Przewodnik dla koordynatorów

Europejskie Forum Studentów
Association des Etats Généraux des Etudiants de l’Europe
Europejskie Forum Studentów AEGEE-Warszawa
Al. Niepodległości 147/14 A E-mail: aegee.waw@gmail.com
02-555 Warszawa Strona www: aegee.waw.pl
PRZEWODNIK
DLA KOORDYNATORÓW
I Cykl życia projektu
1. Faza inicjacji
1.1. Burza mózgów
1.2. Zasada SMART
1.3. Analiza 5W+H
1.4. Analiza SWOT
1.5. Karta Projektu
2. Faza planowania
3. Faza realizacji
4. Faza zakończenia
II Dysk wspólny i lista mailingowa
III Obowiązki koordynatora wobec Zarządu i mentora

I CYKL ŻYCIA PROJEKTU
1. FAZA INICJACJI
 burza mózgów,
 wyznaczanie celów SMART,
 analiza 5W+H – pełny ogląd projektu,
 SWOT- wypracowanie strategii rozwoju projektu,
 Karta Projektu- podsumowanie etapu inicjacji,
 opis projektu na stronę internetową.
Przeznaczcie sporo czasu na pierwsze spotkanie projektowe. Wykonując na nim wszystkie
powyższe punkty, wykorzystacie poświęcony czas w sposób najbardziej efektywny.
Zamknijcie etap inicjacji wypełniając Kartę Projektu i wyślijcie ją do swojego mentora.
1.1 BURZA MÓZGÓW
Tej metody nie trzeba nikomu przybliżać, ponieważ jest to najpopularniejsza i najczęściej
stosowana metoda ułatwiania pracy. Świetnie sprawdza się, gdy potrzebujesz obszernej
bazy pomysłów w relatywnie krótkim czasie.
Jak przeprowadzić efektywną „burzę mózgów”?
o poproś członków zespołu o przedstawienie swoich pomysłów – wszystkie są mile
widziane, nawet, jeśli wydają się dziwne,
o zapisz każdy pomysł- niedozwolona jest jakakolwiek dyskusja nad pomysłami, czy ich
ocena, żaden też nie jest odrzucany,
o zachęcaj zespół, aby wykorzystywali pomysły innych: rozbudowali je i modyfikowali,
o kontynuujcie aż do wyczerpania pomysłów.
Możecie zapisać swoje pomysły na samoprzylepnych karteczkach. Kiedy wszyscy skończą,
przyklejcie je na ścianę. To podejście uniemożliwi dyskusję nad pomysłami, zanim zostaną
przedstawione, chroni grupę przed podążaniem tylko w jednym kierunku, poza tym,
wszystkie pomysły będą zebrane w jednym miejscu.

1.2 ZASADA SMART
Cel jest marzeniem z wyznaczonym terminem.
Każdy projekt musi mieć swój cel bądź cele. Dlaczego jest to takie ważne? Bo to właśnie cele
nadają kierunek działaniom zespołu, pomagają wcielić koncepcję projektu w życie. Dzięki
celom wiesz, w którym miejscu jesteś i jak daleko chcesz dotrzeć. Pamiętaj jednak, że
posiadanie zbyt wielu celów jest równie złe, jak nieposiadanie żadnego.
W wyznaczaniu właściwych celów pomoże ci zasada SMART- dobrze określony cel powinien
być:
1. „S” – szczegółowy – konkretny cel łatwiej osiągnąć niż cel ogólny. Definiuje cele
precyzyjnie, jasno, jednoznacznie.
2. „M” – mierzalny – cel musi być wymierny. Formułuj cele tak, by można było liczbowo albo
w inny jednoznaczny sposób określić efekt końcowy. Jeśli twoje cele nie dają się zmierzyć,
nigdy nie będziesz wiedział, czy robisz postępy w ich realizacji.
3. „A” – atrakcyjny (ambitny) – cel musi być atrakcyjny, wzbudzać ciekawość i chęć działania.
Poza tym, musi być stosunkowo trudny, ale jednocześnie możliwy do osiągnięcia.
Realizacja takiego celu daje nam większą motywację.
4. „R” – realistyczny – cel musi być osiągalny. Uwzględnij dostępne zasoby, obecną sytuację
w otoczeniu projektu i czas przeznaczony na osiągnięcie celu. Cele na wyrost lub zbyt
skromne mogą zostać zignorowane przez zespół.
5. „T” – terminowy – jak najbardziej realistycznie określony w czasie. Cele muszą mieć
określony czas realizacji. Wyznaczaj terminy osiągnięcia poszczególnych celów, konstruuj
harmonogramy.
Przykład celu SMART: Od stycznia do maja, co dwa tygodnie, spotykać się z zespołem, by
wzajemnie zdawać sobie relację z efektów działań projektowych.
1.3 ANALIZA 5W+H
Głównym celem tej metody jest zadanie 6 prostych pytań, by w kompleksowy sposób
rozpoznać potrzeby naszego projektu:

