SlideShare a Scribd company logo
PRESERVAR EL REGISTRE GENERAL DE TERRASSAJoan Soler i Jiménez Arxiu Històric de Terrassa05 octubre 2011
Ambigüitat legalEspanyola: - Ley 30/1992	- Ley de propiedad intelectual de las bases de datos (2001)	- Ley 11/2007	- Esquema Nacional de Interoperabilidad (2009)Catalana:	- Decret 160/1994	- Decret 56/2009
On són els documents?
RG com a documentRG = DocumentEntitat dinàmica i interactivaUnitat documental compostaComposta d’assentamentsTaula de relacions
Assentaments = documentsCada assentamentManifestació de voluntat = servei = RG com a documentManifestació de voluntat = acció documentada = assentament com a documentRebut pel ciutadà
Assentaments i documents presentatsDocuments presentats (pels ciutadans).No són documents propis de l’Administració que enregistra.Documents instrumentals, probatoris, dispositius.Documents originals o en copia autenticada.Documents confrontats i certificats per l’Administració = Compulsa (electrònica).Documents que pertanyen a l’expedient que s’inicia al Registre, i no sempre s’han de conservar.
Aplicació InformàticaEntitat dinàmica i interactiva.24h/365dComposta d’assentaments registrals.Alguns dels quals aporten documents digitalitzats o digitals externs a l’Administració.Què és allò que hem de preservar de manera obligatòria?On resideixen les seves propietats essencials (significant properties)?
Breu anàlisi diplomàtica del Registre General
Fiabilitat per contextFiabilitat per tradició = Ningú en discuteix la importància.Fiabilitat per legislació = Ningú en discuteix l’existència.Fiabilitat per eficiència administrativa = És un instrument acceptat socialment.9
Fiabilitat per estructuraL’aplicació ha de ser robusta.Sistema de seguretat potent.Mesures de control d’accés i control de modificació exhaustives.Enregistrament de totes les operacions que es realitzin amb els assentaments.Preservació i conservació segura.10
Fiabilitat per contingutQualitat de les dades introduïdes.Formulari precís i complet.11
AutenticitatCompletesa i precisió de les dades.Evidència de responsabilitats: qui és qui.Integritat dels documents entrants.Acció fedatària dels funcionaris d’Atenció al Públic.12
IntegritatRobustesa de l’aplicació i/o de la taula de relacions.Control de la modificació d’assentaments.Formats persistents i acceptats en els documents adjunts.13
IdentitatControl de l’accés al RG.Control de la identitat associada als documents entrants.Precisió de les dades personals introduïdes.Traçabilitat dels responsables de les accions realitzades a l’interior del sistema.14
Usabilitat i AccessibilitatA curt termini es pressuposa.A mitjà i llarg termini cal garantir que l’utilització de l’aplicació i/o la taula de relacions sigui possible.Formats òptims.Total respecte de la forma intel·lectual.Certa tolerància amb la modificació de la forma física.Metadades de context, estructura i contingut.15
El cas d’estudi de Terrassa
17Característiques RGAplicació informàtica del 1997, evolucionada.Base de dades en el lleguatge Uniface.Interfície en Uniface. Taules de relacions d’Oracle.Dues instàncies principals: Entrades i Sortides.Producció i desenvolupament propi.Poques modificacions entre 2003 i 2007.
18Problemes tècnicsNo conformitat amb la Ley 11/2007.Uniface en una versió vella. Manteniment difícil.Interfície “poc” amigable.Necessitat tecnològica de conversió d’Oracle.Software obsolet.
