Makalah pengantar manajemen 2011

Makalah Pengantar Manajemen “Pengawasan (Controling)”

MAKALAH
PENGAWASAN (CONTROLING)

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Pengantar Manajemen
Yang Dibimbing oleh Ibu Dra. Weni Retnowati, MM

DISUSUN OLEH :

Rahmatia Azzindani (A1C211123)
Gita Paranata (A1C211047)

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS MATARAM
DESEMBER 2011

Dosen Pembimbing : Dra. Weni Retnowati, MM 1


KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat
dan karuniaNya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik.
Di mana tugas ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul
penulisan Makalah, yang penulis sajikan adalah sebagai berikut :

PENGAWASAN (CONTROLING)

Tujuan penulisan makalah ini dibuat sebagai salah satu syarat memenuhi tugas mata
kuliah Pengantar Manajemen program S1 Akuntansi. Sebagai bahan penulisan diambil
berdasarkan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari
bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan makalah ini tidak
akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan
terima kasih kepada Ibu Dra. Weni Retnowati, MM yang telah memberi bimbingan berupa
materi, orang tua, serta teman-teman yang telah memberi saran, sehingga penulis dapat
menyelesaikannya.
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya
penulisan ini. Akhir kata penulis mohon saran dan kritik yang membangun demi
kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang. Semoga makalah ini bermanfaat bagi
para pembaca terutama bagi pemakalah.

Mataram, Desember 2011

Penulis



DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR………………………………................................................... ii

DAFTAR ISI.................................................................................................................. iii

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.................................................................................... 4
1.2 Rumusan Masalah.............................................................................. 4
1.3 Tujuan Penulisan................................................................................ 5

BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Pengawasan...................................................................... 6
2.2 Fungsi Pengawasan............................................................................. 7
2.3 Syarat-Syarat Pengawasan................................................................ 8
2.4 Tujuan Pengawasan............................................................................ 8
2.5 Tipe Pengawasan................................................................................. 8
2.6 Metode-Metode Pengawasan............................................................. 10
2.7 Tahap Proses Pengawasan................................................................. 12
2.8 Jenis-Jenis Pengawasan...................................................................... 14
2.9 Pentingnya Pengawasan..................................................................... 15
2.10 Perancangan Proses Pengawasan........................................................... 16
2.11 Bidang-Bidang Pengawasan Strategik.............................................. 17
2.12 Alat Bantu Pengawasan Manajerial.................................................. 17

BAB III PENUTUPAN
3.1 Kesimpulan............................................................................................. 19
3.2 Saran........................................................................................................ 20

DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................... 21



BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana
memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan
dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan
tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para
pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan,
seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja
berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control). Di dalam
proses pengawasan juga diperlukan tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap
Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran
Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa
Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.
Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk
merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai
dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan
tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu
proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat
menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga
meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan
organisasi.

1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang ada, maka penulis dapat merumuskan
beberapa permasalahannya, diantaranya sebagai berikut :
 Apa pengertian pengawasan?
 Apa fungsi pengawasan?
 Apa saja syarat-syarat pengawasan?
 Apa tujuan pengawasan?



 Bagaimana tipe pengawasan?
 Bagaimana metode-metode pengawasan?
 Bagaimana tahap proses pengawasan?
 Apa saja jenis-jenis pengawasan?
 Bagaimana pentingnya pengawasan?
 Bagaimana perancangan proses pengawasan?
 Apa saja bidang-bidang pengawasan strategik?
 Apa saja alat bantu pengawasan manajerial?

1.3 Tujuan Penulisan
Berdasarkan rumusan masalah di atas, penulis mencoba merumuskan beberapa tujuan,
yaitu sebagai berikut :
 Untuk mengetahui pengertian pengawasan
 Untuk mengetahui fungsi pengawasan
 Untuk mengetahui syarat-syarat pengawasan
 Untuk mengetahui tujuan pengawasan
 Untuk mengetahui tipe pengawasan
 Untuk mengetahui metode-metode pengawasan
 Untuk mengetahui tahap proses pengawasan
 Untuk mengetahui jenis-jenis pengawasan
 Untuk mengetahui pentingnya pengawasan
 Untuk mengetahui perancangan proses pengawasan
 Untuk mengetahui bidang-bidang pengawasan strategik
 Untuk mengetahui alat bantu pengawasan manajerial



BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Pengawasan
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai
dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki
telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure
(manusia, peralatan, mesin, organisasi) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran
manajemen.
Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar
pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi
tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula
tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.
Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana
sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Pengawasan manajemen adalah suatu kegiatan
yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan manajemen dapat berjalan sesuai
dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi
penyimpangan dimana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan
untuk mengatasinya untuk mencapai tujuan atau sasaran manajemen.
George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa
yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu,
menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu
proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk
menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer
berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan
perencanaannya.



Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan pengawasan adalah untuk menentukan
apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan
korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.
Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat
sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung
arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang
direncanakan.
Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya
pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa
yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-
rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah
proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar
supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan sebelumnya.
Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan
standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi
umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlukan.