 Who? (Kto?)- Kto jest w zespole projektowym i jaką rolę w nim pełni? Kto jest grupą
docelową?
 What? (Co?)- Co jest celem naszego projektu? (pomocna jest tu zasada SMART)
 Where? (Gdzie?)- Gdzie będzie odbywał się projekt? (uwzględnij wszystkie miejsca, np.
nocleg uczestników, miejsce głównego wydarzenia, miejsce integracji itd.)
 When? (Kiedy?)- Kiedy będzie odbywał się projekt?
 Why? (Dlaczego?)- Dlaczego chcemy zrealizować ten projekt? Dlaczego jest on ważny?
 How (Jak?)- Jak planujesz zrealizować projekt?
1.4 ANALIZA SWOT- analiza otoczenia projektu
Przeprowadzenie Analizy pomoże zminimalizować ryzyko niepowodzenia projektu.
 Silne (Strenghts) i Słabe (Weaknesses) strony- dotyczą czynników wewnętrznych
Organizacji/Projektu; mamy na nie wpływ, są zależne od nas,
 Szanse (Opportunities) i Zagrożenia (Threats) - dotyczą czynników zewnętrznych
Organizacji/Projektu; nie mamy na nie wpływu, są niezależne od nas
1.5 KARTA PROJEKTU
Po przeprowadzonych analizach, wypełnij Kartę Projektu, która będzie podsumowaniem FAZY
INICJACJI. Dzięki temu wszystko zostanie zebrane w jednym miejscu.
2. FAZA PLANOWANIA
 Drzewo WBS (Work Breakdown Structure) - struktura podziału prac (PR, FR, Logistyka itd. oraz
wyszczególnione działania w ramach danych działów), zbiór wszystkich zadań w projekcie,
podział ról w zespole,
 Diagram Gantta- harmonogram projektu, określenie ram czasowych dla działań wyróżnionych w
Drzewie WBS
 Budżet (w sprawach finansowych skontaktuje się z Wami Skarbnik)

3. FAZA REALIZACJI
Na Dysku Wspólnym znajdziesz wiele materiałów (wzory pism, poradniki, formatki…), które znacznie
ułatwią Wam przeprowadzenie Fazy Realizacji,
 Zarządzanie zasobami ludzkimi,
 Działania promocyjne,
 Pozyskiwanie funduszy,
 Logistyka.
Pamiętajcie, że mamy zarejestrowany oddział na SGH (Europejskie Forum Studentów AEGEE-
Warszawa przy SGH). Dzięki temu, możecie w szybki i łatwy sposób wynająć wszystkie
dostępne tam sale/aule oraz sektory na Auli Spadochronowej. Jeśli nikt z zespołu nie jest
studentem SGH – chętnie pomożemy Wam przy rezerwacji. Wypełnijcie koniecznie
formularz „Zapotrzebowanie na sale na SGH” i poinformujcie mnie o tym. Nie zostawiajcie
jednak formalności na ostatnią chwilę – zajmijcie się tym min. 5 dni roboczych wcześniej.
Informujcie Sekretarza, kiedy odbywają się spotkania projektowe zespołu. Wstawimy te daty
do opisu grupy AEGEE-Warszawa i wyślemy w Newsletterze – może znajdzie się ktoś, kto
zechce do Was dołączyć.
Dokumentujcie swoje działania- róbcie zdjęcia na spotkaniach projektowych, a zwłaszcza
podczas samego projektu. Wysyłajcie je na facebook@aegee.waw.pl, abyśmy mogli wstawić
je na Fanpage’a i stronę internetową.
Często przy pracach projektowych potrzebne są materiały biurowe (kartki do flipcharta,
pisaki, karteczki) lub imprezowe (kubeczki, balony). Wiele z tych rzeczy jest na stanie biura
AEGEE-Warszawa. Zanim pójdziecie do sklepu, napiszcie do nas – może coś się znajdzie 
Róbcie sobie tzw. “checklisty” – rozpisujcie małe rzeczy do załatwienia i odhaczajcie to, co
już zorganizowaliście.
4. FAZA ZAKOŃCZENIA
 Ewaluacja – ankiety, oceny poszczególnych działań z WBS – wypełnienie Karty Ewaluacji,
 Follow Up – podziękowania dla partnerów/patronów itd.

II DYSK WSPÓLNY I LISTA MAILINGOWA
Zaraz po otrzymaniu od Ciebie wypełnionej Karty Projektu- zostaniesz dodana/y do Dysku
Wspólnego dla Koordynatorów. Znajdziesz tam wiele wartościowych materiałów, które z
pewnością wraz z zespołem wykorzystacie podczas prac projektowych.
III OBOWIĄZKI KOORDYNATORA WOBEC ZARZĄDU I MENTORA
 Faza inicjacji: Karta Projektu, opis projektu na stronę internetową;
 Faza planowania: Diagram Gantta, Formatka dla Skarbnika;
 Faza realizacji: Oficjalne pisma (oferty patronackie/partnerskie, notki prasowe itd.)
do zatwierdzenia;
 Faza zamknięcia: Karta Ewaluacji
IV ZAKOŃCZENIE
Mam nadzieję, że nowy system zarządzania projektem okaże się kluczem do sukcesu Waszych
działań. Pamiętajcie, że czas poświęcony na Fazę Przygotowania i Fazę Planowania, zawsze
zwróci się Wam z nawiązką – m.in. ułatwi prace projektowe, pozwoli odpowiednio zarządzać
ryzykiem i wyeliminuje niepotrzebny stres i nerwowość.
Kontakt:
Ewelina Żurowska
Prezydent Europejskiego Forum Studentów AEGEE-Warszawa
Mail: president@aegee.waw.pl

Przewodnik dla koordynatorów

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Przewodnik dla koordynatorów

Similar to Przewodnik dla koordynatorów (18)

Przewodnik dla koordynatorów