Dokumen tersebut merupakan peraturan organisasi Persekutuan Pemuda Gereja Toraja (PPGT) tahun 2014 yang membahas tentang ketentuan umum, atribut organisasi, persidangan, dan pengaturan untuk klasis dan jemaat hasil pemekaran atau pendewasaan.
DESAIN MEDIA PEMBELAJARAN BAHASA INDONESIA BERBASIS DIGITAL.pptx
PPGT
1. PERATURAN ORGANISASI
PERSEKUTUAN PEMUDA GEREJA TORAJA
2014
BAB I
KETENTUAN UMUM
1. Peraturan Organisasi PPGT, selanjutnya disebut PO adalah suatu peraturan yang mengatur serta mengikat semua anggota dan alat kelengkapan organisasi termasuk mekanisme kerja yang belum diatur secara teknis dalam Anggaran Dasar Anggaran Rumah Tangga PPGT dan Keputusan Kongres.
2. Fungsi PO adalah untuk memberikan keseragaman interpretasi terhadap konstitusi dasar organisasi agar terwujud kebersamaan dalam tindakan dan pelayanan di semua lingkup pelayanan PPGT.
3. Dalam PO ini, yang dimaksud dengan :
a. PP adalah Pengurus Pusat PPGT
b. PK adalah Pengurus Klasis PPGT
c. PJ adalah Pengurus Jemaat PPGT
d. BPS adalah Badan Pekerja Sinode Gereja Toraja
e. BVS adalah badan Verifikasi Sinode Gereja Toraja
f. BPK adalah Badan Pekerja Klasis
g. BVK adalah Badan Verifikasi Klasis
h. BPM adalah Badan Pekerja Majelis
i. BVJ adalah Badan Verifikasi Jemaat
BAB II
ATRIBUT ORGANISASI
Pasal 1
Logo PPGT
Warna pada logo PPGT adalah sebagai berikut:
1. Salib dan Alkitab berwarna putih
2. Pinggiran Alkitab berwarna kuning perak
3. Semua garis dan tulisan berwarna biru benhur
4. Rumah Toraja berwarna hitam
5. Latar lingkaran luar adalah kombinasi putih dan kuning perak
6. Latar lingkaran dalam adalah kombinasi putih dan biru benhur
7. Daun kelapa muda berwarna hijau muda
Pasal 2
Stempel
1. Stempel pengurus pada semua lingkup adalah logo yang diberi keterangan pemilik stempel tersebut. Misalnya Pengurus Pusat, Pengurus Klasis Buakayu, Pengurus Jemaat Seriti, dll.
2. Tulisan keterangan pemilik stempel dapat ditempatkan dimana saja dengan ketentuan tidak mengubah kontur dasar logo dan tetap memperhatikan unsur seni dan estetika.
3. Jumlah lingkaran pada stempel tetap mengacu pada logo yaitu 2 lingkaran saja.
4. Ukuran stempel adalah diameter 2,5 cm untuk PP, diameter 3 cm untuk PK dan diameter 3,5 cm untuk PJ.
5. Contoh Stempel :
PENGURUS PUSAT
PENGURUS KLASIS BUAKAYU
PENGURUS JEMAAT SERITI
Diameter : 3.5 cm
Diameter : 3.0 cm
Diameter : 2.5 cm
2. Pasal 3
Bendera
1. Bendera untuk kegiatan rapat dan persidangan, harus menggunakan warna dasar biru benhur, sedangkan untuk kegiatan lainnya dapat menggunakan semua warna dasar logo, yaitu biru benhur, hitam, putih, hijau muda dan kuning perak.
2. Ukurannya tidak boleh lebih besar jika disandingkan dengan Bendera Merah Putih
3. Gambar pada bendera adalah logo PPGT bukan stempel.
4. Dibawah logo dapat ditulis identitas, misalnya :
a. Jemaat Rantepao untuk lingkup Jemaat.
b. Klasis Makassar untuk lingkup Klasis
c. PPGT untuk lingkup Pusat
5. Contoh Bendera:
Pasal 4
Pakaian
1. Pakaian formal yang digunakan oleh Pengurus pada kegiatan Kongres, Konperensi dan Rapat Anggota atau pada saat menghadiri kegiatan formal/undangan organisasi lain adalah jas warna biru atau kemeja dengan warna dominan biru benhur.
