1. Łódzka Akademia PO KL
Budżet i harmonogram
Urząd Marszałkowski w Łodzi
Departament ds. PO Kapitał Ludzki
Instytucja Pośrednicząca

2. Plan prezentacji
Jak poprawnie opracować budżet
i harmonogram realizacji projektu?
Budowa budżetu zadaniowego
Przykłady zadań w projekcie
Wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne
Koszty pośrednie i bezpośrednie
Zasada cross-financingu
2

3. Dokumenty programowe
Zasady
finansowania
Wytyczne Programu Zasady
w zakresie Operacyjnego udzielania
kwalifikowania Kapitał Ludzki pomocy
wydatków publicznej w
w ramach PO ramach PO
Kapitał Ludzki
KL
Plan działania
na 2011 r.
dla
poszczególnych
Priorytetów
3

4. Harmonogram projektu
Etapy tworzenia
Zadania i personel
Harmonogram w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych
4

5. Podstawowe informacje Harmonogram
Harmonogram jest metodą prezentacji działań realizowanych
w ramach projektu, która określa ich logiczną kolejność, układ
w czasie, a także wszelkie zależności pomiędzy nimi.
Poprawne przygotowanie harmonogramu pozwoli na właściwe
opracowanie szczegółowego budżetu projektu oraz budżetu
projektu.
5

6. Etapy tworzenia Harmonogram
KROK 1 Przygotowanie listy zadań w projekcie
KROK 2 Podział zadań na etapy
Ustalenie kolejności oraz zależności
KROK 3
pomiędzy realizowanymi zadaniami
Określenie czasu dla realizacji
KROK 4
poszczególnych etapów i zadań
KROK 5 Wyznaczenie ram czasowych całego projektu
6

7. Kolejność i zależność Harmonogram
Kolejność
Należy ustalić w jakim porządku powiązane ze
sobą działania powinny być podejmowane.
Zależność
Opracowując harmonogram musimy odpowiedzieć na pytanie:
Czy działanie zależy od rozpoczęcia lub ukończenia
jakiegokolwiek innego działania?
WAŻNE!
Zadania nie mogą się nakładać, gdy rozpoczęcie
następnego zadania uwarunkowane jest zakończeniem
zadania poprzedzającego.
7

8. Zaangażowany personel Harmonogram
Każde zadanie musi mieć swojego wykonawcę.
Ponosi on odpowiedzialność za realizację
części projektu.
Po zdefiniowaniu rodzajów zadań, które będą realizowane
w ramach projektu należy ustalić wymagane
doświadczenie i kwalifikacje, jakimi powinny wykazać się
osoby odpowiedzialne za realizację tych zadań.
Pozwoli to stwierdzić, czy dysponujemy odpowiednimi
zasobami ludzkimi do realizacji projektu, czy też
konieczne będzie zatrudnienie dodatkowego personelu.
Podział zadań w projekcie musi więc uwzględniać
możliwości, umiejętności oraz doświadczenie każdego
członka zespołu.
8

9. Czas trwania zadań Harmonogram
Istotnym elementem harmonogramu projektu jest
właściwe określenie czasu trwania poszczególnych
zadań.
Prawidłowe wykonanie tej czynności uzależnione
jest od przeprowadzenia konsultacji z osobami
zaangażowanymi w realizację zadań.
Konsultacje z osobami posiadającymi praktyczną wiedzę
pozwolą na realne określenie czasu trwania zadania i jego
etapów oraz pomoże uniknąć najczęściej popełnianego
błędu, którym jest niedoszacowanie czasu trwania
czynności w projekcie.
9

10. Generator Harmonogram
10

11. Harmonogram
Praca z harmonogramem w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych
polega na wpisaniu do tabeli wszystkich czynności realizowanych
w projekcie w podziale na poszczególne etapy z uwzględnieniem
czasu ich trwania oraz zależności przyczynowo skutkowych
pomiędzy nimi.
Planując datę rozpoczęcia realizacji projektu należy wziąć pod
uwagę czas trwania procedur związanych z oceną formalną
i merytoryczną wniosku oraz kwestię przygotowania i podpisania
umowy o dofinansowanie.
Podstawę do konstruowania harmonogramu projektu
jest wpisanie w punkcie 1.8 GWA daty rozpoczęcia
i zakończenia realizacji projektu. Na podstawie tej
informacji tworzy się szkielet harmonogramu.
11

