1. Łódzka Akademia PO KL Budżet i harmonogram A06 Urząd Marszałkowski w Łodzi Departament ds. PO Kapitał Ludzki Instytucja Pośrednicząca Osoba prowadząca: Justyna Bodek

2. Plan prezentacji Jak poprawnie opracować budżet i harmonogram realizacji projektu? Budowa budżetu zadaniowego Przykłady zadań w projekcie Wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne Koszty pośrednie i bezpośrednie Zasada cross-financingu

3. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Dokumenty programowe Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Zasady udzielania pomocy publicznej w ramach PO Kapitał Ludzki Plan działania na 2009 r. dla poszczególnych Priorytetów

4. Harmonogram projektu Etapy tworzenia Zadania i personel Harmonogram w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych

5. Harmonogram Podstawowe informacje Harmonogram jest metodą prezentacji działań realizowanych w ramach projektu, która określa ich logiczną kolejność, układ w czasie, a także wszelkie zależności pomiędzy nimi. Poprawne przygotowanie harmonogramu pozwoli na właściwe opracowanie szczegółowego budżetu projektu oraz budżetu projektu.

6. Harmonogram Przygotowanie listy zadań w projekcie Ustalenie kolejności oraz zależności pomiędzy realizowanymi zadaniami Określenie czasu dla realizacji poszczególnych etapów i zadań Wyznaczenie ram czasowych całego projektu Podział zadań na etapy KROK 1 KROK 2 KROK 3 KROK 4 KROK 5 Etapy tworzenia

7. Harmonogram Kolejność i zależność Kolejność Należy ustalić w jakim porządku powiązane ze sobą działania powinny być podejmowane. Zależność Opracowując harmonogram musimy odpowiedzieć na pytanie: Czy działanie zależy od rozpoczęcia lub ukończenia jakiegokolwiek innego działania? WAŻNE! Zadania nie mogą się nakładać, gdy rozpoczęcie następnego zadania uwarunkowane jest zakończeniem zadania poprzedzającego.

8. Harmonogram Zaangażowany personel Każde zadanie musi mieć swojego wykonawcę. Ponosi on odpowiedzialność za realizację części projektu. Po zdefiniowaniu rodzajów zadań, które będą realizowane w ramach projektu należy ustalić wymagane doświadczenie i kwalifikacje, jakimi powinny wykazać się osoby odpowiedzialne za realizację tych zadań. Pozwoli to stwierdzić, czy dysponujemy odpowiednimi zasobami ludzkimi do realizacji projektu, czy też konieczne będzie zatrudnienie dodatkowego personelu. Podział zadań w projekcie musi więc uwzględniać możliwości, umiejętności oraz doświadczenie każdego członka zespołu.

9. Harmonogram Czas trwania zadań Istotnym elementem harmonogramu projektu jest właściwe określenie czasu trwania poszczególnych zadań. Prawidłowe wykonanie tej czynności uzależnione jest od przeprowadzenia konsultacji z osobami zaangażowanymi w realizację zadań. Konsultacje z osobami posiadającymi praktyczną wiedzę pozwolą na realne określenie czasu trwania zadania i jego etapów oraz pomoże uniknąć najczęściej popełnianego błędu, którym jest niedoszacowanie czasu trwania czynności w projekcie.

10. Podział na 4 grupy po 5 osób Czas trwania 15 minut Opis ćwiczenia: Na podstawie 5 kroków tworzenia harmonogramu projektu przygotuj krótki schemat harmonogramu dotyczącego podwyższania kwalifikacji nauczycieli i kadry związanej z oświatą. Zaplanuj maksymalnie 5 zadań. Każde zadanie rozbij na co najmniej 3 etapy. Ustal kolejność zadań. Harmonogram ĆWICZENIE I

11. Harmonogram Generator

12. Harmonogram Praca z harmonogramem w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych polega na wpisaniu do tabeli wszystkich czynności realizowanych w projekcie w podziale na poszczególne etapy z uwzględnieniem czasu ich trwania oraz zależności przyczynowo skutkowych pomiędzy nimi. Planując datę rozpoczęcia realizacji projektu należy wziąć pod uwagę czas trwania procedur związanych z oceną formalną i merytoryczną wniosku oraz kwestię przygotowania i podpisania umowy o dofinansowanie. Podstawę do konstruowania harmonogramu projektu jest wpisanie w punkcie 1.8 GWA daty rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu. Na podstawie tej informacji tworzy się szkielet harmonogramu .

