Università degli studi di Siena – Sede di Arezzo Dipartimento di Teoria e documentazione delle tradizioni culturali Master Informatica del Testo – Edizione elettronica 16 settembre 2011

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Infrastrutture e
strumenti per la
gestione di documenti
e archivi digitali
Università degli studi di Siena – Sede di Arezzo
Dipartimento di Teoria e documentazione delle tradizioni
culturali
Master Informatica del Testo – Edizione elettronica
16 settembre 2011
Walter Volpi – PO Cooperazione Applicativa
Regione Toscana
Direzione generale
Organizzazione e riosorse

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Contenuti
Obiettivo
Architetture per la gestione
documetale
n Visione insieme
n Sistemi interni all’ente
– Infrastrutture
– Trasversali
n Sistemi esterni all’ente
– Infrastrutture
– Trasversali
Esempi di implementazioni
• AP@CI
• InterPRO
• DAX
Alcuni commenti

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Obiettivo

4. 4
Obiettivo
Contesto: la società dell’informazione produce e consuma documenti
digitali.
Necessità: le organizzazioni/enti devono:
Saper produrre e consumare documenti digitali
Saper spostare/trasmettere documenti documenti digitali
Saper archiviare i documenti digitali
Saper conservare i documenti digitali
Obiettivo della lezione:
Individuare una possibile soluzione
Le infrastrutture e gli strumenti per poter realizzare la soluzione
Illustrare alcuni primi parziali esempi di implementazioni di tale soluzioni

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Visione d’insieme

6. 6
Visione d’insieme: una
possibile soluzione
SGD: Sistema di Gestione Documentale dell’Ente

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Questo vuol dire essere
n Capaci di produrre / consumare / inviare / ricevere / gestire /
archiviare / conservare documenti digitali (PDF) e meta-informazioni
(XML) associate all’interno dell’Ente
n Capaci di inviare / ricevere documenti digitali (PDF) e meta-informazioni
(XML) a / da Cittadini e Imprese
n Capaci di inviare / ricevere documenti digitali (PDF) e meta-informazioni
(XML) a /da altri Enti
n NOTA: nel rispetto delle norme vigenti

8. PD: Applicazione Produttore di
Documenti
CD: Applicazione Consumatrice di
Documenti
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Produrre / Consumare /
Ricevere / Trasmettere
- La produzione dei documenti digitali è sempre mediata da un’applicazione.
- Le meta-informazioni associate ai documenti devono essere utilizzati:
• Per gestire/archiviare/conservare i documenti
• Migliorare i processi di gestione del documento (innovazione)

9. PD: Applicazione Produttore di
Documenti
CD: Applicazione Consumatrice di
Documenti
9
Razionalizzazione della
trasmissione e innovazione
dei processi
L’innovazione dei processi è essenziale. L’abbattimento delle barriere
fisiche di accesso ai servizi necessita di un cambiamento di strumenti
e metodi di gestione

10. PD: Applicazione Produttore di
Documenti
CD: Applicazione Consumatrice di
Documenti
IDX: Indice dei documenti
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Gestione dei documenti
Saper gestire i documenti digitali. In un’organizzazione in cui ci sono molti
Soggetti produttori e molti consumatori è essenziale indicizzare i documenti.

11. PD: Applicazione Produttore di
Documenti
CD: Applicazione Consumatrice di
Documenti
IDX: Indice dei documenti
TRA: strumenti trasversali
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Conservazione dei documenti
Strumenti trasversali. Sono gli strumenti utilizzati dai produttori e consumatori
di documenti al fine di conservare il documento. Esempi:
• Protocollo
• Sistema di firma dei documenti
• Conservazione dei documenti

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Partizione del sistema a livelli
Servizi Trasversali:
• Protocollo
• Sistema di firma dei documenti
• Sistema di conservazione dei
documenti
• ...
Infrastrutture:
• Coordinamento
• Servizi verticali: Indice dei Documenti
• Atti
• Personale
• Contratti
• ...

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Apertura del sistema verso
l’esterno
Infrastrutture:
• Trasporto
• Traduzione
Servizi trasversali:
• Conservazione degli archivi
• PEC
• ...