2.2 Fungsi Pengawasan
Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur yaitu :
1. Penetapan standar pelaksanaan,
2. Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan,
3. Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah
ditetapkan, dan
4. Pengembalian tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari
standar.
Fungsi Pengawasan yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah
dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana
semula.



2.3 Syarat-Syarat Pengawasan
Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan yang baik, yakni :
1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan.
5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
Agar pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik, maka pengawasan harus :
 Ekonomis
 Mudah dimengerti
 Adanya tindakan koreksi
 Melaporkan penyimpangan yang mungkin terjadi

2.4 Tujuan Pengawasan
Tujuan dilaksanakan pengawasan adalah :
a. Untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan.
b. Untuk memecahkan masalah.
c. Untuk mengurangui resiko kegagalan suatu rencana.
d. Untuk membuat perubahan-perubahan maupun perbaikan-perbaikan.
e. Untuk mengetahui kelemahan – kelemahan pelaksaannya.

2.5 Tipe Pengawasan
Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3
tipe pengawasan yaitu :
1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control)
Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan
menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan
sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua



upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan
berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada
kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi.
Sumber-sumber daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh
struktur organisasi yang bersangkutan.
Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur
dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja
yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka
kebijaksanaan-kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk tindakan
masa mendatang.
Pengawasan pendahuluan meliputi :
 Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia,
 Pengawasan pendahuluan bahan-bahan,
 Pengawasan pendahuluan modal, dan
 Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial.
2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang
berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent control
terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para
bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka
berupaya untuk:
 Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode-metode
serta prosedur-prsedur yang tepat.
 Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
3. Pengawasan Feed Back (feed back control)
Pengawasan Feed Back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksakan,
guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif
ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas
dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan



perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-
tindakan masa mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia
bisnis yaitu:
 Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
 Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)
 Pengawasan Kualitas (Quality Control)
 Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

2.6 Metode-Metode Pengawasan
Metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu :
a. Pengawasan Non-kuantitatif
Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk
mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan
adalah :
1) Pengamatan (pengendalian dengan observasi)
Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat
diobservasi.
2) Inspeksi teratur dan langsung
Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan mengamati kegiatan atau produk
yang dapat diobservasi.
3) Laporan lisan dan tertulis
Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan
cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat.
4) Evaluasi pelaksanaan.
5) Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan
Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat
didiagnosis dan dipecahkan bersama.
6) Management by Exception (MBE)
Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan
realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. Prinsip tersebut
mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara
manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin.



b. Pengawasan Kuantitatif
Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi.
Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah :
1) Anggaran
- anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran
kas
- anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-
base budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA )
2) Audit
- Internal Audit
Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung
jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan
komentar mengenai kegiatan mereka.
- Ekternal Audit
Tujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar
keadaan keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak
yang bebas dari pengaruh manajemen.
3) Analisis break-even
Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk
menentukan pada volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba
atau rugi.
4) Analisis rasio
Menyankut dua jenis perbandingan, yaitu :
1. Membandingkan rasio saat ini dengan rasio dimasa lalu
2. Membandingkan rasio suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis
5) Bagian dari teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti :
1. Bagan Ganti
Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang
lain serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah
diselesaikan dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan
waktu.
2. Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)
Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek-proyek yang



bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan-kegiatan tertentu yang harus
dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.

2.7 Tahap Proses Pengawasan
Tahap Proses Pengawasan :
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang
digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum
yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan,
laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan
menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.

Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
a. Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka
secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah
menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang
dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.



c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4
tahapan, yaitu:
1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang
dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni :
1. Mengukur hasil pekerjaan,
2. Membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila
ada perbedaan),
3. Mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.

Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang
selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu :
1. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa
nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih
menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus
dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
3. Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu
pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui
bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan
berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan, yaitu :
 Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan), sehingga dalam melakukan
pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.



 Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan yaitu mengukur kinerja pegawai, sejauh
mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan
perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.
 Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-
penyimpangan
 Pengambilan tindakan koreksi yaitu melakukan perbaikan jika ditemukan
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

2.8 Jenis-Jenis Pengawasan
Jenis-jenis pengawasan dapat ditinjau dari 3 segi, yaitu :
1. Pengawasan dari segi waktu
Pengawasan dari segi waktu dapat dilakukan secara preventif dan secara reprensif.
Alat yang dipakai dalam pengawasan ialah perencanaan budget, sedangkan pengawasan
secara repensif alat budget dan laporan.
2. Pengawasan dilihat dari segi obyektif
Pengawasan dari segi obyektif ialah pengawasan terhadap produksi dan sebagainya.
Ada juga yang mengatakan karyawan daru segi obyek merupakan pengawasan secara
administratif dan pengawasa operatif. Contoh pengawasan administratif ialah
pengawasan anggaran, inspeksi, pengawasan order dan pengawasan kebijaksanaan.
3. Pengawasan dari segi subyek
Pengawasan dari segi subyek terdiri dari pengawasan intern dan pengawasan ekstern.
 Pengawasan Intern dalam perusahaan biasanya dilakukan oleh bagian pengawasan
perusahaan (internal auditor). Laporan tertulis dari bawahan kepada atasan pada
umumnya terdiri dari :
a. Laporan harian
b. Laporan mingguan
c. Laporan Bulanan
d. Laporan khusus
e. Laporan harian
 Pengawasan Ekstern dilakukan oleh akuntan publict (certified public accountant).
publikasi laporan neraca dan rugi laba yang menyebabkan jalannya perusahaan
wajibdi periksa oleh akuntan publik.



