Dokumen ini menguraikan fungsi dan pedoman kesekretariatan dalam organisasi Kohati PB HMI, termasuk sistem pencatatan, alat pelaksana, dan komunikasi yang mendukung tujuan organisasi. Terdapat rincian tentang format surat, istilah yang digunakan, dan berbagai jenis surat seperti surat undangan, permohonan, dan keputusan. Administrasi termasuk penggunaan bahasa yang tepat dan atribut seperti stempel dan kop surat sesuai standar resmi.

1. Upi Fitriyanti
(Sekretaris Umum KOHATI PB HMI)

2. Secara umum Kesekretariatan
adalah keseluruhan proses
pelaksanaan rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan
perkantoran dan tugas-tugas
bantuan lainnya, dalam rangka
menunjang kelancaran tujuan
organisasi.

3. Fungsi Kesekretariatan diantaranya adalah:
1. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan
manajemen. Hasil pencatatan yang harus
dilakukan menurut suatu system yang ditentukan,
digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan
sebagai sumber informasi. Pencatatan perlu
dilakukan dengan tepat guna dan tepat waktu.
2.Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
3.Sebagai alat komunikasi perusahaan/organisasi.
4.Sebagai pusat dokumentasi.

4. PEDOMAN DASAR KOHATI
BAB IV
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
Pasal 22
Pedoman Administrasi dan Surat Menyurat KOHATI
 Administrasi dan surat menyurat KOHATI disesuaikan dengan
administrasi dan surat menyurat yang berlaku di HMI.
 Untuk surat intern (kedalam) dengan kode : Nomor
surat/A/Sek/KHI/bulan Hijriah/tahun Hijriah.
 Untuk surat ekstern (keluar) dengan kode : Nomor
surat/B/Sek/KHI/bulan Hijriah/Tahun Hijriah.
 Khusus surat keluar instansi HMI ditandatangani oleh Ketua Umum
dan Sekretaris Umum KOHATI.
Pasal 23
Atribut KOHATI
 Yang termasuk dalam atribut KOHATI adalah mars, badge, stempel,
kop surat dan busana KOHATI.

5. Bahasa Surat
 Bahasa ringkas dan tidak berbelit-belit.
 Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku dan
menggunakan ejaan yang telah disempurnakan.
 Apabila menggunakan bahasa asing maka format
tulisan menggunakan Italic (miring).
 Untuk hal-hal penting dalam surat dapat ditebalkan
(bold) atau digarisbawahi.

6. Isi Surat
surat terdiri dari 3 bagian besar, yaitu
 pendahuluan, isi/pokok surat dan penutup.
Pendahuluan terdiri dari kepala surat (nomor,
lampiran, perihal, kepada) dan kalimat pembuka.
Isi/pokok surat berisi informasi yang ingin
disampaikan. Penutup terdiri dari kalimat penutup,
salam, tanggal dan tempat pembuatan surat serta
tanda tangan institusi.

7.  surat harus memuat secara ringkas 5 W + 1H.
 What : apa yang ingin disampaikan, kegiatan apa, temanya
dan agendanya apa.
 Who : siapa yang membuat surat dan untuk siapa
 When : kapan waktu kegiatan dan juga waktu pembuatan
surat
 Where: dimana tempat kegiatan akan dilaksanakan dan
dimana surat itu dibuat
 Why: mengapa kegiatan ini dilaksanakan (latar belakang)
 How: bagaimana alur kegiatan dan bagaimana cara
konfirmasinya.
 bila isi surat tidak dapat menjelaskan secara detail
kegiatan, maka dibutuhkan lampiran yang dapat berupa
proposal kegiatan, kerangka acuan (Term of Refference –
TOR) atau dokumen-dokumen lanilla yang relevan.

8. Format Surat
 Format surat seperti yang telah ditentukan dalam
pedoman kesekretariatan HMI.
 Tulisan menggunakan Times New Romen dengan
ukur 12 spasi 1.
 Kertas kop menggunakan kertas ukuran folio (F4) /
legal

9. Macam-Macam Surat Keluar
Pada dasarnya macam surat disesuaikan dengan
kebutuhan organisasi. Namun paling tidak terdapat
beberapa macam surat di KOHATI, antara lain:
 Surat undangan. Surat yang ditujukan pada
perorangan maupun lembaga untuk menghadiri
kegiatan tertentu di KOHATI.
 Surat permohonan. Surat yang ditujukan untuk
lembaga atau perorangan untuk memohon bantuan
baik yang sifatnya materiil maupun immateriil.
Materiil contohnya dana, bahan pelatihan, dll.
Immateriil contonya narasumber, informasi, dll.

10.  Surat pemberitahuan. Surat pemberitahuan bertujuan
untuk menyampaikan informasi maupun klarifikasi.
 Surat pengantar. Surat yang digunakan untuk
mengantarkan berkas atau dokumen organisasi yang
ditujukan pada perorangan maupun lembaga.
Misalnya surat pengantar SK, laporan, rekomendasi,
dll.
 Surat himbauan dan instruksi. Surat yang bermaksud
untuk menberikan himbauan ataupun perintah secara
kelembagaan terhadap pengurus KOHATI setingkat
maupun struktur KOHATI dibawahnya.

11.  Surat keputusan. Surat keputusan lembaga tentang
berbagai keputusan lembaga. Surat keputusan
berbeda dengan surat ketetapan. Surat keputusan
bersifat mengikat dan berlaku sampai diluar HMI.
Namun surat ketetapan hanya pada forum tertentu
dan bersifat ke dalam, misalnya surat ketetapan Rapat
Pleno, MUNAS, dll.

12. Pada konsideran menimbang mengandung
landasan filosofis dan strategis akan pentingnya
keputusan tersebut. Konsideran mengingat
berisi landasan normatif (AD/ART dan PDK).
Konsideran memperhatikan memuat landasan
yuridis yaitu dalam forum apa keputusan itu
diambil. Konsideran memutuskan berisi
penetapan keputusan. Surat keputusan harus
disertai surat pengantar terlebih dahulu sebelum
didistribusikan pada pihak-pihak yang terkait.

13.  Surat rekomendasi. Surat rekomendasi berisi rekomendasi
lembaga terhadap seseorang atau rekomendasi yang
bersifat substansi untuk tujuan tertentu. Surat
rekomendasi harus disertai surat pengantar terlebih
dahulu sebelum didistribusikan pada pihak-pihak yang
terkait.
 Surat mandat atau tugas. Surat yang memberikan mandat
atau tugas pada pengurus untuk melakukan tugas yang
dipergunakan sebagai legitimasi untuk pihak luar. Surat
mandat/tugas harus disertai surat pengantar terlebih
dahulu sebelum didistribusikan pada pihak-pihak yang
terkait.
 Surat keterangan. Surat yang menerangkan personil
kepengurusan KOHATI untuk pihak luar. Surat keterangan
harus disertai surat pengantar terlebih dahulu sebelum
didistribusikan pada pihak-pihak yang terkait.

14. STEMPEL KOHATI
 Stempel KOHATI menggunakan lambang HMI pada
bagian tengahnya yang kemudian dikelilingi oleh
tulisan KORPS HMI-WATI (KOHATI) dari kiri ke atas
bagian atas dan tingkatan KOHATI pada bagian bawah
dari kiri ke kanan. Warna tinta stempel adalah hijau.
Stempel dibubuhkan pada tanda tangan sekretaris,
atau pada tanda tangan ketua umum apabila ketua
umum pada posisi mengetahui. Contohnya sebagai
berikut: