Suitable for Stage Manager

1. 1

2. 2
Suatu upacara, perjumpaan,
keramaian atau perhimpunan yang
dianjurkan secara rasmi atau tidak
rasmi oleh sesuatu pihak untuk
tujuan atau matlamat tertentu yang
dirancangkan, dengan penglibatan
dan penyertaan oleh pelbagai pihak
yang lain dan peserta yang ramai.
(RAMLAN ABDUL WAHAB, 2004)
DEFINISI

3. 3
Apa
masalah
kita hari
ini…?

4. i. MAJLIS PERSEKUTUAN
- Dibiayai Kerajaan Persekutuan
ii. MAJLIS NEGERI
- Dibiayai kerajaan negeri
iii. MAJLIS BERSAMA PERSEKUTUAN DAN
NEGERI
- Dianjur mengguna kewangan
bersama
DEFINISI

5. 5
MAJLIS RASMI DAN FORMAL
Majlis-majlis yang dianjurkan oleh atau
bagi pihak kerajaan dan kos penganjuran
dibiayai sepenuhnya oleh kerajaan dan
semua pihak perlu mematuhi peraturan
dan adat yg sepatutnya dalam majlis.
CONTOH : Perhimpunan Pagi, Mingguan,
Hari Anugerah Kecemerlangan,
Kejohanan Sukan Tahunan, Pameran
Kerjaya dan lain-lain.
KATEGORI MAJLIS

6. 6
MAJLIS RASMI TETAPI TIDAK
FORMAL
Majlis-majlis yg dianjurkan oleh atau bagi
pihak kerajaan dengan keseluruhan kos
penganjuran dan pelaksanaan dibiayai
sepenuhnya oleh kerajaan dan semua yg
terlibat tidak perlu mematuhi sepenuhnya
peraturan dan adat bagi majlis rasmi.
CONTOH
Jamuan Hari Guru, Hari Kantin dan lain-
lain.

7. 7
MAJLIS TIDAK RASMI TETAPI
FORMAL
Majlis-majlis yang dianjurkan oleh atau
bagi pihak swasta atau bukan kerajaan
dengan keseluruhan kos penganjuran dan
pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh
pihak penganjur tetapi semua yg terlibat
perlu mematuhi sepenuhnya peraturan
dan adat bagi majlis rasmi.
CONTOH
Mesyuarat Agung PIBG

8. 8
MAJLIS TIDAK RASMI DAN TIDAK
FORMAL
Majlis-majlis yang dianjurkan oleh atau
bagi pihak swasta atau bukan kerajaan
dengan keseluruhan kos penganjuran dan
pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh
pihak penganjur dan semua yg terlibat
tidak perlu mematuhi sepenuhnya
peraturan dan adat bagi majlis rasmi.
CONTOH
Sambutan Hari Keluarga, Persembahan
Aneka Ragam dan lain-lain.

9. 9

10. 10
PERINGKAT AWAL
(8 MINGGU SEBELUM MAJLIS ATAU LEBIH AWAL)
•Mesyuarat
•Menyediakan pembahagian tugas
•Senarai jemputan (senarai ringkas dan penuh)
•Cetak kad jemputan
•Menulis atau mencetak sampul surat
PERINGKAT PERTENGAHAN
•Menulis kad jemputan (5 minggu sebelum tarikh majlis)
•Pos kad (4 minggu sebelum tarikh)
•Sediakan buku atrucara
•Sediakan ucapan
•Telefon untuk dapatkan jawapan kehadiran
PERINGKAT AKHIR
•Raptai rangka
•Raptai penuh

11. 11
PERINGKAT AKHIR
• Raptai rangka
• Raptai penuh
• Periapan tempat
• Senarai penuh kehadiran tetamu
• Menulis nama kad tetamu yang hadir
• Pengesahan kehadiran VVIP
• Taklimat bagi penyambut tetamu
HARI SEBENAR
• Ketibaan petugas (3 jam sebelum tetamu)
• Ketibaan penyambut tetamu (3 jam sebelum
jemputan)
• Ketibaan pegawai (1 jam sebelum jemputan)
POST-MORTEM

