Báo cáo PTTK-HTTT Lần 1

2013

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ - HTTT
10110CLC - SPKT
ĐỒ ÁN : TIN HỌC HÓA CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA TRUNG TÂM
TỔ CHỨC TIỆC CƯỚI VÀ SỰ KIỆN

NHÓM 9
10110CLC-SPKT
2/13/2013

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ - HTTT 1

___________________________________________________________________________________
MÃ ĐỒ ÁN : ISAD-02

ĐỒ ÁN : TIN HỌC HÓA CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA TRUNG
TÂM TỔ CHỨC TIỆC CƯỚI VÀ SỰ KIỆN

THÔNG TIN NHÓM

MÃ NHÓM MSSV HỌ VÀ TÊN GHI CHÚ
10110207 Nguyễn Văn Hòa Trưởng nhóm
10110CLC 10110226 Nguyễn Đình Bảo
[NHÓM 9]
10110210 Trương Tấn Huy

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Đánh giá mức
Ngày giao – Ngày
Sinh viên Nội dung công việc độ hoàn thành
hoàn thành
(0-10)
Phân công công việc cho các thành viên trong 2/2/2013 – 2/2/2013 10
nhóm
Tìm hiểu về mô hình của trung tâm tổ chức sự 2/2/2013 – 6/2/2013 8
kiện và tiệc cưới
Tổng hợp kết quả tìm hiểu về mô hình và ghi 7/2/2013 – 7/2/2013 10
10110207-
nhận quyết định của nhóm về mô hình được
Nguyễn Văn
chọn
Hòa
Phân công công việc cho các thành viên tương 7/2/2013 – 7/2/2013 10
ứng với từng phần trong báo cáo.
Thực hiện phần tổng quan 7/2/2013 – 13/2/2013 10
Thực hiện quy trình khách hàng đặt hàng tổ 7/2/2013 – 13/2/2013 10
chức tiệc cưới.
Tìm hiểu về mô hình của trung tâm tổ chức sự 2/2/2013 – 7/2/2013 8
kiện và tiệc cưới
10110210- Đọc và chỉnh sữa phần tổng hợp. 13/2/2013 – 13/2/2013 10
Trương Tấn Thực hiện quy trình đánh giá, khen thưởng 7/2/2013 – 14/2/2013 10
Huy nhân viên từng phòng.
Thực hiện quy trình nghiên cứu nhu cầu của 7/2/2013 – 14/2/2013 10
thị trường.
10110226- Tìm hiểu về mô hình của trung tâm tổ chức sự 2/2/2013 – 6/2/2013 8
Nguyễn Đình kiện và tiệc cưới
Bảo Đọc và chỉnh sữa phần tổng hợp 13/2/2013 – 13/2/2013 10

1 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN | 10110CLC-SPKT


___________________________________________________________________________________
Thực hiện quy trình tuyển dụng nhân viên. 7/2/2013 – 14/2/2013 10
Thực hiện quy trình ký hợp đồng với đối tác 7/2/2013 – 14/2/2013 10

1.TỔNG QUAN :

1.1 Mô tả tổng quan về hệ thống :

a.Mục tiêu :

Trung tâm tổ chức sự kiện và tiệc cưới H2B ra đời trong bối cảnh nhu cầu tổ
chức sự kiện quạn trọng và đặc biệt hơn là tiệc cưới đang ngày càng tăng,mục tiêu
của trung tâm là mang lại cho khách hàng một sự kiện hoành tráng thành công,một
đám cưới hạnh phúc và vô cùng sáng tạo.Khách hàng sẽ không cần bận tâm đến
việc lo chuẩn bị từng những khâu nhỏ nhặt nhất trong việc tổ chức,trung tâm sẽ
luôn đảm bảo sự thành công cho sự kiện như khách hàng mong muốn.Trung tâm sẽ
lo tất cã các quy trình của sự kiện và chịu mọi trách nhiệm trong khi sự kiện được
diễn ra.

b.Nhiệm vụ :

Khách hàng đến với trung tâm,sẽ được trung tâm tư vấn về những loại hình
sự kiện,tiệc cưới mà khách hàng muốn. Nếu khách hàng muốn trực tiếp thực hiện ý
tưởng của mình,trung tâm luôn sãn sàng lên các quy trình phù hợp với ý tưởng của
bạn và thực hiện một cách tốt nhất có thể. Sau đó,trung tâm sẽ chờ phản hồi của
khách hàng và cung cấp cho khách hàng bảng báo giá,nếu khách hàng đồng ý,trung
tâm sẽ tiến hành.