19Problemes conceptualsTemes de registre.Més de 600 codis no arxivístics per descriure els assentaments.Descripcions creatives no normalizades, atribucions absurdes i simplement no fetes.Manca de control sobre els documents electrònics aportats pels ciutadans.Problema de qualitat, exactitud i fiabilitat.
20Iniciatives2008-2009: Inici de l’estudi teòric del RG per iniciativa de l’Arxiu (projecte InterPARES).2009-2010: Constitució d’un grup de treball multidisciplinar: arxivers, informàtics, treballadors del l’oficina de RG i advocats. Definició de necessitats pràctiques. 10 persones.
3 productesInstruccions d’ús i Normativa interna del RG. (Resolució de l’àrea de govern, 26/07/2010).Esquema de les relacions conceptuals entre els “temes” del RG i el QdC (primera reducció de 600 a 488 codis). Solució a un punt crític.
Temes de registre:  488 temes. Entrades (2008-2010): 248.620 assentaments.Entrades (2008-2010) sense tema assignat: 13.594 assentaments (5%).Sortides (2008-2010): 194.502 assentaments.Sortides (2008-2010) sense tema: 59.261 assentaments (30%).
Preservar el Registre General de l'Ajuntament de Terrassa
3 productes3. Requisits funcionals per millorar aplicació actual o per disposar d’una nova aplicació:Formulari d’adquisició de dades més complet.
Digitalització i certificació dels documents presentats.
Control de les proprietats essencials: esquema de metadades.
Requisits tècnics.
Mesures de preservació a llarg termini.Formulari d’entradaLey 30/1992, art.38.3Decret Generalitat 360/1994, art.5.3D.P.R. 445/2000 (legislazione italiana)DURANTI, Luciana (1997). I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore.GAROFALO, Lucilla; GIUVA, Linda (2005). “The Italian Government Digital Protocol Initiative.”
Preservar el Registre General de l'Ajuntament de Terrassa
ImplantacióOct.- Des. 2010: Implantació de les millores als “temes de registre” i inici d’aplicació del QdC al RG als usuaris avançants.Des. 2010: Formació de 600 treballadors de l’Ajuntament per explicar els canvis.Gen. 2011: Activació real de les modificacions conceptuals. No de les tècniques.
Model tecnològic de l’arquitectura de registre d’expedientsUtincEines controli ReportingMonitoritzaciódels processosBAM (BusinessActivity Monitoring)Seu electrònicaHSMRegistred’E/SDades de signatura+Registre d’evidèncieselectròniquesBPMLog d’auditoria(transiciódel procés)Cicle de vida del procésUCMInstància 2UCM Instància 1Tancament expedientPresentació documentacióal ciutadà / empresa / entitat(ENI “compliant”)Magatzem dades de procésMagatzem dades de negoci
Estratègies de preservació a mitjà i llarg termini
“Preservació”Abans de pensar a mitjà i llarg termini cal:Millorar la qualitat i la precisió del producte “Registre General” des del moment inicial de la seva utilització.Precisió + Qualitat + Classificació = Més fiabilitat, més usabilitat.
Primera idea … imperfectaDel 2006 al 2010: un document PDF anual amb tots els assentaments.Sense signatura digital.Procediment de validació en un espai controlat i workflow validat pel secretari, administrador de sistemes i l’arxiver en cap.Document in PDF de més de 800 pàgines.Sense OCR.Tots els assentaments, però incomplets.
EmulacióAplicació informàtica del RG com a “document”.Solució costosa a curt termini.Conservació de totes les funcionalitats.Si està pensant, però no pel RG sinó per aplicacions fetes a mida de Gestió Econòmica.)
MigracióRG com a conjunt de “dades”.Solució més econòmica.Pèrdua de funcionalitats originals.Possibilitat d’una nova aplicació informàtica amb més i noves funcionalitats.Migració al nou aplicatiu de les dades històriques.Les dades continuen vives i no s’arxiven.

More Related Content

Similar to Preservar el Registre General de l'Ajuntament de Terrassa

CGD2019 - Sessió: "Els grups de treball multidisciplinaris (GTM) com a motor ...
CGD2019 - Sessió: "Els grups de treball multidisciplinaris (GTM) com a motor ...CGD2019 - Sessió: "Els grups de treball multidisciplinaris (GTM) com a motor ...
CGD2019 - Sessió: "Els grups de treball multidisciplinaris (GTM) com a motor ...
Congrés Govern Digital
 
Transformació de les oficines d’atenció ciutadana
Transformació de les oficines d’atenció ciutadanaTransformació de les oficines d’atenció ciutadana
Transformació de les oficines d’atenció ciutadana
gencat .
 
L’adaptació de l’Ordenança tipus de Transparència i Administració electrònica
L’adaptació de l’Ordenança tipus de Transparència i Administració electrònicaL’adaptació de l’Ordenança tipus de Transparència i Administració electrònica
L’adaptació de l’Ordenança tipus de Transparència i Administració electrònica
Joan Carles Batalla
 
El marc d'interoperabilitat
El marc d'interoperabilitatEl marc d'interoperabilitat
El marc d'interoperabilitat
Localret
 
E Admin Ud G20080416
E Admin Ud G20080416E Admin Ud G20080416
E Admin Ud G20080416
Dídac López
 
Preservació Digital com a garantia d'Accés Permanent
Preservació Digital com a garantia d'Accés PermanentPreservació Digital com a garantia d'Accés Permanent
Preservació Digital com a garantia d'Accés Permanent
Vicenç Ruiz Gómez
 
El dret a relacionar-se amb l’Administració per mitjans electrònics: la seu e...
El dret a relacionar-se amb l’Administració per mitjans electrònics: la seu e...El dret a relacionar-se amb l’Administració per mitjans electrònics: la seu e...
El dret a relacionar-se amb l’Administració per mitjans electrònics: la seu e...
Consorci Administració Oberta de Catalunya
 
Conferència UAB - Les implicacions de la implantació de la Llei 39/2015 en ma...
Conferència UAB - Les implicacions de la implantació de la Llei 39/2015 en ma...Conferència UAB - Les implicacions de la implantació de la Llei 39/2015 en ma...
Conferència UAB - Les implicacions de la implantació de la Llei 39/2015 en ma...
Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat
 
Presentació e fact granollers. Consorci AOC.
Presentació e fact granollers. Consorci AOC.Presentació e fact granollers. Consorci AOC.
Presentació e fact granollers. Consorci AOC.
Digital Granollers
 
4b e-admin
4b e-admin4b e-admin
Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?
Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?
Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?
Universitat de Barcelona - Facultat d’Informació i Mitjans Audiovisuals
 
eAdministració (Jordi Magriñà Güell)
eAdministració (Jordi Magriñà Güell)eAdministració (Jordi Magriñà Güell)
eAdministració (Jordi Magriñà Güell)
Atictes
 
Pac 2 presentació morell_bennasser
Pac 2 presentació morell_bennasserPac 2 presentació morell_bennasser
Pac 2 presentació morell_bennasser
damianmorell
 
Desplegament dels conceptes i normativa d’eAdministració, Gestió Documental i...
Desplegament dels conceptes i normativa d’eAdministració, Gestió Documental i...Desplegament dels conceptes i normativa d’eAdministració, Gestió Documental i...
Desplegament dels conceptes i normativa d’eAdministració, Gestió Documental i...
Localret
 
CGD2021 - "Avançant cap a la personalització de serveis públics"
CGD2021 - "Avançant cap a la personalització de serveis públics"CGD2021 - "Avançant cap a la personalització de serveis públics"
CGD2021 - "Avançant cap a la personalització de serveis públics"
Congrés Govern Digital
 
Sessió 1 Tècnics - Programa formatiu Dades Obertes per Entitats sense Ànim de...
Sessió 1 Tècnics - Programa formatiu Dades Obertes per Entitats sense Ànim de...Sessió 1 Tècnics - Programa formatiu Dades Obertes per Entitats sense Ànim de...
Sessió 1 Tècnics - Programa formatiu Dades Obertes per Entitats sense Ànim de...
Iniciativa Barcelona Open Data
 
1.3 Economia Open Data
1.3 Economia Open Data1.3 Economia Open Data
1.3 Economia Open Data
Iniciativa Barcelona Open Data
 
Introducció a la gestió i simplificació de la documentació electrònica en els...
Introducció a la gestió i simplificació de la documentació electrònica en els...Introducció a la gestió i simplificació de la documentació electrònica en els...
Introducció a la gestió i simplificació de la documentació electrònica en els...
Magda Lorente
 
