Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Makalah pengantar manajemen

47,636 views

Published on

  • Be the first to comment

Makalah pengantar manajemen

  1. 1. NAMA NIM KELAS SEMESTER DOSEN : EPI HERMAWATI : 12.10.42.5484 : F/AKUNTANSI : II (DUA) : AISYAH SE MM P M E A N N G A A J N E T M A E R N
  2. 2. PENGERTIAN MANAJAMEN Pengertian manajemen ialah proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui upaya bersama dengan sejumlah orang atau juga sumber milik si organisasi. Manajemen memiliki 3 karakteristik yaitu: 1. Sebuah proses atau seri dari aktivitas yang berkelanjutan dan berhubungan. 2. Melibatkan dan berkonsentrasi untuk mendapatkan tujuan organisasi. 3. Mendapatkan hasil-hasil ini dengan berkerja sama dengan sejumlah orang dan memanfaatkan sumber-sumber dimiliki si organisasi. PENGERTIAN MANAJEMEN MENURUT PARA AHLI Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bahwa sejauh ini belum ada kata mapan dan diterima secara universal tentang pengertian dari manajemen dan dengan demikian, maka beberapa para ahli masih memiliki pandangan yang berbeda terkait dengan pengertian manajemen itu sendiri. Seperti apa pengertian manajemen oleh beberapa ahli? Berikut adalah pemaparannya. Menurut G.R. Terry: Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksudmaksud yang nyata Menurut Hilman: Manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama. Menurut Ricky W. Griffin: Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Menurut Drs. Oey Liang Lee: Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut William H. Newman: Manajemen adalah fungsi yang berhubungan dengan memperoleh hasil tertentu melalui orang lain.
  3. 3. Menurut Renville Siagian: Manajemen adalah suatu bidang usaha yang bergarak dalam bidang jasa pelayanan dan dikelola oleh para tenaga ahli tyerlatih serta berpengalaman. Menurut Prof. Eiji Ogawa: Manajemen adalah Perencanaan, Pengimplementasian dan Pengendalian kegiatan-kegiatan termasuk system pembuatan barang yang dilakukan oleh organisasi usaha dengan terlebih dahulu telah menetapkan sasaran-sasaran untuk kerja yang dapat disempurnakan sesuai dengan kondisi lingkungan yang berubah. Menurut Federick Winslow Taylor: Manajemen adalah Suatu percobaan yang sungguh-sungguh untuk menghadapi setiap persoalan yang timbul dalam pimpinan perusahaan (dan organisasi lain)atau setiap system kerjasama manusia dengan sikap dan jiwa seorang sarjana dan dengan menggunakan alat-alat perumusan Menurut Henry Fayol: Manajemen mengandung gagasan lima fungsi utama yaitu, merancang, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan mengendalikan. Lyndak F. Urwick: Manajemen adalah Forecasting (meramalkan), Planning Orga-nizing (perencanaan Pengorganisiran), Commanding (memerintahklan), Coordinating (pengkoordinasian) dan Controlling (pengontrolan). UNSUR-UNSUR MANAJEMEN YAITU : 1. Man (SDM) Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. 2. Money (uang) Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alatalat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.
  4. 4. 3. Materials (bahan) Materi terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki. 4. Machines (mesin) Dalam kegiatan perusahaan, mesin sangat diperlukan. Penggunaan mesin akan membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja. 5. Methods (metode) Dalam pelaksanaan kerja diperlukan metode-metode kerja. Suatu tata cara kerja yang baik akan memperlancar jalannya pekerjaan. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri. 6. Market (pasar) Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen. Unsur - unsur manajemen menjadi hal mutlak dalam manajemen karena sebagai penentu arah perusahaan dalam melakukan kegiatan perusahaan. TUJUAN MANAJEMEN : Keberhasilan suatu kegiatan atau pekerjaan tergantung dari manajemennya. Pekerjaan itu akan berhasil apabila manajemennya baik dan teratur, dimana manajemen itu sendiri merupakan suatu perangkat dengan melakukan proses tertentu dalam fungsi yang terkait. Maksudnya adalah serangkaian tahap kegiatan mulai awal melakukan kegiatan atau pekerjaan sampai akhir tercapainya tujuan kegiatan atau pekerjaan. Untuk mencapai keteraturan, kelancaran, dan kesinambungan usaha untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi yang telah ditentukan sebelumnya. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan yang saling bertentangan Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas, yaitu suatu perbandingan terbaik antara input dan output.
  5. 5. EFEKTIVITAS Beberapa definisi atau pengertian ”efektivitas” menurut ahli 1. Roulette (1999:1) Efektivitas adalah dengan melakukan hal yang benar pada saat yang tepat untuk jangka waktu yang panjang, baik pada organisasi tersebut dan pelanggan. 2. Hodge (1984:299) Efektivitas sebagai ukuran suksesnya organisasi didefinisikan sebagai kemampuan organisasi untuk mencapai segala keperluannya. Ini berarti bahwa organisasi mampu menyusun dan mengorganisasikan sumber daya untuk mencapai tujuan. 3. Sondang P. Siagian (2001 : 24) Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya. 4. Abdurahmat (2003:92) Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya. 5. Hidayat (1986) Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase target yang dicapai, makin tinggi efektifitasnya”. 6. Schemerhon John R. Jr. (1986:35) Efektifitas adalah pencapaian target output yang diukur dengan cara membandingkan output anggaran atau seharusnya (OA) dengan output realisasi atau sesungguhnya (OS), jika (OA) > (OS) disebut efektif ”. 7. Prasetyo Budi Saksono (1984) Efektifitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input “. 8. Richard M. Steers, (1985 : 46) Efektivitas adalah “sejauh mana organisasi melaksanakan seluruh tugas pokoknya atau mencapai semua sasaran”. 9. Gibson (2002) Efektivitas adalah pencapaian sasaran yang telah disepakati atas usaha bersama. 10. Hidayat (1996), Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas, kualitas dan waktu) telah tercapai. EFISIENSI : arti kata efisien menurut kamus besar bahasa Indonesia yaitu tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya), mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna. Sedangkan definisi dari efisien yaitu Sedangkan efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum. Efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah
  6. 6. ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Efisiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif, membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima. Misalnya suatu pekerjaan dapat dikerjakan dengan cara A dan cara B. Untuk cara A dapat dikerjakan selama 1 jam sedangkan cara B dikerjakan dengan waktu 3 jam. dengan begitu dengan cara A (cara yang benar) baru bisa dikatakan cara yang efisien bila dibandingkan dengan cara B. PENGERTIAN MANAJER Manajer adalah setiap orang yang mempuyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya organisasi TINGKATAN MANAJEMEN (MANAJEMEN LEVEL) Pada organisasi berstruktur, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas: Ket: “Semakin tinggi jabatan seseorang, maka jumlah akan semakin sedikit, sedangkan tugas dan tanggung jawabnya akan semakin besar. Sedangkan semakin rendah jabatan seseorang, maka jumlah pemegang jabatan tersebut akan semakin banyak dan tanggung jawabnya semakin kecil.”
