Dokumen tersebut memberikan instruksi langkah-langkah untuk menggunakan fitur Mail Merge pada Microsoft Word guna membuat dokumen massal. Mail Merge memungkinkan penggabungan data penerima ke dalam dokumen utama. Langkah-langkahnya meliputi persiapan dokumen utama dan data penerima, penambahan bidang data penerima, penyisipan bidang ke dokumen utama, dan preview hasil akhir.

2. MENGGUNAKAN FASILITAS MAIL MERGE
Fasilitas Mail Merge adalah sebuah fitur yang disediakan oleh
Microsoft Word 2007 untuk membuat satu dokumen dengan
banyak data. Contoh penggunaan fasilitas ini adalah pembuatan
surat massal, seperti surat undangan, amplop undangan, label
undangan dan sebagainya. Fasilitas ini terdiri dari dokumen utama
dan data penerima.
Berikut cara menggunakan Mail Merge untuk membuat dokumen
massal.
1. Siapkan sebuah dokumen, sebagai contoh surat seperti berikut.
Pada dokumen ini nantinya akan ditambahkan Nama, Alamat, dan
Kota pada bagian yang telah disediakan.

3. Langkah berikutnya adalah
membuat data penerima
dokumen massal. Klik
Mailings >> Start Mail
Merge >>Step by Step Mail
Wizard, sehingga muncul
pane Mail Merge di sebelah
kanan jendela aplikasi

4. 3. Pilih Letters pada bagian Select
document type, lalu klik Step 1 of 6,
Next:
Starting Document yang terdapat
pada bagian bawah pane Mail
Merge.
4. Pilih Use the Current Document
pada bagiana Select Starting
Document, lalu
klik Step 2 of 6, Next: Select Recipient
yang terdapat pada bagian bawah
pane
Mail Merge.
5. Pilih Type a new list pada bagian
Select Recipien, lalu klik Create
sehingga
muncul sebuah kotak pengaturan.

5. 6. Data data yang ingin dibuat adalah Nama, Alamat, dan Kota. Lakukan
pengaturan untuk membuat data tersebut dengan mengklik Customize
Columns sehingga muncul sebuah kotak pengaturan lagi.

6. 7. Pilihlah salah satu field yang akan diganti, misalnya klik First Name >
Rename, lalu ketik teks “Nama” dan klik OK.

7. 8. Lakukan langkah ke 7 untuk mengganti field yang lain misalnya Addres Line 1
menjadi “Alamat” dan City menjadi “Kota”.
9. Langkah selanjutnya tempatkan field yang telah diganti ke urutan atas pada
kotak dialog. Klik field yang akan dinaikkan urutannya, kemudian klik beberpa
kali tombol Move up sampai pada posisi yang di inginkan, sehingga
didapatkan
urutan field berada pada posisi atas dan klik OK
10. Mulailah mengisi data, mulai dari field NAMA, ALAMAT dan KOTA. Untuk
menambahkan data baru, klik tombol New Entry

8. 11. Klik OK dan simpanlah data ini pada folder di komputer. Beri nama
pada kolom File name dan klik Save >OK
12. Langkah selanjutnya, tempatkan pointer mouse di posisi field akan
ditempatkan pada dokumen. Klik Mailings Insert Merge Field,
kemudian pilih field yang akan ditempatkan pada posisi tersebut. Lakukan
langkah ini untuk field yang lain sehingga didapatkan hasil seperti berikut.

9. 13. Setelah field ditempatkan pada posisinya, untuk melihat
hasilnya, klik ikon Preview Result, nama-nama penerima surat akan
ditampilkan pada dokumen.
14. Untuk melihat daftar nama penerima satu per satu, gunakan tool
yang telah disediakan pada grup Preview Result.

10. Instruksi Penugasan – Aplikasi Komputer
• Kerjakan soal di slide akhir ini di PC/Laptop masing-masing
• Bagi yang belum memiliki laptop, silahkan download aplikasi MS
Office (WPS Office, Microsoft Word atau lainnya) di HP Android
masing-masing melalui Playstore
• Soal dikerjakan tidak boleh sama antar satu mahasiswa dengan
mahasiswa lain, silahkan improvisasi sendiri ingin membuat mail
merge tentang apa
• Batas waktu pengiriman file hasil tugas hari Minggu 12/04/2020
pukul 12.00 siang, hasil di email ke beiharira.ujian@gmail.com
dengan CC ke email masing-masing untuk mengecek email sampai
atau belum
• Bagi yang mengerjakan via HP boleh kirim file via WA ke
08812183368
• Saya tidak toleransi apabila ada hasil copas dari teman lain, lebih baik
bikin sederhana asal buatan sendiri

11. Soal Penugasan – Aplikasi Komputer
• Buatlah Mail Merge dengan tema bebas, tidak boleh sama
antar mahasiswa
• Memuat minimal 3 Recipient/Penerima
• Silahkan improvisasi, saya tidak toleran ada hasil Copy Paste
milik orang lain, yang minggu kemaren masih melakukan
Copas, cobalah untuk memperbaiki kehidupan perkuliahan
kalian
• Hasil Copas pasti akan ketahuan oleh saya, karena saya
mengecek menggunakan Meta Data System