2. Pakaian lainnya (non Jas/Kemeja) dapat menggunakan semua warna dasar pada logo PPGT atau campuran warna-warna itu.
Pasal 5
Aksesori
Pengurus dapat mengembangkan sejumlah aksesori PPGT dengan ketentuan tidak melakukan modifikasi pada logo PPGT.
BAB III
PERSIDANGAN
Pasal 6
Rapat Anggota
1. PJ mempersiapkan Rapat Anggota dengan tahapan sebagai berikut :
a) Membentuk Panitia Pengarah yang bertugas mempersiapkan rancangan-rancangan materi persidangan serta persiapan- persiapan pembentukan Panitia. Untuk konteks jemaat tertentu, Panitia Pengarah adalah Pengurus Klasis dan BPK. Tema Rapat Anggota adalah tema Kongres terbaru dengan sub tema ditentukan sesuai konteks jemaat.
b) Mengadakan koordinasi dengan BPM untuk membentuk dan melantik Panitia Rapat Anggota.
c) Menyusun dan memperbanyak Laporan Pertanggungjawaban, serta menyelesaikan semua proses verifikasi laporan keuangan dari Badan Verifikasi Jemaat.
d) Menyampaikan waktu pelaksanaan Rapat Anggota melalui Pengumuman Jemaat 3 minggu berturut-turut dan didoakan dalam setiap ibadah.
e) Menyampaikan undangan kepada semua anggota PPGT tanpa kecuali.
f) Menyampaikan undangan kepada pengurus klasis.
g) Membuka Rapat Anggota
h) Memimpin Pemilihan Pimpinan Sidang berdasarkan mekanisme pemilihan pimpinan sidang yang ditetapkan Tata Tertib.
i) Mengawal Rapat Anggota sampai tuntas, termasuk menerbitkan Keputusan Rapat Anggota dan Notulen Rapat Anggota.
j) Mempersiapkan dan melaksanakan serah terima kepengurusan, termasuk inventaris dan keuangan.
2. Dalam hal PJ tidak dapat mengadakan Rapat Anggota sesuai konstitusi, maka BPM bersama PK dapat berkoordinasi mempersiapkan pelaksanaan Rapat Anggota.
3. Penentuan quorum Rapat Anggota diatur lebih lanjut dalam Tata Tertib Rapat Anggota.
4. Dalam rangka mendukung program integrasi dengan jemaat maka Rapat Anggota sedapatnya dilaksanakan selambat-lambatnya Bulan NOPEMBER pada tahun terakhir periode kepengurusan.
5. PK berkewajiban menyampaikan persuratan perihal pelaksanaan Rapat Anggota kepada semua jemaat yang akan melaksanakan Rapat Anggota mendahului pelaksanaan Rapat Kerja pengurus jemaat pada tahun berjalan.
PPGT
KLASIS MAKASSAR
JEMAAT RANTEPAO
3. 6. Panitia Pelaksana bertanggung jawab membuat Himpunan Keputusan Rapat Anggota serta Notulen Rapat Anggota yang merupakan rekaman hasil pembahasan dari keputusan-keputusan yang ditetapkan selama Rapat Anggota. Notulen dasar harus dalam bentuk tertulis, dan jika keadaan memungkinkan dapat disiapakan notulen sekunder dalam bentuk rekaman digital.
7. Keputusan Rapat Anggota ditembuskan kepada PK untuk ditabulasi, dan selanjutnya disampaikan kepada PP untuk dokumen arsip kepengurusan.