Trung tâm sẽ đảm bảo cho sự kiện về mọi mặt trong và sau khi sự kiện được
diễn ra,về mặt pháp lý,vật chất,tinh thần,và danh tiếng.

1.2 Hiện trạng về tổ chức, các bộ phận, phòng ban :



___________________________________________________________________________________

A.Sơ đồ tổ chức :

GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ

TÀI CHÍNH KÊ TOÁN

TỔ CHỨC HOẠCH ĐỊNH TƯ VẤN

KHO

KHÁCH SẠN NHÀ HÀNG



___________________________________________________________________________________

B.Mô tả :

 Giám đốc : người đứng đầu trung tâm,quản lý toàn bộ trung tâm,có nhiệm
vụ vạch ra hướng đi phát triển và mở rộng trung tâm,ra quyết định cho
những vấn đề lớn trong công ty.
 Nhân sự : có trách nhiệm quản lý tất cã vấn đề liên quan đến nhân lực trong
trung tâm, luôn đảm bảo nguồn nhân lực trong trung tâm về số lượng cũng
như chất lượng.Đứng đầu là “Trưởng phòng nhân sự” có nhiệm vụ theo
dõi,báo cáo nhu cầu về nhân lực hay tổng hợp phản ánh của nhân viên cho
giám đốc trung tâm.
 Kế toán : nhiệm vụ của phòng kế toán là tính toán tổng chi phí cho một sự
kiện để cung cấp cho phòng tư vấn,tính toán lương cho nhân viên trong
trung tâm để cung cấp cho phòng tài chính.
 Tài chính : là phòng chịu trách nhiệm về mặt tài chính cho toàn trung
tâm,nhiệm vụ của phòng tài chính là nhận báo cáo từ phòng kế toán,nhận
quyết định từ giám đốc,để ra quyết định về việc phát lương,khen thưởng
nhân viên,duyệt yêu cầu cung cấp vật phẩm cho kho.
 Tư vấn : là phòng tương tác trực tiếp với khách hàng,tiếp nhận yêu cầu của
khách hàng về sự kiện họ mong muốn,tư vấn về nội dung sẽ tổ chức cũng
như kinh phí cho sự kiện, phòng sẽ nhận báo cáo từ phòng kế toán bảng giá
cho hợp đồng rồi cung cấp cho khách hàng,thu nhận quyết định của khách
hàng rồi gửi cho phòng hoạch địn.
 Hoạch định : nhiệm vụ là hình trước các công việc cần thiết cho sự kiện,kết
xuất báo cáo về các công việc cần (đặt hàng vât dụng trang trí,tổng dợt
chương trình….) và bảng phân công công việc cho phòng tổ chức.
 Tổ chức : có 2 nhiệm vụ chính là thực kế hoạch tổ chức có kèm giám
sát(nhân viên thực hiện các công việc đặt ngoài như đặt hàng… mà có giám
sát của người quản lý) và “Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện” :các trưởng
bộ phận sẽ theo dõi,giám sát,phân phối nhân lực cho công việc được phân bố
theo bảng phân công. Nếu có vấn đề phát sinh khi tổ chức sự kiện phòng tổ
chức sẽ xử lý.
 Kho : nhiệm vụ của kho là cất dữ,bảo quản vật dụng của riêng trung tâm,báo
cáo vật dụng cho phòng hoạch định và tổ chức khi 2 phòng này có nhu cầu


___________________________________________________________________________________
về vật dụng,nêu thiếu vật dụng thì kho sẽ gửi yêu cầu đến phòng tài chính để
cung cấp.