Pere Vilagut
Pere VilagutPere Vilagut
Pere Vilagut
JSe
 
Model català d'administració oberta
Model català d'administració obertaModel català d'administració oberta
Model català d'administració oberta
Ecotendències Cosmocaixa
 

Similar to Preservar el Registre General de l'Ajuntament de Terrassa (20)

CGD2019 - Sessió: "Els grups de treball multidisciplinaris (GTM) com a motor ...
CGD2019 - Sessió: "Els grups de treball multidisciplinaris (GTM) com a motor ...CGD2019 - Sessió: "Els grups de treball multidisciplinaris (GTM) com a motor ...
CGD2019 - Sessió: "Els grups de treball multidisciplinaris (GTM) com a motor ...
 
Transformació de les oficines d’atenció ciutadana
Transformació de les oficines d’atenció ciutadanaTransformació de les oficines d’atenció ciutadana
Transformació de les oficines d’atenció ciutadana
 
L’adaptació de l’Ordenança tipus de Transparència i Administració electrònica
L’adaptació de l’Ordenança tipus de Transparència i Administració electrònicaL’adaptació de l’Ordenança tipus de Transparència i Administració electrònica
L’adaptació de l’Ordenança tipus de Transparència i Administració electrònica
 
El marc d'interoperabilitat
El marc d'interoperabilitatEl marc d'interoperabilitat
El marc d'interoperabilitat
 
E Admin Ud G20080416
E Admin Ud G20080416E Admin Ud G20080416
E Admin Ud G20080416
 
Preservació Digital com a garantia d'Accés Permanent
Preservació Digital com a garantia d'Accés PermanentPreservació Digital com a garantia d'Accés Permanent
Preservació Digital com a garantia d'Accés Permanent
 
El dret a relacionar-se amb l’Administració per mitjans electrònics: la seu e...
El dret a relacionar-se amb l’Administració per mitjans electrònics: la seu e...El dret a relacionar-se amb l’Administració per mitjans electrònics: la seu e...
El dret a relacionar-se amb l’Administració per mitjans electrònics: la seu e...
 
Conferència UAB - Les implicacions de la implantació de la Llei 39/2015 en ma...
Conferència UAB - Les implicacions de la implantació de la Llei 39/2015 en ma...Conferència UAB - Les implicacions de la implantació de la Llei 39/2015 en ma...
Conferència UAB - Les implicacions de la implantació de la Llei 39/2015 en ma...
 
Presentació e fact granollers. Consorci AOC.
Presentació e fact granollers. Consorci AOC.Presentació e fact granollers. Consorci AOC.
Presentació e fact granollers. Consorci AOC.
 
4b e-admin
4b e-admin4b e-admin
4b e-admin
 
Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?
Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?
Ascen Moro - En quin moment l’Administració es podrà considerar electrònica?
 
eAdministració (Jordi Magriñà Güell)
eAdministració (Jordi Magriñà Güell)eAdministració (Jordi Magriñà Güell)
eAdministració (Jordi Magriñà Güell)
 
Pac 2 presentació morell_bennasser
Pac 2 presentació morell_bennasserPac 2 presentació morell_bennasser
Pac 2 presentació morell_bennasser
 
Desplegament dels conceptes i normativa d’eAdministració, Gestió Documental i...
Desplegament dels conceptes i normativa d’eAdministració, Gestió Documental i...Desplegament dels conceptes i normativa d’eAdministració, Gestió Documental i...
Desplegament dels conceptes i normativa d’eAdministració, Gestió Documental i...
 
CGD2021 - "Avançant cap a la personalització de serveis públics"
CGD2021 - "Avançant cap a la personalització de serveis públics"CGD2021 - "Avançant cap a la personalització de serveis públics"
CGD2021 - "Avançant cap a la personalització de serveis públics"
 
Sessió 1 Tècnics - Programa formatiu Dades Obertes per Entitats sense Ànim de...
Sessió 1 Tècnics - Programa formatiu Dades Obertes per Entitats sense Ànim de...Sessió 1 Tècnics - Programa formatiu Dades Obertes per Entitats sense Ànim de...
Sessió 1 Tècnics - Programa formatiu Dades Obertes per Entitats sense Ànim de...
 