13. Harmonogram Konstrukcja harmonogramu przedstawia pierwsze 12 miesięcy realizacji projektu w ujęciu miesięcznym, kolejne (jeśli projekt jest dłuższy) przedstawiane są w ujęciu kwartalnym. Zadania i etapy projektu w harmonogramie powinny być tożsame z opisem działań z punktu 3.3 wniosku o dofinansowanie. Chronologia ułożenia zadań w punkcie 3.3 oraz w harmonogramie powinna być taka sama. Zadania, które będą realizowane w projekcie pojawiają się w harmonogramie oraz budżecie ogólnym projektu automatycznie, z chwilą wpisania ich w szczegółowym budżecie projektu.

14. Harmonogram Wpisujemy zadania i etapy do GWA. Każda zadanie i etap musi zostać nazwane. W przypadku, gdy zdania dotyczą bezpośrednio uczestników projektu, np. szkolenie, wskazujemy ilość osób, jaka zostanie objęta wsparciem w tym zadaniu. Nie wskazujemy ilości uczestników w zadaniach, które nie dotyczą bezpośrednio grupy docelowej, np. w zadaniu zarządzanie projektem 1 Praca w GWA 2 3

15. Podział na 4 grupy po 5 osób Czas trwania 20 minut Opis ćwiczenia: Z otrzymanych materiałów stwórz spójny harmonogram . Przyporządkuj nazwy etapów do zadań i nadaj im odpowiednią kolejność. Harmonogram ĆWICZENIE II

16. Budżet projektu Budżet zadaniowy Koszty bezpośrednie i pośrednie Przykładowe zadania w budżecie Cross-financing Wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne Najczęściej popełniane błędy w budżecie projektu

17. Określenie ram finansowych projektu to trudne zadanie, jakie musi wykonać projektodawca, jednak od poprawnego skonstruowania budżetu zależy pomyślny przebieg projektu. Budżet projektu jest zestawieniem środków finansowych związanych z realizacją wszystkich zaplanowanych w projekcie zadań w całym okresie jego realizacji. Najważniejszym dokumentem programowym, z którego należy korzystać na tym etapie są Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Budżet projektu

18. Budżet projektu Budżet w projekcie Budżet projektu Szczegółowy budżet projektu wypełniany jest w pierwszej kolejności zawiera poszczególne koszty jednostkowe, w tym wynagrodzenia personelu zawiera tylko koszty kwalifikowalne wyrażone w polskich złotych zawiera koszty bezpośrednie poszczególnych zadań oraz koszty pośrednie projektu część elementów budżetu zostaje automatycznie przeniesiona z poziomu szczegółowego budżetu projektu wskazujemy przychód projektu, jeśli występuje wskazujemy wartość wkładu własnego, jeśli jest wymagany automatycznie obliczona zostanie kwota wnioskowanego dofinansowania oraz koszt przypadający na jednego uczestnika projektu

19. Budżet projektu powinien być ściśle powiązany z zadaniami w projekcie. Wydatek, który nie wiąże się z żadnym wcześniej opisanym zadaniem zostanie uznany za niekwalifikowany. Dla każdego wydatku musimy określić jednostki miary, ilość oraz koszt jednostki. Jeśli jako jednostkę miary używamy pojęć komplet/pakiet to konieczne jest rozpisanie co wchodzi w skład kompletu/pakietu. Budżet projektu WAŻNE!

