LDKS ADMINISTRASI OSIS

1. Masa Bhakti 2022/2023
12-13 September 2022

3. Pendahuluan
 Setiap organisasi pasti mempunyai
rumusan tujuan yang ingin dicapai.
 Melalui perumusan tujuan, sebuah
organisasi mendapat gambaran ke arah
mana organisasi tersebut akan dibawa.
 Rumusan tujuan perlu ditopang syarat-
syarat lain yang tidak kalah penting di
antaranya anggota, kelompok, kerjasama,
dan perangkat lainnya seperti
kesekretariatan dan administrasi.

4. Administrasi
 Administrasi berasal dari kata Ad dan
ministrare yang dapat didefinisikan sebagai
kegiatan yang menunjang pelaksanaan
pemerintahan/organisasi.
 Dalam hal ini organisasi yang dimaksud
adalah OSIS (Organisasi Siswa Intra
Sekolah).

5. Administrasi
 Secara Umum, Admistrasi adalah usaha
atau kegiatan sekelompok orang yang
bekerja secara teratur untuk mencapai suatu
tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
 Kegiatan yang dimaksud meliputi penetapan
rencana program, pengorganisasian,
penyelenggaraan program, kegiatan
pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan
pembuatan pelaporan, dll.

6. Administrasi
 Secara Khusus, Admistrasi merupakan
kegiatan tata usaha yang meliputi kegiatan
catat-mencatat atau tulis-menulis dan
seluruh kegiatan pencatatan segala
kejadian bagi pimpinan suatu organisasi.

7. Jenis Administrasi Osis
 Buku Inventaris  buku yang digunakan
untuk mencatat barang/aset/inventaris
organisasi.
 Buku Notulensi  buku catatan resmi
tentang pembicaraan, kesepakatan, atau
keputusan yang diambil dalam pertemuan,
rapat, atau diskusi.
 Buku Tamu  buku untuk mencatat tamu-
tamu yang datang dan berkeperluan
dengan organisasi.
 Buku Daftar Hadir  buku untuk mencatat
kehadiran peserta rapat, diskusi, atau
pertemuan lainnya.

8. Jenis Administrasi Osis
 Buku Daftar Kegiatan  buku untuk
mencatat setiap kegiatan organisasi.
 Buku Keuangan  buku pembukuan
keuangan, baik pemasukan maupun
pengeluaran anggaran organisasi.
 Buku Agenda buku pencatatan keluar
dan masuknya surat.
 Pengarsipan  dokumentasi surat-surat
simpanan keluar dan surat masuk.

13. Dasar Surat Menyurat
Peranan Surat;
 Sebagai Duta/Wakil sebuah Organisasi; surat
sebagai wakil organisasi menunjukkan
mentalitas jiwa dan kondisi intern dari
organisasi yang bersangkutan.
 Bukti Otentik; surat dapat dijadikan sebagai
bukti tertulis “hitam di atas putih” apabila
terjadi perselisihan atau untuk pembuktian
lebih lanjut.
 Pedoman untuk melakukan suatu tindakan.
 Alat pengingat atau berfikir; artinya bahwa
surat yang pernah dibuat dan diarsipkan dapat
digunakan sebagai bahan pertimbangan atau
mengetahui hal-hal yang pernah dilakukan.

14. Bagian-bagian Surat
 Kepala surat
 Nomor surat
 Tanggal surat
 Lampiran
 Perihal surat
 Alamat yang dituju
 Salam pembuka
 Isi surat
 Salam penutup
 Nama organisasi yang mengeluarkan surat
 Jabatan penandatangan surat
 Tanda tangan dan nama terang penanggungjawab surat
 Tembusan (apabila diperlukan)

15. Kepala Surat
 Nama instansi, organisasi, badan atau lembaga
 Alamat lengkap; jalan, nomor, telepon, kota, kode pos
 Logo organisasi
Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Daerah Kabupaten Nganjuk
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 NGANJUK
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
Jalan Lawu 3, Telepon (0358) 321951, Nganjuk 64419

16. Nomor Surat
 Nomor surat mengikuti pembakuan yang sudah
ditetapkan
 Menyertakan inisial/keterangan organisasi untuk
menspesifikasikan surat
Contoh;
Nomor : 005/xxx/411.405.302/OSIS/2009

17. Tanggal Surat
 Menyebutkan tanggal pembuatan surat
 Penulisan nama bulan dengan huruf, lengkap dan
sesuai dengan ejaan yang disempurnakan
 Apabila sudah ada kepala surat, tidak perlu
menyebutkan kota.
Contoh;
10 Oktober 2009

18. Alamat Surat
 Diawali dengan kata Kepada atau Yth.
 Penulisan alamat diusahakan lengkap dan jelas untuk
menghindari salah alamat
Contoh;
Kepada
Bpk. Dian Diawan, S.Pd.I.
di Tempat
Yth.
Pengurus OSIS SMA PLUS AL-FALAH
Jalan Cikuda-Nanggerang KM. 2
Jatinangor 45363

