Sistemi documentali per la pubblica amministrazione digitale: conservazione - Mauro Livraga

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Intervento del dr. Mauro Livraga, Soprintendenza Archivistica per la Lombardia, al workshop sulla "Conservazione sostitutiva" organizzato dalla Provincia di Bergamo e ANAI Lombardia.
Nembro bg, 14/05/2013

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  • Il riversamento sostitutivo è il processo che permette il trasferimento di uno o un gruppo di documenti da un supporto di memorizzazione ad un altro modificandone la rappresentazione digitale.
  • Il riversamento sostitutivo è il processo che permette il trasferimento di uno o un gruppo di documenti da un supporto di memorizzazione ad un altro modificandone la rappresentazione digitale.
  • Sistemi documentali per la pubblica amministrazione digitale: conservazione - Mauro Livraga

    1. 1. 1Corsi 2013Conservazione degli archivi digitaliA cura di Mauro Livraga
    2. 2. 2La normativa italiana in temadi conservazione digitaleLa normativa italiana in materia comincia aprendere forma con il c. 15 art. 2 L 537/93(finanziaria 1994), che prevedeva la possibilitàdi esibizione dei documenti anche in formadigitale.
    3. 3. 3La normativa italiana in temadi conservazione digitale• AIPA n. 15/94, G.U. n. 216/94. Archiviazione otticasostitutiva; incompleta standard obsoleti; copie digitali didocumenti cartacei.• AIPA n. 15/94, G.U. n. 192/98. Molto complessa e didifficile realizzazione; documento formato all’origine susupporto informatico/Firma digitale; conservazione anchedei metadati, responsabile della conservazione.• AIPA n. 42/01, G.U. n. 296/01. Conservazione digitale;riversamento sostitutivo; supporti differenti da quelli otticiper la conservazione; documenti analogici (originalicopie); conservazione per gruppi di documenti.• CNIPA 11/04, adeguamento della 42/01 alla normativaeuropea in materia di firme digitali.
    4. 4. 4Il ruolo della Soprintendenzaarchivistica per la Lombardia• Lattività della Soprintendenza Archivistica per laLombardia consiste nella vigilanza sugli archivi ditutti gli enti pubblici e su quelli privati che sianogiudicati di interesse storico, presenti nella regionedi competenza; tale vigilanza si esplica attraversouna attività di tutela e di valorizzazione degliarchivi medesimi, mediante laccertamento delleloro condizioni di conservazione elorganizzazione del loro ordinamento.
    5. 5. 5Il sistema di gestione dei documenti
    6. 6. 6Archivio 1• Complesso dei documenti prodotti o comunqueacquisiti da un ente durante lo svolgimento dellapropria attività: corrente, deposito e storico.• Si chiama archivio anche il locale in cui un enteconserva i propri documenti.• Si chiama archivio anche l’istituto nel qualevengono concentrati archivi di provenienzadiversa.
    7. 7. 7Archivio 2• Per garantire la conservazione dei documentiinformatici bisognerà dotarsi di strutture diarchivio informatico, che abbiano impiantitecnologici idonei ad assicurare la custodiaininterrotta dei documenti e assicurino il regolaresvolgimento delle procedure di conservazione,inoltre la struttura di gestione dell’archivio deveessere dotata di personale qualificato.
    8. 8. 8La creazione di un Sistema di gestionedei documenti• Il sistema si deve basare sulla normativa vigente esulla cultura e storia dell’organizzazione.• La struttura del servizio è composta da :– risorse umane;– risorse fisiche:• fondi di bilancio per attuare e gestire il sistema• spazio fisico• le attrezzature• la tecnologia
    9. 9. 9Modello organizzativo/1• Sistemacentralizzato/decentralizzato.• Sistema centralizzato è ideale pergli enti piccoli e omogenei chetrovano vantaggi maggiori nellacentralizzazione.
    10. 10. 10Modello organizzativo/2• In un’organizzazione che si avvale diun sistema ibrido (manuale edinformatico) la scelta di quelloparzialmente decentralizzato diventaobbligatorio per il funzionamento delsistema stesso.• Controllo dei sistemi elettronici di gestionedocumentale.
    11. 11. 11Modello organizzativo/3• Il sistema informatico/tecnologia utilizzatadeve essere:– Sicuro– Interoperativo– Utilizzare standard aperti– Obsolescenza
    12. 12. 12Modello organizzativo/4• Il sistema documentale scelto deve esserecompatibile con l’intera “architettura tecnologicadell’organizzazione” (Duranti) e dialogare con latecnologia utilizzata da altre organizzazioni.• “… la sicurezza è una di quelle aree in cui leregole procedurali imposte dal verticedell’organizzazione, insieme alla loro attuazionesistematica, sono un complemento essenziale dellatecnologia” (Duranti).