1.3 Economia Open Data
1.3 Economia Open Data1.3 Economia Open Data
1.3 Economia Open Data
 
Introducció a la gestió i simplificació de la documentació electrònica en els...
Introducció a la gestió i simplificació de la documentació electrònica en els...Introducció a la gestió i simplificació de la documentació electrònica en els...
Introducció a la gestió i simplificació de la documentació electrònica en els...
 
Pere Vilagut
Pere VilagutPere Vilagut
Pere Vilagut
 
Model català d'administració oberta
Model català d'administració obertaModel català d'administració oberta
Model català d'administració oberta
 

More from Joan Soler Jiménez

Dades, informació i documents: què és què? (Joan Soler)
Dades, informació i documents: què és què? (Joan Soler)Dades, informació i documents: què és què? (Joan Soler)
Dades, informació i documents: què és què? (Joan Soler)
Joan Soler Jiménez
 
Arxius i Gestió Documental - Comparativa programes 21D
Arxius i Gestió Documental - Comparativa programes 21DArxius i Gestió Documental - Comparativa programes 21D
Arxius i Gestió Documental - Comparativa programes 21D
Joan Soler Jiménez
 
Sant Vicenç d'Ègara. L'advocació original de Sant Miquel?
Sant Vicenç d'Ègara. L'advocació original de Sant Miquel?Sant Vicenç d'Ègara. L'advocació original de Sant Miquel?
Sant Vicenç d'Ègara. L'advocació original de Sant Miquel?
Joan Soler Jiménez
 
Per una #Transparenciafons a les Administracions Públiques
Per una #Transparenciafons a les Administracions PúbliquesPer una #Transparenciafons a les Administracions Públiques
Per una #Transparenciafons a les Administracions Públiques
Joan Soler Jiménez
 
Definició de document. Curs 2011_2012
Definició de document. Curs 2011_2012Definició de document. Curs 2011_2012
Definició de document. Curs 2011_2012
Joan Soler Jiménez
 
Fonaments de Diplomàtica. Curs 2011_2012
Fonaments de Diplomàtica. Curs 2011_2012Fonaments de Diplomàtica. Curs 2011_2012
Fonaments de Diplomàtica. Curs 2011_2012
Joan Soler Jiménez
 
Fonaments de Diplomàtica II. Curs 2011_2012
Fonaments de Diplomàtica II. Curs 2011_2012Fonaments de Diplomàtica II. Curs 2011_2012
Fonaments de Diplomàtica II. Curs 2011_2012
Joan Soler Jiménez
 
Una Diplomàtica pels documents en crisi
Una Diplomàtica pels documents en crisiUna Diplomàtica pels documents en crisi
Una Diplomàtica pels documents en crisi
Joan Soler Jiménez
 
20110412 preservazione registro_protocollo_vd
20110412 preservazione registro_protocollo_vd20110412 preservazione registro_protocollo_vd
20110412 preservazione registro_protocollo_vd
Joan Soler Jiménez
 
Gestión y preservación de bases de datos
Gestión y preservación de bases de datosGestión y preservación de bases de datos
Gestión y preservación de bases de datos
Joan Soler Jiménez
 
Diplomàtica de la Diputació del General
Diplomàtica de la Diputació del GeneralDiplomàtica de la Diputació del General
Diplomàtica de la Diputació del General
Joan Soler Jiménez
 
Diplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Context i Tipologies documentals
Diplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Context i Tipologies documentalsDiplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Context i Tipologies documentals
Diplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Context i Tipologies documentals
Joan Soler Jiménez
 
Diplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Forma Intel·lectual
Diplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Forma Intel·lectualDiplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Forma Intel·lectual
Diplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Forma Intel·lectual
Joan Soler Jiménez
 
Diplomàtica altmedieval (s.VIII-s.IX)
Diplomàtica altmedieval (s.VIII-s.IX)Diplomàtica altmedieval (s.VIII-s.IX)
Diplomàtica altmedieval (s.VIII-s.IX)
Joan Soler Jiménez
 
Preservacio Registre General Entrades i Sortides
Preservacio Registre General Entrades i SortidesPreservacio Registre General Entrades i Sortides
Preservacio Registre General Entrades i Sortides
Joan Soler Jiménez
 

More from Joan Soler Jiménez (20)

Dades, informació i documents: què és què? (Joan Soler)
Dades, informació i documents: què és què? (Joan Soler)Dades, informació i documents: què és què? (Joan Soler)
Dades, informació i documents: què és què? (Joan Soler)
 
Arxius i Gestió Documental - Comparativa programes 21D
Arxius i Gestió Documental - Comparativa programes 21DArxius i Gestió Documental - Comparativa programes 21D
Arxius i Gestió Documental - Comparativa programes 21D
 
Sant Vicenç d'Ègara. L'advocació original de Sant Miquel?
Sant Vicenç d'Ègara. L'advocació original de Sant Miquel?Sant Vicenç d'Ègara. L'advocació original de Sant Miquel?
Sant Vicenç d'Ègara. L'advocació original de Sant Miquel?
 
Per una #Transparenciafons a les Administracions Públiques
Per una #Transparenciafons a les Administracions PúbliquesPer una #Transparenciafons a les Administracions Públiques
Per una #Transparenciafons a les Administracions Públiques
 
L'Anàlisi Diplomàtica
L'Anàlisi DiplomàticaL'Anàlisi Diplomàtica
L'Anàlisi Diplomàtica
 
Bebes robados
Bebes robadosBebes robados
Bebes robados
 
Nens robats
Nens robatsNens robats
Nens robats
 
Definició de document. Curs 2011_2012
Definició de document. Curs 2011_2012Definició de document. Curs 2011_2012
Definició de document. Curs 2011_2012
 
Fonaments de Diplomàtica. Curs 2011_2012
Fonaments de Diplomàtica. Curs 2011_2012Fonaments de Diplomàtica. Curs 2011_2012
Fonaments de Diplomàtica. Curs 2011_2012
 
Fonaments de Diplomàtica II. Curs 2011_2012
Fonaments de Diplomàtica II. Curs 2011_2012Fonaments de Diplomàtica II. Curs 2011_2012
Fonaments de Diplomàtica II. Curs 2011_2012
 
Una Diplomàtica pels documents en crisi
Una Diplomàtica pels documents en crisiUna Diplomàtica pels documents en crisi
Una Diplomàtica pels documents en crisi
 
20110412 preservazione registro_protocollo_vd
20110412 preservazione registro_protocollo_vd20110412 preservazione registro_protocollo_vd
20110412 preservazione registro_protocollo_vd
 
Gestión y preservación de bases de datos
Gestión y preservación de bases de datosGestión y preservación de bases de datos
Gestión y preservación de bases de datos
 
Diplomàtica de la Diputació del General
Diplomàtica de la Diputació del GeneralDiplomàtica de la Diputació del General
Diplomàtica de la Diputació del General
 
Descripció Autenticant
Descripció AutenticantDescripció Autenticant
Descripció Autenticant
 
Descripció Diplomàtica
Descripció DiplomàticaDescripció Diplomàtica
Descripció Diplomàtica
 
Diplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Context i Tipologies documentals
Diplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Context i Tipologies documentalsDiplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Context i Tipologies documentals
Diplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Context i Tipologies documentals
 
Diplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Forma Intel·lectual
Diplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Forma Intel·lectualDiplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Forma Intel·lectual
Diplomàtica altmedieval (s.X-s.XII) - Forma Intel·lectual
 
Diplomàtica altmedieval (s.VIII-s.IX)
Diplomàtica altmedieval (s.VIII-s.IX)Diplomàtica altmedieval (s.VIII-s.IX)
Diplomàtica altmedieval (s.VIII-s.IX)
 
Preservacio Registre General Entrades i Sortides
Preservacio Registre General Entrades i SortidesPreservacio Registre General Entrades i Sortides
Preservacio Registre General Entrades i Sortides
 

