Dokumen tersebut merupakan brosur perusahaan ultimatesmart yang menawarkan layanan Carpooling Management System (CPS). CPS merupakan sistem pengelolaan armada kendaraan untuk kebutuhan operasional perusahaan secara terintegrasi dan terotomatisasi guna mengurangi biaya operasional. CPS versi terbaru (ver. 2.0) mampu mengelola armada secara paperless, multiplatform, dan tidak tergantung pada vendor tunggal.

1. Copyright ® 2013 ultimatesmart - All Rights Reserved
CARPOOLING
MANAGEMENT
SYSTEM
solution for transportation problem
ver. 2.0

2. ultimatesmart mempunyai beberapa bidang
usaha, antara lain:
• Bidang edukasi, sebagai Representative Executive
Education & Lifelong Learning Center dari Institute of
Management (AIM) Manila-Philippines untuk Indonesia
area.
In-house training mencakup area:
• Executive Education & Lifelong Learning Center
- General Management
- Leadership
- Banking and Finance
- Marketing
- Special Program
- Executive MBA
- Entrepreneurship Development Programs.
- Principals and Teacher Leadership.
(bekerjasama dengan perusahaan Singapore).
• Bidang Subject Matter Expert for Training and
Development Solutions.
• eLearning Management system.
• Bidang jasa design brochure/company profile dan digital
advertising hardware.
• Bidang jasa konsultasi logistik/supply chain
management khusus Perbankan.
• Bidang Transportation Management solutions.
ultimatesmart (PT. Smartindo Berkah Utama)
Sentral Senayan II, 16th floor.
Jalan Asia Afrika no. 8
Senayan, Jakarta Pusat 10270.
Tel: 021-29655888/30050688/08121280008
Email: martinus.benjamin@ultimatesmart.com
http://id.linkedin.com/pub/martinus-benjamin/20/b28/978/
Copyright ® 2013 ultimatesmart - All Rights Reserved
ABOUT US
2

3. Copyright ® 2013 ultimatesmart - All Rights Reserved
mengapa
harus
menggunakan
CARPOOLING
?
"
3

4. Carpooling Management System (CPS) yaitu:
suatu tata kelola pengaturan unit-unit kendaraan untuk
kebutuhan operasional suatu Perusahaan, baik unit kendaraan
milik perusahaan maupun unit kendaraan sewa/rental,
termasuk tata kelola pengaturan pengemudi (baik berstatus
karyawan tetap ataupun pengemudi sewa dari perusahaan jasa
sewa).
Tata kelola dalam hal ini, syarat minimumnya harus memenuhi
komponen sebagai berikut:
• management secara keseluruhan (operational management,
report management).
• system support (aplikasi pendukung/paperless system).
• infra structure yang memadai (hardware, pool, dsb).
Kendala yang sering dihadapi oleh
Perusahaan adalah :
Tingginya aktifitas operasional yang
tidak didukung dengan ketersediaan
jumlah kendaraan operasional yang
memadai/terbatas.
Dampak yang terjadi, nilai anggaran
o p e ra s i o n a l t a h u n a n s e l a l u
meningkat dan sulit terkontrol/
termonitor dengan baik.
Staff operasional seringk ali
menggunakan kendaraan umum/taxi
yang sulit terpantau biayanya. Juga sering terjadi aktifitas operasional jadi "terganggu" akibat tidak
tersedianya unit kendaraan yang standby pada jam yang ditentukan…..acapkali juga terjadi kendala pada
pengemudi yang tidak masuk kerja/sakit. Akibatnya, staff operasional harus mengemudikan sendiri unit
kendaraan kantor tersebut.
Dari sisi Perusahaan, jika harus menyediakan unit kendaraan operasional dalam jumlah banyak akan
berdampak pada assets dan akan mempengaruhi PNL (laba rugi) Perusahaan.
Belum lagi adanya tingkat "kebocoran" biaya perawatan yang tinggi dari assets kendaraan tersebut,
seperti:
• Biaya perawatan/bengkel (+biaya suku cadang, dsb), biaya administrasi (STNK), biaya asuransi.
• Biaya bahan bakar/BBM.
• Biaya pengemudi karyawan tetap (gaji, personal loan, medical, lembur, dsb).
• Biaya2 lainnya……
Copyright ® 2013 ultimatesmart - All Rights Reserved
CARPOOLING MANAGEMENT SYSTEM (CPS)
Mengapa butuh CPS ?
4

