Dokumen tersebut membahas tentang administrasi siswa yang mencakup penerimaan siswa baru, ketatausahaan siswa, pencatatan bimbingan dan penyuluhan, penataan siswa di dalam kelas, dan mutasi siswa. Dokumen ini juga menjelaskan syarat-syarat kenaikan kelas siswa.

1. Pertemuan Ke – 7
ADMINISTRASI SISWA / PESERTA DIDIK
 PENGERTIAN
Manajemen / Administrasi siswa adalah suatu
pencatatan siswa dari proses penerimaan
hingga siswa tersebut tamat dari sekolah atau
keluar karena pindah sekolah atau sebab lain.
( Drs. Wijono, 1989, Administrasi Dan
Supervisi Pendidikan, Jakarta: Depdikbud
Dirjen Dikti, hlm. 113. )

2. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI SISWA
Kelompok
manajemen
siswa
dapat
diidentifikasikan melalui proses masuknya
siswa di sekolah sampai keluar atau tamat.
Manajemen siswa dapat digolongkan dalam
lima kegiatan, yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
Penerimaan Siswa Baru
Ketatausahaan Siswa
Pencatatan Bimbingan dan Penyuluhan
Penataan Siswa Di Dalam Kelas
Mutasi Siswa

3. 1. Penerimaan Siswa Baru
• Penerimaan siswa baru merupakan titik awal yang
menentukan kelancaran tugas sekolah, sukses atau
tidaknya usaha pendidikan di sekolah yang
bersangkutan. Penerimaan siswa baru biasanya
dilakukan menjelang tahun ajaran baru dan melalui
proses hitungan yang tepat, sehingga perlu ditentukan
dahulu daya tampung sekolah yang bersangkutan.
Pemerintah dalam usahanya untuk pemerataan,
menetapkan tanggal penerimaan siswa baru, baik
sekolah negeri, sekolah swasta disamakan, sekolah
swasta diakui, dan sekolah swasta terdaftar. ( Hartati
Sukirman, dkk, 2007, Administrasi Dan Supervisi
Pendidikan, Yogyakarta: UNY Press, hlm. 18. )

4. • Untuk
keperluan
kelancaran
kegiatan,
penerimaan siswa baru diserahkan kepada
panitia penerimaan siswa baru. Tugas-tugas
panitia penerima siswa baru: ( Suharsimi Arikunto
dan Lia Yuliana, 2008, Manajemen Pendidikan,
Yogyakarta: Aditya Media, hlm 58-60. )
1. Menentukan banyaknya murid yang diterima
Penentuan banyaknya siswa yang diterima tergantung
dari daya tampung untuk tahun tersebut. Rumus daya
tampung adalah:
DT = (BxM-TK)
DT = Daya Tampung
B = banyaknya bangku yang ada
M = muatan bangku
TK = banyaknya siswa yang tinggal di kelas

5. 2. Menentukan syarat-syarat penerimaan, baik yang bersifat umum maupun khusus.
Untuk syarat umum, sebagai berikut:
1)
Umur sesuai dengan tingkat sekolah
- TK
 TK tingkat A
umur 3 – 4 tahun
 TK tingkat B
umur 4 – 5 tahun
 TK tingkat C
umur 5 – 6 tahun
- Sekolah Dasar
prioritas umur 7 tahun
Jika masih ada tempat, urutan penerimaan sebagai berikut: 8 tahun, 9 tahun, 10 tahun, 11
tahun, 12 tahun, 16 tahun.
SLTP
umur 11 – 17 tahun
SMU/SMK
umur 14 – 17 tahun
2)
Salinan Surat Tanda Tamat Belajar (untuk SMP dan SMA)
3)
Salinan Rapor kelas tertinggi
4)
Mengisi formulir yang disediakan
5)
Surat Kelakuan Baik dari Pamong Praja
6)
Surat Kesehatan (kadang-kadang merupakan syarat khusus)
7)
Membayar uang pendaftaran
Sedangkan syarat-syarat khusus adalah syarat yang hanya berlaku untuk sesuatu sekolah, misalnya:
1)
Untuk AKABRI harus laki-laki
2)
Untuk Sekolah Seni Rupa harus tidak buta warna.
3)
Untuk Sekolah Pendidikan Guru harus tidak cacat tubuh
4)
Beberapa sekolah ada yang hanya menerima anak putri saja, dan sebaliknya beberapa sekolah
juga hanya menerima siswa putra saja.

