1. MINIT MESYUARAT
PROGRAM INTERNATIONAL CULTURAL NIGHT BIL. 6/2014
KOLEJ IBU ZAIN
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA (UKM)
Tarikh : 26 November 2014
Masa : 9.00 malam
Tempat : Bilik Mesyuarat KIZ, UKM
Hadir:
1. Hew Huei Min Ketua Pengarah
2. Chia Yee Meen Timbalan Ketua Pengarah
3. Kong Ching Ting Setiausaha
4. Tan Jia Mei Bendahari
5. Ong Yi Min Ketua Penyelaras
6. Phe Yeong Kiang Penyelaras Program
7. Wong Cing Yii Penyelaras Protokol
8. Tracy Lau Fang Ting Penyelaras Protokol
9. Arnold Yamil Penyelaras Teknikal dan TTK
10. Shari L. Raji Penyelaras Teknikal dan TTK
11. Ooi Zhe Yong Ajk Teknikal dan TTK
12. Iswaran A/L Krishnan Ajk Teknikal dan TTK
13. Leow Cheok Yeow Penyelaras Pemasaran
14. Ramakrishnan A/L Ramachandran Penyelaras Pemasaran

2. 15. Saravanam A/L Sathiaseelan Ajk Pemasaran
16. Thessalonesa Anak Antija Penyelaras Pameran
17. Raman A/L Karuppiah Penyelaras Pameran
18. Kong Lie Mee Penyelaras Publisiti dan
Perhubungan Awan
19. Ang Min Zhee Ajk Publisiti dan
Perhubungan Awan
20. Koay Ivy Penyelaras Publisiti dan
Perhubungan Awan
21. Shaz’wani Afiqah Bt Shafe’i Penyelaras Jamuan
Turut Hadir:
1. En. Ong Chang Ee Felo
Tidak Hadir:
1. Nurul Zafirah Bt Amran Timbalan Setiausaha
2. Yeo Siew Ting Penyelaras Program
3. Nurul Zafirah Bt Zulkifli Ajk Program
4. Chen Jing Tyng Ajk Program
5. Go Pei Shan Ajk Protokol
6. Devakumar A/L Roopa Das Ajk Teknikal dan TTK
7. Nurul Ain Binti Omar Ajk Teknikal dan TTK

3. 8. Mizuki Hori Ajk Pameran
9. Wahidah Bt Abd Rahman Ajk Publisiti dan
Perhubungan Awan
10. Sameena Barvin Bt Mohamed Sickandar Ajk Jamuan
11. Fatin Zaynab Bt Faizol Azham Ajk Jamuan
1. ALU-ALUAN PENGARAH
Pengarah mengucapkan terima kasih kepada semua ahli jawatankuasa yang sudi
menghadirkan diri ke mesyuarat. Tujuan mesyuarat adalah untuk
membincangkan persiapan program International Cultural Night 2014 yang akan
diadakan pada 6 Disember 2014.
2. IDEA-IDEA YANG DIBINCANGKAN
2.1 Bahagian Protokol
2.1.1 Seorang calon pengacara majlis iaitu Devakumar Roopa Das telah
diganti oleh Justin, oleh itu, 3 orang pengacara majlis telah
ditentukan, iaitu 2 orang pengacara majlis formal (Sih Hui Woon
dan Asheeq Ali) dan 2 orang pengacara majlis tidak formal
(Asheeq Ali dan Justin).
2.1.2 3 orang usher sahaja yang telah ditentukan, akan menentukan 3
orang usher lagi secepat mungkin.
2.1.3 Kad jemputan dan surat jemputan perasmi telah dihasilkan, akan
diberi kepada semua VVIP dan VIP pada Khamis (27/11/14).
2.1.4 Skrip pengacara majlis, salutasi, tagging, dan aturcara pentadbiran
sedang diproses.

4. 2.1.5 Telah menentukan reka bentuk upacara perasmian, iaitu
menampalkan bendera-bendera negara lain di atas papan pameran
dan satu tempat kosong akan disediakan di tengah-tengah papan
tersebut manakala nama program terletak di bahagian atas papan
pameran akan ditutup oleh sehelai kain. Perasmi akan
menampalkan Jalur Gemilang di tempat kosong dan pada masa
yang sama usher akan membuka kain yang menutup nama program
tersebut.
2.2 Bahagian Program
2.2.1 Persembahan yang telah dipastikan ialah:
i. Taekwondo UKM (10 orang) – RM130
ii. Orkestra tradisional UKM (20 orang) – RM120
iii. Tarian “Hip Hop” dan “New Jazz” New Tune UKM (8 orang)
– RM200
iv. Tarian samba (2 orang) – RM150
v. Tarian India (10-12 orang) – RM100
vi. Diabolo (15 orang) – RM200
vii. Silap Mata (3 orang) – RM400
viii. Tarian Jepun (3-5 orang) – RM60
ix. “Fashion Show” (10 orang AJK)
2.2.2 Akan mengadakan Sesi Soal dan Jawab, penonton yang berjaya
menjawab soalan akan diberi hadiah. Bujet untuk hadiah ialah
RM50.
2.2.3 Deposit pakaian Jepun (Tarian Jepun) adalah sebanyak RM180.
2.2.4 Jumlah perbelanjaan ialah RM1640.
2.2.5 Bilangan bungkusan makanan yang perlu disediakan untuk ahli
persembah adalah sebanyak 77 bungkus.
2.2.6 Perlu menyediakan sijil penghargaan pihak persembah Diabolo
dan Orkestra tradisional UKM.
2.2.7 Perlu menyediakan satu bilik persediaan untuk ahli persembah
“Magic Show”.