  7. 7. 1. Manejer lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman). 2. Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada diantara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi. 3. Manajemen puncak (top management) dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer). Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan. FUNGSI - FUNGSI MANAJEMEN: Perencanaan (planning) - Merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan alternatif-alternatif, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedurprosedur, dan program-program sebagai bentuk usaha untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. - perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan. - Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
  8. 8. Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan : - Menetapkan tujuan dan target bisnis Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis. 4 (empat) tingkat kemampuan dasar dalam kegiatan perencanaan: Insight : kemampuan untuk menghimpun fakta dengan jalan mengadakan penyelidikan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan masalah yang direncanakan. Forsight : kemampuan untuk memproyeksikan atau menggambarkan jalan atau cara-cara yang akan ditempuh, memperkirakan keadaan-keadaan yang mungkin timbul sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan. Studi eksploratif : kemampuan untuk melihat segala sesuau secara keseluruhan, sehingga diperoleh gambaran secara integral dari kondisi yang ada. Doorsight : kemampuan untuk mengetahui segala cara yang dapat menyamarkan pandangan, sehingga memungkinkan untuk dapat mengambil keputusan. Planning jangka panjang memiliki 2 karakteristik utama, yaitu: Tujuan dan sasaran: merupakan dasar bagi strategi perusahaan Peramalan (forecasting) jangka panjang: langkah awal sebelum membuat perencanaan Pengorganisasian (organizing) - Merupakan suatu tindakan atau kegiatan menggabungkan seluruh potensi yang ada dari seluruh bagian dalam suatu kelompok orang atau badan atau organisasi untuk bekerja secara bersama-sama guna mencapai tujuan yang telah ditentukan bersama, baik untuk tujuan pribadi atau tujuan kelompok dan organisasi. - Dalam pengorganisasian dikenal istilah KISS (koordinasi, integrasi, simplifikasi, dan sinkronisasi) dalam rangka menciptakan keharmonisan dalam kegiatan organisasi. - Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi. Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian : - Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat
  9. 9. Pelaksanaan atau penerapan (actuating) - Merupakan implementasi dari perencanaan dan pengorganisasian, dimana seluruh komponen yang berada dalam satu sistem dan satu organisasi tersebut bekerja secara bersama-sama sesuai dengan bidang masing-masing untuk dapat mewujudkan tujuan. - Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi : - Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan - Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan - Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan Pengawasan (controlling) - Merupakan pengendalian semua kegiatan dari proses perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan, apakah semua kegiatan tersebut memberikan hasil yang efektif dan efisien serta bernilai guna dan berhasil guna. - Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi. Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan: - Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan - Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan - Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis PERANAN MANAJER Menurut Mintzberg ada 3 peranan utama yang dimainkan oleh setiap manajer dimanapun letak hirarkinya. Dari 3 peranan utama ini kemudian olehnya diperinci menjadi 10 peranan. Manajer atas, tengah dan bawah melakukan ini. Peranan-peranan itu antara lain:
  10. 10. 1. Peranan hubungan antarapribadi (Interpersonal Role) Bagaimana seorang manajer berhubungan dengan orang lain. Peranan ini dibagi 3 peranan: a. Peranan sebagai Figurehead, yakni suatu peranan yang dilakukan untuk mewakili organisasi yang dipimpinnya di dalam setiap kesempatan dan persoalan yang timbul secara formal. Peranan ini sangat dasar dan sederhana, maka manajer dianggap sebagai symbol dan berkewajiban untuk melaksanakan serangkaian tugas-tugas. b. Peranan sebagai pemimpin (leader) c. Peranan sebagai pejabat perantara (liaison manager), 2. Peranan yang berhubungan dengan informasi (Informational Role) Bagaimana seorang manajer menukar dan memproses informasi. Peranan ini terdiri dari peranan-peranan: a. Sebagai monitor b. Sebagai disseminator (penyebar informasi) c. Sebagai juru bicara (spokesman) 3. Peranan pembuat keputusan (Decisional Role) Ada 4 peranan manajer yang dikelompok ke dalam pembuatan keputusan berikut: a. Peranan sebagai entrepreneur b. Peranan sebagai penghalau gangguan (disturbance handler) c. Peranan sebagai pembagi sumber (resource allocator) d. Peranan sebagai negoisator. FUNGSI UTAMA MANAJEMEN Manajemen administratif Manajemen yang lebih berurusan dengan penetapan tujuan, perencanaan, penyusunan pegawai, pengawasan kegiatan yang terkoordinasi, untuk memcapai tujuan. Manajemen administratif, yaitu studi mengenai bagaimana untuk membuat sebuah struktur organisasi dan sistem pengendalian yang dapat mengarahkan tercapainya efisiensi yang tinggi dan efektivitas. Struktur
  11. 11. organisasi merupakan sistem pekerjaan dan hubungan otorisasi yang mengawasi bagaimana karyawan menggunakan sumber daya untuk mendokumentasikan tujuan organisasi. PENGERTIAN MENURUT PARA AHLI Edwin Robinson dan William Leffingwell Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. George R. Terry Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Millis Geoffrey Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan. Rifhi Siddiq Manajemen perkantoran merupakan suatu metode yang dilakukan dengan memperhatikan fungsi-fungsi manajemen berkaitan dengan pekerjaan perkantoran yang telah direncanakan sebelumnya. W.H. Evans Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi. Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya: mengetik (typing) menghitung (calculating) memeriksa (checking) menyimpan warkat/arsip (filing) menelepon (telephoning) menggandakan (duplicating) mengirim surat (mailing) dan kegiatan lain.
  12. 12. Manajemen Operatif Administrasi pengendaliannya berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operatif yang berbentuk kerjasama antar sejumlah personal yang ada didalamnya. Kegiatannya berupa kegiatan pengelolaan organisasi kerja bersifat mendukung terwujudnya kegiatan manajemen administratif secara efektif. Maka dapat disimpulkan manajemen operatif adalah kegiatan kerjasama antar personal yang menyangkut kegiatan yang mendukung terwujudnya manajemen administrasi. Dan lebih kegiatan memotifasi, supervise, komunikasi dengan para karyawan, untuk mengarahkan mereka mencapai hasil – hasil secara efektif Kegiatannya antara lain adalah : a. b. Perbekalan. c. Kepegawaian d. Keuangan e. a. Tata usaha Hubungan masyarakat Tata usaha Fungsi tata usaha adalah mengadakan pencatatan tentang segala sesuatu yang terjadi didalam suatu organisasi untuk digunakan sebagai sumber informasi ,keterangan atau data bagi pimpinan untuk mengambil keputusan. Maka pengertian tata usaha adalah segenap rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengadakan, menggandakan, mengirim dan menyimpan bahan keterangan untuk suatu organisasi. Secara luas tata usaha disebut office administration atau administrasi perkantoran. Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu: - melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, - menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, - membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Berdasarkan pendapat The Lian Gie di atas, maka peranan tenaga administrasi sekolah sesungguhnya hanya satu yaitu sebagai administrator karena ketiga peranan yang diungkapkan di atas yaitu melayani, menyediakan, dan membantu sama dengan administrasi. Jika ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka ADMINISTRASI berasal dari Bahasa Latin: Ad + Ministrare, Ad berarti intensif, sedangkan Ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (Husaini Usman, 2006)
  13. 13. Mill dan Standingford (1982) menyebutkan delapan kegiatan tenaga administrasi yaitu: (1) menulis surat, (2) membaca, (3) menyalin (menggandakan), (4) menghitung, (5) memeriksa, (6) memilah (menggolongkan dan menyatukan), (7) menyimpan dan menyusun indeks, (8) melakukan komunikasi (lisan dan tertulis). Karena tujuan dari kegiatan tata usaha adalah menunjang kegiatan administrasi, maka agar hasil yang diharapkan maksimal, maka kegiatannya harus direncanakan, diarahkan, dikoordinasikan, dikontrol, dan dikomunikasikan dengan baik. Sedangkan menurut Nansen School, Birm, UK, 2001 Fungsi staff Tata usaha adalah menangani urusan administrasi yang dibagi menjadi 4 bagian: - School assistant - Clerical assistant - Finance assistant - General assistant b. Perbekalan Kegiatan administrasi perbekalan berupa usaha pengadaan, pengaturan dan pemeliharaan alat pembantu yang diperlukan dalam melakukan kegiatan pencapaian tujuan. Dan dalam setiap organisasi memerlukan perbekalan yang berbeda, bahkan sesama lembaga pendidikan pun memiliki kebutuhan yang berbeda sesuai dengan konsentrasi masing-masing lembaga pendidikan tersebut. Maka pengertian dari administrasi perbekalan adalah usaha perlayanan dalam bidang material dan fasilitas kerja lainnya bagi personal dalam satuan kerja dilingkungan suatu organisasi guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
  14. 14. Benda yang dikelola dalam administrasi perbekalan dapat dikelompokkan menjadi dua golongan yaitu : 1. Benda-benda habis pakai, yaitu peralatan yang dapat habis dalam waktu relatif singkat bila dipergunakan. Misalnya ; kertas-kertas, karbon, kapur tulis dan lain-lainnya. Pengertian habis dipakai adalah sebagai berikut ; a. Benar-benar habis atau musnah setelah dipergunakan, seperti ; bensin, bahan labor,dan lainnya. b. Berubah sifat dan bentuknya bila dipakai seperti : kayu dan besi yang digunakan untuk praktek,karton untuk grafik dan lainnya. c. Berubah sifatnya sehingga tidak dapat dipergunakan lagi untuk hal yang sama, seperti karbon, pita mesin tik dan lainnya. 2. Bahan yang tahan lama, yakni peralatan yang dapat dipergunakan terus menerus atau untuk jangka waktu yang cukup lama. Seperti kursi, meja,dan papan tulis. Dan benda diatas dapat pula dibedakan menjadi benda inventaris yang dapat bergerak dan benda yang tetap. Persoalan terpenting dalam administrasi perbekalan adalah pengadaan peralatan agar dapat dipergunakan pada saat yang tepat. Dan ini memerlukan komunikasi yang tepat dan baik antara bagian perencanaan dan bagian pengadaan barang demi menghindari pemborosan dana. Karena pengadaan dan pemeliharaan peralatan memerlukan dana yang tidak sedikit, sehingga memerlukan perngkoordinasian dan pengawasan serta pemanfaat yang tepat. c. Kepegawaian. Administrasi personal atau administrasi kepegawaian dapat diartikan sebagai proses penggunaan tenaga manusia sebagai tenaga kerja dalam suatu usaha kerjasama. Proses ini meliputi penerimaan, penempatan/penggunaan, pengembangan/ pembinaan, dan pemberhentian. Proses pengelolaan kepegawaian sebagai bagian manajemen operatif dapat dibagi menjadi dua yaitu : 1. Administrasi kepegawaian dalam arti luas, yakni yang menyangkut kebijaksanaan penerimaan, penempatan, pembinaan, dalam menciptakan perangkat kepegawaian yang stabil, berprestasi, berkelangsungan, dan setia pada organisasi kerja. 2. Administrasi kepegawaian dalam arti sempit, yakni kegiatan yang menyangkut tata usaha kepegawaian dalam memenuhi haknya antara lain mengenai memproses surat-menyurat pengangkatannya, pemindahannya, kenaikan pangkatnya, pemberhentiannya dan lain-lain. d. Hubungan masyarakat hubungan masyarakat dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan organisasi /instansi untuk menciptakan hubungan yang harmonis dengan masyarakat atau pihak-pihak tertentu diluar organisasi tersebut, agar mendapatkan dukungan terhadap efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kerja secara sadar dan suka rela.
