Mail merge digunakan untuk mengirim surat yang sama ke banyak penerima dengan data yang berbeda seperti nama, alamat, dan lainnya. Mail merge membutuhkan dokumen utama dan sumber data yang terhubung. Langkah-langkahnya meliputi pembuatan dokumen utama dan sumber data, penghubungan keduanya, dan cetak hasil surat terpersonalisasi untuk setiap penerima.

2. Mail merge sering juga disebut surat
massal, yaitu surat yang isinya senada
dan dikirimkan ke banyak orang atau
tujuan yang berbeda-beda

3. Dengan mail merge:
Pengiriman surat ke banyak tujuan dapat Anda
selesaikan secara cepat dan tepat
Surat dibuat menggunakan dokumen utama
dan sumber data

4. Surat Undangan Rapat
Surat Penawaran Barang
Surat Pemberitahuan
Sertifikat
Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan
lain-lain.
Penggunaan Mail merge antara lain:

5. Langkah 1
Dengan OpenOffice.org Writer buatlah dokumen utama seperti berikut ini.
Simpan dengan nama utama.odt. (hanya contoh).

6. Langkah 2
Titik-titik di atas (nama, nilai dan keterangan
lulus/tidak lulus) diisi dengan sumber data
yang dibuat dengan OpenOffice.org Calc.
Untuk menuju ke OpenOffice.org Calc, cukup
klik di bawah menu file di atas.

7. Langkah 3
Selanjutnya, kembali dokumen utama
di OpenOffice.org Writer. Pada langkah ini kita
akan menghubungkan dokumen utama dan
sumber data. Untuk mengambil sumber data
dari dokumen spreadsheet, klik File –> Wizards
–> Address Data Source.

8. Langkah 4
Kemudian pilih Other external data source.
Langkah 5
Pada Connection Setting pilih Setting –> Spreadsheet –> Next.
Langkah 6
Arahkan menuju file sumber data Anda. Klik Browse –> Finish. Anda dapat melakukan Test
Connection terlebih dahulu untuk menguji apakah file Anda benar-benar bisa diubungkan.
Langkah 7
Pada Field Assigment biarkan sesuai dengan defaultnya saja. Pada Data Source Title, gantilah
judulnya misalnya, Daftar Nilai. Klik Next –> Finish untuk mengakhiri.

9. Langkah 8
Selanjutnya, tekan tombol F4 atau klik menu View –> Data Sources, sehingga Anda
memiliki tampilan Data Source seperti berikut. Klik dua kali pada Sheet1 untuk melihat
sumber data yang telah kita buat di aplikasi spreadsheet. Jika Anda menemui kesulitan
untuk menampilkan sumber datanya, padahal sudah mengikuti langkah-langkah di atas,
maka Anda lakukan refreshing data, caranya dengan tekan F4 beberapa kali.

10. Langkah 9
Drag dan drop dar

11. Langkah 10
Berikut hasil akhir penggabungan dokumen utama kita dengan sumber data.

12. Langkah 11
Untuk mencetak hasilnya, klik File –> Print.
Pilih Yes jika ada pertanyaan konfirmasi.
Langkah 12
Selanjutnya pada Output pilih File, karena kita akan melihat hasilnya di file
terlebih dahulu. Namun jika Anda sudah yakin Anda bisa memilih langsung
Printer. Sedangkan untuk cara penyimpannya Anda bisa menggunakan Save as
single document jika Anda hanya ingin menyimpan dalam bentuk satu file.
Namun jika Anda ingin menyimpan satu persatu sesuai dengan jumlah data,
maka pilihlah Save as individual documents. Selesai.