    13. 13. 13Modello organizzativo/5• Il sistema documentale scelto deve permettere di produrree gestire (vedi sistemi di autenticazione) i documenti inspazi di lavoro individuale condivisibili a vari livelli(gruppi, uffici, settori) da tutta l’organizzazione.• Lo spazio centrale condiviso (archivio informatici) nondeve contenere documenti virtuali o in bozze, ma solodocumenti stabili e immutabili. Le bozze dei documentidevono essere gestire negli spazi di lavoro condivisi.• Lo spazio centrale è gestito e controllato dal servizioarchivio avvalendosi della collaborazione del serviziosistemi informativi.• Tutte le operazioni sono gestite sul server centrale.
    14. 14. 14Il protocollo informatico• Il sistema di protocollo informatico non è lariproduzione informatizzata del registrocartaceo, ma un insieme integrato ecoordinato di azioni relative allaproduzione, gestione e conservazione deidocumenti cartacei e informatici di un entepubblico.
    15. 15. 15Conservazione informatica e altro• In fase di organizzazione del sistemadocumentario devono essere affrontate anche leproblematiche della selezione e conservazionedella documentazione analogica/informatica.• Conservazione informatica permanente: costi ebenefici.• Conservazione, scarto e outsourcing.
    16. 16. 16Conservazione
    17. 17. 17Conservazione/analogico• Organizzazione archivio:corrente, deposito, storico.• Non solo carta.• Luoghi di conservazione.
    18. 18. 18Conservazione/analogico• Corrente: produzione e gestione deidocumenti, dei fascicoli; procedure eoperazioni manuali.• Deposito: organizzazione eversamenti/scarto.• Storico: organizzazione, riordino,inventariazione e consultazione.
    19. 19. 19Conservazione/analogico• Per documento analogico si intende il documentoformato utilizzando una grandezza fisica che assumevalori continui, come le tracce su carta, le immagini sufilm, le magnetizzazioni su nastro (articolo 1, comma1, lettera b) del Dm del 23 gennaio 2004).• Non solo carta: pergamene,fotografie, cilindri, dischi divinile, musicassette, nastrimagnetici ecc.
    20. 20. 20Non solo carta
    21. 21. 21Luoghi di conservazione• L’archivio corrente: gli uffici; i depositisettoriali.• L’archivio di deposito e storico: i depositi;la sezione separata d’archivio; il piano pergli archivi.• Vedi: http://www.sato-archivi.it/pdf/requisiti-archivio-comunale.pdf• Accesso e consultazione.
    22. 22. 22Conservazione/digitale
    23. 23. 23Conservazione/digitale• Il processo di conservazione deidocumenti informatici inizia fin dalmomento della loro produzionenell’ambito del sistema documentario eavviene principalmente attraverso ilmeccanismo delle copie (detto ancheback-up). (Gambetta)
    24. 24. 24Conservazione/digitale• Organizzazione archivio: corrente,deposito, storico.• L’archivio digitale è molto complessoè un insieme di di documenti propridell’Information Technology:messaggi PE, documenti Office, PDF,pagine html filmati, copie digitalizzatedi documenti cartacei ecc.
    25. 25. 25I sistemi di conservazione della memoriadigitale/1• Hanno l’obbiettivo di garantire sicurezza,autenticità alle informazioni e ai documenti,renderne possibile l’accesso e lacomprensione anche in tempi lunghi.• Devono permettere di ri-leggerecorrettamente i bit così come erano statioriginariamente registrati, su supporti anchediversi da quelli di registrazione.
    26. 26. 26I sistemi di conservazione della memoriadigitale/2• Devono mantenere la possibilità dicomprensione dei dati anche quando letecnologie utilizzate, l’hardware, isistemi operativi ecc., sui quali sonostati registrati potrebbero non esserepiù disponibili.
    27. 27. 27I sistemi di conservazione della memoriadigitale/3• Gli elementi su cui poggia il sistema sono:• Documento digitale/Formati: standard (vediDiapositive n. 2).• Responsabile della conservazione• Integrità e autenticità delle informazioni:regole e interrotta custodia.• Metadati: regole.• Integrità delle registrazioni.
    28. 28. 28I sistemi di conservazione della memoriadigitale/Responsabile conservazione• Il Responsabile della conservazione svolge il ruolo( Leggi di riferimento) di conservare i documentiche gli vengono assegnati all’interno di un sistemadi protocollo informatico a norma.• Il responsabile della conservazione può essereinterno o esterno alla P.A.• L’ente pubblico rimane comunque responsabile dieventuali perdite di documenti anche se conservatiall’esterno.• La delega all’esterno per la conservazione.
    29. 29. 29I sistemi di conservazione della memoriadigitale/Integrità• Per mantenere nel tempo:• Organiche procedure e modalità di gestione,mix di tecnologie. Operazioni diduplicazione e replica, back-up/recovery,disaster recovery.• Virtualizzazione• Claud: fino a 200 gb (basta bk su cd); èrealizzabile per un PA?.