  15. 15. Maka hasil dari hubungan yang harmonis dengan masyarakat adalah sebagai berikut; 1. Adanya salinng pengertian antara organisasi atau instansi dengan pihak luar. 2. Adanya kegiatan saling membantu karena mengetahui manfaat, arti dan pentingnya peranan masingmasing. 3. Adanya kerjasama yang erat dengan masing-masing pihak dan merasa bertanggung jawab atas suksesnya usaha pihak lain. Maka untuk mencapai tujuan tersebut tugas bagian humas yang harus dipenuhi adalah ; 1. Memberi informasi dan menyampaikan ide serta menyebarluaskan pada masyarakat atau pihak-pihak yang membutuhkan. 2. Membantu pimpinan dalam menyebarluaskan informasi pada masyarakat atau pihak-pihak yang memerlukan. 3. Membantu pimpinan mempersiapkan bahan-bahan yang diperlukan pimpinan dan cara-cara yang terbaik dalam menyebarluaskan informasi. 4. Membantu pimpinan dalam mengembangkan rencana kegiatan lanjutan yang berhubungan dengan perlayanan masyarakat sebagai akibat dari timbal balik hubungan dengan pihak luar. Sementara agar lebih efektif, maka humas perlu memperhatikan asas-asas berikut : 1. Obyektif dan resmi. 2. Organisasi yang tertib dan disiplin. 3. Informasi harus bersifat menarik simpati untuk berpartisipasi. 4. Kotiniyunitas informasi. 5. Memperhatikan opini masyarakat. Kegiatan manajemen operatif yang meliputi ketatausahaan, perbekalan, keuangan dan hubungan masyarakat, sebagai sistem yang merupakan fungsi sekunder, hanya akan berfungsi bagi administrasi sebagai total sistem bila kegiatannya dilakukan dengan sungguh-sungguh yaitu dengan merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengontrol dan mengkomunikasikan oleh dan dengan para administrator dan staf.
  16. 16. PRINSIP MANAJEMEN Prinsip-prinsip manajemen adalah dasar-dasar dan nilai yang menjadi inti dari keberhasilan sebuah manajemen. Menurut Henry Fayol. seorang industrialis asal Perancis, prinsip-prinsip dalam manajemen sebaiknya bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Prinsip - prinsip umum manajemen menurut Henry Fayol terdiri dari : Pembagian kerja (Division of work) Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike. Dengan adanya prinsip orang yang tepat ditempat yang tepat (the right man in the right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility) Setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya. Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada karyawan, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewemang terbesar adalah manajer puncak. oleh karena itu, apabila manajer puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang. Disiplin (Discipline) Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka disiplin akan hilang. Oleh karena ini, pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap dirinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerajaan sesuai dengan wewenang yang ada padanya.
  17. 17. Kesatuan perintah (Unity of command) Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja. Kesatuan pengarahan (Unity of direction) Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana karyawan mendapat wewenang untuk pmelaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas dari pembaguan kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri Setiap karyawan harus mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal semacam itu merupakan suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan lancar sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik. Setiap karyawan dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada berhasil-tidaknya kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi dapat terwujud, apabila setiap karyawan merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi. Penggajian pegawai Gaji atau upah bagi karyawan merupakan kompensasi yang menentukan terwujudnya kelancaran dalam bekerja. Karyawan yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena itu, dalam prinsip penggajian harus dipikirkan bagaimana agar karyawan dapat bekerja dengan tenang. Sistem penggajian harus diperhitungkan agar menimbulkan kedisiplinan dan kegairahan kerja sehingga karyawan berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih besar. Prinsip more pay for more prestige (upah lebih untuk prestasi lebih), dan prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu diterapkan sebab apabila ada perbedaan akan menimbulkan kelesuan dalam bekerja dan mungkin akan menimbulkan tindakan tidak disiplin.
  18. 18. Pemusatan (Centralization) Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau manajer puncak. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari kesimpangsiuran wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authority) Hirarki (tingkatan) Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang terbesar yang berada pada manajer puncak dan seterusnya berurutan ke bawah. dengan adanya hirarki ini, maka setiap karyawan akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah. Ketertiban (Order) Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak ada orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam suatu pekerjaan dapat terwujud apabila seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh karena itu, ketertiban dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan. Keadilan dan kejujuran Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral karyawan dan tidak dapat dipisahkan. Keadilan dan kejujuran harus ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar. Manajer yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan keadilan dan kejujuran pada bawahannya. Stabilitas kondisi karyawan Dalam setiap kegiatan kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan lancar. Kestabilan karyawan terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya ketertiban dalam kegiatan. Manusia sebagai makhluk sosial yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan dan pikiran. Apabila keinginannya tidak terpenuhi, perasaan tertekan dan pikiran yang kacau akan menimbulkan goncangan dalam bekerja. Prakarsa (Inisiative) Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-beiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap prakarsa yang datang dari karyawan harus dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan terhadap prakarsa karyawan merupakan salah satu langkah untuk menolak
  19. 19. gairah kerja. Oleh karena itu, seorang manajer yang bijak akan menerima dengan senang hari prakarsa-prakarsa yang dilahirkan karyawannya. Semangat kesatuan dan semangat korps Setiap karyawan harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggungan sehingga menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap karyawan mempunyai kesadaran bahwa setiap karyawan berarti bagi karyawan lain dan karyawan lain sangat dibutuhkan oleh dirinya. Manajer yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat kesatuan (esprit de corp), sedangkan manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang kasar akan melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa bencana. Robert L.Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah: 1. Keterampilan konseptual (conceptional skill) manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja. 2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill) selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah. 3. Keterampilan teknis (technical skill) keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
