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Corso documento digitale FFL

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"Corso gratuito sulla formazione e gestione del documento digitale"
22 maggio 2013, ore 9.15 – 13.00, Sala Convegni - FFL Fondazione Famiglia Legler - Brembate di Sopra (Bg)
Mauro Livraga, Soprintendenza archivistica per la Lombardia:
"Il sistema di gestione documentale per le pubbliche amministrazioni"
Programma: archiviando.org/forum/viewtopic.php?f=4&t=1532&p=3390&hilit=legler%2A#p3390
Fondazione Famiglia Legler, Soprintendenza Archivistica per la Lombardia, Copyng srl
Videoregistrazione streaming: https://vimeo.com/album/2438738
Fotografie: picasaweb.google.com/117290793877692021380/CorsoGestioneDocumentoDigitaleFFL
Videoregsitrazione intervento in streaming con Procaster di Livestream effettuata da Sergio P. Del Bello, ANAI Lombardia

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Corso documento digitale FFL

  1. 1. Il sistemadi gestione informaticadei documentie il manuale di gestioneMauro Livraga
  2. 2. 2013 a cura di Mauro Livraga 2Sistema di gestionedei documenti• Linee generali:– Il sistema comporta la “totale automazionedelle fasi di produzione, gestione, diffusione eutilizzazione dei propri dati, documenti,procedimenti e atti”, art. 51, comma 2, dPR445/00.– 01/01/2004 - 01/01/2014– È ultimamente normato anche dal CAD.
  3. 3. 2013 a cura di Mauro Livraga 3Il sistema di gestione dei flussidocumentali 1• Prevede:– Gestione automatizzate dei procedimentiamministrativi;– Progressiva riorganizzazione delle procedureamministrative.Consente:rapida acquisizione delle informazioni relative a:fascicolo, procedimento, responsabile, gestione fasiprocedimento, informazioni singolo procedimento,informazioni statistiche, ecc.
  4. 4. 2013 a cura di Mauro Livraga 4Il protocollo informatico 1• Il sistema di protocollo informatico non è lariproduzione informatizzata del registrocartaceo, ma un insieme integrato e coordinatodi azioni relative alla produzione, gestione econservazione dei documenti cartacei einformatici di un ente pubblico. Il solo registro diprotocollo informatico non è sufficiente percreare un sistema di gestione, che deve essereintegrato con un gestionale documentale.
  5. 5. 2013 a cura di Mauro Livraga 5Il protocollo informatico 2• Il sistema deve essere unico einteroperativo.• Deve prevedere un unico piano di sviluppoe aggiornamento.• Continuità operativa.• Conservazione a norma.
  6. 6. 2013 a cura di Mauro Livraga 6Continuità operativa 1• Articolo 50 bis “1 In relazione ai nuovi scenari dirischio, alla crescente complessità dell’attivitàistituzionale caratterizzata da un intenso utilizzodella tecnologia dell’informazione, le PP. AA.Predispongono piani di emergenza in grado diassicurare la continuità delle operazioniindispensabili per il servizio e il ritorno allanormale operatività”.• A tali fini le PP. AA definiscono: il piano dicontinuità operativa e il piano di disasterrecovery.
  7. 7. 2013 a cura di Mauro Livraga 7Continuità operativa 2• Un efficace e efficiente piano dicontinuità operativa deve esseremesso in relazione con laconoscenza che l’organizzazione hadi se stessa e con la sua missione.Consente di ri-strutturare il propriofunzionamento.• No approccio standard.
  8. 8. 2013 a cura di Mauro Livraga 8Non solo carta 1
  9. 9. 2013 a cura di Mauro Livraga 9Non solo carta 2•Dematerializzare•Digitalizzare•Decertificare
  10. 10. 2013 a cura di Mauro Livraga 10Dematerializzazione 1• Dematerializzare equivale a nonprodurre documenti cartacei:1 sostituendo i supporti scrittori e diconservazione cartacei con quellidigitali;2 riprogettando i sistemi documentariclassici con quelli informatici.
  11. 11. 2013 a cura di Mauro Livraga 11Dematerializzazione 2• Dematerializzare è possibileattraverso due distinti approcci:1) informatizzare/eliminare lacarta;2) evitare di produrre carta.
