Per Rosa M. Gallego, Lluís Cermeno

1. Els grups de treball
multidisciplinaris (GTM)
com a motor de
l'administració digital
Lluís Cermeno Martorell
Rosa M. Gallego Español
#CGD2019

2. Digital per defecte
Principi d’una sola vegada
Obertura i transparència
Interoperabilitat
Confiança i seguretat
Principis de la transformació digital
Continuïtat digital

3. Gestió de la documentació electrònica. Projecte ARESTA
ARESTA
Organització
GTM
TecnologiaNormativa
Ordre CLT 172/2014 que estableix el protocol de
gestió de documents electrònics i arxiu de la
Generalitat .

4. Solució de gestió documental
corporativa de l’Administració de la
Generalitat (2015) .
Abasta tot el cicle de vida dels
documents:
Fase de tramitació
Fase de vigència
ARESTA: Tecnologia + protocol de
gestió de documents i arxiu
ARESTA. Model Tecnològic
Aresta Tecnologia

5. Model de dades ARESTA
PSGD- Plataforma de gestió
documental
BO verticals integrats
EADOPHERME
S
SIEP
BO transversals integrats
TG TEITAIS
ARESTA. Model Tecnològic

6. Aplicacions TAIS HERMES EADOP TRAGEN SIEP Total
#Expedients
total ARESTA
12.604 4.198 100.427 21.166 10.258 148.653
#Documents
total
140.901 46.283 993.409 144.562 13.246 1.338.401
Espai ocupat
(Mb)
93.465 106.908 56.273 55.750 575 312.971
#Expedients
oberts PSGD
12.603 4.198 9 21.166 10.258 48.234
ARESTA. Model Tecnològic
Volumetries ARESTA. Dades juny 2019
Aresta Tecnologia

7. Aresta Normativa
Instruments ARESTA
 Quadre de classificació
 Tipus documentals
 Codis unitats administratives i organismes
 Taules d’Accés i Avaluació Documental
 Esquema i perfil de metadades
Compliment
ARESTA. Normativa

8. GTM
Grups de treball multidisciplinaris (GTM) integrats, com a mínim, per representants de
l'àrea de Tecnologies de la Informació, l’àrea de Gestió Documental i arxiu i l’àrea
d’Organització.
Funcions :
a) Vetllar per l’aplicació de les directrius i l’ús dels instruments del protocol, incloent-hi els
sistemes d’informació ja existents i la seva adaptació.
b) Proposar l’aprovació d’instruccions per precisar en cada ens la manera d’aplicar-hi les
directrius generals del protocol.
c) Assessorar la unitat o les unitats promotores de projectes que incloguin la gestió de
documents electrònics.
d) Validar els projectes que inclouen en el seu abast la gestió de documents electrònics o la
conversió de documents en paper o analògics a documents electrònics.
e) Establir els criteris, els plans d’actuació i els calendaris conduents a transformar els
expedients híbrids en electrònics.
f) Vetllar per l’aprofitament i l’ús eficient dels recursos.
g) Informar els òrgans corporatius esmentats implicats en la gestió i conservació dels
documents electrònics d’aquells fets substancials relacionats amb aquestes funcions.
Aresta
Organització
GTM
GTM constituïts
13 departaments
11 ens del sector públic
ARESTA. Organització i GTM

9. Aresta
Organització
GTM
GTM ..... Una passa més
 Repensar procediment / servei. Definir el nou flux
 Determinar quins documents / evidències i dades
componen els expedient o agrupacions.
 Vetllar per la solució tecnològica ha d’emprar en
cada cas.
 Implementar el model ARESTA a les solucions
 Planificar i fer el seguiment de la implantació de la
digitalització dels processos/ serveis.
Motor necessari per a fer el canvi i arribar a una veritable Administració digital
ARESTA. Organització i GTM

10. GTM Tranversal
Format per membres de la DG del Patrimoni Cultural /
Oficina d’Innovació i Administració Digital (OIAD) / CTTI
Solucions.
Funcions
 Impulsar corporativament el projecte ARESTA
 Donar a conèixer la solució i vetllar perquè s’integrin
el major nombre d'aplicacions.
 Fer el seguiment i impulsar la integració de les
solucions transversals o corporatives amb ARESTA
 Planificar i dur a terme accions de formació,
coordinació, etc
 Identificar problemàtiques i definir evolutius i accions
de millora
ARESTA. Organització i GTM
Aresta
Organització
GTM

11. GTM Tranversal. Actuacions
Identificar problemàtiques i definir evolutius i accions de millora
Acció: enviament als GTM d’un qüestionari per prioritzar les
problemàtiques a resoldre.
 Preservació de les dades
 Gestió dels expedients híbrids
 Gestió per a l’ingrés en l’arxiu dels documents i expedients que es
troben a la xarxa
 Gestió i preservació de documents pesants o en formats especials
 Gestió i preservació dels expedients de llarga durada
 Construcció dels serveis de foliat parcial i selectiu
 Construcció dels serveis de creació del paquet de remissió
garantint-ne la interoperabilitat
ARESTA. Organització i GTM

12. Fer el seguiment i impulsar la integració de les solucions
transversals o corporatives amb ARESTA
Acció: Recollir informació referent a l’ús de solucions
corporatives o verticals i les previsions d’adaptació a ARESTA
 Sistemes d’informació i aplicacions de gestió a integrar-
se amb ARESTA
 Documents i expedients que s’estan deixant a la xarxa
 Si contenen documents pesants (pes superior a 400MB)
 Si contenen documents en formats diferents als
acceptats per ARESTA
 Si són expedients de llarga durada (fase de tramitació
superior a 10 anys)
 Si són expedients híbrids
 Volumetries
GTM Tranversal. Actuacions
ARESTA. Organització i GTM

13. Planificar i dur a terme accions de formació, coordinació
Acció: Tallers semipresencials d’ARESTA.
 Enfocament pràctic
 Combina treball individual i d’equip
 Transferència d’aprenentatge al lloc de treball
 1era edició amb 4 GTM (febrer 2019) : ACA, SLT, EMO,
TSF.
 2ona edició (setembre 2019): ICS, ARC, EAPC, TES.
Aresta
Organització
GTM
ARESTA. Organització i GTM
GTM Tranversal. Actuacions

14. Planificar i dur a terme accions de formació, coordinació
Acció: Reunions plenàries dels GTM’s.
 1 era Reunió plenària GTM , 28 de març de 2019
 Espai de trobada per compartir experiències
 Coordinació dels GTM
 Cerca de solucions conjuntes
 etc
Previstes sessions operatives per a GTM organitzats
per àmbits
Aresta
Organització
GTM
GTM Tranversal. Actuacions
ARESTA. Organització i GTM

15. Administració basada
en suport paper
• Anterior Protocol de
documents electrònics i
arxiu
Transició a
l’administració
electrònica / digital
• 2014 - ?
Administració digital
100%

16. ORGANITZA
#CGD2019
Gràcies!
governdigital.cat
@GovernDigital
@RMGallego22
@LluisCermeno