12. 12
LANGKAH-LANGKAH
PENGENDALIAN MAJLIS

13. PERKARA-PERKARA PENTING
13
*Nama majlis atau program
*Tarikh
*Tempat
*VVIP / Perasmi
*Mesyuarat jawatankuasa induk
*Penubuhan jawatankuasa
*Pengisian majlis/aturcara
*Bajet
*Publisiti
*Post-mortem

14. 14
Semak kalendar - lihat tarikh-tarikh
penting. Contohnya - pastikan tidak jatuh
pada CUTI UMUM, MALAM NESFU SYAABAN,
MALAM JUMAAT dan lain-lain.
Elakkan HARI ISNIN PAGI ATAU RABU ATAU
JUMAAT pagi jika melibatkan menteri.
Lihat diari vip Kementerian – Menteri,
Timbalan Menteri dan KSU
Jika boleh tarikh yang dipilih hendaklah
cukup masa untuk persediaan - sekurang-
kurangnya sebulan.
TARIKH

15. 15
Pastikan terdapat kemudahan-kemudahan
yang diperlukan seperti:
*Dewan perasmian atau persidangan
*Bilik-bilik mesyuarat dan perbincangan
*Bilik urusetia, kesihatan, keselamatan
*Pentas
*Berhawa dingin
*Peralatan kerusi atau meja
TEMPAT

16. 16
*Dewan makan
*Pusat media
*Penginapan
*Pengangkutan
*Tempat-tempat rekreasi atau lawatan
*Kemudahan bersukan
*Alat siaraya dan lighting

17. 17
*Dapatkan cadangan nama daripada YB
Menteri atau KSU atau jawatankuasa induk
*Semak diari - tentative booking
*Draf surat jemputan kepada VVIP untuk YB
Menteri atau KSU tandatangan
*Pastikan mendapat jawapan bertulis
daripada VVIP berkaitan
*Hantar final program atau aturcara
*Dapatkan nombor kereta atau jadual
penerbangan dan lain- lain
VVIP ATAU PERASMI

18. 18
*Tentukan urusetia/setiausaha
*Pengerusi jawatankuasa induk keahlian
*Agenda mesyuarat
*Taklimat ringkas tentang majlis yang
akan diadakan
*Penentuan tema, logo, tentatif program
MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK

19. 19
*Urusetia
*Jawatankuasa kerja
*Jawatankuasa kecil cenderahati &
kewangan
*Jawatankuasa kecil jemputan,
sambutan dan protokol
*Jawatankuasa kecil logistik
*Jawatankuasa kecil perasmian dan
penutup
*Jawatankuasa publisiti/seranta
*Fungsi setiap jawatankuasa kecil
PENUBUHAN JAWATANKUASA KECIL

20. 20
ATURCARA
*Majlis perasmian
*Acara keseluruhan
*Majlis penutup
SENARAI SEMAK
*Aturcara pentadbiran
*Buku program
*Pengacara Majlis (MC) dan skrip
*Gimik
*persembahan – Raptai / Floor @ Stage
manager / pembantu
*Cenderahati/door gifts
PENGISIAN MAJLIS / ATURCARA

21. 21
LOGISTIK
*Floor plan
*Meja pendaftaran
*Backdrop / Kain Rentang
*Alatsiaraya & lighting
*Perhiasan pentas/dewan
*Mineral water
*Alas meja & bunga

22. 22

23. 23
JEMPUTAN, SAMBUTAN & PROTOKOL
•Kad jemputan
•Penyambut tetamu
•Senarai jemputan
•Pelan lantai
•Tagging - meja vvip/vip
CENDERAHATI/DOOR GIFTS
•Tetamu kehormat
•Semua tetamu
•Hadiah cabutan bertuah dan lain-lain
MAJLIS PERASMIAN / PENUTUP

24. www.protokol-malaysia.com

25. www.protokol-malaysia.com

26. 26
PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
BAGI PELBAGAI MAJLIS
LIMA LANGKAH (5) SENARAI JEMPUTAN
SENARAI RINGKAS
- Ikut kategori contoh Menteri, Pegawai kerajaan dan lain-
lain
SENARAI NAMA PENUH DAN LENGKAP
-Nama dan gelaran kebesarannya (jika ada)
-Nama isteri
-Jawatan atau pangkat
-Alamat pejabat
-No tel pejabat atau hp
-Alamat rumah
-Nama setiausaha
-Butir lain jika ada