20. Budżet zadaniowy Koszty projektu przedstawione są we wniosku o dofinansowanie w formie budżetu zadaniowego . Dodatkowo Beneficjent wykazuje szczegółowy budżet ze wskazaniem kosztów jednostkowych Poprawnie sporządzony budżet to jedna z najważniejszych i najtrudniejszych czynności, świadczy o gruntownym przemyśleniu i dopracowaniu projektu Zamknięty katalog wydatków niekwalifikowalnych - na podstawie Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków PO KL Budżet zadaniowy obejmuje przedstawienie kosztów kwalifikowalnych w podziale na koszty bezpośrednie i koszty pośrednie Budżet zadaniowy

21. Przykładowe zadania Przykładowe rodzaje zadań w projekcie : zarządzanie projektem działania informacyjno- promocyjne ewaluacja projektu rekrutacja uczestników szkolenie warsztaty doradztwo studia podyplomowe zajęcia artystyczne dla dzieci zajęcia z logopedą Budżet projektu

22. Szczegółowy budżet Budżet projektu

23. Budżet projektu Rodzaje kosztów KOSZTY KWALIFIKOWALNE Wydatki w projekcie, które mogą być pokryte/dofinansowane ze środków otrzymanych na realizację projektu KOSZT BEZPOŚREDNI KOSZT POŚREDNI CROSS- FINANCING

24. Budżet projektu ZADANIE KOSZT BEZPOŚREDNI koszty poszczególnych zadań realizowanych w ramach projektu (koszty osobowe, materiały szkoleniowe i inne) przygotowanie wizualizacji materiałów promocyjnych, druk plakatów oraz ulotek, ogłoszenia prasowe, druk naklejek promocyjnych Koszty bezpośrednie np. PROMOCJA

25. Budżet projektu OBSŁUGA TECHNICZNA PROJEKTU KOSZT POŚREDNI związane z obsługą techniczną projektu, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego zadania. W szczególności są to koszty zarządu, koszty obsługi księgowej, opłaty administracyjne wynagrodzenie dla osoby księgującej wydatki projektu, opłaty za energię, telefon, Internet, czynsz, środki czystości (proporcjonalnie do wykorzystania w projekcie) Koszty pośrednie

26. Koszty pośrednie mogą być rozliczane: RYCZAŁTOWO w projektach o wartości do 2 mln zł – 20 % bezpośrednich kosztów pomniejszonych o wydatki w ramach cross- financing W projektach o wartości od 2 do 5 mln zł – 15 % bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki w ramach cross- financing NA PODSTAWIE RZECZYWIŚCIE PONIESIONYCH WYDATKÓW Przy tej metodzie beneficjenta nie obowiązuje stawka ryczałtowa, jednak wszystkie wydatki ponoszone w ramach kosztów pośrednich projektu muszą zostać udokumentowane i przechowywane w biurze projektu na potrzeby kontroli. Wydatki te muszą być wykazane we wnioskach o płatność. Niezależnie od sposobu rozliczania kosztów pośrednich beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowego katalogu wydatków, jakie zostaną poniesione w ramach kosztów pośrednich, wraz z ich uzasadnieniem. Budżet projektu Koszty pośrednie

27. Budżet projektu CROSS- FINANCING zakup oraz leasing (finansowy i zwrotny) pojazdów oraz mebli; zakup oraz leasing (finansowy lub zwrotny) sprzętu rozumianego jako: środki trwałe (z wyłączeniem pojazdów i mebli), których wartość początkowa jest wyższa od 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych*, uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego; dostosowanie budynków, pomieszczeń i miejsc pracy. Cross- financing ZADANIE * Ustawa z dni 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych; ustawa z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych

28. Cross- financing powinien być powiązany wprost z głównymi zadaniami w projekcie Budżet projektu CROSS- FINANCING zakup szafy do archiwizacji dokumentów projektu, zakup laptopa dla koordynatora projektu drukarka do biura projektu Cross- financing ZARZĄDZANIE PROJEKTEM PROMOCJA PROJEKTU zakup aparatu cyfrowego ksero kamera cyfrowa w celu przygotowania filmów promocyjnych ( sprzęt ten będzie wykorzystywany również podczas realizacji innych zadań merytorycznych, koło przyrodnicze)

29. Wydatki kwalifikowalne muszą być : niezbędne (bezpośredni związek z celami projektu) efektywne (relacja nakład/rezultat ) i konkurencyjne faktycznie poniesione udokumentowane przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu zgodne z dokumentami programowymi PO KL zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Budżet projektu Koszty kwalifikowalne