1.3 Các quy trình nghiệp vụ

1.3.1 Quy trình khách hàng đặt hàng tổ chức tiệc cưới :

 Quy trình xảy ra khi khách hàng có nhu cầu cần trung tâm tổ chức sự kiện.
Quy trình mô tả việc tổ chức 1 sự kiện cho khách hàng tại trung tâm.
 Hoạt động :
 Bước 1 : Khách hàng trình bày yêu cầu của mình về đám cưới cần tổ
chức cho phòng tư vấn. Nhân viên phòng tư vấn sẽ xác định khách hàng
có ý tưởng về sự kiện hay chưa?.
 Nếu có phòng tư vấn sẽ viết chương trình và gửi cho phòng kế
toán,sau đó lấy bảng báo giá cho khách hàng,nếu khách hàng đồng ý
với chương trình thì phòng tư vấn sẽ gửi bản chi tiết chương trình cho
phòng hoạch định.
 Nếu khách hàng chưa có ý tưởng thì phòng tư vấn sẽ hình thành chủ
đề và lên chương trình,rồi tiếp theo như trương hợp trên.
 Bước 2 : Phòng hoạch định sẽ lên kế hoạch về đám cưới và phân công
nhân lực cho từng công việc.Dựa theo ý tưởng của phòng tư vấn và kế
hoạc đã được thông nhất, nhân viên phòng hoạch định sẽ kiểm tra trong
kho về vật dụng,dụng cụ cần thiết cho đám cưới,liên lạc với nhà hàng để
lên lịch tổ chức.
 Bước 3 : Kho se kiểm tra về vật dụng mà phòng hoạch định yêu cầu,nếu
đủ kho sẽ cung cấp trực tiếp cho phòng tổ chức,nếu thiếu kho sẽ gửi báo
đến phòng hoạch định và phòng tài chính để thông báo về việc thiếu vật
dụng.
 Bước 4 : Phòng tổ chức sẽ thực hiện nhiệm vụ đầu tiên là thực hiện các
công việc đặt ngoài(duyệt chương trình,lo trang trí,thuê thêm vật dụng…)
dưới sự giám sát của các trưởng bộ phận.
 Bước 5 : Phòng tổ chức sẽ thực hiện công việc quan trọng nhất là tiến
hành đám cưới và theo dõi đám cưới,trưởng phòng hoạch đinh,trưởng
phòng tổ chức sẽ phân công nhân lực trong và ngoài trung tâm theo công
việc đã được phân công.



___________________________________________________________________________________
 Bước 6 : Nếu có sự cố khi đám cưới diễn ra,phòng tổ chức và phòng
hoạch định sẽ họp tại chỗ bàn cách giải quyết 1 cách nhanh nhất và hợp
lý nhất có thể.
 Bước 7 : Kết thúc đám cưới,chuyển đồ đạc về kho,nhân viên của kho sẽ
sữa chữa các vật dụng.Nhân viên phòng tài chính sẽ thanh toán với các
nhà cung cấp(Nhà hàng,cửa hàng trang trí….).Phòng tư vấn sẽ lấy ý kiến
của khách hàng sau khi kết thúc đám cưới,để gửi cho giám đốc trung tâm.
 Bước 8: Họp các bộ phận,mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo về các thiếu sót về
quá trình lúc đám cưới chuẩn bị, diễn ra, kết thúc để cùng nhau rút ra
kinh nghiệm cho nhưng lần sau.Và phòng nhân sự sẽ ghi nhận kết quả để
đánh giá nhân viên,tất cã báo cáo sẽ được gửi cho Giám đốc để quản lý
và phát triển trung tâm.

1.3.2 : Quy trình ký hợp đồng với các đối tác

 Quy trình xảy ra khi tổ chức 1 sự kiện thiếu vật dụng,tổ chức 1 tiệc
cưới,hoặc muốn tìm kiếm những đối tác lâu dài về mặt địa điểm tổ chức.
 Quy trình mô tả quá trình tiếp nhận nhu cầu về vật dụng,vật chất… và xử
lý bằng cách ký hợp đồng với các đối tác.
 Bước 1 : Phòng tổ chức tiếp nhận các nhu cầu về mặt vật chất,địa
điểm của các chương trình,sự kiện đã,đang,sẽ tổ chức.Và tiếp nhận
nhu cầu cung cấp vật dụng từ kho trong trung tâm.
 Bước 2 : Phòng tổ chức sẽ tìm kiếm các đối tác tương ứng với từng
nhu cầu cụ thể.Liên lạc với đối tác(nhà hàng,khách sạn,hội trường
lớn….) để soạn hợp đồng cho 2 bên,rồi gửi cho Giám đốc.
 Bước 3 : Giám đốc xem xét kỹ hợp đồng phòng tổ chức gửi đến,và
quyết định ký kết hợp đồng hay không.
 Nếu giám đốc đồng ý và ký kết thì hợp đồng sẽ được phòng
tổ chức bàn giao cho trung tâm và đối tác.
 Nếu không thì hợp đồng bị hủy và phòng tổ chức phải tìm
kiếm đối tác khác để đảm bảo nhu cầu về mặt vật dụng, địa
điểm cho trung tâm.