  20. 20. SIKAP ILMIAH YANG HARUS DIMILIKI SEORANG MANAJER 1. Objektivitas Dalam satu peninjauan yang dipentingkan adalah objeknya. Faktor subjek dalam membuat deskripsi dan analisis harus dilepaskan jauh-jauh. 2. Serba relatif Seorang manajer sebaga ilmuwan harus menerima realitas perubahan, mungkin saja terjadi teori mereka digugurkan oleh teori-teori lain. 3. Skeptif Sikap untuk selalu ragu terhadap pertanyaan yang belum cukup kuat dasar pembuktiannya. Bahwa manajer sebagai ilmuwan harus selalu hati-hati, harus teliti dalam memberikan penilaian dan pernyataan ilmiah. 4. Kesabaran intelektual Mampu menahan diri dan kuat untuk tidak menyerah kepada tekanan dalam menyatakan suatu pendirian ilmiah karena memang belum selesai dan belum lengkap hasil yang dicapai. 5. Kesederhanaan Kesederhanaan dalam cara berpikir, cara menyatakan dan cara pembuktian. 6. Tidak memihak kepada etik Ilmu tidak memiliki tujuan dan tugas untuk membuat penilaian tentang hal yang baik dan buruk, melainkan hanya mengemukakan hal yang salah dan benar. PRINSIP PRINSIP SEORANG MANAGER Manajer dalam kedudukannya sebagai pengarah dan pengatur bawahan, dituntut untuk memiliki kharisma dan kekuasaan untuk dapat mengatur orang-orang yang dibawahinya. Namun, seorang manajer yang baik juga harus memiliki kemampuan mengelola diri pribadi sendiri sedemikian rupa sehingga tujuan bersama menjadi prioritas utama, di atas tujuan pribadi atau kelompoknya. Berikut adalah prinsip-prinsip yang harus dimiliki oleh seorang manajer: 1. Berprinsip Teguh dalam Tujuan, Luwes dalam Cara. Dalam ungkapan bahasa Latin, prinsip ini dikatakan, “Fortitier in Re, Suaviter in Modo.” Seorang manajer harus memiliki jiwa yang tegar, tegas namun luwes atau fleksibel. 2. Berprinsip Untuk Selalu Berdoa dan Bekerja Keras. Dalam ugkapan bahasa Latin disebut “Ora et Labora.” Seorang manajer memang wajib berusaha, akan tetapi ia perlu mengisi ruang spiritualnya untuk mengimbangi aksi fisik yang dilakukannya. 3. Berprinsip Untuk Menjunjung Tinggi Nilai Kejujuran. Kejujuran lebih berharga dibandingkan kekayaan finansial. Kejujuran membuat seorang manajer lebih berharga di mata bawahan dan sesama manajer. Kejujuran menghindarkan diri dari perbuatan yang merugikan pihak lain. Jika
  21. 21. yang bertindak tidak jujur itu seorang manajer, maka yang menjadi korban adalah bawahan dan organisasi yang ia kelola. 4. Berprinsip Mau Berkorban Untuk meraih keberhasilan. Dalam istilah bahasa Jawa kita mengenal “Jer basuki mawa beya”. Seorang manajer butuh pengorbanan waktu, pikiran, tenaga, dan modal. Akan tetapi, ia tidak boleh mengorbankan integritas, harga diri dan keluarga. 5. Berprinsip Melakukan Apa yang seharusnya dilakukan. Tindakan itu adalah mutlak dan merupakan realisasi dari rencana, konsep, rancangan, ide, dan prosedur. Sehebat apapun itu, jika tidak dilakukan tidak akan bermanfaat. 6. Berprinsip Untuk Efisiensi dalam Penggunaan Biaya. Efisiensi biaya dapat kita istilahkan sebagai “less is more” atau “less cost is more profit”. Efisiensi biaya bukan berarti mengorbankan produktivitas dan kualitas pekerjaan. Di sini kemampuan analisis dan desain proses atau sistem sangat berperan. 7. Berprinsip Untuk Tidak Menunda Pekerjaan. “Do it now!” Demikian himbauan kepada seorang manajer. Melakukan pekerjaan dengan tekat bulat dengan berpikir seolah-olah tidak akan ada hari esok. 8. Berprinsip Untuk Menghadirkan Ide dan Gagasan Terbaik. Namun ketidakhadiran gagasan terbaik bukanlah penghalang bagi manajer untuk membuat keputusan. Pertimbangkan waktu, tenaga, dan biaya. 9. Berprinsip untuk Bersikap tegas dan Bertanggungjawab . Tegas di sini merasa mantap terhadap apa yang dirasakan. Seorang manajer tidak boleh menunjukkan keraguan dalam mengambil keputusan atau bertindak. Jika ia berani, maka jangan takut; namun jika takut, jangan beraniberani. 10. Berprinsip untuk “Small is beautiful, big is powerful.” Jika anda bekerja di perusahaan kecil, janganlah berkecil hati. Anda justru dapat mengoptimalkan pemanfaatan kemampuan yang Anda miliki. Ketika hasil kerja beranjak terlihat dan Anda menjadi “Besar” maka sadarilah itu dan jangan ragu untuk melangkah.
  22. 22. 11. Berprinsip untuk Selalu Sadar dengan Realitas yang terjadi. Istilah lainnya “que sera sera”, yang artinya “apa yang akan terjadi, terjadilah.” Seorang manajer harus berhatihati terhadap sikap pasrah. Sikap ini mengandung dua art: baik dan tidak baik. Pada prinsipnya, manajer harus berbuat yang terbaik sebelum menyatakan “que sera sera.” KEMAMPUAN YANG HARUS DIMILIKI OLEH SEORANG MANAGER Mungkin sebagian orang akan mengidentikan manager sebagai pemimpin, pengelola, atau atasan dalam sebuah perusahaan. Untuk mengetahui kemampuan apa saja yang harus dimiliki oleh seorang manager, kita akan mendefinisikan terlebih dahulu apa pengertian manager. Manager adalah orang yang melakukan serangkaian aktivitas yang digunakan untuk mengelola sumber daya (resource) untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi ada tiga kata kunci yang harus diingat ketika berbicara tentang manager yaitu aktivitas, mengelola sumber daya, dan tujuan. BEBERAPA PENDEKATAN TENTANG MANAJER 1. Pendekatan tingkatan dan tugas-tugas manajer Tingkat manajer yang terdapat dalam suatu perusahaan dikelompokkan atas 3 kelompok, yaitu Top manager (manajer puncak), Middle manager (manajer menengah), dan lower manager (manajer terendah). Pada dasarnya tugas-tugas manajer pada semua tingkatan itu sama dalam proses manajemen, yakni membenahi semua fungsi manajemen dengan baik, supaya tujuan optimal dapat dicapai. 2. Pendekatan luas peekrjaan manajer Luas pekerjaan manajer meliputi masalah “internal dan eksternal” perusahaan yang dipimpinnya. Masalah internal perusahaan harus dibenahi dengan baik, supaya semua potensi perusahaan lebih berdaya gunad an berhasil guna dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Masalah eksternal perusahaan harus diperhitungkan, diamati dan dimplikasikan mengenai kondisi-kondisi yang mendukung dan menghambat tercapainya tujuan perusahaan, seperti tingkat persaingan, peraturan pemerintah, situasi perekonomian nasional dan internasional. Semakin tinggi kedudukan seorang manajer maka skop tugasnya akan semakin luas (internal dan eksternal), sebaliknya manajer yang kedudukannnya lebih rendah skop tugasnya lebih banyak untuk membenahi tugas-tugas internal perusahaan. Manajer adalah intisari manajemen dan titik sentral dari semua aktifitas yang akan dikerjakan dalam memncapai tujuan.
  23. 23. 3. Pendekatan sifat kerja manajer Kerja adalah sejumlah aktivitas fisik dan pikiran yang dilakukan seseorang dalam mengerjakan suatu pekerjaan. Dalam melakukan pekerjaan seseorang harus mengorbankan daya fisik dan daya pikirnya supaya iad apat mengerjakan tugas-tugasnya. Kerja daya fisik hasilnya konkret, sedang kerja daya pikir (mental) hasilnya abstrak. Sifat kerja manajer dibedakan atas “kerja fisik dan kerja pikir”. Manajer dalam suatu perusahaan dikelompokkan atas tiga tingkatan yaitu top manager, middle manager dan lower manager. 4. Pendekatan sifat-sifat seorang manajer Sifat-sifat manajer/pemimpin yang akan berhasil dalam tugasnya ditentukan dengan 2 cara: a. Cara Deduktif Menurut cara ini sifat-sifat dan cirimanajer ditentukan berdasarkan hasil analisis jabatan (job analysis). Karena dengan analisis jabatan akan diketahui tugas-tugas dan tanggung jawab (job description) dan kualifikasi-kualifikasi dari manajer yang akan menjabat jabatan tersebut. Cara ini disebut cara deduktif, karena dengan penganalisisan jabatan itu dapat direduksi factor-faktor yang secara logis dapat memudahkan fungsi-fungsi manajer dengan hasil baik. b. Cara Induktif Menurut cara ini sifat dan ciri-ciri manajer ditentukan dengan mencari sifat dan ciri-ciri khusus sejumlah manajer yang telah sukses. Sifat dan ciri-ciri khsus para manajer yang sukses inilah yang kemudian dijadikan sifat dan ciri-ciri bagi seorang manajer. Cara induktif ini akan memungkinkan mamnajer berhasil dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Penentuan sifat dan kualifikasi-kualifikasi manajer sangat membantu untuk memilih manajer/pemimpin yang baik. TUJUAN DAN FUNGSI ORGANISASI Sebelum menentukan tujuan-tujuan terlebih dahulu harus menetapkan misi organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi, misi organisasi adalah maksud khas dan mendasar yang membedakan organisasi. Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi untuk dicapai diwaktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi.
