara memperlakukan pejabat
pemerintah dalam aktivitas kedinasan, dan cara penyelenggaraan kegiatan oleh
instansi pemerintah atau masyarakat umum. Pihak yang bertindak sebagai
pengemban tugas keprotokolan dikenal dengan istilah protokoler. Kerprotokolan
sendiri telah diatur dalam beberapa ketentuan perundang-undangan, antara lain
sebagai berikut.
a. Berdasarkan UU No. 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan
1) Pejabat negara adalah pimpinan dan anggota lembaga negara
sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Dasar Negara Republik
Indonesia Tahun 1945 dan pejabat negara yang secara tegas ditentukan
dalam Undang-Undang.
2) Pejabat pemerintah adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu
dalam pemerintah, baik pusat maupun daerah.
Gambar 1.1 Keprotokolan Pelantikan Pejabat Pemerintah Pada Saat
Virus Corona dengan Protokol Kesehatan
id.wikepedia.org

4. 2
Ardian Sufandi,S.Pd
3) Tamu Negara adalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara
kenegaraan, resmi, kerja, atau pribadi ke negara Indonesia.
b. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 39 Tahun 2018 Tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 9 Tentang Keprotokolan
1) Pasukan Pengamanan Presiden (Paspampres) adalah pasukan yang
bertugas melaksanakan pengamanan fisik langsung jarak dekat setiap
saat kepada Presiden dan Wakil Presiden, mantan Presiden dan Wakil
Presiden beserta keluarganya, serta tamu negara setingkat kepala
negara/kepala pemerintah.
2) Konfrensi Internasional adalah pertemuan antara wakil-wakil dari tiga
negara atau lebih untuk membahas topik tertentu yang menjadi
kepentingan bersama secara internasional.
3) Perjanjian Internasional adalah perjanjian dalam bentuk dan nama
tertentu, yang diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara
tertutulis serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum
publik.
4) Organisasi Internasional adalah organisasi antarpemerintah yang diakui
sebagai subjek hukum internasional dan mempunyai kapasitas untuk
membuat perjanjian internasional.
5) Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh (Duta Besar LBBP) adalah
seseorang yang diangkat dan diberhentikan oleh kepala negara/kepala
pemerintahan negara pengirim untuk jabatan Kepala Perwakilan
Diplomatik untuk mewakili dan memperjuangkan kepentingan bangsa
dan negara di negara penerima atau pada organisasi internasional.
c. Aturan Kepala Lembaga Administrasi Negara No.40 Tahun 2015 tentang
Pedoman Keprotokolan di Lingkungan Lembaga Administrasi Negara
1) Upacara Bendera adalah kegiatan pengibaran atau penurutunan
bendera merah putih yang dilaksanakan dalam rangka memperingati
hari-hari besar nasional seperti HUT Proklamasi Kemerdekaan
Republik Indonesia.
2) Very Very Importan Persons (VVIP) adalah Presiden dan Wakil
Presiden beserta keluarganya, tamu negara setingkat kepala
negara/kepala pemerintahan, serta pimpinan organisasi internasional

5. 3
Ardian Sufandi,S.Pd
3) Very Importan Person (VIP) adalah tamu kehormatan selain Presiden
dan Wakil Presiden beserta keluarganya, tamu negara setingkat kepala
negara/kepala pemerintahan, serta pimpinan organisasi internasional.
4) Tim Protokol adalah tim yang diberikan tugas oleh pejabat yang
membidangi urusan keprotokolan atau bagian yang membidangi
administrasi umum pada PKP2A dan Perguruan Tinggi di Lingkungan
LAN untuk mengatur serta melaksanakan tugas pelayanan
keprotokolan dalam berbagai kegiatan sesuai dengan aturan dan
ketentuan yang berlaku.
2. ASAS KEPROTOKOLAN
Asas keprotokolan adalah asas yang mengatur bidang keprotokolan serta harus
dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokoler. Berikut informasi lebih
lanjut mengenai asas keprotokolan.
a. Jenis-jenis asas keprotokolan
Keprotokolan diatur berdasarkan asas-asas, antara lain sebagai berikut.
1) Asas kebangsaan
Keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia
yang dipengaruhi kebinekaan (Pluralistic) dengan tetap menjaga
prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia.
2) Asas ketertiban dan kepastian hukum
Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam
kehidupan masyarakat melalui kepastian hukum
3) Asas keseimbangan, kesesuain, dan keselarasan
Keprotokolan harus mencerminkan suatu kesesuaian dan keselarasan
antara warga negara (sebagai individu) dan masyarakat untuk
kepentingan bangsa dan negara.
4) Asas timbal balik
Keprotokolan diberikan oleh negara lain atas balas jasa yang diberikan
oleh negara.
b. Jenis asas keprotokolan sesuai kontekstual