5. Kondisi tersebut terjadi di lapangan, sebagai contoh : PT. Bank Central Asia, Tbk (BCA) dan berdampak
pada peningkatan biaya operasional kendaraan dan juga biaya pengadaan/pembelian unit kendaraan
milik.
Hal ini tercermin pada saat penyusunan budget tahunan Perusahaan dan biaya assets tersebut juga
mempengaruhi performa Perusahaan pada saat penyusunan Laporan laba rugi tahunan.
Guna menyikapi hal tersebut, akhirnya diusulkanlah oleh kami suatu terobosan baru yang pada saat itu
(tahun 2000) dinilai sebagai hal yang "baru"….yaitu: "melakukan alih daya pada bagian pengelolaan unit
kendaraan operasional dengan cara SEWA/dedicated car rental".
Dan mulai pada tahun 2004, kami terapkan CARPOOLING concept secara berturut-turut untuk BCA
dengan area kota Bandung, Semarang, Surabaya, Malang, Bali, Medan, Jogjakarta, Solo.
Pada akhirnya….tantangan solusi untuk Jabodetabekser tibalah!
Saat itu banyak timbul pertanyaan dan keraguan dari beberapa pihak, dikarenakan kondisi
Jabodetabekser sangatlah berbeda dengan kota-kota tersebut diatas, khususnya dari sisi:
• Geografis/topografi kota
• Pola traffic lalu-lintas
• Pola aktifitas bisnis perkantoran, dsb…
Setelah kami melakukan analisa secara mendalam, akhirnya kami memberanikan diri untuk
merealisasikannya (walaupun beberapa tahun sebelumnya terjadi salah Bank swasta ternama di Jakarta
kurang berhasil menerapkannya di Jabodetabekser).
Strategi implementasi CARPOOLING concept untuk BCA Jabodetabekser sangatlah berbeda dengan
strategi implementasi di kota-kota lain.
Kami menerapkannya dengan pola "riil" Carpooling concept :
• management secara keseluruhan (operational management, report management).
• system support.
• infra structure yang memadai (hardware, pool, dsb).
Strategi tersebut kami beri nama CP ver. 1.0 (saat ini kami sudah mempunyai solusi ver.2.0-fully paperless)
Copyright ® 2013 ultimatesmart - All Rights Reserved
CARPOOLING MANAGEMENT SYSTEM (CPS)
5

6. Carpooling Jabodetabekser PT. Bank Central Asia, Tbk :
saat implementasi awal mengelola lebih dari 720 unit kendaraan operasional (status sewa/rental) dan
jumlah kantor Cabang BCA lebih dari 367 lokasi.
Operasional di Jabodetabekser didukung dengan 25 lokasi independen pool sewa (mayoritas dimiliki
oleh pihak ketiga, dikarenakan dari segi kapasitas space lokasi di BCA tidak memadai).
Pengelolaan operasional di lapangan diserahkan kepada multi vendor car rental utama di Jakarta, dengan
management tetap dipegang oleh pihak client (BCA).
Aplikasi yang dipergunakan masih bersifat "local storage", akan tetapi tetap menggunakan satu konsep
kelola yang sama.
Order Management System menggunakan satu aplikasi yang sama secara on-line.
Implementasi CPS ver. 1.0 tersebut masih belum sempurna, dikarenakan masih adanya beberapa kendala;
antara lain:
• paper work masih ada, sebagai bukti pelaporan.
• pemakaian unit kendaraan untuk kendaraan "hourly" masih belum termonitor dengan sempurna.
Keuntungan yang diperoleh sejak implementasi Carpooling Management System:
• reduce operation cost +/- 30% dibandingkan tanpa menggunakan Carpooling Management System .
• staff yang diawalnya mengurus pengaturan unit kendaraan, dapat dialokasikan untuk tugas lain.
• reduce budget tahunan untuk pembelian unit kendaraan operasional secara signifikan.
• semua aktifitas operasional dapat terlayani dengan baik, dan berdampak pada pencapaian
performance perusahaan menjadi lebih baik.
cabang BCA
pool
Copyright ® 2013 ultimatesmart - All Rights Reserved
CARPOOLING MANAGEMENT SYSTEM (CPS)
6

7. Carpooling Management System (CPS) ver. 2.0 yaitu:
Solusi CPS untuk pengembangan dari CPS ver. 1.0 (yang telah diimplementasikan di BCA hingga
sekarang).
Keunggulan dari CPS ver. 2.0 antara lain:
• paperless support.
• aplikasi pendukungnya dalam multi platform (windows, android, iOS).
• menggunakan tracking system (tanpa harus menggunakan unit hardware GPS/Global Positioning
System di unit kendaraan).
• pengaturan unit kendaraan secara on-line (tanpa harus menggunakan petugas dispatcher di lapangan/
pool).
• unit kendaraan yang dikelola tidak harus menggunakan dedicated pool.
• unit kendaraan yang dikelola tidak harus dari dedicated vendor car rental (dapat menggunakan unit
existing ataupun unit sewa dari vendor car rental kecil selama spesifikasinya sesuai).
• bahkan jika kondisi Perusahaan tidak memungkinkan untuk mengganti semua dengan unit kendaraan
sewa….CPS ver. 2.0 masih bisa berjalan dengan baik (hanya dengan aplikasi sistem + management
saja) seperti layaknya menggunakan vendor car rental besar; sehingga ketergantungan pada vendor
car rental dapat diminimalisir.
*) penjelasan detail teknis, silahkan hubungi kami via email: martinus.benjamin@ultimatesmart.com
Copyright ® 2013 ultimatesmart - All Rights Reserved
CARPOOLING MANAGEMENT SYSTEM (CPS)
7

8. ultimatesmart
Copyright ® 2013 ultimatesmart - All Rights Reserved