5. 2.2.8 Tentatif program:
2.3 Bahagian Publisiti
2.3.1 Telah mencetak flyer, poster, banner dan tiket, dan backdrop.
2.3.2 Setiap AJK diminta menjual 10 keping tiket.
2.3.3 Akan memohon untuk menggantungkan banner di luar PTSL,
memohon papan digital board, serta mendapat chop untuk poster
dan banner dari Wisma Aman pada Khamis (27/11/14).
2.3.4 Poster akan ditampal di setiap kolej, fakulti dan tempat-tempat
yang sesuai.
MASA PERKARA TEMPAT
6.30malam Pameran & Gerai Makanan LUAR DAM
8.00malam Ketibaan penonton
DAM
8.30malam Ketibaan VIP,VVIP
8.40malam Nyanyian Lagu “Negaraku” dan “Varsiti Kita”
8.50malam Ucapan Ketua Pengarah Program
9.00malam Ucapan Perasmi
9.10malam Upacara perasmian
9.15malam Penyampaian cenderamata kepada perasmi
9.20malam Persembahan Multimedia
9.25malam Persembahan Tarian India
9.30malam Persembahan Diabolo
9.40malam Persembahan Tarian Jepun
9.50malam Persembahan New Jazz + Hip Hop
10.00malam Cabutan Bertuah I
10.10malam Persembahan Orkestra Tradisional
10.15malam Persembahan Tarian Samba
10.25malam Persembahan Taekwondo
10.30malam Persembahan Silap Mata
10.40malam Pertunjukan Fesyen
10.50malam Cabutan Bertuah II
11.00malam Jamuan
11.05malam Majlis bersurai

6. 2.4 Bahagian Teknikal, Tugas-tugas Khas dan Keselamatan
2.4.1 MMS sedang diproses.
2.4.2 Telah menghantar Borang Permohonan Peralatan dan Kemudahan
Majlis ke JPPel, akan memastikan peralatan-peralatan yang berjaya
dipinjam pada Isnin (1/12/14)
2.4.3 Akan menyewa sistem lampu dari pihak luar dengan harga RM500.
2.4.4 Akan menyewa sistem PA daripada pihak luar dengan bujet
RM1300.
2.4.5 Sedang mengumpul musik persembahan daripada ahli persembah,
akan menyediakan skrip teknikal secepat mungkin.
2.4.6 Telah dapat meminjam 6 walkie talkie daripada JPPel.
2.5 Bahagian Pameran
2.5.1 Akan siapkan semua hiasan pameran pada hari Jumaat (29/11/14).
2.6 Bahagian Pemasaran
2.6.1 Syarikat- syarikat menolak tawaran untuk memberi sponsor.
2.7 Bahagian Jamuan
2.7.1 Telah menempah 117 bungkusan makanan untuk semua AJK dan
ahli persembah.
Tindakan : Semua Ahli
3. TUGASAN KUMPULAN BAHAGIAN
3.1 Penyelaras protokol diminta untuk menentukan 3 orang usher serta
menyiapkan skrip pengacara majlis, buku program, cenderamata,
upacara perasmian dan atur cara pentadbiran.
3.2 Penyelaras publisiti perlu mengagihkan poster dan flyer kepada semua
ahli secepat mungkin.

7. 3.3 Penyelaras program diminta untuk menyelia latihan AJK yang terlibat
dalam persembahan-persembahan seperti tarian India, tarian Jepun, dan
“Fashion Show”.
3.4 Penyelaras teknikal dan TTK diminta membuat skrip teknikal dan
menyiapkan MMS.
3.5 Penyelaras jamuan diminta memastikan gerai-gerai makanan akan mula
beroperasi tepat pada pukul 6.30 petang pada hari program.
Tindakan: Semua Ahli
4. KATA-KATA DARIPADA FELO PENASIHAT DAN PENASIHAT
4.1 Felo penasihat menyaran penyelaras protokol untuk meminjam
dulang dan gelas daripada pejabat kolej.
4.2 Felo penasihat menyaran penyelaras program untuk memastikan
bilangan sijil yang perlu disediakan untuk ahli persembah.
4.3 Penasihat menyaran penyelaras teknikal untuk mengambil lagu-
lagu yang hendak diguna dalam persembahan daripada
bahagian program dan MMS mesti siap dibuat sebelum
mesyuarat minggu depan (2/12/14). Penyelaras teknikal juga
perlu memastikan walkie talkie dan mikrofon mempunyai bateri,
serta menyediakan tempat letak kereta khas untuk VVIP.
4.4 Penyelaras pameran diminta untuk memuat naik semua lakaran
pameran di FB.
4.5 Penyelaras jamuan diminta menyediakan plastik hitam untuk
mengumpul sampah.
Tindakan: Semua Ahli

8. 5. HAL – HAL LAIN
5.1 Majlis Tertinggi telah menentukan hadiah cabutan bertuah,
hadiah pertama ialah telefon pintar berjenama Xiaomi, kedua
ialah cakera keras, ketiga ialah bag berjenama Adidas.
5.2 Mesyuarat telah mentukan bahawa mesyuarat pada sesi akan
datang adalah pada 2/12/2014 di bilik mesyuarat pada pukul
9.00 malam.
Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 11.00 malam dengan ucapan terima kasih oleh
Ketua pengarah.
Disediakan oleh :
Kong Ching Ting
Setiausaha (Program International Cultural Night 2014)
Kelab Kebudayaan Cina
Kolej Ibu Zain
Universiti Kebangsaan Malaysia
28 November 2014
Disahkan oleh :
Hew Huei Min
Ketua Pengarah (Program International Cultural Night 2014)
Kelab Kebudayaan Cina
Kolej Ibu Zain
Universiti Kebangsaan Malaysia
29 November 2014