Preservar el Registre General de l'Ajuntament de Terrassa

  • 1. PRESERVAR EL REGISTRE GENERAL DE TERRASSAJoan Soler i Jiménez Arxiu Històric de Terrassa05 octubre 2011
  • 2. Ambigüitat legalEspanyola: - Ley 30/1992 - Ley de propiedad intelectual de las bases de datos (2001) - Ley 11/2007 - Esquema Nacional de Interoperabilidad (2009)Catalana: - Decret 160/1994 - Decret 56/2009
  • 3. On són els documents?
  • 4. RG com a documentRG = DocumentEntitat dinàmica i interactivaUnitat documental compostaComposta d’assentamentsTaula de relacions
  • 5. Assentaments = documentsCada assentamentManifestació de voluntat = servei = RG com a documentManifestació de voluntat = acció documentada = assentament com a documentRebut pel ciutadà
  • 6. Assentaments i documents presentatsDocuments presentats (pels ciutadans).No són documents propis de l’Administració que enregistra.Documents instrumentals, probatoris, dispositius.Documents originals o en copia autenticada.Documents confrontats i certificats per l’Administració = Compulsa (electrònica).Documents que pertanyen a l’expedient que s’inicia al Registre, i no sempre s’han de conservar.
  • 7. Aplicació InformàticaEntitat dinàmica i interactiva.24h/365dComposta d’assentaments registrals.Alguns dels quals aporten documents digitalitzats o digitals externs a l’Administració.Què és allò que hem de preservar de manera obligatòria?On resideixen les seves propietats essencials (significant properties)?
  • 8. Breu anàlisi diplomàtica del Registre General
  • 9. Fiabilitat per contextFiabilitat per tradició = Ningú en discuteix la importància.Fiabilitat per legislació = Ningú en discuteix l’existència.Fiabilitat per eficiència administrativa = És un instrument acceptat socialment.9
  • 10. Fiabilitat per estructuraL’aplicació ha de ser robusta.Sistema de seguretat potent.Mesures de control d’accés i control de modificació exhaustives.Enregistrament de totes les operacions que es realitzin amb els assentaments.Preservació i conservació segura.10
  • 11. Fiabilitat per contingutQualitat de les dades introduïdes.Formulari precís i complet.11
  • 12. AutenticitatCompletesa i precisió de les dades.Evidència de responsabilitats: qui és qui.Integritat dels documents entrants.Acció fedatària dels funcionaris d’Atenció al Públic.12
  • 13. IntegritatRobustesa de l’aplicació i/o de la taula de relacions.Control de la modificació d’assentaments.Formats persistents i acceptats en els documents adjunts.13
  • 14. IdentitatControl de l’accés al RG.Control de la identitat associada als documents entrants.Precisió de les dades personals introduïdes.Traçabilitat dels responsables de les accions realitzades a l’interior del sistema.14
  • 15. Usabilitat i AccessibilitatA curt termini es pressuposa.A mitjà i llarg termini cal garantir que l’utilització de l’aplicació i/o la taula de relacions sigui possible.Formats òptims.Total respecte de la forma intel·lectual.Certa tolerància amb la modificació de la forma física.Metadades de context, estructura i contingut.15
  • 16. El cas d’estudi de Terrassa
  • 17. 17Característiques RGAplicació informàtica del 1997, evolucionada.Base de dades en el lleguatge Uniface.Interfície en Uniface. Taules de relacions d’Oracle.Dues instàncies principals: Entrades i Sortides.Producció i desenvolupament propi.Poques modificacions entre 2003 i 2007.
  • 18. 18Problemes tècnicsNo conformitat amb la Ley 11/2007.Uniface en una versió vella. Manteniment difícil.Interfície “poc” amigable.Necessitat tecnològica de conversió d’Oracle.Software obsolet.
  • 19. 19Problemes conceptualsTemes de registre.Més de 600 codis no arxivístics per descriure els assentaments.Descripcions creatives no normalizades, atribucions absurdes i simplement no fetes.Manca de control sobre els documents electrònics aportats pels ciutadans.Problema de qualitat, exactitud i fiabilitat.