___________________________________________________________________________________
1.3.3 . Quy trình đánh giá, khen thưởng nhân viên từng phòng :

 Quy trình xảy ra khi đến cuối tháng,những ngày cuối năm.
 Quy trình nay mô tả việc đánh giá một nhân viên và căn cứ theo đó để
khen thưởng.
 Bước 1 : Các phòng tổng hợp,ghi nhận mức độ làm việc của từng
nhân viên mỗi phòng.
 Bước 2 : Căn cứ với lượng công việc đã được giao mà mỗi trưởng
phòng đã giao cho từng nhân viên, nhân viên nào hoàn thành công
việc vượt mức đã giao sẽ được ghi nhận vào báo cáo.
 Bước 3 : Các báo cáo cũa mỗi phòng sẽ gửi lên phòng nhân
sự.Phòng nhân sự sẽ xem xét lại những nhân viên được khen
thưởng.Và những nhân viên chưa đạt yêu cầu.Rồi soạn báo cáo về
những nhân viên được khen thưởng và những nhân viên bị khiển
trách.
 Bước 4 : báo cáo của phòng nhân sự được gửi lên cho Giám đốc.
Dựa theo số lượng,chât lượng nhân viên của báo cáo.Giám đốc sẽ
quyết định tăng lương, kiểm điểm, khen thưởng nhân viên.

1.3.4 Quy trình nghiên cứu thị trường :

 Quy trình này xảy ra khi trung tâm tìm hiểu nhu cầu của thị trường về
lình vực tổ chức sự kiện để trung tâm có thể nắm bắt,bắt kịp và phát
triển kịp nhu cầu thị trường.
 Quy trình mô tả cách hoạt động của việc tìm kiếm,thu nhập và xử lý
thông tin về nhu cầu đang nỗi,thịnh hành của thị trường.
 Bước 1 : Trưởng phòng tư vấn sẽ tổng hợp lại nhu cầu của khách
hàng gần đây của trung tâm,xem những vấn đề nào trên thị trường
đang cần được tổ chức sự kiện nhiều nhất,những cách thức nào tổ
chức khiên khách hàng cảm thấy hài lòng nhất.



___________________________________________________________________________________
 Bước 2 : Trưởng phòng tổ chức sẽ tổng hợp các ghi nhận phản hồi
của các khách hàng sau khi các sự kiện kết thúc,và kết xuất ra
những cách tổ chức nào khiến khách hàng hài lòng nhất.
 Bước 3 : Báo cáo của 2 trưởng phòng sẽ được gửi lên Giám
đốc.Giám đốc sẽ xem xét, nghiên cứu kỹ càng cùng toàn thể công
ty.
 Bước 4 : Giám đốc duyệt những nhu cầu cần phát triển và đầu tư
vào.Sau đó gửi xuống phòng tài chính và kho.
 Bước 5 : Kho và phòng tài chính sẽ xem xét vật dụng và tài chính
trung tâm có thể phát triển theo hướng nhu cầu đó hay không?.
 Bước 6 : Gửi báo cáo phản hồi lại cho Giám đốc để đưa ra hướng đi
nghiên cứu về nhu cầu nào là thích hợp nhất cho trung tâm.

1.3.5 Quy trình tuyển dụng nhân viên :

 Quy trình này xảy ra khi các phòng ban bị thiếu hụt nhân lực hay nhân
viên phòng ban nào đó nghỉ việc hoặc bị thôi việc.
 Quy trình này mô tả việc tuyển dụng 1 nhân viên vào 1 vị trí đang còn
thiếu của 1 phòng ban.
o Bước 1 : Phòng ban thiếu nhân lực gửi yêu cầu lên phòng nhân sự.
o Bước 2 : Phòng nhân sự sẽ xác định nhân viên cần ở đây thuộc
phòng nào,sau đó sẽ gửi thông báo tuyển dụng lên các phương
tiện truyền thông.
o Bước 3 : Khi ứng viên nộp hồ sơ và ứng tuyển, phòng nhân sự sẽ
kiểm tra thực lực của từng ứng viên, và phối hợp với trường
phòng ban đang thiếu nhân lực để chọn ra ứng viên thích hợp.
o Bước 4 : Trường phòng nhân sự bổ xung nhân viên mới vào công
ty.


Báo cáo PTTK-HTTT Lần 1

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Báo cáo PTTK-HTTT Lần 1

Similar to Báo cáo PTTK-HTTT Lần 1 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Báo cáo PTTK-HTTT Lần 1