12. Harmonogram
Konstrukcja harmonogramu przedstawia pierwsze 12 miesięcy
realizacji projektu w ujęciu miesięcznym, kolejne (jeśli projekt jest
dłuższy) przedstawiane są w ujęciu kwartalnym.
Zadania i etapy projektu w harmonogramie powinny być tożsame
z opisem działań z punktu 3.3 wniosku o dofinansowanie.
Chronologia ułożenia zadań w punkcie 3.3 oraz w harmonogramie
powinna być taka sama.
Zadania, które będą realizowane w projekcie
pojawiają się w harmonogramie oraz
budżecie ogólnym projektu automatycznie,
z chwilą wpisania ich w szczegółowym
budżecie projektu.
12

13. Praca w GWA Harmonogram
Wpisujemy zadania i etapy do GWA. Każda zadanie
1 i etap musi zostać nazwane.
W przypadku, gdy zdania dotyczą bezpośrednio
uczestników projektu, np. szkolenie, wskazujemy
2 ilość osób, jaka zostanie objęta wsparciem w tym
zadaniu.
Nie wskazujemy ilości uczestników w zadaniach,
3 które nie dotyczą bezpośrednio grupy docelowej,
np. w zadaniu zarządzanie projektem
13

14. Budżet projektu
Budżet zadaniowy
Koszty bezpośrednie i pośrednie
Przykładowe zadania w budżecie
Cross-financing
Wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne
Najczęściej popełniane błędy w budżecie projektu
14

15. Budżet projektu
Określenie ram finansowych projektu to trudne zadanie,
jakie musi wykonać projektodawca, jednak od poprawnego
skonstruowania budżetu zależy pomyślny przebieg
projektu.
Budżet projektu jest zestawieniem środków finansowych
związanych z realizacją wszystkich zaplanowanych
w projekcie zadań w całym okresie jego realizacji.
Najważniejszym dokumentem programowym, z którego
należy korzystać na tym etapie są Wytyczne w zakresie
kwalifikowania wydatków w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki.
15

16. Budżet w projekcie Budżet projektu
Szczegółowy budżet
Budżet projektu
projektu
• wypełniany jest w pierwszej • część elementów budżetu zostaje
kolejności automatycznie przeniesiona z poziomu
szczegółowego budżetu projektu
• zawiera poszczególne koszty
jednostkowe, w tym • wskazujemy przychód projektu, jeśli
wynagrodzenia personelu występuje
• zawiera tylko koszty • wskazujemy wartość wkładu własnego,
kwalifikowalne wyrażone jeśli jest wymagany
w polskich złotych • automatycznie obliczona zostanie kwota
• zawiera koszty bezpośrednie wnioskowanego dofinansowania oraz
poszczególnych zadań oraz koszty koszt przypadający na jednego uczestnika
pośrednie projektu projektu
16

17. WAŻNE! Budżet projektu
Budżet projektu powinien być ściśle powiązany z zadaniami
w projekcie.
Wydatek, który nie wiąże się z żadnym wcześniej opisanym
zadaniem zostanie uznany za niekwalifikowany.
Dla każdego wydatku musimy określić jednostki miary,
ilość oraz koszt jednostki.
Jeśli jako jednostkę miary używamy pojęć komplet/pakiet
to konieczne jest rozpisanie co wchodzi w skład
kompletu/pakietu.
17

18. Budżet zadaniowy
Budżet
zadaniowy
Koszty projektu Budżet zadaniowy Zamknięty katalog Poprawnie
przedstawione są we obejmuje wydatków sporządzony
wniosku przedstawienie niekwalifikowalnych budżet to jedna z
o dofinansowanie kosztów - na podstawie najważniejszych
w formie budżetu kwalifikowalnych Wytycznych i najtrudniejszych
zadaniowego. w podziale na koszty w zakresie czynności,
Dodatkowo bezpośrednie kwalifikowania świadczy
Beneficjent wykazuje i koszty pośrednie wydatków PO KL o gruntownym
szczegółowy budżet przemyśleniu
ze wskazaniem i dopracowaniu
kosztów projektu
jednostkowych
18