Pasal 7
Serah Terima Pengurus Jemaat
1. Serah terima kepengurusan hanya dapat dilaksanakan jika telah memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Dihadiri oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak Pertama dan Pengurus Terpilih sebagai Pihak Kedua.
b. Disertai naskah Serah Terima
c. Telah dilaksanakan peninjauan bukti fisik atas daftar Inventaris yang dimiliki.
d. Disertai penyerahan secara fisik atas kekayaan organisasi yang sudah diverifikasi oleh Badan Verifikasi Jemaat.
2. Naskah serah terima ditandatangani oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak I, Pengurus Terpilih sebagai Pihak II dan Saksi dari unsur BPM dan Pengurus Klasis.
3. Serah terima dilakukan selambat-lambatnya 1 bulan setelah Rapat Anggota.
4. PK wajib berkomunikasi dengan BPM setempat jika batas waktu serah terima yang ditentukan sudah lewat.
5. Contoh Format Naskah Serah Terima dapat dilihat dalam lampiran.
Pasal 8
Jemaat Hasil Pemekaran
1. Rapat Anggota untuk jemaat hasil pemekaran dapat dilaksanakan setelah BPM terbentuk.
2. Jika BPM sudah terbentuk, maka Pengurus Jemaat mengadakan Rapat Anggota dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Mengadakan Rapat Koordinasi dengan semua BPM Jemaat hasil pemekaran dan Pengurus Klasis untuk mempersiapkan pelaksanaan Rapat Anggota.
b. Mengundang semua anggota PPGT tanpa terkecuali untuk menghadiri Rapat Anggota, sekalipun masa periode belum selesai.
c. Menyampaikan undangan kepada pengurus klasis dan penasihat.
d. Membuka Rapat Anggota.
e. Memimpin Pemilihan Pimpinan Sidang berdasarkan mekanisme pemilihan pimpinan sidang yang ditetapkan Tata Tertib.
f. Mengawal Rapat Anggota sampai tuntas, termasuk menerbitkan Keputusan Rapat Anggota dan Notulen Rapat Anggota yang akan menjadi pegangan bagi semua jemaat yang mekar.
g. Menyampaikan hasil Rapat Anggota secara tertulis kepada BPM jemaat-jemaat hasil pemekaran.
h. Mendampingi pelaksanaan pengutusan dan pelantikan pengurus di masing-masing jemaat yang mekar.
3. Pada saat agenda pemilihan pengurus, maka diadakan pemilihan KSB pengurus untuk masing-masing jemaat yang mekar berdasarkan tata cara pemilihan yang sudah disepakati bersama.
4. Jika pemilihan KSB tidak memungkinkan dilakukan, maka RA dapat menunjuk pelaksana tugas (caretaker) setelah berkonsultasi dengan penasihat.
5. Caretaker terdiri dari beberapa orang yang memahami PIGT, TGGT, AD-ART dan PO PPGT.
6. Caretaker bertugas mempersiapkan dan melaksanakan RA yang pertama untuk memilih PJ, selambat-lambatnya satu tahun setelah ditunjuk.
7. Rapat Anggota harus membahas pengaturan barang inventaris dan keuangan dengan penuh kasih persaudaraan.
8. Keputusan Rapat Anggota ditembuskan kepada Pengurus Klasis untuk ditabulasi, dan selanjutnya disampaikan kepada Pengurus Pusat untuk digitalisasi arsip kepengurusan.
Pasal 9
Jemaat Hasil Pendewasaan
1. Rapat Anggota untuk jemaat hasil pendewasaan dari cabang kebaktian dapat dilaksanakan setelah BPM terbentuk.
2. Jika BPM sudah terbentuk, maka Pengurus Cabang Kebaktian otomatis menjadi Pengurus Jemaat secara ad interim dengan tugas utama membenahi semua perangkat dan pranata sebagaimana layaknya sebuah jemaat.