6. 3. Melaksanakan Penyaringan
 Untuk sekolah-sekolah yang merupakan kelanjutan dari
sekolah lain, kegiatan penyaringan bukanlah yang penting
karena:
• Peminat untuk sesuatu sekolah melebihi tempat yang
disediakan
• Kadang-kadang perlu dilakukan penelusuran bakat atau
kemampuan tertentu
• Nilai pelajaran atau ujian akhir di sekolah yang lebih
rendah belum menjamin bahwa lulusannya mampu
mengikuti pelajaran di suatu sekolah lanjutan.
 Penyaringan siswa baru didasarkan pada:
• Atas pertimbangan target
• Atas pertimbangan nilai atau tingkat kemampuan yang
telah diterapkan

7. 4. Mengadakan Pengumuman Penerimaan
– Panitia penerimaan siswa baru mengadakan
pengumuman bagi calon siswa yang
memenuhi
syarat
bahwa
dirinya
mempunyai hak untuk mengikuti pelajaran
di sekolahnya. Pengumuman dapat
dilakukan dengan menempel daftar nama
dan nomor pendaftaran di papan
pengumuman atau mengirimkan surat
pemberitahuan langsung ke alamat.

8. 5. Mendaftar Kembali Calon yang Sudah di Terima
– Untuk memperoleh kepastian apakah seseorang betulbetul akan mengikuti pelajaran di sekolahnya, maka panitia
penerimaan meminta kepada calon yang di terima untuk
mendaftarkan kembali. Hal ini diperlukan terutama bila
ada kemungkinan bagi calon untuk mendaftarkan ke lebih
dari satu sekolah. Jika sampai pada batas waktu yang
ditentukan calon belum mendaftarkan kembali, panitia
dapat memanggil calon lain agar pemanfaatan fasilitas di
sekolah dapat terpakai secara maksimal.
6. Melaporkan Hasil Pekerjaannya Kepada Pimpinan Sekolah
– Panitia penerimaan siswa baru sifatnya sementara dan
bekerja atas dasar perintah/petunjuk, maka setelah selesai
bekerja mempunyai kewajiban melapor.

9. 2. Ketatausahaan Siswa
• Tindak lanjut dari penerimaan siswa baru, yaitu
memproses siswa dalam catatan-catatan sekolah.
Catatan sekolah dibedakan atas dua jenis, yaitu:
1). Catatan-catatan siswa untuk seluruh sekolah, mencakup:
• Buku Induk, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat data
semua anak yang pernah dan sedang mengikuti pelajaran di suatu
sekolah. Komponen-komponen dalam buku induk
meliputi
keterangan tentang pribadi, tempat tinggal, kesehatan, latar
belakang pendidikan, orang tua kandung, wali, kegemaran,
kehadiran, perkembangan di sekolah, mutasi, akhir pendidikan,
dan nilai rapor dan STTB
• Buku Klapper, yaitu buku pelengkap buku induk yang dituliskan
menurut abjad dan berfungsi untuk membantu petugas dalam
menemukan data dari buku induk.
• Catatan tata tertib sekolah, mengatur sikap dan perilaku siswa di
suatu sekolah.

10. Fungsi tata tertib bersifat ganda, (1) untuk anak-anak itu
sendiri agar secara individual sikapnya baik, (2) mengatur
agar pergaulan di sekolah teratur, tidak ada yang
berkelakuan dan bersifat semaunya sendiri sehingga tidak
ada kekacauan di sekolah. Isi Tata Tertib yaitu:
• Berupa aturan-aturan lahiriah: kebersihan badan,
pakaian, dan alat-alat pelajaran
• Berupa aturan-aturan tingkah laku: sikap terhadap
kepala sekolah, guru, karyawan tata usaha, dan
terhadap lawan.
• Berupa aturan-aturan ketertiban: kehadiran, mengikuti
upacara.
2). Catatan untuk masing-masing kelas
• Buku kelas
• Buku presensi kelas
• Buku/catatan prestasi belajar dan bimbingan dan
penyuluhan.

11. 3. Pencatatan Bimbingan dan Penyuluhan
1) Buku daftar nilai, yaitu buku tempat mencatat nilai
hasil belajar secara langsung dari kertas pekerjaan,
ditangani oleh guru yang mengasuh mata pelajaran
yang bersangkutan, den memuat nilai semua siswa
yang diajar guru tersebut.
2) Buku legger, berisi kumpulan semua nilai untuk
semua bidang studi yang diajarkan di sekolah untuk
satu periode. Buku legger terdiri dari dua, yaitu
legger kelas dan legger sekolah.
3) Buku rapor, merupakan buku yang memuat laporan
hasil belajar siswa selama mengikuti pelajaran di
suatu sekolah. Berfungsi sebagai laporan hasil kerja
sekolah kepada orang tua/wali siswa, selain itu juga
dapat memberikan gambaran bagi siswa mengenai
kemampuannya.

