aplikasi pengolah kata

1. Politeknik Negeri Padang
2008
Pengoperasian Perangkat
Lunak Pengolah Kata
Menggunakan
Microsoft Word

2. Politeknik Negeri Padang
2008
Mengoperasikan Perangkat Lunak
Pengolah Kata
 Mempersiapkan Perangkat Lunak Pengolah
Kata
 Mengenali menu, membuat, membuka,
menyimpan dan menutup dokumen
 Mengenali menu, membuat, membuka,
menyimpan dan menutup dokumen
 Membuat tablel
 Mencetak dokumen

3. Politeknik Negeri Padang
2008
Mempersiapkan Perangkat Lunak
Pengolah Kata
 Melalui Start
Klik start > Programs, baru masuk ke folder MS Office.
Atau mungkin langsung dari klik start > Programs >
Microsoft Word
 Melalui Start Run
Dari Start > Run lalu kita pilih Browse
 Melalui Windows Exploler
Cara lain adalah melalui Windows Explorer, lalu
kita cari lokasinya
 Melalui shortcut
klik ganda shortcut yang akan dibuka

4. Politeknik Negeri Padang
2008
Menu dan Toolbar
 Menu adalah bagian dari Microsoft
Word yang digunakan untuk
menampilkan perintah. Perintah
yang ditampilkan bisa berupa teks
ataupun gambar
 toolbar adalah sebuah baris
memanjang yang bisa terdiri dari
button (tombol), menu, atau
kombinasi keduanya

5. Politeknik Negeri Padang
2008
Keyboard Shortcut
Shortcut berfungsi untuk mengakses
perintah dengan menggunakan
keyboard, yang sebagian besar
mengacu pada layout keyboard
Contoh :

6. Politeknik Negeri Padang
2008
Operasi Dasar
 Membuat Documen Baru
 Menyimpan Dokumen
 Membuka Dokumen
 Menutup Dokumen

7. Politeknik Negeri Padang
2008
Langkah Membuat Documen
Baru
1. Klik File > New
2. Dengan keyboard shortcut Ctrl + N
3. Dan klik pada icon

8. Politeknik Negeri Padang
2008
Langkah Menyimpan Dokumen
 Klik File >
Save
 Dengan keyboard shortcut Ctrl + S
 Dan klik pada icon

9. Politeknik Negeri Padang
2008
 Klik File > Open
Langkah Membuka Dokumen
 Dengan keyboard shortcut Ctrl + O
 Dan klik pada icon

10. Politeknik Negeri Padang
2008
 Klik File > close
Langkah Menutup Dokumen
 Dan klik pada icon X yang terletak di
sebelah kanan atas lembar kerja.

11. Politeknik Negeri Padang
2008
Melakukan Editing
Materi meliputi
• Menghapus (Delete)
• Menyalin dan Menempelkan (Copy / Paste)
• Memotong dan Menempelkan (Cut / Paste)
• Menyisipkan (Insert)

12. Politeknik Negeri Padang
2008
Melakukan Format
Materi yang disampaikan meliputi
Pada toolbar
• Merubah jenis, ukuran dan warna huruf
• Perataan (Alignment)
• Spasi, baris
• Penandaan dan penomoran
• Paragraph
• batas tepi, highlight, serta warna font
Fasilitas melalui menu Format
• Format kolom
• Drop Cap
• Tabulasi

13. Politeknik Negeri Padang
2008
Mengatur Layout Dokumen
 Mengatur Margin
Tab margin digunakan untuk mengatur
batas atas, bawah, kanan, kiri.
 Paper size
Tab Paper digunakan untuk memilih ukuran
kertas, yang akan tersedia secara lengkap
apabila periferal printer sudah terinstal.
 Orientation
digunakan untuk memilih tampilan
memanjang atau melebar.

14. Politeknik Negeri Padang
2008
Mengatur Format Berulang
(AutoCorrect)
Untuk membuat sebuah naskah dengan istilah atau
kata yang sama, MS Word sudah menyediakan fasilitas
yang disebut AutoCorrect.
1. Klik tools
2. AutoCorrect
3. Tulis beberapa huruf depan kata yang dimaksud
direplace
4. Tulis kata/kalimat yang dimaksud pada kolom with
5. Klik Add
6. Dalam penulisan sebenarnya, jika hendak menulis
kalimat yang berulang tersebut, cukup hanya
dengan menulis huruf depannya dan tekan spasi.

15. Politeknik Negeri Padang
2008
Pembuatan Header, Footer,
Page Numbering
 Header adalah tulisan atau gambar
yang terletak pada bagian atas
halaman yang akan terus muncul
sebanyak jumlah halaman yang kita
buat.
 Sedangkan footer adalah header
yang terletak di bagian bawah
halaman.

16. Politeknik Negeri Padang
2008
Menggunakan Tabulasi
Tabulasi pada keyboard adalah
suatu loncatan tempat kursor
berpindah yang digunakan untuk
membuat awal paragraf menjorok
atau masuk ke dalam, dalam word
procesor telah tersedia ukuran atau
jarak tabulasi secara otomatis.