19. Przykładowe zadania Budżet projektu
Przykładowe rodzaje zadań w projekcie:
• zarządzanie projektem
• działania informacyjno- promocyjne
• ewaluacja projektu
• rekrutacja uczestników
• szkolenie
• warsztaty
• doradztwo
• studia podyplomowe
• zajęcia artystyczne dla dzieci
• zajęcia z logopedą
19

20. Szczegółowy budżet Budżet projektu
20

21. Rodzaje kosztów Budżet projektu
KOSZTY KWALIFIKOWALNE
Wydatki w projekcie, które mogą być pokryte/dofinansowane
ze środków otrzymanych na realizację projektu
KOSZT BEZPOŚREDNI KOSZT POŚREDNI
CROSS- FINANCING
21

22. Koszty bezpośrednie Budżet projektu
ZADANIE KOSZT BEZPOŚREDNI
koszty poszczególnych zadań
realizowanych w ramach projektu
(koszty osobowe, materiały
szkoleniowe i inne)
np. PROMOCJA przygotowanie wizualizacji
materiałów promocyjnych, druk
plakatów oraz ulotek, ogłoszenia
prasowe, druk naklejek
promocyjnych
22

23. Koszty pośrednie Budżet projektu
OBSŁUGA KOSZT POŚREDNI
TECHNICZNA
PROJEKTU związane z obsługą techniczną projektu,
które nie mogą zostać bezpośrednio
przyporządkowane do konkretnego
zadania. W szczególności są to koszty
zarządu, koszty obsługi księgowej,
opłaty administracyjne
wynagrodzenie dla osoby księgującej
wydatki projektu, opłaty za energię,
telefon, Internet, czynsz, środki
czystości (proporcjonalnie do
wykorzystania w projekcie)
23

24. Koszty pośrednie Budżet projektu
Koszty pośrednie mogą być rozliczane:
RYCZAŁTOWO
• w projektach o wartości do 2 mln zł – 20 % bezpośrednich kosztów
pomniejszonych o wydatki w ramach cross- financing
• W projektach o wartości od 2 do 5 mln zł – 15 % bezpośrednich kosztów projektu
pomniejszonych o wydatki w ramach cross- financing
NA PODSTAWIE RZECZYWIŚCIE PONIESIONYCH WYDATKÓW
Przy tej metodzie beneficjenta nie obowiązuje stawka ryczałtowa, jednak
wszystkie wydatki ponoszone w ramach kosztów pośrednich projektu muszą
zostać udokumentowane i przechowywane w biurze projektu na potrzeby
kontroli. Wydatki te muszą być wykazane we wnioskach o płatność.
Niezależnie od sposobu rozliczania kosztów pośrednich beneficjent
zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowego katalogu wydatków,
jakie zostaną poniesione w ramach kosztów pośrednich,
wraz z ich uzasadnieniem.
24

25. Cross- financing Budżet projektu
ZADANIE CROSS- FINANCING
• zakup oraz leasing (finansowy i zwrotny) pojazdów
oraz mebli;
• zakup oraz leasing (finansowy lub zwrotny) sprzętu
rozumianego jako: środki trwałe
(z wyłączeniem pojazdów i mebli), których wartość
początkowa jest wyższa od 10% kwoty określonej
w przepisach podatkowych*, uprawniającej do
dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego;
• dostosowanie budynków, pomieszczeń i miejsc
pracy.
* Ustawa z dni 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych; ustawa z dnia 26 lipca 1991r. o podatku
dochodowym od osób fizycznych
25

26. Cross- financing Budżet projektu
Cross- financing powinien być powiązany wprost z głównymi zadaniami
w projekcie
ZARZĄDZANIE CROSS- FINANCING
PROJEKTEM
• zakup szafy do archiwizacji dokumentów projektu,
• zakup laptopa dla koordynatora projektu
• drukarka do biura projektu
PROMOCJA • zakup aparatu cyfrowego
PROJEKTU • ksero
• kamera cyfrowa w celu przygotowania filmów
promocyjnych
( sprzęt ten będzie wykorzystywany również podczas
realizacji innych zadań merytorycznych, koło przyrodnicze)
26

27. Koszty kwalifikowalne Budżet projektu
Wydatki kwalifikowalne muszą być:
• niezbędne (bezpośredni związek z celami projektu)
• efektywne (relacja nakład/rezultat) i konkurencyjne
• faktycznie poniesione
• udokumentowane
• przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu
• zgodne z dokumentami programowymi PO KL
• zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i
wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych
27