30. Wydatki niekwalifikowane związane z realizacją projektu ponosi beneficjent Budżet projektu KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE podatek VAT , jeśli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe nieruchomości, grunty, infrastruktura sprzęt, meble, pojazdy (wyj. Cross- financing) odsetki od zadłużenia wydatki na PFRON koszty wypełnienia wniosku wydatki związane z umową leasingu koszty kar, grzywien, procesów sądowych koszty operacyjne związane z wymianą walut koszty środków trwałych współfinansowanych ze środków krajowych lub wspólnotowych (do 7 lat przed złożeniem wniosku) Koszty niekwalifikowalne

31. Beneficjent ma obowiązek wykazania wszystkich przychodów, które powstaną w trakcie realizacji projektu dofinansowanego z PO KL. Wykazanie przez projektodawcę powstałego przychodu obliguje go do zwrotu wymaganej kwoty na wskazany rachunek IP. Aktywa wytworzone w trakcie realizacji projektu nie mogą zostać zbyte przez beneficjenta za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od momentu zakończenia realizacji projektu. Budżet projektu Przychód w projekcie

32. W ramach PO KL niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku, tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych: wspólnotowych lub krajowych. W szczególności: zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów dofinansowanych w ramach PO KL lub innych programów operacyjnych zrefundowanie podatku od towarów i usług VAT w ramach PO KL, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa zakupienie środka trwałego dofinansowanego ze środków PO KL, a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach PO KL Budżet projektu Podwójne finansowanie

33. Budżet projektu Zlecanie usług W ramach projektów możliwe jest zlecanie usług, których koszt zostanie uznany za wydatek kwalifikowalny, jeżeli: Zlecanie usług przyniesie wartość dodaną do projektu Projektodawca wskaże we wniosku o dofinansowanie usługi, które zamierza zlecać podmiotom zewnętrznym i wniosek w tej formie zostanie zaakceptowany Beneficjent w przypadku zlecania usług musi przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, w takim zakresie, w jakim ma ona zastosowanie do projektodawcy lub zasadę konkurencyjności

34. Podział na 4 grupy po 5 osób Czas trwania 30 minut Opis ćwiczenia: Z otrzymanych materiałów obrazujących koszty projektu, wybierz koszty bezpośrednie i pośrednie projektu. Przygotuj uzasadnienie podziału kosztów na dwie grupy, a także przygotuj uzasadnienie dla poniesienia tych kosztów w projekcie. ĆWICZENIE III Budżet projektu

35. brak uzasadnienia dla niektórych wydatków w projekcie w kontekście opisu działań z punktu 3.3 powoduje trudności w określeniu ich racjonalności (np. zakup sprzętu, którego nie powiązano z opisem działania) zawyżanie kosztów wynagrodzenia personelu w projekcie, np. łączny koszt personelu zarządzającego projektem stanowi 50% wartości całego projektu zbyt duża ilość osób zaangażowanych w projekcie stosowanie jednostek miary: zestaw, komplet bez wyjaśnienia co wchodzi w ich skład, powoduje trudności w ocenie racjonalności tych wydatków brak opisu kosztów pośrednich wraz z uzasadnieniem ich poniesienia brak wskazania metodologii wyliczenia kosztów pośrednich w projekcie rozliczanych ryczałtem Błędy Budżet projektu

36. Podsumowanie WARTO ZAPAMIĘTAĆ Planując budżet projektu pamiętaj, aby sprawdzić które z wydatków będą kwalifikowalne. Każde zadanie przewidziane w budżecie musi być ujęte w harmonogramie z uwzględnieniem czasu jego trwania Koszty związane z cross- financing to maksymalnie 10% wartości projektu, ale pomogą zakupić sprzęt niezbędny do realizacji zadań. Po zakończeniu prac z budżetem w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych nie zapomnij przeliczyć wypełnionego budżetu!

37. Źródła informacji Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Zasady udzielania pomocy publicznej w ramach PO Kapitał Ludzki www.pokl.lodzkie.pl www.efs.gov.pl

38. Dziękuję za uwagę i zapraszam do pozyskiwania środków z PO KL