  24. 24. Fungsi tujuan organisasi : 1. pedoman bagi kegiatan, melalui penggambaran hasil akhir diwaktu yang akan datang. Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus atau tidak dilakukan. 2. sumber legitimasi, melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya. Akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan sekitarnya. 3. standar pelaksanaan, memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi organisasi). 4. sumber motivasi, karena sering memberikan insentif bagi para anggota. 5. dasar rasional pengorganisasian, karena antara tujuan dan struktur organisasi saling berinteraksi dalam kegiatankegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi perumusan strategi organisasi sering juga digunakan istilah “grand strategy”, termasuk diantaranya adalah perumusan visi, misi, tujuan (objective), kebijakan (policy), dan strategi, serta perencanaan tentang bagaimana pengorganisasian (organization planning) seluruh kegiatan dalam menjalankan strategi tersebut. Organization planning memberikan arah kepada setiap awak organisasi, kemana organisasi akan dibawa ke masa yang akan datang. Ditinjau secara hirarki, fungsi ini berada pada tingkatan tertinggi. prosesnya memerlukan pemahaman yang mendalam serta analisis yang cermat dan cerdas tentang berbagai perkembangan kondisi lingkungan strategik, seperti perkembangan teknologi, ekonomi sosial budaya, politik, bahkan bagi beberapa organisasi diperlukan kajian tentang sejarah masa lalu. Permasalahan yang dihadapi sangat kompleks dan dinamis, sehingga penuh ketidak pastian, namun harus dapat dikenali secara cerdas untuk mengurangi tingkat ketidakpastian tadi. Untuk itu diperlukan personil yang memiliki daya abstraksi kuat, kemampuan yang solid dalam melakukan analisis terhadap perkembangan lingkungan strategik, serta melakukan sintesa terhadap perkembangan iptek. Tujuan utama dari penyelengaraan ini adalah tercapainya tujuan secara efektif. FUNGSI TUJUAN ORGANISASI 1. pedoman bagi kegiatan, melalui penggambaran hasil akhir diwaktu yang akan datang. Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus atau tidak dilakukan. 2. sumber legitimasi, melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya. Akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan sekitarnya. 3. standar pelaksanaan, memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi organisasi). 4. sumber motivasi, karena sering memberikan insentif bagi para anggota. 5. dasar rasional pengorganisasian, karena antara tujuan dan struktur organisasi saling berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.
  25. 25. PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI Definisi Tujuan Suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai Menurut A. Etzioni , “ Modern Organization “ “ Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan “ dan sebagai ” pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang dimana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya” Unsur penting tujuan : 1. Hasil akhir yang diingikan di waktu mendatang 2. Usaha-usaha atau kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan. Tujuan terdiri : 1. Tujuan umum/khusus = Tujuan strategic 2. Tujuan akhir/antara Faktor yang mempengaruhi proses penetapan tujuan strategic 1. Misi dasar organisasi 2. nilai-nilai yang dipegang manajer 3. Kekuatan dan kelemahan organisasi 4. Data kesempatan dan ancaman lingkungan organisasi 5. Dasar rasional pengorganisasian
  26. 26. Klasifikasi Tujuan Menurut C. Perrow ; Organizational Analysis , klasifikasi tujuan dari sudut pandang mereka yang berkepentingan, terdiri dari : 1. Tujuan kemasyarakatan (Societal goals) 2. Tujuan keluaran (Output goals) 3. Tujuan sistem (System goals) 4. Tujuan produk (Product goals) 5. Tujuan turunan (Derived goals) Perrow menekankan bahwa, Organisasi mempunyai : Tujuan berganda yang sering bersaing Tujuan yang kadang-kadang bertentangan Tujuan yang tidak saling berpisah Bidang – Bidang Tujuan Peter F. Drucker, The practice of management, bidang pokok perusahaan harus menetapkan tujuan : 1. Posisi pasar 5. Inovasi 2. Produktifitas 6. Prestasi dan pengembangan manajer 3. Sumber daya phisik dan keuangan 7. Prestasi dan sikap karyawan 4. Profitabilitas 8. Tanggung jawab social dan publik Perumusan Tujuan Konsepsi tujuan = Proses tawar menawar = Rumusan tujuan.
  27. 27. Perumusan tujuan yang efektif : 1. Melibatkan individu-individu yang bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan 2. Manajer puncak bertanggung jawab menurunkan tujuan-tujuan pada level bawah 3. Tujuan harus realistic dan selaras dengan lingkungan internal dan eksternal. 4. Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang para anggota organisasi 5. Tujuan umum dinyatakan secara sederhana, mudah dipahami dan diingat oleh para pelaksana 6. Tujuan fungsional harus konsisten dengan tujuan umum 7. Manajemen harus meninjau kembali tujuan yang telah ditetapkan, dan merubah dan memperbaiki sesuai dengan perkembangan lingkungan Proses Penetapan Tujuan John A. Pearce II dan Richard B. Robinson, Strategic management : Strategy formulation and implementation, unsur dasar penetapan tujuan : 1. Barang dan jasa dapat memberikan manfaat. 2. Barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen 3. Teknologi digunakan dalam proses produksi (menekan biaya dan kualitas bersaing) 4. Kerja keras dan dukungan sumber daya dapat meningkatkan pertumbuhan organisasi dan meningkatkan laba. 5. Pelayanan manajemen dapat memberikan public image 6. Dengan konsep diri yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham Teori Dan Aliran Manajemen Mempelajari teori manajemen membatu kita menjadi seorang manajer yang efektif dalam mengelola organisasi yang semakin kompleks dewasa ini. Manajemen merupakan disiplin ilmu yang berfokus pada hasil yang mudah dilaksanakan. Teori adalah kumpulan prinsip yang disusun secara sistematis. Sedangkan konsep adalah simbol yang dipakai untuk menjelaskan pengertian tertentu dalam teori. Paling tidak ada 4 (empat) alasan mempelajari teori manajemen antara lain :
  28. 28. 1) Teori mengarahkan keputusan Manajemen. Mempelajari teori membantu mamahamiproses yang pokok dan dapat memilih suatu tindakan yang efektif. Pada hakikatnya suatu teori merupakan kelompok asumsi-asumsi yang koheren/ logis, yang menjelaskan antara dua atau lebih fakta yang dapat di observasi. Teori yang absah, dapat memprediksi apa yang akan terjadi pada situasi tertentu. Dengan pengetahuan ini, dapat menerapkan teori manajemen yang berbeda terhadap situasi yang berbeda. 2) Teori membentuk pandangan kita mengenai organisasi. Mempelajari teori manajemen juga memberi petunjuk kepada kita dimana kita mendapatkan beberapa ide mengenai organisasi dan manusia didalamnya. 3) Teori membuat kita sadar mengenai lingkungan usaha. Dengan mempelajari teori, kita dapat melihat bahwa setiap teori adalah hasil dari lingkungannya – social, ekonomi, politik dan kekuatan teknologi yang ada pada waktu dan tempat terjadinya peristiwa tertentu. Pengetahuan ini akan membantu kita memehami apa sebabnya teori tertentu cocok terhadap keadaan yang berbeda. 