17. Politeknik Negeri Padang
2008
Membuat Teks berkolom
Pengetikan paragraf dalam bentuk
kolom-kolom yang sangat umum
diterapkan pada pembuatan koran
sehingga pada umumnya pengetikan
model seperti ini disebut kolom koran

18. Politeknik Negeri Padang
2008
Materi yang disampaikan
 menambah/menghapus baris/kolom
(insert/delete row/column)
 tinggi baris (high row) dan lebar
kolom (column width)
 Menggabungkan Baris dan Colom

19. Politeknik Negeri Padang
2008
Materi Mencetak Dokumen
 Melalui menu File > Print
 Melalui penekanan tombol Ctrl + P
 Mencetak semua halaman
 Mencetak halaman tertentu
 Menentukan banyaknya lembar yang
dicetak
 Menentukan posisi dan ukuran kertas
yang akan dicetak

20. Politeknik Negeri Padang
2008
Mencetak dokumen pengolah kata(ms)
HAL YANG PERLU DIPERSIAPKAN SEBELUM
MENCETAK
•POWER PRINTER TELAH TERSAMBUNG
•PASTIKAN PRINTER TELAH TERHUBUNG DGN
KOMPUTER
•PERIKSA JENIS PRINTER YG SEKARANG ANDA
GUNAKAN
DAN TELAH TERINSTAL.
•LAKUKAN SET UP PADA DOKUMEN YG AKAN DI
CETAK

21. Politeknik Negeri Padang
2008
LANGKAH-LANGKAH
MENCETAK DOKUMEN
 BUKA DOKUMEN(FILE) YANG AKAN DICETAK
 LIHAT DENGAN PRINT PREVIEW
APAKAH LAY OUT SUDAH BAIK
 ATUR SESUAI UKURAN KERTAS YANG
DIGUNAKAN
 LAKUKAN EDITING JIKA DIPERLUKAN
 KLIK FILE >PILIH PRINT(CTRL+P)

22. Politeknik Negeri Padang
2008
PILIH -ALL JIKA INGIN MENCETAK SELURUH HALAMAN
CURREN PAGE JIKA MENCETAK HANYA YG TAMPIL DILAYAR
PAGE JIKA INGIN MENCETAK HALAMAN TERTENTU
TENTUKAN BANYAKNYA COPY YANG DICETAK (PADA NUMBER OF
COPIES)
KLIK OK JIKA SELURUHNYA SUDAH SESUAI

23. Politeknik Negeri Padang
2008
Mail Merge
 Mail Merge adalah satu surat yang dikirim ke berbagai
tujuan dengan bermacam informasi, misalnya nama,
alamat, kota dan lain-lain.
 Mail Merge terdiri atas 3 bagian, yaitu :
 Tampilan surat
 File untuk menyimpan data
 Hubungan antara tampilan surat dengan file data

24. Politeknik Negeri Padang
2008
Ketiklah surat terlebih dahulu.
Kemudian ikuti langkah di bawah ini :
 Pilih menu Tools > Letter and Mailings > Mail Merge
 Pada select document type, pilihlah Letter, lalu klik Next :
Starting document
Membuat Mail Merge (1)
Mail Merge
Pada select starting document, pilih
use the current document dan
kliklah Next : Select recipients.
Select Starting Document

25. Politeknik Negeri Padang
2008
Membuat Mail Merge (2)
 Pada select recipient, pilihlah type a new list, lalu klik Create….
• Selanjutnya, akan muncul lembar kerja
New Address List
seperti tampak
pada gambar
• Tekanlah tombol
customize, lalu hapus semua
field yang ada dengan
menekan tombol delete.

26. Politeknik Negeri Padang
2008
 Masukkan field baru dengan menekan tombol add agar
tampak kotak dialog seperti pada gambar berikut.
Membuat Mail Merge (3)
Kotak Dialog Add Field
• Kotak dialog Customize
Address List dengan field-
field
• Masukkan data pada
field yang sesuai. Untuk
memasukkan data baru,
tekanlah tombol New
Entry. Tekan tombol Close
jika semua data sudah
dimasukkan.

27. Politeknik Negeri Padang
2008
Membuat Mail Merge (4)
 Pilihlah lokasi penyimpanan data pada kotak save in . Apabila ada
pengeditan, lakukan pada lembar kerja Edit Recipients
Cara menghubungkan tampilan surat
dengan Mail Merge
 Tekanlah ikon insert Merge Field agar
tampilan surat tersebut terlihat seperti berikut ini.
Contoh tampilan Mail Merge :
Kepada Yth
Nama : << Nama >>
Alamat : << Alamat >>
Kota : << Kota >>
Untuk melihat hasil Mail Merge, tekanlah ikon
View Merge Data.
Kepada Yth
Nama : Joni
Alamat : Perumdos Unand Limau Manis
Kota : Padang

28. Politeknik Negeri Padang
2008