2.9 Pentingnya Pengawasan
Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu,
banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang
telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap
organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang
kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
 Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari,
seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb.
Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada
barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan
kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
 Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-
hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap
terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan
efektif.
 Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan
fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem
pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
 Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu
sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah
melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
 Komunikasi
 Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah
tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.



2.10 Perancangan Proses Pengawasan
Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan
5 jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil yang diinginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan
diselesaikan, yaitu dengan:
 Pengukuran input
 Hasil pada tahap awal
 Gejala yang dihadapi
3. Kondisi perubahan yang diasumsikan
Menetapkan standar penunjuk dan hasil .Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion
yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses
pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena
itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu
fungsi manajemen.

Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi
terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan
dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah
proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan
baik buruknya pelaksanaan suatu rencana. Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan
untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan
berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi.
Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan
mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.



2.11 Bidang-Bidang Pengawasan Strategik
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses
yaitu :
- Transaksi Keuangan
- Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
- Manajemen Kas (Cash Management)
- Pengelolaan Biaya (Cost Control)
 Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin
ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana
manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan
dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu
perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan
perusahaan.
 Operasi-operasi Produktif

2.12 Alat Bantu Pengawasan Manajerial
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1. Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya
penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan
perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip
pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen.
Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin
organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin
atau diluar kebiasaan.
2. Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen,
informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses
pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan
operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.



2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
 Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
 Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
 Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
 Adanya pengujian pendahuluan
 Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :
 Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
 Tepat waktu dalam pemakainya
 Menekan biaya secara efektif
 System yang digunakan harus tepat dan akurat
 Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3. Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu
angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang
meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan
pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
4. Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana
dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut
akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber
keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam
kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga
merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi.
Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran
yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan
manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang
direncanakan.



BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan
tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan
balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlukan.
Syarat-syarat Pengawasan yaitu : Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan
kegiatan, pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera,
pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan, pengawasan harus obyektif, teliti, dan
sesuai dengan standard, pengawasan harus luwes atau fleksibel, pengawasan harus serasi
dengan pola organisasi, pengawasan harus ekonomis, pengawasan harus mudah dimengerti,
dan pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
Tipe-tipe pengawasan yaitu : Pengawasan Pendahuluan (preliminary control),
Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed
back control). Tahap Proses Pengawasan, yaitu : Menetapkan standar pelaksanaan
(perencanaan), Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, Pembandingan pelaksanaan
kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-penyimpangan, Pengambilan
tindakan koreksi.
Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan
kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan
manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan
mengambil tindakan koreksi.
Perancangan proses pengawasan diantaranya yaitu : Merumuskan hasil yang di inginkan,
Menetapkan penunjuk hasil, Menetapkan standar penunjuk dan hasil, Menetapkan jaringan
informasi dan umpan balik dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi. Bidang
strategik dalam pengawasan ialah Transaksi Keuangan, Hubungan Manajer dan Bawahan,
dan Operasi-operasi Produktif. Alat-alat pengawasan yang paling umum ialah Manajemen
Pengecualian (Management by Exception), Management Information System (MIS), Analisa
Rasio dan Penganggaran.



3.2 Saran
Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada
pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang
terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.
Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi
yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat
memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan
perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi.
Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan
organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.



DAFTAR PUSTAKA

 Internet :
 http://myth90.blogspot.com/2010/01/makalah-pengawasan.html
 http://igedetias.blogspot.com/2011/04/manajemen-pengawasan-controlling.html
 http://www.scribd.com/doc/21516157/Paper-Manajemen-Pengawasan
 http://pusdiklatwas.bpkp.go.id/filenya/namafile/300/Manwas_Dalnis.pdf
 http://jajusuf.blogspot.com/2009/11/manajemen-umum-pengawasan.html
 http://puslit2.petra.ac.id/ejournal/index.php/man/article/viewFile/15598/15590
 http://itjen-depdagri.go.id/?pilih=news&mod=yes&aksi=lihat&id=25
 http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-dasar-
dan.html
 http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-
pengertian.html
 http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/pengawasan-manajemen/

 Buku :
Handoko, T. Hani. 1984. Manajemen. Edisi Kedua. Bulaksumur : Lembaga Penerbit
Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Gajah Mada.


Makalah pengantar manajemen 2011

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (8)

Similar to Makalah pengantar manajemen 2011

Similar to Makalah pengantar manajemen 2011 (20)

More from Rahmatia Azzindani

More from Rahmatia Azzindani (20)

Makalah pengantar manajemen 2011