19. Isi Surat
 Sebelumnya ada salam pembuka “Dengan
hormat,”
 Disusun dengan menggunakan kata-kata
yang menarik perhatian, mengarahkan pada
maksud surat.
 Memperhatikan ejaan, tanda-tanda baca
dan aturan penulisan yang benar,
 Ditutup dengan salam “Hormat kami,”

20. Nama Organisasi yang mengeluarkan surat
Jabatan penandatangan surat
Contoh:
Pengurus OSIS MTs Al-Falah Cileles
Ketua Sekretaris,
KOKO ROBERT
Mengetahui
Kepala MTs Al-Falah,
Hj. LILIS. HR, S.Ag
Penata
NIP. 19680311 200604 2 002

21. Pengurusan Surat
 Proses surat masuk dengan buku
Agenda
 Penerimaan surat; diteliti ketepatan
alamat dan menandatangani ekspedisi
 Penyortiran untuk menentukan prioritas
penanganannya
 Pencatatan kedalam buku agenda
 Pengarahan surat dan penyampaian
surat
 Penyimpanan ke dalam folder masuk

22. BUKU AGENDA SURAT MASUK
No Asal Surat
Nomor
Surat
Tanggal
surat
Tanggal
diterima
Isi surat
No
agenda

23.  Proses surat keluar dengan buku
Agenda
 Pembuatan konsep surat
 Pengetikan surat
 Pengecekan kebenaran surat
 Pencatatan kedalam buku agenda
 Pelipatan surat
 Penyampulan surat
 Pengiriman surat dengan menggunakan
buku EKSPEDISI
 Penyimpanan arsip surat keluar.

24. BUKU AGENDA SURAT KELUAR
No Alamat Surat
Nomor
Surat
Tanggal
surat
Isi surat
Lampiran
surat
Kode
BUKU EKSPEDISI SURAT KELUAR
Tanggal
Nomor
Surat
Dikirim kepada Tanda tangan

25. PENYUSUNAN PROPOSAL
KEGIATAN
 Definisi
Proposal berasal dari bahasa inggris to
propose yang artinya mengajukan.
Secara sederhana proposal dapat
diartikan sebagai bentuk pengajuan atau
permohonan, penawaran baik itu berupa
ide, gagasan, pemikiran maupun
rencana kepada pihak lain untuk
mendapatkan dukungan baik itu yang
sifatnya izin, persetujuan, dana dan lain -
lain.

26.  Tujuan Proposal adalah memperoleh
bantuan dana, memperoleh dukungan
atau sponsor, dan memperoleh
perizinan.
 Unsur-unsur proposal yaitu:
- nama/ judul kegiatan,
- pendahuluan,
- tujuan,
- waktu dan tempat,
- sasaran kegiatan,
- susunan panitia,
- anggaran,
- penutup,
- tanda tangan dan nama terang.

27. Susunan Proposal
 Halaman Judul
 Latar Belakang
 Tujuan Kegiatan
 Nama dan Tema Kegiatan
 Bentuk Kegiatan
 Peserta
 Penyelenggara
 Jadwal dan Lokasi Kegiatan
 Susunan Acara
 Susunan Panitia
 Rencana Anggaran
 Penutup
 Penawaran Kerjasama (sponsorship)

28.  Halaman Judul
Berisi nama/judul kegiatan, lokasi dan
waktu penyelenggaraan kegiatan, dan
penyelenggara yang berinisiatif
merencanakan kegiatan
 Latar Belakang
Berisi alasan “mengapa” kegiatan
tersebut direncanakan
 Tujuan Kegiatan
Berisi alasan “untuk apa” kegiatan
tersebut direncanakan. Tujuan dapat
terdiri dari minimal 1 tujuan atau lebih

29.  Nama dan Tema Kegiatan
Berisi nama/judul kegiatan dan tema yang
diangkat dalam kegiatan
 Bentuk Kegiatan
Berisi tentang format/bentuk sajian kegiatan
 Peserta
Berisi keterangan tentang “siapa” yang akan
ikut dalam kegiatan
 Penyelenggara
Berisi keterangan siapa yang menjadi
penyelenggara kegiatan.

30.  Jadwal dan Lokasi Kegiatan
Berisi keterangan “kapan dan dimana”
kegiatan akan dilaksanakan
 Susunan Acara
Berisi uraian susunan acara/pelaksanaan
kegiatan dari saat mulai sampai selesai.
 Susunan Panitia
Berisi susunan kepanitiaan yang telah
terbentuk
 Rencana Anggaran
Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan
kebutuhan dana yang masih diperlukan

31.  Penutup
Berisi kalimat yang menyatakan harapan
agar banyak pihak dapat tertarik untuk
mendukung kegiatan. Ditandatangani
oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan
mengetahui Penanggungjawab kegiatan

33. SUKSES BERSAMA ANDA…