6. 4
Ardian Sufandi,S.Pd
Kegiatan keprotokolan termasuk dalam kegiatan yang terencana, terstruktur,
teratur, rapi, dan terorganisasi. Adapun jenis kegiatan keprotokolan terbagi
menjadi dua, yaitu kegiatan yang sifatnya umum atau kenegaraan dan kegiatan
yang berkaitan dengan lembaga perguruan tinggi. Kegiatan-kegiatan tersebut
diatur dalam asas-asas berikut.
1) Asas kenegaraan, yaitu asa yang meliputi norma yang mengatur
terciptanya hubungan baik dalam bangsa sendiri ataupun dengan
bangsa dan negara lain. Asas kenegaraan ditetapkan dalam kegiatan
kunjungan tamu negara di dalam negari ataupun kunjungan perwakilan
RI ke luar negeri.
2) Asas kebangsaan. Dalam asas kebangsaan, pengaturan dilakukan
selaras dengan kedudukannya sebagai lembang kedaulatan untuk
meningkatkan jiwa dan semangat kebangsaan. Asas kebangsaan
diterapkan dalam urutan kunjungan pejabat RI dan tamu asing di
daerah, serta penghormatan jenazah dengan menggunakan bendera
kebangsaan.
3) Asas pergaulan, yaitu asas yang meliputi seperangkat peraturan
mengenai perilaku dalam tata pergaulan resmi. Asas pergaulan
diterapkan dalam kegiatan resmi yang melibatkan pemerintah negara
dan wakil-wakilnya, ataupun tamu negara yang berasal dari luar
negeri.
4) Asas acara, yaitu asas yang mengatur kegiatan yang bersifat resmi,
termasuk pemberian penghormatan dan pelayanan kepada seseorang
sesuai dengan jabatan dan kedudukannya.
3. UNSUR-UNSUR KEPROTOKOLAN
Ada empat unsur keprotokolan, anatara lain sebagai berikut.
a. Tata cara, yaitu unsur yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan
dalam suatu acara tertentu, menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah
ada atau sudah ditetapkan sebelumnya

7. 5
Ardian Sufandi,S.Pd
b. Tata krama, yaitu unsur yang memperhatikan pilihan kata, tata cara
berkomunikasi, serta perilaku yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan
acara.
c. Aturan adat kebiasaan, yaitu suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang
telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara.
d. Tata penghromatan, yaitu unsur yang mengatur tentang tata cara
kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara keprotokolan.
4. RUANG LINGKUP KEGIATAN KEPROTOKOLAN
Ruang lingkup kegiatan keprotokolan meliputi hal-hal berikut.
a. Tata cara penerimaan tamu
Tata cara penerimaan dan penyambutan kunjungan tamu negara diatur
dalam peraturan menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintah di
bidang kesekretariatan negara. Tata cara penerimaan tamu pemerintah dan
tamu lembaga negara asing dilaksanakan secara saksama dan
terkoordinasi. Tamu negara harus mendapatkan penghormatan dengan
pelayanan keprotokolan dan fasilitas keamanan.
b. Kunjungan tamu dalam dan luar negeri
Berikut contoh kunjungan tamu dalam dan luar negeri.
1) Kunjungan kenegaraan, yaitu kunjungan yang dilakukan oleh kepala
negara (baik raja, presiden, sultan, ratu, paus, maupun yang
dipertuakan agama) dalam suatu periode masa jabatan dan baru
pertama kali diadakan. Kegiatan ini bertujuan memperkenalkan diri
atau mengawali suatu perjanjian kerjasama antara kedua negara dalam
suatu bidang tertentu.

8. 6
Ardian Sufandi,S.Pd
2) Kunjungan resmi, yaitu kunjungan yang dilakukan oleh kepala
pemerintahan (misalnya perdana menteri dan kanselir) untuk pertama
kalinya atau kunjungan kepala negara untuk kedua kalinya atau lebih
ke negara lain. Kegiatan ini bertujuan menindaklanjuti atau
mengembangkan suatu perjanjian kerja sama yang disepakati
sebelumnya atau berdasarkan undangan negara yang dikunjungi
3) Kunjungan kerja, yaitu kunjungan yang ketiga kali atau lebih oleh
kepala negara ataupun kepala pemerintahan ke suatu negara tertentu.
Kunjungan ini dilaksanakan dalam rangka menghadiri pertemuan-
pertemuan internasional, misalnya konferensi tingkat tinggi.
c. Penyelenggaraan jamuan kenegaraan
Jamuan kenegaraan adalah jamuan yang diperuntukkan bagi kepala negara
dalam suatu kunjungan kenegaraan.
d. Penyelenggaraan jamuan resmi
Jamuan resmi diperuntukan bagi kepala pemerintahan dan pimpinan
organisasi internasional dalam suatu kunjungan resmi.
e. Penyelenggaraan upacara benderan dan upacara bukan upacara bendera
Gambar 1.2 Keprotokolan Kunjungan Kenegaraan
Gambar 1.3 Keprotokolan Jamuan Resmi Kenegaraan
id.wikepedia.org

9. 7
Ardian Sufandi,S.Pd
Upacara bendera adalah kegiatan pengibaran bendera merah putih yang
dilaksanakan dalam memperingati hari-hari besar nasional, sedangkan
upacara bukan upacara bendera adalah kegiatan yang memerlukan
pengaturan protokol, seperti penerimaan tamu resmi kepala LAN,
pembukaan seminar, pelantikan pejabat, atau tanda tangan nota
kesepahaman dengan instansi atau negara lain.
f. Perjalanan dinas dalam negeri dan keluar negeri
g. Penyelenggaraan rapat dinas di dalam dan luar kantor
5. FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN
Keprotokolan memiliki fungsi pokok, yaitu turut menjaga dan meningkatkan citra
institusi, yang pada umumnya memiliki serangkaian aturan atau tata cara yang
menjadi rujukan ketika mengadakan acara resmi atau menyambut tamu yang
berkunjung ke institusi tersebut. Fungsi keprotokolan meliputi beberapa jenis,
antara lain sebagai berikut:
a. Fungsi perencanaan, yaitu fungsi yang mengatur tentang tujuan suatu acara
yang akan dilaksanakan. Fungsi perencanaan meliputi pemilihan waktu,
tempat, dan situasi yang akan digunakan.
b. Fungsi pengorganisasian, yaitu fungsi yang mengatur anggota kepanitiaan
yang terlibat dalam suatu acara secara terperinci.
c. Fungsi penggerakan, yaitu fungsi yang memiliki tugas sebagai pengawas
dan pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.
d. Fungsi pengawasan, yaitu fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk
memberikan pengamanan dan rasa jera bagi karyawan yang tidak
memenuhi peraturan
e. Fungsi pengoordinasian, yaitu fungsi yang mengatur sikap kekompakan
kerja sama pada setiap anggota dalam suatu sistem keprotokolan.
f. Fungsi pengambilan keputusan, yaitu fungsi yang bertujuan memutuskan
segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok
keprotokolan yang digunakan pada suatu acara.

10. 8
Ardian Sufandi,S.Pd
6. SYARAT-SYARAT PETUGAS KEPROTOKOLAN
Orang yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat atau petugas bagian
protokol yang memiliki pengetahuan dan kompetensi dalam menyelenggarakan
kegiatan keprotokolan. Petugas yang menjalankan kegiatan protokol lazim dikenal
sendan sebutan protokoler. Protokoler harus memiliki kemampuan berkomunikasi
yang baik dan efektif karena akan selalu terkait dan berhubungan dengan bagian
atau komponen lain dalam menunjang keberhasilan dan kesuksesan acara secara
keseluruhan. Protokoler yang baik harus memenuhi beberapa syarat. Syarat
menjadi protokoler terbagi menjadi dua, yakni syarat umum dan syarat teknis.
a. Syarat Umum
Beberapa syarat umum menjadi seorang protokoler, yaitu:
1) Mempunyai pengetahuan tentang kegiatan keprotokolan
2) Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dalam hubungan
antarmanusia,
3) Bermental kuat dan kepribadian tangguh,
4) Kreatif, terampil, dan cekatan,
5) Mampu menguasai dan mengendalikan situasi,
6) Peka terhadap perubahan dan permasalahan yang timbul
7) Mampu mengambil keputusan dengan cepat dan cermat,
8) Sopan dan memahami etika bersosialisasi,
9) Menghargai orang lain,
10) Percaya diri
11) Berpenampilan menarik,
12) Pandai memilih busana sesuai dengan acara
13) Mampu berbicara dengan tekanan dan volume suara yang baik,
14) Memiliki pengetahuan tentang tata usaha manajemen, dan
15) Berwawasan luas.
b. Syarat Teknis
Beberapa syarat teknis menjadi seseorang protokoler, yaitu:
1) Harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut untuk turut
memperhatikan kepentingan bidang lainnya,

11. 9
Ardian Sufandi,S.Pd
2) Dapat mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang
kompak, tertib, dan berwibawa dalam kondisi yang berasaskan
kekeluargaan guna menjamin keberhasilan pelaksanaan tugas,
3) Dapat menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus
melaksanakannya sendiri,
4) Memahami arti penting dekorasi, kebersihan, dan keamanan tempat
berlangsungnya kegiatan,
5) Memahami perinsip-prinsip manajemen dengan baik, dan
6) Mampu berpakaian yang baik sesuai dengan kaidah ketimuran.
AKTIVITAS MANDIRI
1. Carilah informasi sebanyak-banyaknya dari berbagai sumber, baik media
cetak, media elektronik, buku, maupun internet mengenai informasi dan
contoh aplikasi nyata fungsi pokok keprotokolan
2. Susun temuan Anda dalam bentuk laporan yang sudah ditik dengan
menggunakan Ms.Word, kemudian kumpulkan kepada guru untuk dinilai.