Ricardo Peñalver | Departamento de Gestión de Clientes | esPublico Gestiona Alicia Pozo | Ajuntament de Parets del Vallès Begoña Perelló | Ajuntament de Parets del Vallès

1. GESTIONA: IMPLEMENTACIÓ DE L’ARXIVÍSTICA i DEL MODEL e-SET
Alícia Pozo Figueroa
No va ser amor a primera vista...
2014
 L’Ajuntament de Parets del Vallès adquireix Gestiona, d’esPublico, com
a tramitador per acomplir amb la futura Llei 39/2015. S’inicia el període
de proves.
Des del primer moment, tothom s’hi posa. L’opinió general és que és
fàcil, intuïtiu, assequible per a qualsevol... Aquestes característiques són
percebudes com un valor essencial del programa. Cal destacar, també,
que veníem d’un programa molt més encotillat, més rígid...
2015
 Des de l’1 de gener, tot el personal comença a treballar de manera
exclusiva amb Gestiona. Es deixen d’obrir expedients en paper.
Amb la posada en marxa, comencen a sorgir dubtes, molts d’ells
motivats perquè encara no hi ha un domini del programa. Es comencen
a detectar mancances relatives al fet que no es tracta d’un gestor
documental. Per exemple, el personal escollia procediments que no
havien estat assignats al seu grup, es duplicaven procediments sense
donar-ne coneixement al grup administrador...
 Constatem que es tracta d’un bon tramitador, però que no incorpora
eines de gestió documental. D’entrada...
 Un expedient no naixia amb una sèrie documental associada.
 El catàleg de processos no estava lligat a sèries documentals.
 No es podia relacionar un codi de quadre de classificació fins al moment
del tancament de l’expedient. A Gestiona, en deien “arxiu” de
l’expedient.
 No permetia la personalització del quadre de classificació propi de cada
Administració local (→ QC del Grupo de Archiveros de Madrid). Ens van
oferir una única solució possible, que consistia a posar el nostre codi en
el camp de signatura, que no utilitzàvem per a res.
 Establim un conveni amb l’ESAGED i AGTIC per elaborar un manual
que doni resposta a les mancances detectades. Ens orienta a ...
 Crear i descriure expedients.
 Classificar i tramitar expedients.
 Gestionar els expedients híbrids.
 Informar les metadades.

2. Ens ajuda a resoldre dubtes o qüestions que van anar sorgint amb la
posada en marxa del programa.
A partir d’aquest moment, comencem a rebre consultes de diverses
entitats municipals que estan en procés d’adquisició del programa. Ens
truquen, sobretot, arxivers i responsables de la gestió documental de
diferents administracions locals (ajuntaments i algun consell comarcal).
Volen que els ajudem a resoldre els mateixos dubtes i les mateixes
incerteses que nosaltres ja ens havíem anat qüestionant. La resposta, de
manera molt resumida, sempre és la mateixa: es tracta d’un bon
tramitador, amb molts punts forts i potencialitats, però al qual li falta una
pota indispensable perquè no balli la cadira. I aquesta no és una altra
que la gestió documental. Aleshores, esPublico encara no havia vist la
llum...
Ens anem coneixent...
2016
 En una revisió d’aquest manual, incorporem...
 Tancament d’expedients (política de transferències i primer embrió “sui
generis” de polítiques d’avaluació).
 Règim d’accés.
Fins ara, el programa ha estat assimilant el concepte d’”arxiu” al de
tancament d’un expedient.
Es generalitza el concepte de tancament d’expedients (malgrat cal anar
al darrere dels responsables administratius per tal que ho facin de
manera continuada). S’insisteix en la necessitat de fer-ho per tal d’evitar
el risc que alguns expedients restin oberts perpètuament.
 Com a novetat destacable, Gestiona permet editar el camp de codi de
QC per adaptar-lo al quadre de cada ajuntament.
No obstant, es tracta d’una tasca que cal fer necessàriament de manera
manual. No es pot automatitzar perquè l’expedient no està vinculat a una
sèrie documental i a un codi de QC des de la seva creació. Per aquesta
raó, han abundat els errors a l’hora d’aplicar els codis correctes. També
ens hem trobat amb personal que ha arxivat (tancat!) expedients amb el
codi que donava el programa per defecte en el moment del tancament
(del Grupo de Archiveros de Madrid). Hem hagut d’anar al darrere
d’alguns “elements” rebels...
 No obstant, restem pendents de la integració amb iArxiu (som
l’Ajuntament que afronta la prova pilot).
Creiem (si més no jo, personalment, ho crec així) que aquest fet obre la
porta a repensar el plantejament inicial del programa i a veure la
necessitat d’incorporar-hi la gestió documental per assolir el grau òptim
de les seves funcionalitats.

3. 2017
 Gestiona s’integra amb iArxiu: s’inicia amb un traspàs massiu de tots els
expedients arxivats (tancats) que hi havia en el seu repositori fins
aleshores.
Considerem aquest primer bolcatge un gran èxit, atès que, d’uns
aproximadament 12.000 expedients traspassats, només ens retorna al
voltant d’un centenar d’errors.
 Es detecten errors de diversa índole que cal anar esmenant
manualment.
Es revisa el quadre d’equivalències elaborat conjuntament amb els
responsables d’iArxiu (Raimon Nualart).
Molts d’aquests errors també responen al fet de no haver escollit el
procediment adequat en obrir un expedient o per aplicar erròniament el
codi de QC a una sèrie determinada. És l’efecte natural de la no
automatització d’aquesta tasca.
 Implantació d’un nou catàleg de procediments, amb modificacions que
comencen a incorporar el concepte de sèrie documental.
Pel bon camí...
2018
 Gestiona implementa la revisió del nou catàleg de procediments.
 Es presenta la nova versió del programa (pendent d’implementació).
Incorpora funcionalitats de gestió documental...
 Associa procediments a sèries documentals.
 Aplica el QC de cada organisme des de la creació de cada expedient.
 Permet bolcar el QC aprovat per la Generalitat de Catalunya.
 Es reforça l’esquema de metadades (basat en l’ENI).
 Inici de polítiques de transferència i avaluació (conservació i eliminació).
 Inici de polítiques de règim d’accés i sistema de permisos (relacionat
amb l’ENS).
Verbalitzen que “són uns conversos”, que “han vist la llum” i es mostren
engrescats (i orgullosos!) amb el nou rumb que emprendrà el programa.
 Recentment, Gestiona ha integrat el registre unificat (MUX) de l’AOC.
 En el moment actual, estan treballant per assolir l’homologació del model
e-SET, també de l’AOC.
Aquests dos fets demostren l’afany amb què emprenen els nous reptes.

4. “Este es el comienzo de...”
2018
 Cal que Gestiona continuï desenvolupant les funcionalitats de gestió
documental que està començant a implementar de manera incipient.
Constatem l’interès que han posat a ampliar els seus horitzons. Ho
demostra el fet que han contractat els serveis d’un arxiver i gestor
documental de renom a l’Estat espanyol (Javier Barbadillo, arxiver de
Guadalajara).
 Aleshores podrem citar la mítica frase del final de Casablanca.
Moltes gràcies per la vostra atenció!
alicia.pozo@parets.cat