  12. 12. 2013 a cura di Mauro Livraga 12Dematerializzazione 3• Informatizzare/eliminare lacarta:- acquisizione via scanner;- conservazione sostitutiva.Dove si conservano gli originalicartacei e le copie digitali?
  13. 13. 2013 a cura di Mauro Livraga 13Scansione/sostitutiva• Trasformazione attraverso tecnologiadigitale di un documento cartaceo inimmagine dello stesso su supportodigitale, che corrisponde a unariproduzione con valore legale, perché c’èla dichiarazione di conformità all’originaletramite l’apposizione della firma digitale alfile di riproduzione.• È sostitutiva dell’originale.
  14. 14. 2013 a cura di Mauro Livraga 14Scansione sostitutiva+
  15. 15. 2013 a cura di Mauro Livraga 15
  16. 16. 2013 a cura di Mauro Livraga 16Dematerializzazione 4• Evitare di produrre carta:- evitare di produrre carta;- gestione documentale e workflow per la gestioneautomatica;- posta elettronica, PEC;- formazione e gestione documenti nativi informatici(firma e valore legale, elettronica e digitale, pec, serviziweb che gestiscano in sicurezza i processi divalidazione e approvazione dei documenti);- archiviazione e conservazione a norma dei documentidigitali;
  17. 17. 2013 a cura di Mauro Livraga 17Dematerializzazione 5• Evitare di produrre carta:- privacy e sicurezza informatica;- form intelligenti su web;- pubblicità legale on line;- sportelli e procedimenti on line;- trasparenza e accessibilità.
  18. 18. 2013 a cura di Mauro Livraga 18Dematerializzazione 6• Evitare di produrre carta:- sportelli e procedimenti on line:- informazioni di carattere generale: e-mail,portali informativi libero accesso, sms, …;- form (formulari) on line: aree riservate aregistrazione;- istanze on line: PEC, autenticazioneinformatica, firma digitale, FEA, …;- pagamenti elettronici.
  19. 19. 2013 a cura di Mauro Livraga 19Il sistema di gestione dei flussidocumentali 2• Obbligo garantire sicurezza e integrità delsistema:– Manuale di gestione.– Piano di conservazione.– Piano per la sicurezza informatica:DPS,continuità operativa e disaster recovery.
  20. 20. 2013 a cura di Mauro Livraga 20Il sistema di gestione dei flussidocumentali 3Conservazione• Il nodo ancora non risolto dellaconservazione digitale
  21. 21. 2013 a cura di Mauro Livraga 21Il Manuale di gestione previsto dal dpcm 31/10/00• Il manuale descrive il sistema diorganizzazione e di conservazione deidocumenti e fornisce istruzioni per ilcorretto funzionamento del servizio per lagestione documentale.• Nell’ambito di ogni Amministrazionepubblica deve essere adottato un modellogenerale, da specificare sulla base delleparticolarità dell’ente.
  22. 22. 2013 a cura di Mauro Livraga 22Il Manuale di gestione previsto dal dpcm 31/10/00• Importanza dei modelli dimanuale per tipologiadi ente:Comune, comunità montanaecc.
  23. 23. 2013 a cura di Mauro Livraga 23Manuale 1• Il manuale è una componente necessariadi un sistema archivistico, anche il piùpiccolo e meno strutturato.• Descrive in modo dettagliato, non tecnico,l’intero sistema di gestione documentario(Allegati).• Il manuale è per tutti.
  24. 24. 2013 a cura di Mauro Livraga 24Manuale 2Tuttala documentazione
  25. 25. 2013 a cura di Mauro Livraga 25Manuale 3• Il vantaggio maggiore deriva dallastandardizzazione delle prassi eprocedure.• Elimina duplicazioni e interferenze(Procedimenti amministrativi).• Revisione periodica del Manuale.• Deve essere flessibile e facilmenteaggiornabile (Allegati).
  26. 26. 2013 a cura di Mauro Livraga 26Manuale 4• Autorizzazione ufficiale dei massimi livellidirettivi (Giunta, ecc.).• Gli utenti del manuale devono avere unacomprensione adeguata del sistemadi gestione documentale.• Formazione del personale.