4) Teori merupakan suatu sumber ide baru. Teori memungkinkan kita pada suatu kesempatan mengambil pandangan yang berbeda dari situasi sehari-hari. Pendekatan “electic”, yaitu praktek meminjam prinsip-prinsip dari teori yang berbeda, seperti yang diperlukan oleh keadaan “State of the Art” dalam teori dan praktek manajemen. TEORI MANAJEMEN MODERN Dalam kegiatan suatu peusahaan,individu dituntut agar dapat bekerja sama untuk mengatur,merencanakan dan mengevaluasi tujuan kerja,hingga terbentuklah sitem manajemen berlandaskan ilmu dan teori manajemen yang memberikan pendekatan atau tata cara meneliti,menganalisis,dan memecahkan masalah perusahaan Pengembangan dalam hal ini dibutuhkan teori-teori manajemen yang tepat dengan seiring berkembangnya zaman dan juga perubahan kebutuhan yang serba canggih,praktis dan efesien maka,menurut analisa saya teori yang tepat adalah ''TEORI MANAJEMEN MODERN'' Teori manajemen modern atau sering disebut teori analisa sistem atau teori terbuka,merupakan paduan atau penyempurna lanjutan antara teori klasik dan neoklasik,dimana,pada teori ini lebih menekan pada perpaduan dan perancangan hingga kegiatan terlihat lebih menyeluruh dengan kesatuan organisasi yang saling bergantung,Didalam teori ini organisasi bukan sistem tertutup melainkan sistem terbuka yang berkaitan langsuang dengan lingkungan,,Teori modern sedikat berkembang karna lebih dinamis,komplek,multilevel,multidimensi Dan mengapa teori ini sangat mendukung??? Karna teori ini bukan hanya teori mengenai struktur pengorganisasian tetapi way of thinking atau cara berfikir mengenai organisasi,cara melihat dan menganalisis secara lebih tepat dan mendalam,melalui keteraturan atau regularitas prilaku organisasi yang hanya berlaku untuk suatu lingkungan atau kondisi tertentu Selain itu organisasi dan lingkungan yang berhubungan erat sangat menunjang berlangsungnya perusahaan efektif dengan dilakukannya pengawasan sesuai situasi perkembangan manajemen yang terjadi dan harus mengenali manajemen mengenai sasaran dan proses perkembangan teori managemen dan prinsip manajemen itu sendiri
  29. 29. oleh sebab itu dibutuhkannya interaksi atau kontak langsung dengan mempelajari,beradaptasi,dan menguasai lingkungan,banyak perusahaan mengaplikasikan teori ini,seperti dalam penganggaran modal, maka,pencapaian tujuan bersama organisasi dapat terakomodir hingga diharapkan kepuasan dapat dicapai untuk masing masing anggota dan suatu organisasi atau perusahaan dengan menerapkan teori manajemen modern TEORI HUBUNGAN MANUSIAWI Teori ini dikemukakan oleh Elton Mayo. Teori ini termasuk penemuan besar pada awal tahun 1950-an. Hasil terpenting terjadi selama eksperimaen penerangan lampu. Semula, para peneliti menganggap bahwa semakin baik penerangan, semakin tinggi hasil pekerja. Maka, mereka memutuskan untuk mengadakan suatu ruangan eksperimen dengan berbagai kondisi penerangan dan suatu ruangan kontrol dengan kondisi cahaya yang konstan. Dua kelompok pekerja dipilih untuk melakukan pekerjaan mereka di dua tempat yang berbeda. Melalui suatu periode waktu penerangan di ruangan eksperimen ditambah hingga intensitas yang menyilaukan dan kemudian dikurangi hingga tingkat di mana cahaya tidak ada. Hasilnya adalah sebagai berikut: Ketika banyaknya penerangan bertambah, bertambah juga efisiensi pekerja di ruangan eksperimen; tetapi, efisiensi pekerja di ruangan kontrol juga bertambah. Ketika cahaya berkurang di ruangan tes, efisiensi kelompok tes dan juga kelompok kontrol bertambah dengan perlahan tetapi mantap. Ketika penerangan setaraf dengan penerangan tiga lilin di ruangan tes, para operator memprotes, mengatakan bahwa mereka hampir tidak dapat melihat apa yang sedang mereka lakukan; pada saat itu angka produksi berkurang. Hingga saat itu para pekeija dapat mempertahankan efisiensi meskipun terdapat hambatan. Hasil eksperimen penerangan cahaya membangkitkan minat para peneliti, juga minat terhadap manajemen. Maka, dari tahun 1927 hingga 1929, sebuah tim peneliti terkemuka mengukur pengaruh dan berbagai kondisi kerja terhadap produktivitas pegawai. Hasilnya juga sesuai dengan eksperimen penerangan, terlepas dari kondisi-kondisi kerja, produksi bertambah. Para peneliti berkesimpulan bahwa hasil yang luar biasa bahkan menakjubkan itu terjadi karena enam orang dalam ruang eksperimen itu menjadi sebuah tim, yang hubungan anggota-anggotanya dalam kelompok berperan lebih penting dalam meningkatkan moral dan produktivitas mereka terlepas dan apakah kondisikondisi kerja tersebut baik atau buruk. Para peneliti juga berkesimpulan bahwa para operator tidak mengetahui mengapa mereka dapat bekerja lebih produktif di ruangan tes, namun ada feeling memang bahwa “hasil yang lebih baik berkaitan dengan kondisi-kondisi kerja yang lebih menyenangkan, lebih bebas dan lebih membahagiakan”. Dua kesimpulan yang berkembang dan studi Hawthorne tersebut sering disebut Efek Hawthorne (The Hawthorne Effect): (1) Perhatian terhadap orang-orang boleh jadi mengubah sikap dan perilaku mereka. (2) Moral dan produktivitas dapat meningkat apabila para pegawai mempunyai kesempatan untuk berinteraksi satu san-ia lainnya. Mayo, kemudian (1945) menulis suatu ulasan mengenai minat para spesialis komunikasi terhadap analisis organisasi:Suatu kritik terhadap pergerakan hubungan manusiawi menyatakan bahwa pergerakan ini terlalu asyik dengan orang-orang dan hubungan- hubungan mereka dan mengabaikan keseluruhan sumber daya organisasi dan anggota-anggotanya. Suatu keinginan memberikan respons terhadap kebutuhan-kebutuhan pribadi dan organisasi teiah menjadi suatu konsekuensi yang signifikan dari dasar-dasar yang telah diletakkan teoritisi terdahulu mengenai perilaku. Dewasa mi terdapat perbedaan yang penting antara pengembangan hubungan manusiawi yang baik dan pengembangan
  30. 30. sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Komunikasi organisasi mencoba memberikan latar belakang guna mengembangkan kualitas sumber daya manusia dalam suatu organisasi, tidak hanya mengembangkan kualitas hubungan manusiawi. HUMAN BEHAVIOR (ALIRAN HUBUNGAN MANUSIAWI) Aliran ini memandang organisasi pada hakikatnya adalah orang. Aliran klasik dianggap kurang lengkap karena tidak mewujudkan efisiensi produksi yang sempurna dan keharmonisan di tempat kerja. Pelopor aliran ini yaitu: 1. Hugo Munsterberg (1863-1916) Munsterberg disebut sebagai Bapak Psikologi Industri. Sumbangannya berupa pemanfaatan psikologi untuk membantu peningkatan produksi. Munsterberg menyarankan 3 cara untuk meningkatkan produktivitas yaitu: mendapatkan karyawan terbaik, menciptakan kondisi kerja terbaik, dan menggunakan pengaruh psikologis dalam memotivasi. 2. Elton Mayo (1880-1949) Ia terkenal dengan eksperimen tentang perilaku manusia dalam situasi kerja. Eksperimen ini disimpulkan bahwa perhatian khusus dapat menyebabkan seseorang meningkatkan usahanya, sedang rangsangan uang tidak menyebabkan membaiknya produktivitas. Kelemahan temuan Mayo ditunjukkan oleh orang-orang yang beranggapan kepuasan karyawan bersifat kompleks. Sumbangan Aliran Hubungan Manusiawi (Human Behavior) Aliran hubungan manusiawi menyadarkan pentingnya kebutuhan sosial. Aliran ini mempelopori studi baru dalam bidang dinamika kelompok, di mana perhatian ditunjukkan tidak hanya pada individu, tetapi juga pada proses dan dinamika kelompok. Keterbatasan Aliran Perilaku/Human Behavior/Behaviour School Disain, metoda dan analisis penelitian Mayo sampai saat ini masih menjadi kontaversi. Konsep manusia sosial yang dikembangkan ternyata tidak menjelaskan sepenuhnya perilaku manusia. Usaha perbaikan-perbaikan kondisi kerja ternyata tidak mampu menaikan prestasi kerja. Aliran hubungan manusia belum mampu melakukan prediksi perilaku manusia dengan akurat karena faktor sosial merupakan hasil emosi manusia yang lebih sulit diukur.