    30. 30. 30I sistemi di conservazione della memoriadigitale/Integrità• Appropriate politiche e procedure per:– sicurezza fisica e logica;– continuità operativa;– disaster recovery;– rigorosi processi e procedure per accessi, presain carico di informazioni /documenti, possibilitàdi verifiche sui certificati legati ai documenti;– documentabilità delle procedure e dei processidi gestione e di controllo.
    31. 31. 31I sistemi di conservazione della memoriadigitale/Storage• In ambito informatico con il terminestorage si identificano i dispositivihardware, i supporti per lamemorizzazione, le infrastrutture edi software dedicati allamemorizzazione non volatile digrandi quantità di informazioni informato elettronico (Wikipedia).
    32. 32. 32Storage/Le tecnologie per laconservazione digitale• I dischi magnetici.• I nastri magnetici.• I dischi ottici.• La virtualizzazione.Le prime tre tecnologie garantiscono unaconservazione di medio e lungo periodo conl’onere però di continue migrazioni perallungare nel tempo il ciclo di vita dellarisorsa per la conservazione.
    33. 33. 33Storage/Le tecnologie per laconservazione digitale• L’esigenza di conservare nel tempo i dati e idocumenti si scontra con il ciclo di vitadell’infrastruttura tecnologica diconservazione.• Hardware 3-10 anni; dischi 3-5 anni; isistemi su nastro 5-20 anni.• Sistemi eterogenei.
    34. 34. 34Storage/Virtualizzazione• Affidarsi a un unico fornitore.• Virtualizzazione: utilizzo di storagedifferenti e renderli visibili al server e/oapplicativi come un’unica risorsaindipendentemente dalla loro utilizzazionefisica.
    35. 35. 35Strumenti archivisticiper la conservazione
    36. 36. 36Selezionare per conservare• La selezione della documentazione per laconservazione è motivata da esigenze di caratteregiuridico/amministrativo e intellettuale/culturalepiuttosto che da quelle pratiche.• Non tutto si può conservare.• Non necessariamente si deve “scartare”.• Ogni amministrazione a norma del DPR 445/00 sideve dotare di un piano di conservazione integratocon il piano di classificazione.
    37. 37. 37Piani di conservazione/1• Il piano di conservazione è uno strumento cheserve per la selezione e per l’organizzazionedocumentaria.• Non è esaustivo dei documenti.• Nell’incertezza conservare.• Agire per tipologia o analogia documentaria.• La selezione dei documenti non deve essereautomatica rispetto al piano di conservazione, magraduata su ogni tipo di archivio.
    38. 38. 38Piani di conservazione/2• Tipologie di piani di conservazione sipossono trovare in:http://www.archivi.beniculturali.it/servizioII/progetti.html
    39. 39. 39Manuale di gestione• Il manuale descrive il sistema di organizzazione edi conservazione dei documenti e fornisceistruzioni per il corretto funzionamento delservizio per la gestione documentale.• Nell’ambito di ogni Amministrazione pubblicadeve essere adottato un modello generale, daspecificare sulla base delle particolarità dell’ente.• Vedi Diapositive n. 3.
    40. 40. 40Conservazione sostitutiva• Il concetto di conservazione sostitutiva èenunciato solo in CNIPA N. 11/04 (altranormativa di riferimento CAD).• Si tratta di un concetto impreciso che sipresta a equivoci di interpretazione.• La conservazione sostitutiva è la somma didue distinti processi: riproduzionesostitutiva e conservazione.
    41. 41. 41Conservazione sostitutiva/Riproduzione• Da documento analogico a documentoinformatico.• Da documento informatico a documentoinformatico con modifica del formato.• Cambia il modo della rappresentazione, manon il contenuto.
    42. 42. 42Conservazione sostitutiva/Esibizione 1• La normativa di riferimento è rappresentata dallarticolo 6del Dm 23 gennaio 2004 e dallarticolo 6 della deliberaCNIPA n. 11/04. Il combinato disposto delle norme citatedispone che il documento conservato su supportoinformatico deve essere reso leggibile (in qualunquemomento presso il sistema di conservazione oconservazione sostitutiva) e disponibile, a richiesta degliorgani di controllo, su supporto cartaceo. In merito aquesto aspetto, occorre evidenziare, che larticolo 3,comma 1, lettera d), del Dm pone, in capo al soggettoresponsabile della conservazione, lobbligo di predisporrefunzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagliarchivi informatici
    43. 43. 43Conservazione sostitutiva/Esibizione 2• Vista limmaterialità dei documenti da esibire, laprima operazione da porre in essere riguarderà ilcontrollo della regolare creazione e conservazionedegli stessi. Sarà, quindi, cura del responsabiledella conservazione collaborare con i verificatori efornire loro tutto il supporto necessario. Inparticolare, anche se non previsto da nessunanorma, il responsabile dovrebbe esibire il manualedi gestione documentaria dell’ente.
    44. 44. 44Grazie per lattenzione

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