27. 27
SENARAI KEUTAMAAN (PROTOKOL)
•Peringkat persekutuan disusun oleh bahagian
istiadat JPM
•Negeri disusun oleh unit protokol pejabat
Setiausaha Kerajaan Negeri
•Lain-lain sila rujuk agensi
SENARAI JAWAPAN
•Hadir atau tidak
•Seorang atau berdua
SENARAI KEHADIRAN
•Untuk kegunaan penyambut tetamu
•Kehadiran yang disahkan

28. 28
PERANAN PEGAWAI PROTOKOL
•Seorang yang tahu protokol
•Di istana negara Datuk Paduka Maharaja lela
dan pembantu istana
•Bahagian istiadat JPM
•Di negeri – di bawah Setiausaha Kerajaan
Negeri
•Kementerian Luar Negeri (bahagian protokol)

29. 29
PERANAN PEGAWAI PENGIRING
•Seorang yang tahu protokol dan etiket
•Mengetahui perjalanan majlis keseluruhannya
•Mengenali tetamu yang disangkutkan
kepadanya.
•Lebih muda, pergerakan pantas, gaya menarik,
tertib, sopan, cekap
•Mempunyai kualiti diri yang baik

30. 30
SUSUNAN
PROTOKOL

31. YANG BERHORMAT
•Menteri / Timbalan Menteri
•Ahli Dewan Rakyat (Ahli Parlimen)
•Ahli Dewan Negara (Senator)
•Ahli Dewan Undangan Negeri
•Setiausaha Kerajaan Negeri
•Pegawai Kewangan Negeri
•Penasihat Undang-undang Negeri

32. YANG AMAT BERBAHAGIA
•Isteri PM, Isteri TPM, Tun, Toh Puan, Isteri
MB/KM
YANG AMAT ARIF
•Ketua Hakim Negara
YANG BERBAHAGIA
•Ketua Polis Negara,
•Ketua Turus Angkatan Tentera
YANG ARIF
•Hakim Mahkamah
YANG BERBAHAGIA
•Ketua Polis Negeri

33. SAHIBUS SAMAHAH
•Mufti
SAHIBUL FATHILAH
•Kadi / Imam besar
YANG BERBAHAGIA
YANG BERHORMAT MULIA/ YANG MULIA
YANG DIHORMATKAN
•Orang Besar Daerah

34. 34
PERANAN PENYAMBUT TETAMU
•Mempunyai kriteria pemyambut tetamu yang
baik (perwatakan menarik, pakaian kemas dan
lain-lain)
•Mengetahui keseluruhan majlis
•Mengingati aturcara majlis
•Tahu susunan tempat duduk
•Kawasan yang diperuntukan
•Senarai tetamu
•Elak dari bermusuh dengan tetamu

35. 35
PERANAN PEGAWAI PERHUBUNGAN
•Tugas untuk sekumpulan orang
•Mengetahui perjalanan majlis keseluruhannya
•Mengenali tetamu jemputan keseluruhannya.
•Lebih muda, pergerakan pantas, gaya menarik,
tertib, sopan, cekap
•Mempunyai kualiti diri yang baik

36. 36
BAJET
*Mendapatkan cadangan bajet daripada
semua jawatankuasa
*Membentangkan cadangan bajet dalam
jawatankuasa induk
*Mendapatkan kelulusan pihak kabinet atau
pihak pengurusan kementerian atau
jabatan/agensi
*Pastikan semua pembelian mengikut
prosedur kewangan

37. 37
PUBLISITI / SERANTA
i) Hubungan Media
ii) TV / Radio
iii) Sisipan
iv) Program tv/radio
v) Siaran akhbar/persidangan akhbar
vi) Promo tv/radio
vii)Press kit
viii) Banner/bunting
ix) Pelan media

38. JAMUAN
i) Dewan/tempat
ii) Caterer/quotation
iii) Menu
iv) Konsep - seated/buffet
v) Food testing
vi) Kebersihan
vii) Pelayan

39. 39
POST-MORTEM
•Jawatankuasa induk
•Mengenal pasti kelemahan/masalah
•Cadangan pembaikan
•Bukan mencari kesalahan individu
•Penghargaan kepada semua ajk : jamuan
makan/sijil/cenderahati
•Memastikan semua perkhidmatan dibayar
pada waktu yang ditetapkan
•Penyediaan laporan kepada pengurusan

40. 40