  31. 31. CLASSICAL ORGANIZATION THEORY (TEORI ORGANISASI KLASIK) 1. Henry Fayol (1841-1925) Sumbangan terbesar dari Fayol adalah pandangannya yang menyatakan bahwa manajemen itu bukanlah keterampilan pribadi, tetapi merupakan satu keterampilan yang dapat diajarkan. Fayol membagi kegiatan dan operasi perusahaan ke dalam 6 macam yaitu: teknis, perdagangan, keuangan, keamanan, akuntansi, dan manajerial. Fayol memberi perhatian utama pada kegiatan manajerial. Fayol menyusun 14 macam prinsip manajemen sebagai berikut : pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, kesatuan komando, kesatuan pengarahan, pengutamaan kepentingan umum daripada pribadi, pemberian upah karyawan, sentralisasi, rantai skalar, tata tertib, keadilan, kestabilan staf, inisiatif, dan semangat kelompok. 2. James D. Money Eksekutif General Motor ini, mengategorikan prinsip-prinsip dasar manajemen tertentu. Empat kaidah dasar yang perlu diperhatikan untuk merancang organisasi, yaitu: koordinasi, prinsip hierarki, prinsip fungsional, dan prinsip staf. 3. Max Weber (1864-1920) Max Weber mengembangkan teori “Manajemen Birokrasi”. Ia menekankan pada kebutuhan akan penetapan hierarki yang sempurna ditentukan oleh penetapan peraturan dan garis wewenang yang jelas. 4. Mary Parker Follett (1868-1933) Follett, ahli ilmu pengetahuan sosial pertama yang menerapkan psikologi pada perusahaan, industri dan pemerintah. Dia menulis tentang kreatifitas, kerjasama antarmanajer dan bawahan, koordinasi dan pemecahan konflik. Dia menganjurkan suatu pola organisasi yang ideal di mana manajer mencapai koordinasi melalui komunikasi yang terkendali dengan para karyawan. 5. Oliver Sheldon (1894-1951) Sheldon menggabungkan nilai-nilai efisiensi manajemen ilmiah dengan etika pelayanan kepada masyarakat sesuai 3 buah prinsip yaitu : 1. Kebijakan, keadaan dan metode industri harus sejalan dengan kesejahteraan masyarakat. 2. Manajemen harus mampu menafsirkan sanksi moral tertinggi masyarakat. 3. Manajemen harus mengambil prakarsa guna meningkatkan standar etika yang umum dan konsep keadilan sosial. 6. Chester I. Barnard (1886-1961) Bernard merumuskan teori-teori tentang kehidupan organisasi. Manusia masuk organisasi karena ingin mencapai tujuan pribadinya melalui pencapaian tujuan organisasi yang tak mungkin dicapai sendiri. Tesis sentralnya adalah per-
  32. 32. usahaan akan berjalan efisien dan hidup terus, apabila dapat menyeimbangkan pencapaian tujuan dan kebutuhan individu. Sumbangan Teori Organisasi Klasik. 1. Keterampilan manajerial dapat diterapkan pada semua jenis kelompok kegiatan, jika hal lainnya tetap. 2. Beberapa prinsip yang mendasari perilaku manajerial yang efektif dan dapat diajarkan, memberikan hal-hal praktis yang dapat diterapkan. 3. Pandangan yang membuat para manajer waspada akan masalah-masalah mendasar yang mungkin mereka temui dalam setiap organisasi. Keterbatasan Teori Organisasi Klasik 1. Teori ini dipandang tidak semuanya cocok untuk masa kini. 2. Prinsip-prinsip aliran ini hanya tepat apabila organisasi berada dalam lingkungan yang stabil dan dapat diprediksi. 3. Prinsip-prinsip aliran ini terlalu umum untuk mengatasi masalah-masalah organisasi yang semakin kompleks dewasa ini. 4. Aliran ini tidak memberikan petunjuk dalam pengambilan keputus an tentang tentang prinsip mana yang harus dipilih sebagai patokan. SCIENTIFIC MANAGEMENT (MANAJEMEN ILMIAH) 1. Frederick Winslow Taylor (1856-1915) Taylor terkenal dengan rencana pengupahan yang merangsang “ differential rate system”, yang menghasilkan turunnya biaya dan meningkatnya produktivitas, mutu, pendapatan pekerja dan semangat kerja karyawan. Ia terkenal dengan gerakan efisiensi kerja. Empat prinsip dasar Taylor yaitu : 1. Pengembangan manajemen ilmiah yang benar dapat digunakan untuk menentukan metode terbaik untuk menjalankan setiap tugas. 2. Seleksi karyawan dengan cara ilmiah, karyawan diberi tanggung jawab atas tugas yang sesuai dengan keterampilannya. 3. Hubungan kerjasama yang erat antara manajemen dan Karyawan. 4. Pendidikan dan pengembangan karyawan dengan cara ilmiah. 2. Henry L. Gantt (1861-1919) Gantt mempertimbangkan kembali sistem perangsang Taylor, dengan memperkenalkan sistem bonus harian dan bonus ekstra untuk para mandor. Dia juga memperkenalkan system “ Charting” yang terkenal dengan “Gantt Chart” yang memuat jadwal kegiatan produksi karyawan supaya tidak terjadi pemborosan. Setiap kemajuan karyawan dicatat pada
  33. 33. kartu pribadi, untuk menilai pekerjaan mereka. Gantt menekankan pentingnya mengembankan minat timbal balik antara manajemen dan karyawan, yaitu kerjasama yang harmonis. 3. The Gilbreths (Frank B. Gilbreth dan Lilian Gilbreth) Konsep Gilbreth: gerakan dan kelelahan saling berkaitan. Setiap langkah yang dapat menghasilkan gerak dapat mengurangi kelelahan, hal ini dapat meningkatkan semangat karyawan. Pasangan ini juga terkenal dengan konsep “Three position plan of promotion” (Rencana tiga kedudukan untuk suatu promosi), Menurut konsep ini setiap karyawan memiliki tiga peran yaitu sebagai pelaku, pelajar dan pelatih yang senantiasa mencari kesempatan baru. Pada saat yang sama karyawan melakukan pekerjaan saat ini, ia juga mempersiapkan diri untuk jabatan yang lebih tinggi dan sekaligus melatih penggantinya (be a doer, a learner and teacher). Dalam menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah, harus memandang para karyawan dan mengerti kepribadian serta kebutuhan mereka. Sumbangan Teori Manajemen Ilmiah 1. Metode-metode yang dikembangkan dapat diterapkan pada berbagai kegiatan organisasi. 2. Teknik-teknik efisiensi (studi gerak dan waktu) telah menyadarkan para manajer bahwa gerak fisik dan alat yang digunakan dalam menjalankan tugas dapat menjadi efisien. 3. Penekanan pada seleksi dan pengembangan karyawan dengan cara ilmiah menunjukkan pentingnya kemampuan dan faktor pelatihan dalam meningkatkan efektivitas kerja seorang karyawan. 4. Manajemen ilmiah yang menekankan pentingnya rancangan kerja mendorong manajer mencari cara terbaik untuk pelaksanaan tugas. 5. Manajemen ilmiah tidak hanya mengembangkan pendekatan rasional dalam memecahkan masalah organisasi, tetapi lebih dari itu manajemen ilmiah menunjukan jalan kearah profesionalisasi manajemen. Keterbatasan Teori Manajemen Ilmiah 1. 2. 3. 4. Peningkatan produksi tidak disertai dengan peningkatan pendapatan. Upah yang tinggi dan kondisi kerja yang baik bukan hanya disebabkan oleh peningkatan laba perusahaan. Hubungan manajemen dan karyawan tetap jauh. Memandang manusia sebagai sesuatu yang rasional, yang hanya dapat dimotivasi dengan pemuasan kebutuhan ekonomi dan fisik. Aliran ini tidak memandang kebutuhan sosial karyawan. Dengan kata lain, aliran ini mengabaikan frustasi dan ketegangan yang akan dialami karyawan apabila mereka tidak dapat memenuhi kebutuhan sosial mereka. 5. Mengabaikan kebutuhan manusia untuk mendapatkan kepuasan dari hasil kerjanya. THE CLASSICAL MANAGEMENT THEORIES (TEORI MANAJEMEN KLASIK) Sebelum zaman manajemen ilmiah muncul, telah terjadi revolusi industri di Inggris pada abad ke 19 (tahun 1800-an). Beberapa tokoh yang mempunyai perhatian terhadap masalah-masalah manajemen akibat timbulnya revolusi industri itu adalah :