  27. 27. 2013 a cura di Mauro Livraga 27Manuale 5• Prima di effettuare l’introduzione del manuale ènecessario verificare le modalità gestionali deidocumenti nel vostro ente, per fare questo sisuggerisce di consultarehttp://www.sato-archivi.it/word/obblighi-legge-ente-pu.• Il manuale è il risultato di un progetto di “messaa norma” del sistema documentale dell’ente.• La redazione del manuale deve esserecondivisa con tutti i settori/servizi/uffici dell’ente.
  28. 28. 2013 a cura di Mauro Livraga 28Manuale 6• Responsabile del Servizio archivistico(dPCM 31/10/2000, dPR 445/2000Servizio per la gestione informatica deidocumenti dei flussi documentali e degliarchivi):- predispone lo schema del manuale,- predispone il piano della sicurezza informaticad’intesa con il responsabile dei sistemiinformativi.
  29. 29. 2013 a cura di Mauro Livraga 29Manuale 7• Ci sono vari metodi per la raccolta delleinformazioni che servono al Responsabiledel servizio archivistico per redigere ilmanuale:- questionario,- intervista,- esame diretto.
  30. 30. 2013 a cura di Mauro Livraga 30Manuale 8• Questionario: invio di un modulo a tutte le unitàorganizzative (rapidità, impersonale, noncondivisione, risposte non standardizzate,disturbo routine quotidiana)• Intervista (rapidità, condivisione,standardizzazione risposte, disturbo routinequotidiana).• Esame diretto: metodo più accurato (notevoledispendio di tempo, specializzazione).• Approccio migliore: combinazione vari metodi.
  31. 31. 2013 a cura di Mauro Livraga 31Manuale 9• Il manuale deve dire ciò che fate, nonquello che vorreste fare; pertanto ilmodello che adottate è uno strumento dilavoro e deve essere adeguato alla vostrarealtà, non deve essere copiato tout court.• Prima di introdurre il manuale nel vostroente dovete ottenere l’approvazione dellaSoprintendenza archivistica.
  32. 32. 2013 a cura di Mauro Livraga 32Manuale 10• Gli enti che non adottano il protocolloinformatico, ma utilizzano un protocolloinformatizzato, dovranno eliminare dal manualegli articoli e i commi che si riferisconoesplicitamente alla gestione del protocollo e deldocumento informatico a firmaelettronico/digitale.• Altre informazioni, e modelli di manuale, sipossono trovare nel sito http://protocollo.gov.it.
  33. 33. 2013 a cura di Mauro Livraga 33Conclusioni 1• Il manuale non va mai considerato comeun’opera definitiva e completa, macostituisce parte sostanziale dell’attività dicreazione e messa in opera del sistemadocumentario, gestione, mantenimento,aggiornamento e sviluppo dello stesso.
  34. 34. 2013 a cura di Mauro Livraga 34Conclusioni 2• Per garantire una gestione documentaleaffidabile e accurata bisogna disporre(creare) “sistemi documentari aperti, difacile e rapido accesso, i cui contenutisiano accurati e completi, affidabili eautentici e, soprattutto, sempredisponibili al controllo da parte deicittadini” (Guercio).
  35. 35. 2013 a cura di Mauro Livraga 35Bibliografia• www.archivi.beniculturali.it/SAMI (alla voce manuale per enti)• http://protocollo.cnipa.it• www.sspa.it (ricerca sulla gestione informatica dei documenti)• www.archivi.beniculturali.it (quadro completo sulla normativa)• Inged.it, numeri 2009-2012• Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambientedigitale, Carocci editore, 2002• Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell’archivioda parte dell’ente produttore, in “Pubblicazioni degli archivi diStato. Quaderni della rassegna degli archivi di Stato”, 1997.• Gregorio Arena, Marco Bombardelli, Maria Paola Guerra, AlfonsoMa succi, La documentazione amministrativa, Maggioli Editore,2001.• http://www.interpares.org (progetto InterPARES)• http://www.erpanet.org (Erpanet)• http://www.unipd.it/archivio/anai2006/corsoanai2006.htm

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