  • 20. 20Iniciatives2008-2009: Inici de l’estudi teòric del RG per iniciativa de l’Arxiu (projecte InterPARES).2009-2010: Constitució d’un grup de treball multidisciplinar: arxivers, informàtics, treballadors del l’oficina de RG i advocats. Definició de necessitats pràctiques. 10 persones.
  • 21. 3 productesInstruccions d’ús i Normativa interna del RG. (Resolució de l’àrea de govern, 26/07/2010).Esquema de les relacions conceptuals entre els “temes” del RG i el QdC (primera reducció de 600 a 488 codis). Solució a un punt crític.
  • 22. Temes de registre: 488 temes. Entrades (2008-2010): 248.620 assentaments.Entrades (2008-2010) sense tema assignat: 13.594 assentaments (5%).Sortides (2008-2010): 194.502 assentaments.Sortides (2008-2010) sense tema: 59.261 assentaments (30%).
  • 24. 3 productes3. Requisits funcionals per millorar aplicació actual o per disposar d’una nova aplicació:Formulari d’adquisició de dades més complet.
  • 25. Digitalització i certificació dels documents presentats.
  • 26. Control de les proprietats essencials: esquema de metadades.
  • 28. Mesures de preservació a llarg termini.Formulari d’entradaLey 30/1992, art.38.3Decret Generalitat 360/1994, art.5.3D.P.R. 445/2000 (legislazione italiana)DURANTI, Luciana (1997). I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore.GAROFALO, Lucilla; GIUVA, Linda (2005). “The Italian Government Digital Protocol Initiative.”
  • 30. ImplantacióOct.- Des. 2010: Implantació de les millores als “temes de registre” i inici d’aplicació del QdC al RG als usuaris avançants.Des. 2010: Formació de 600 treballadors de l’Ajuntament per explicar els canvis.Gen. 2011: Activació real de les modificacions conceptuals. No de les tècniques.
  • 31. Model tecnològic de l’arquitectura de registre d’expedientsUtincEines controli ReportingMonitoritzaciódels processosBAM (BusinessActivity Monitoring)Seu electrònicaHSMRegistred’E/SDades de signatura+Registre d’evidèncieselectròniquesBPMLog d’auditoria(transiciódel procés)Cicle de vida del procésUCMInstància 2UCM Instància 1Tancament expedientPresentació documentacióal ciutadà / empresa / entitat(ENI “compliant”)Magatzem dades de procésMagatzem dades de negoci
  • 32. Estratègies de preservació a mitjà i llarg termini
  • 33. “Preservació”Abans de pensar a mitjà i llarg termini cal:Millorar la qualitat i la precisió del producte “Registre General” des del moment inicial de la seva utilització.Precisió + Qualitat + Classificació = Més fiabilitat, més usabilitat.
  • 34. Primera idea … imperfectaDel 2006 al 2010: un document PDF anual amb tots els assentaments.Sense signatura digital.Procediment de validació en un espai controlat i workflow validat pel secretari, administrador de sistemes i l’arxiver en cap.Document in PDF de més de 800 pàgines.Sense OCR.Tots els assentaments, però incomplets.
  • 35. EmulacióAplicació informàtica del RG com a “document”.Solució costosa a curt termini.Conservació de totes les funcionalitats.Si està pensant, però no pel RG sinó per aplicacions fetes a mida de Gestió Econòmica.)
  • 36. MigracióRG com a conjunt de “dades”.Solució més econòmica.Pèrdua de funcionalitats originals.Possibilitat d’una nova aplicació informàtica amb més i noves funcionalitats.Migració al nou aplicatiu de les dades històriques.Les dades continuen vives i no s’arxiven.
  • 37. EncapsulamentRegistre General sencer: DBML.Assentaments en forma de OD; cada un és un document: XML.Solució complexa, i necessària?Pèrdua de funcionalitats originals.Potser, cada assentament amb l’OD (Expedient) on pertanyen?Pensem més en la interoperabilitat que no pas en la preservació.