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Comunità Enti (RTRT)
n Regione Toscana sviluppa un piano quinquennale per la «Società
dell’informazione e della conoscenza»
n Gestione di gruppi di lavoro tematici
n Rete Telematica Regionale Toscana
n Comitato Strategico
n Direzione Tecnico Operativa
n e.Toscana Compliance
n Progetti condivisi con gli enti del territorio toscano
n SUAP
n InterPRO
n AP@CI
n DAX
n ...

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AP@CI

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Obiettivi del progetto AP@CI
n Dare alle Imprese e ai Cittadini uno strumento semplice inviare/
ricevere documenti alla PA toscana
n Dare alle Imprese e ai Cittadini evidenza che la PA ha iniziato il
processo di elaborazione della istanza presentata
n Migliorare i tempi dei gestione delle istanza da parte della PA
toscana

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INTERPRO

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Obiettivi del progetto
InterPRO n Interconnettere gli uffici di protocollo della PA Regionale
n Interconnettere gli uffici di protocollo della PA
n Trasmettere i dati della segnatura di protocollo
n Iniziare un processo di gestione documentale e degli archivi

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DAX

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Obiettivi del progetto DAX
n Fornire agli enti della PA regionale un sistema di gestione e
conservazione di archivi già formati: insieme di documenti
funzionalmente strutturati e organizzati

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SCN (dei documenti)
n E’ un’implementazione della procedura legale / informatica della
legge italiana in grado di garantire nel tempo la validità legale di un
documento.
n Conservare digitalmente vuol dire garantire l’esibizione del
documento e delle evidenze di originalità (firma digitale, marca
temporale) nel tempo.
n La firma digitale garantisce la paternità e rendi immodificabile il
documento
n La marcatura temporale colloca nel tempo la produzione del
documento

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SGA (archivi)
n E’ un’implementazione dello standard OAIS (Open Archival
Information System) che si «appoggia» su SCN per le funzioni di
conservazione.
SIP: Subscribe Informatio Package
AIP: Archivial Information Package
DIP: Dissemination Information Package

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OAIS/SGA/SCN – Vista
Funzionale
Ingest (SGA):
• Accettazione della custodia delle informazioni sottoposte
• Preparazione dei dati ricevuti per l’archiviazione:
Archivial Storage (SCN):
• Affidabilità e funzionalità di immagazzinamento
• Integrità e fruinbilità a lungo termine:

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OAIS/SGA/SCN – Vista
Funzionale
Data management (SGA):
• Mantiene il database dei metadati che identificano e descrivono le informazioni
archiviate
• Supporta le componenti Access per ricercare e recuperare oggetti:
Preservation Planning (SCN):
• Responsabile della strategia di conservazione degli oggeti OAIS

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OAIS/SGA/SCN – Vista
Funzionale
Access (SGA, SCN):
• Implementa il meccanismo di controllo di accesso e sicurezza
• Elabora le richieste di accesso al presidiato OAIS:

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DAX – Interfacce Applicative
• Il DAX è una infrastruttura utilizzata, principalmente, da applicazioni
software che producono e gestiscono documenti (SGD).
• Il DAX ha un’architettura complessa formata da applicazioni
software distribuite che si scambiano documenti e informazioni.
Le interfacce applicative del DAX sono definite
tramite il processo e.Toscana Compliance

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DAX – Processo e.Toscana
Compliance
è uno strumento infrastrutturale attraverso il quale:
- G li Enti definiscono in maniera
collaborativa documenti detti RFC
e.Toscana che, se condivisi e
tecnicamente validi, diventano gli
standard con cui gli Enti sono
tenuti a scambiarsi le
informazioni.
- Le aziende produttrici di
software modificano le proprie
applicazioni secondo gli RFC
e.Toscana Standard e accreditano
e.Toscana Compliance le proprie
soluzioni.

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DAX – Possibili dispiegamenti
DAX
L’architettura risultante è:
• Flessibile
• Scalabile
E il sistema risulta essere:
• APERTO
• conforme alle specifiche SPC (uso CART)

29. Grazie …
Walter Volpi
walter.volpi@regione.toscana.it