Presentació realitzada al Congrés de Govern Digital celebrat a Barcelona els dies 21 i 22 de gener de 2015. Preservació digital dels documents electrònics produïts per les nostres societats.

1. TERRASSA
ARXIU
DIGITAL
/autèntics per
sempre/
Joan Soler Jiménez
Director de l’Arxiu Històric de
Terrassa

2. QUÈ ENTENEM PER ARXIU DIGITAL?
• Repositori = Dipòsit especialitzat en documents digitals.
• Preservació i Conservació a mitjà i llarg termini.
• Seguretat tecnològica (Model de continuïtat de negoci).
• Simplicitat de l’arquitectura (OAIS).
• Orientat a objectes digitals amb significació documental.
• La signatura digital i el ressegellat no són la darrera opció.
• Una plataforma independent de les plataformes de
producció.
• Hi apliquen polítiques d’arxiu i no només de gestió de
sistemes informàtics.

3. INGRÉS EN EL SISTEMA (REG) [Tr] (N1)
NEGOCI (BPM) [Tr] (N2)
GESTOR DOCUMENTAL (UCM) [Vi] (N3)
GESTOR ARXIU (URM) [Vi] (N3)
TERRASSA ARXIU DIGITAL (PERPETUA) [Ar] (N4)
ON TROBEM L’ARXIU DIGITAL?

4. NIVELLS DE SEGURETAT
NIVELL 1:
POTENCIAR L’ACCÉS
NIVELL 2:
ACCÉS + SIGNATURA
NIVELL 3:
ACCÉS + SIGNATURA +
SEGELL DE TEMPS +
METADADES
NIVELL 4:
ACCÉS + VALIDACIÓ+
METADADES +
METADADES
PRESERVACIÓ

5. QUIN OBJECTE DIGITAL?
• DOCUMENT/S ORIGINALS
• SIGNATURA DIGITAL I METADADES DE SIGNATURA SI LES TÉ.
• METADADES CONTEXT, ESTRUCTURA I CONTINGUT
(ESQUEMA AJUNTAMENT DE TERRASSA).
• METADADES METS I PREMIS.
• METADADES FOXML.
• METADADES D’ESDEVENIMENTS A L’INTERIOR DE L’ARXIU
DIGITAL.

6. QUÈ CONVERTIM A OBJECTE DIGITAL?
• EXPEDIENTS ELECTRÒNICS DE L’AJUNTAMENT DE TERRASSA
(ENI).
• CÒPIA DIGITALITZADA DE DOCUMENTS ANALÒGICS (PAPER,
PERGAMÍ) DE L’ARXIU HISTÒRIC.
• FOTOGRAFIES.
• DOCUMENTS AUDIOVISUALS.
• PETITES APLICACIONS.
• BASES DE DADES.

7. PLATAFORMA
GESTIÓN
EVIDENCIAS
INGESTA
GESTIÓN DE
DATOS
ALMACÉN
CONSULTA
RECUPERACIÓN
PLAN DE PRESERVACIÓN
ADMINISTRACIÓN
PREINGRESO
Sello de tiempo Migrador
formatos

8. MÒDUL DE MIGRACIÓ SEGURA
Plataforma de Archivo Definitivo
Motor de identificación de los expedientes /
documentos afectados
Recuperación de
documentos
Inserción de
imágenes
Ejecución del
proceso
Módulo de
migración
Certificación del
proceso
Módulo de
comparación
Original
Copia
Administración del sistema

9. QUÈ FA TERRASSA ARXIU DIGITAL?
 T-ARX treballa amb els expedients electrònics tancats generats per l’Ajuntament.
 T-ARX s’instal·larà en el CPD de l’Ajuntament (però es treballa també en una versió SaaS).
 El producte valida la consistència de l’expedient en el moment de la ingesta: Validesa de
signatura, completesa de metadades, integritat de l’índex. Generació de rebut d’ingesta.
 Els expedients s’emmagatzemen en format FedoraXML per a la seva preservació.
 T-ARX aplica l’estàndard internacional OAIS per a l’ingesta i consulta dels expedients.
 La preservació dels expedients inclou la gestió dels principals processos dels documents:
 Gestió d’accessos
 Polítiques d’eliminació i disposició
 Migració certificada de formats
 Ressegellat de documents i expedients
 Gestió d’evidències d’auditoria

10. QUÈ FA TERRASSA ARXIU DIGITAL?
 T-ARX permet exportar els expedients en un format certificat (individualment o en
bloc), tant per certificar la seva custòdia com per ingressar-los, si cal, en una altra
plataforma.
 Gestió d’usuaris: alta, baixa, autenticació i control de sessió.
 Gestió del quadre de classificació: importació i administració.
 Definició de perfils i drets d’accés associats a entrades del quadre.
 Cerca de documents i expedients per les seves metadades
 Recuperació de documents i expedients. Visualització ràpida d’un document.
 Còpia certificada d’un element de l’arxiu.
 Consulta i seguiment dels logs d’auditoria
 Definició de polítiques d’eliminació. Aplicació de polítiques d’eliminació.

11. PERQUÈ UNA SOLUCIÓ PRÒPIA?
• El titular del fons no pot eludir la responsabilitat d’ocupar-se
del seu arxiu.
• Hem pensat en clau d’administració local mitjana i gran, que
pot disposar del seu servei d’arxiu i gestió de documents.
• Estratègicament posiciona el servei d’arxiu històric dins la
gestió del cicle de vida del document electrònic.
• Creiem que la necessitat de preservació digital acabarà
generant un mercat específic de solucions tecnològiques que
permetrà proposar millores als productes inicials.

12. IMPLANTACIÓ
Fase 1 (Primer
semestre 2014)
• Utilitats bàsiques de ingesta i emmagatzemament dels expedients.
• Consulta simple i visualització.
• Validació completa a la ingesta: signatures, valors de metadades, integritat,
classificació i accés.
• Gestió de índexs i foliat en el procés d’ingesta.
Fase 2 (Segon
semestre 2014)
• Administració del quadre de classificació.
• Ingesta massiva i integració amb sistema de l’Ajuntament.
• Definició i execució de polítiques d’eliminació.
Fase 3 (Primer
semestre 2015)
• Inici del pilot a l’Ajuntament de Terrassa.
• Generació i consulta d’informes d’auditoria.
• Manteniment de polítiques de resegellat.
• Exportació certificada d’expedients, fons i calendaris.
• Desplegament del model SaaS.
• Mòdul de Migració de formats.