12. 4. Mutasi Siswa
• Maksudnya adalah perpindahan siswa baik di
dalam sekolah (mutasi intern) sendiri maupun
di luar sekolah (mutasi ekstern). Mutasi intern
terjadi apabila siswa mengalami perpindahan
dari kelas yang satu ke kelas yang lain. Mutasi
ekstern terjadi karena siswa keluar dari
sekolah disebabkan karena tamat belajar atau
sebab lain.

13. 5. Penataan Siswa Di Dalam Kelas
1) Organisasi Murid
• fungsi sebagai berikut:
a) Melatih siswa dalam berorganisasi.
Kegiatan ini sangat baik bagi siswa karena dapat
menanamkan sikap demokratis, rasa tanggung jawab,
memupuk kerja sama, dan sikap toleransi di antara
para siswa.
b) Menciptakan ketertiban kelas.
Organisasi siswa ini dikelola di bawah bimbingan guru
dengan anggota yang meliputi ketua, wakil ketua,
sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi lain.

14. 2) Penugasan Kelas
• Guru dapat memberikan berbagai tugas secara
bervariasi untuk meningkatkan aktivitas dan
kreativitas belajar siswa.
• Contoh kongkrit penugasaan kelas yaitu:
 Pemberian Pekerjaan rumah (PR)
 Pembuataan makalah buat diskusi kelas per kelompok
atau tiap individu
 Pembuataan kliping kelas per kelompok atau tiap
individu
 Observasi lingkungan
 Menyalin/meringkas bahan pelajaran
 Dll

15. • Dalam
memberikan
tugas
memperhatikan hal-hal berikut:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
guru
harus
Guru harus merumuskan dengan jelas tujuan apa yang
ingin dicapai dari pemberian tugas tersebut.
Guru menetapkan target maksimal yang akan dicapai
dengan pemberian tugas.
Guru harus memberi petunjuk tentang bagaimana cara
atau proses untuk menyelesaikan tugas tersebut.
Guru menjelaskan kedudukan tugas yang diberikan, apakah
sebagai pengganti ulangan, pengganti pertemuan
pengajaran yang terlambat oleh suatu kegiatan dan
sebagainya.
Guru memberi kesempatan kepada siswa untuk bertanya
apabila tugas itu masih belum dipahami.
Apabila tugas telah diberikan, guru perlu mengadakan
kontrol sebelum sampai kepada waktu pengumpulan tugas.
Guru harus konsekuen terhadap peraturan yang telah
ditentukan.

16. 3) Pembimbingan Siswa
• Dalam suatu kelas pastilah terdapat berbagai
macam siswa dengan latar belakang yang sangat
berbeda. Perbedaan tersebut menuntut guru
untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan
yang memadai dalam memberikan bimbingan
terhadap
siswa.
Guru
harus
mampu
mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi
siswa, serta dapat menemukan alternatif
penanggulangannya. Bimbingan yang diberikan
tidak hanya kepada siswa yang mengalami
permasalahan, tetapi juga bagi siswa yang tidak
mengalami kesulitan.

17. 4) Kenaikan Kelas
Mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan
Nasional Nomor : 22 tahun 2006 tanggal 23
Mei 2006 tentang Standar Isi, Peraturan
Menteri Pendidikan Nasional Nomor 23 tahun
2006 tanggal 23 Mei 2006 tentang Standar
Kompetensi Lulusan, Peraturan Menteri
Pendidikan Nasional Nomor 24 tahun 2006
tanggal 2 Juni 2006 tentang Pelaksanaan
Permendiknas No 22 dan 23 di atas dan ciri
khas sekolah kita, dengan ini kami sampaikan
syarat-syarat kenaikan kelas.

18.  Ketentuan Kenaikan Kelas:
1) Kenaikan kelas dilaksanakan pada setiap akhir tahun
ajaran.
2) Siswa kelas XI dinyatakan tidak naik ke kelas XII, apabila:
a)
b)
yang bersangkutan tidak mencapai ketuntasan belajar minimal,
lebih dari 3 (tiga) mata pelajaran yang bukan menjadi ciri khas
program studinya pada semester II.
Secara kumulatif (Semester I + Semester II) jika lebih dari 6
(enam) mata pelajaran tidak mencapai standar ketuntasan
belajar minimal, siswa tidak naik kelas.
3) Bagi siswa kelas XI, pada semester II:
a)
Program Studi Ilmu Alam, tidak boleh memiliki nilai yang tidak
tuntas pada mata pelajaran Matematika, Fisika, Kimia dan
Biologi.
b) Program Studi Ilmu Sosial, tidak boleh memiliki nilai yang tidak
tuntas pada mata pelajaran Sejarah, Geografi, Ekonomi dan
Sosiologi.
Sumber : http://kolesegonzaga.net/akademik/Kurikulum/curriculum.htm
Diakses pada tanggal 31 Maret 2009 pukul 18.02 WIB