[InspireHER] Carving Success as Kartini: Strategies in Pursuing Careers
Ruang lingkup tugas sekretaris
1.
2. 1.Tugas-tugas rutin
Menyusun/membuat surat (korespondensi)
Menata arsip (kearsipan)
mengurus dan mengendalikan surat.
menerima dan melayani tamu
menerima serta melayani telepon dan menelpon
mengatur jadwal kegiatan pimpinan
mempersiapkan laporan
2. Tugas Khusus
mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi
menyusun surat surat rahasia atau konfidensial
menyusun acara pertemuan bisnis
pembelian kado atau cinderamata
3. tugas tugas istimewa
membetulkan letak alat tulis pimpinan
penghubung untuk meneruskan informasi pada para
relasi
mewakili penerimaan sumbangan untuk dana keperluan
kegiatan.
4. Tugas resepsionis
Menerima, menjawab serta mencatat pesan lewat
telepon
Menerima tamu pimpinan
Mencatat janji pimpinan
Menyusun acara pimpinan
5. Tugas keuangan
Menangani urusan keuangan pimpinan
Membayar rekening, pajak dan sumbangan atas nama
pimpinan
Menyimpan atau mencatat pengeluaran pengeluaran
untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan
sehari hari
3. 6. Tugas Sosial
Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor
pimpinan beserta pengurusnya
7. Tugas Insidensial
Menyiapkan agenda rapat, laporan, pidato dan
pernyataan pimpinan.
Membuat ikhtisar berita dan karangan yang termuat
disurat kabar yang berkaitan dengan kepentingan
perusahaan.
Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau
pertemuan.
8. Tugas sekretaris dalam pertemuan bisnis
Mengorganisir pertemuan bisnis
Menentukan waktu dan tempat
Menyediakan peralatan untuk pertemuan tersebut.
Syarat umum sekretaris
1. Melaksanakan tugas dengan baik
2. Kesetiaan atau loyalitas yang tinggi
3. Memahami tujuan organisasi
4. Memahami keinginan pimpinan
5. Berinisiatif dan kreatif dalam melaksanakan tugas
Syarat khusus sekretaris
1. Menjaga nama baik pimpinan
2. Bijaksana
3. Memilki rasa partisipasi
4. Mengetahui tugas pekerjaannya
5. Dapat dipercaya
6. Memegang teguh rahasia
7. Memberi perhatian pada hal banyak
8. Mempunyai pendirian
9. Mendahulukan mana yang lebih perlu (Prioritas)
4. Peranan sekretaris
Menurut Drs. Eddy Aziz H, SE
1. Mempersiapkan acara pimpinan
2. Korespondensi
3. Kearsipan
4. Dokumentasi
5. Pembuatan laporan rapat
6. Penghubung pimpinan dengan pihak luar
7. Mengatur tata ruangan dan perlengkapan kantor
8. Dapat menyimpan rahasia
9. Harus mempunyai inisiatif
10. cakap dan berkepribadian baik
Menurut Dra. Sedarmayanti M,Pd.
1. Sebagai penyelia
2. Penghubung antara pimpinan dengan staff lainnya
3. Sebagai koordinator
4. Berperan rangkap sebagai manajer dari bagian atau unit lain.
5. Sebagai asisten administratif
5. Keuntungan bekerja sebagai sekretaris
1. Tugas yang beranekaragam
2. Penghasilan yang memadai
3. Promosi jabatan
4. Mendapat kepuasan dalam bekerja.