3. Selanjutnya pengurus jemaat ad interim tersebut mengadakan Rapat Anggota dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Mengadakan Rapat Koordinasi dengan semua BPM dan Pengurus Klasis untuk mempersiapkan pelaksanaan Rapat Anggota selambat-lambatnya satu tahun setelah didewasakan.
b. Mengundang semua anggota PPGT tanpa terkecuali untuk menghadiri Rapat Anggota.
c. Menyampaikan undangan kepada pengurus klasis dan penasihat.
d. Membuka Rapat Anggota.
e. Memimpin Pemilihan Pimpinan Sidang berdasarkan mekanisme pemilihan pimpinan sidang yang ditetapkan Tata Tertib.
4. f. Mengawal Rapat Anggota sampai tuntas, termasuk menerbitkan Keputusan Rapat Anggota dan Notulen Rapat Anggota yang akan menjadi pegangan bagi pengurus terpilih.
g. Menyampaikan hasil Rapat Anggota secara tertulis kepada BPM.
4. Keputusan Rapat Anggota ditembuskan kepada Pengurus Klasis untuk ditabulasi, dan selanjutnya disampaikan kepada Pengurus Pusat untuk digitalisasi arsip kepengurusan.
Pasal 10
Konperensi
1. PK bertugas mempersiapkan Konperensi dengan tahapan sebagai berikut :
a) Membentuk Panitia Pengarah yang bertugas mempersiapkan rancangan Penjabaran GBPP PPGT dalam GBPP Klasis, dan materi lain yang dianggap perlu selambat-lambatnya 9 bulan sebelum Konperensi. Dalam rangka sinkroniasi GBPP maka PP menjadi salah satu anggota Panitia Pengarah.
b) Mengadakan koordinasi dengan Jemaat Penghimpun untuk Membentuk dan Melantik Panitia Konperensi.
c) Memohon BPK untuk mengutus Panitia Pelaksana dalam suatu ibadah Jemaat.
d) Menyampaikan waktu pelaksanaan Konperensi, batas waktu penyampaian usul-usul selambat-lambatnya empat bulan sebelum Konperensi.
e) Menetapkan jumlah utusan Jemaat yang akan menghadiri Konperensi.
f) Mempersiapkan Laporan PK.
g) Memanggil jemaat-jemaat untuk menghadiri Konperensi selambat-lambatnya dua bulan sebelum Konperensi.
h) Menetapkan dan mengundang peserta peninjau.
i) Membuka Persidangan Konperensi.
2. Tema Konperensi adalah tema Kongres terbaru dengan sub tema ditentukan sesuai konteks klasis.
3. Dalam hal Jemaat Penghimpun tidak dapat menjalankan tugasnya, maka PK dapat menunjuk Jemaat Penghimpun Cadangan atau membentuk Panitia yang langsung dikoordinir oleh PK setelah berkoordinasi dengan BPK.
4. Dalam rangka mendukung program integrasi dengan BPK maka Konperensi dilaksanakan selambat-lambatnya Bulan OKTOBER pada tahun terakhir periode kepengurusan.
5. Panitia Pelaksana bertanggung jawab membuat Himpunan Keputusan Konperensi serta Notulen Konperensi yang merupakan rekaman hasil pembahasan dari keputusan-keputusan yang ditetapkan selama Konperensi. Notulen dasar harus dalam bentuk tertulis, dan jika keadaan memungkinkan dapat disiapkan notulen sekunder dalam bentuk rekaman digital.
6. Keputusan konperensi ditembuskan kepada Pengurus Pusat untuk digitalisasi arsip kepengurusan.
Pasal 11
Klasis Hasil Pemekaran
1. Konperensi untuk klasis hasil pemekaran dapat dilaksanakan setelah BPK terbentuk.
2. Jika BPK sudah terbentuk, maka Pengurus Klasis mengadakan Konperensi dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Mengadakan Rapat Koordinasi dengan semua BPK hasil pemekaran dan Pengurus Pusat untuk mempersiapkan pelaksanaan konperensi.
b. Mengundang semua jemaat untuk menghadiri Konperensi, sekalipun masa periode belum selesai.
c. Menyampaikan undangan kepada Pengurus Pusat dan penasihat.
d. Membuka persidangan konperensi.
e. Memimpin Pemilihan Pimpinan Sidang berdasarkan mekanisme pemilihan pimpinan sidang yang ditetapkan Tata Tertib.
f. Mengawal Konperensi sampai tuntas, termasuk menerbitkan Keputusan Konperensi dan Notulen konperensi yang akan menjadi pegangan bagi semua klasis hasil pemekaran.
g. Menyampaikan hasil Konperensi secara tertulis kepada BPK hasil pemekaran.
h. Mendampingi pelaksanaan pengutusan dan pelantikan pengurus di masing-masing klasis yang mekar.