  34. 34. 1. James Watt J dan Mathew Robinson Boulton Teknik manajerial yang dikembangkan kedua orang itu antara lain: penelitian dan peramalan pasar, perencanaan produksi, skema mesin, yang direncanakan sesuai dengan tuntutan proses pekerjaan, standar produksi dan standarisasi komponen produksi. Dalam bidang akuntansi dan biaya, mereka mengembangkan catatan-catatan statistik yang rinci dan memajukan sistem pengendalian. Dalam bidang SDM, mereka mengembangkan pelatihan karyawan, program pengembangan eksekutif, penelitian kerja, program kesejahteraan, dll. 2. Robert Owen (1771-1858) Permulaan tahun 1800-an, awal revolusi industri Robert Owen, seorang Manajer Pabrik Pemintalan Kapas di New Lanark, Skotlandia. Owen menekankan pentingnya unsur manusia dalam produksi. Pada zaman Owen ini terdapat praktik-praktik mempekerjakan anak-anak usia 5 atau 6 tahun dari standar 13 jam per hari. Karena jasanya ini beliau disebut sebagai “Bapak Manajemen Personalia Modern”. 3. Charles Babbage (1792 – 1871) Pada tahun 1822 Charles Babbage menemukan Kalkulator mekanis, yang disebut Difference Machine (Mesin penambah dan pengurang). Prinsip-prinsip dasarnya digunakan pada mesin-mesin hitung hampir seabad kemudian, kalkulator yang kini kita kenal. Babbage menyusun sebuah mesin analitis pada tahun 1833, yaitu sebuah komputer yang otomatis dan mempunyai segala unsur dasar komputer modern, sehingga beliau dinamakan Sejarah Perkembangan teori Manajemen PERIODE WAKTU ALIRAN MANAJEMEN KONSTRIBUTOR Frederick W Taylor, Frank & Lilian Gilbert, Henry Gantt, Harington Emerson 1870 – 1930 Manajemen Ilmiah (Scientific Management) 1900 – 1940 Teori Organisasi Klasik (Classical organization Henry Fayol, Jame D. Mooney, Mary Parker Follett, Herbert Simon, Theory) Chester I Bernard, Max Weber 1930 – 1940 Aliran Perilaku (Behavior school) atau Neo Klasik Hawthorne Studies, Elton Mayo, Fritz Roethlisberger, Hugo Munsterberg 1940 – SEKARANG Abraham Maslow, Chris Argyris, Douglas McGregor, Edgar Schien, Aliran Ilmu Manajemen/Manajemen Modern David McCleland, Robert Blake & Jane Mouton, Ernest Dale, Peter (Management science school) Drucker,dsb serta ahli-ahli operation research (manajement science) TEORI MANAJEMEN ILMIAH Fokusnya adalah tugas dari pegawai perindividu Frederich W.Taylor(1856.-1915)
  35. 35. Beliau adalah seorang mandor pada perusahaan baja Midvale Philadelphia.beliau adalah orang pertama yang mencurahkan perhatian kepada penggunaan tenaga kerja yang efisien,karena beliau tidak menyukai kinerja buruh yang kurang efisien. Tujuanya adalah menggunakan metode ilmiah guna menetapkan standar bagi penyempurnaan suatu tugas dengan cara terbaik.untuk mencapai tujuan ini,tekanan pekerjaan diorganisir sehingga setiap orang dibebani suatu standar pekerjaan yang dispealisasi tinggi,didasrkan atas metode penyempurnaan pekerjaan yang paling efisien dan penghargaan atas dasar pencapaian tugas. Frank Gilbert(1869-1924) dan Lilian Gilbert(1878-1972) Mereka berdua adalah suami istri dan juga insinyur industri.mereka berdua sangat berminat atas studi gerak dan waktu(time and motion study)dan penyederhanaan kerja(simplification order)Gilbert menemukan metode yang lebih efektif dan efisien didalam membuat suatu gedung/bangunan. Henry Gantt(1861-1919) Beliau asisten dari frederich w. taylor di Midvale dan Bethlehem steel.beliau mengembangkan dua teknik spesifik didalam memperbaiki hasil/produksi(output)pegawai yaitu: -metode bagan gantt(gantt chart) -sistem pengupahan -sistem penggajian supervisor Harrinton Emerson Beliau seorang konsultan manajemen,penganjur yang kuat didalam membuat perbedaan yang tegas antara peran lini dan peran staff didalam organisasi. TEORI ORGANISASI KLASIK Fokusnya adalah berkaitan dengan manajemen oeganisasi secara keseluruhan,perhatian atas kinerja individu di abaikan. Henry fayol(1841-1925) Henry fayol merupakan orang pertama yang mengindentifikasikan fungsi manajemen spesifik seperti planning,organization,actuating and controlling(POAC) Lyndal urwick(1891-1983) Pemikiran beliau adalah petunjuk umum tentang efektivitas guna memperbaiki efektivitas manajemen organisasi. Max Weber(1864-1920) Pemikiran beliau berkaitan dengan birokrasi yang meletakan dasar bagi teori organisasi modern. Cester barnard(1886-1961) Pemikirannya dituangkan didalam bukunya the function of executive,yakni konsep pengakuan otoritas.teori ini mempertahankan bawahan mempertimbangkan legitimasi pengarahan pengawas dan kemuduian memutuskan apakah akan mengikutinya atau menolaknya.bawahan seharusnya menolak jika legitimasi pengawas disalah gunakan dan menerimanya jika secara rasional dapat dipertanggung jawabkan. TEORI MANAJEMEN PERILAKU Merupakan teori yang menempatkan penekanan pada sikap individu dan perilaku pada proses kelompok.teori ini adalah praktik penerapan konsep psikologi terhadap tatana industri.
  36. 36. Hugo Munsterberg(1863-1916) Pemikiran beliau yang dituangkan dalam buku psicology and industrial efficiency,menyarankan agar psikologi dapat dijadikan kontribusi empiris untuk para manajer dalam kaitannya dengan bidang seleksi dan motivasi. Mary parker follett Beliau merasa bahwa organisasi sebaiknya lebih demokratis didalam mengakomodasikan pegawai dan manajer. Elton mayo Bahwa perilaku pegawai dapat direkayasa kearah produktivitas meningkat,menurun atau tetap. GERAKAN HUBUNGAN ANTAR MANUSIA(HUMAN RELATION MOVEMENT) Didalam teori gerakan hubungan antar manusia ditegaskan bahwa pegawai pada prinsipnya akan menanggapi/merespons hubungan social termasuk kondisi social,sentimen dan situasi hubungan antar pribadi didalam lingkungan kerja. Abraham maslow(1908-1970) Beliau adalah ahli manajemen yang mengajukan teori bahwa orang sangat dimotivasi(didorong) oleh serangkaian kebutuhan yang meliputi insentif keuangan ,pengakuan social,dan factor lainya.teori Abraham maslow ini dikenal dengan Hierarki kebutuhan. Douglas mcgregor(1906-1964) Douglas mcgregor mengembangkan lebih lanjut teori Abraham maslow,yang dikenal dengan teori Xdan Y. Teori X merupakan teori yang pesimis dan negative terhadap tenaga kerja dan teori ini sangat cocok dengan manajemen ilmiah.sedangkan teori Y sebaliknya berpandangan positif terhadap tenaga kerja dan mencerminkan asumsi yang mendukung teori hubungan antar manusia. Perilaku organisasi Para ahli manajemen kontemporer telah menyatakan bahwa banyak sekali pernyatann yang tegas dari teori hubungan antar manusia yang terlalu sederhana dan uraian yang kurang jelas mengenai perilaku organisasi Teori manajemen kuantitatif Teori manajemen kuantitatif memusatkan keoada pengambilan keputusan,efektivitas,dan efesiensi ekonomi,model matematika formal dan penggunaan computer,teori manajemen kuantitatif dibagi menjadi 3 bagian: 1.ilmu manajemen murni(management science)memusatkan perhatianya kepada pengembangan model matematika. 2. manajemen operasi(operation management)kurang bersifat matematis dibandingkan ilmu manajemen dan konsep ini lebih mengacu kepada situasi manajerial. 3. system informasi manajemen(management information system)merupakan system yang dirancang khusus untuk menyediakan informasi yang sistematis(tidak acak) bagi manajer didalam meleksanakan tugasnya. Perkembangan Teori Manajemen Masa Datang aliran manajemen yang telah diuraikan ternyata sampai sekarang terus berkembang. Aliran hubungan manusiawi dan ilmu manajemen memberikan pendekatan yang penting dalam meneliti, menganalisis dan memecahkan masalahmasalah manajemen. Demikian pula aliran klasik yang telah berkembang ke arah pemanfaatan hasilhasil penelitian dari aliran lain dan terus tumbuh menjadi pendekatan baru yang disebut pendekatan sistem dan kontingensi. Aliran klasik dikenal dengan pendekatan proses dan operasi manajemen. Dengan terjadinya proses perkembangan yang saling berkaitan di antara berbagai aliran ini, maka kemudian sudah sulit untuk terlalu membedakan dan memisahkan
  37. 37. antara aliran-aliran ini. Proses perkembangan teori manajemen terus berkembang hingga saat ini yang dilihat dari lima sisi yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. Dominan, yaitu aliran yang muncul karena adanya aliran lain. Pengkajian dari masingmasing aliran masih dirasakan bermanfaat bagi pengembangan teori manajemen. Divergensi, yaitu dimana ketiga aliran masing-masing berkembang sendiri-sendiri tanpa memanfaatkan pandangan aliran-aliran lainnya. Konvergensi, yang menampilkan aliran dalam satu bentuk yang sarna sehingga batas antara aliran menjadi kabur. Perkembangan seperti inilah yang sudah terjadi sekalipun bentuk pengembangannya tidak seimbang karena masih terlihat bentuk dominan dari satu rnazhab terhadap yang lain. Sintesis, berupa pengembangan menyeluruh yang lebih bersitat integrasi dari aliran-aliran seperti yang kemudian tampil dalam pendekatan sistem dan kontingensi. Proliferasi, merupakan bentuk perkembangan teori manajemen dengan munculnya teoriteori manajenlen yang baru yang memusatkan perhatian kepada satu permasalahan manajemen tertentu.

×