28. Koszty niekwalifikowalne Budżet projektu
KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE
• podatek VAT, jeśli może • koszty wypełnienia wniosku
zostać odzyskany w oparciu o • wydatki związane z umową
leasingu
przepisy krajowe
• koszty kar, grzywien, procesów
• nieruchomości, grunty, sądowych
infrastruktura • koszty operacyjne związane z
wymianą walut
• sprzęt, meble, pojazdy • koszty środków trwałych
(wyj. Cross- financing) współfinansowanych ze środków
• odsetki od zadłużenia krajowych lub wspólnotowych
(do 7 lat przed złożeniem
• wydatki na PFRON wniosku)
Wydatki niekwalifikowane związane z realizacją projektu ponosi beneficjent
28

29. Przychód w projekcie Budżet projektu
Beneficjent ma obowiązek wykazania wszystkich przychodów,
które powstaną w trakcie realizacji projektu dofinansowanego
z PO KL.
Wykazanie przez projektodawcę powstałego przychodu obliguje
go do zwrotu wymaganej kwoty na wskazany rachunek IP.
Aktywa wytworzone w trakcie realizacji projektu nie mogą
zostać zbyte przez beneficjenta za uzyskaniem korzyści
majątkowej w okresie 5 lat od momentu zakończenia realizacji
projektu.
29

30. Podwójne finansowanie Budżet projektu
W ramach PO KL niedozwolone jest podwójne finansowanie
wydatku, tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego
wydatku dwa razy ze środków publicznych: wspólnotowych
lub krajowych. W szczególności:
• zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych
projektów dofinansowanych w ramach PO KL lub innych
programów operacyjnych
• zrefundowanie podatku od towarów i usług VAT w ramach PO KL,
a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu
państwa
• zakupienie środka trwałego dofinansowanego ze środków PO KL,
a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach PO KL
30

31. Zlecanie usług Budżet projektu
W ramach projektów możliwe jest zlecanie usług, których koszt
zostanie uznany za wydatek kwalifikowalny, jeżeli:
• Zlecanie usług przyniesie wartość dodaną do projektu
• Projektodawca wskaże we wniosku o dofinansowanie
usługi, które zamierza zlecać podmiotom zewnętrznym
i wniosek w tej formie zostanie zaakceptowany
Beneficjent w przypadku zlecania usług
musi przestrzegać przepisów ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych, w takim zakresie, w jakim ma
ona zastosowanie do projektodawcy
lub zasadę konkurencyjności
31

32. Błędy Budżet projektu
• brak uzasadnienia dla niektórych wydatków w projekcie w kontekście
opisu działań z punktu 3.3 powoduje trudności w określeniu ich
racjonalności (np. zakup sprzętu, którego nie powiązano z opisem
działania)
• zawyżanie kosztów wynagrodzenia personelu w projekcie, np. łączny
koszt personelu zarządzającego projektem stanowi 50% wartości
całego projektu
• zbyt duża ilość osób zaangażowanych w projekcie
• stosowanie jednostek miary: zestaw, komplet bez wyjaśnienia co
wchodzi w ich skład, powoduje trudności w ocenie racjonalności tych
wydatków
• brak opisu kosztów pośrednich wraz z uzasadnieniem ich poniesienia
• brak wskazania metodologii wyliczenia kosztów pośrednich
w projekcie rozliczanych ryczałtem
32

33. Podsumowanie
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
1. Planując budżet projektu pamiętaj, aby sprawdzić które
z wydatków będą kwalifikowalne.
2. Każde zadanie przewidziane w budżecie musi być ujęte
w harmonogramie z uwzględnieniem czasu jego trwania
3. Koszty związane z cross- financing to maksymalnie 10% wartości
projektu, ale pomogą zakupić sprzęt niezbędny do realizacji zadań.
4. Po zakończeniu prac z budżetem w Generatorze Wniosków
Aplikacyjnych nie zapomnij przeliczyć wypełnionego budżetu!
33

34. Źródła informacji
Zasady finansowania Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki
Wytyczne w zakresie kwalifikowania
wydatków
w ramach PO KL
Zasady udzielania pomocy publicznej
w ramach PO Kapitał Ludzki
www.pokl.lodzkie.pl
www.efs.gov.pl
34