3. Pada saat agenda pemilihan pengurus, maka diadakan pemilihan KSB pengurus untuk masing-masing klasis yang mekar berdasarkan tata cara pemilihan yang sudah disepakati bersama.
4. Jika pemilihan KSB tidak memungkinkan dilakukan, maka Konperensi dapat menunjuk pelaksana tugas (caretaker ) setelah berkonsultasi dengan penasihat.
5. Caretaker terdiri dari beberapa orang yang memahami PIGT, TGGT, AD-ART dan PO PPGT.
6. Caretaker bertugas mempersiapkan Konperensi yang pertama untuk memilih Pengurus Klasis selambat-lambatnya satu tahun setelah ditunjuk.
7. Konperensi harus membahas pengaturan barang inventaris dan keuangan dengan penuh kasih persaudaraan.
8. Keputusan konperensi ditembuskan kepada Pengurus Klasis untuk digitalisasi arsip kepengurusan.
Pasal 12
Serah Terima Pengurus Klasis
1. Serah terima kepengurusan hanya dapat dilaksanakan jika telah memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
5. a. Dihadiri oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak Pertama dan Pengurus Terpilih sebagai Pihak Kedua.
b. Disertai naskah Serah Terima
c. Telah dilaksanakan peninjauan bukti fisik atas daftar Inventaris yang dimiliki.
d. Disertai penyerahan secara fisik atas kekayaan organisasi yang sudah diverifikasi oleh Badan Verifikasi Klasis.
2. Naskah serah terima ditandatangani oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak I, Pengurus Terpilih sebagai Pihak II dan Saksi dari unsur BPK.
3. Serah terima dilakukan selambat-lambatnya 1 bulan setelah Konperensi.
4. PP wajib berkomunikasi dengan BPK setempat jika batas waktu serah terima yang ditentukan sudah lewat.
5. Contoh Format Naskah Serah Terima dapat dilihat dalam lampiran.
Pasal 13
Kongres
1. Pengurus Pusat Bertugas mempersiapkan Kongres dengan tahapan sebagai berikut :
a) Membentuk Panitia Pengarah yang bertugas mempersiapkan Tema dan Subtema dan rancangan-rancangan materi persidangan serta persiapan-persiapan pembentukan Panitia.
b) Mengadakan koordinasi dengan Klasis/Jemaat Penghimpun untuk Membentuk dan Melantik Panitia Kongres PPGT.
c) Menyampaikan waktu pelaksanaan Kongres, batas waktu penyampaian usul-usul selambat-lambatnya empat bulan sebelum Kongres.
d) Menetapkan jumlah utusan Klasis yang akan menghadiri Kongres.
e) Memanggil Klasis-klasis untuk menghadiri Kongres selambat-lambatnya dua bulan sebelum Kongres.
f) Mempersiapkan Laporan PP.
g) Membuka Persidangan Kongres.
2. Peserta yang menghadiri Kongres tapi bukan utusan Klasis dapat ditetapkan sebagai undangan PP atas persetujuan Kongres.
3. Dalam hal Klasis/Jemaat Penghimpun tidak dapat menjalankan tugasnya, maka PP dapat menunjuk Klasis/Jemaat Penghimpun Cadangan atau membentuk Panitia yang langsung dikoordinir oleh PP setelah berkoordinasi dengan BPS.
4. Dalam rangka mendukung program integrasi dengan BPS maka Kongres dilaksanakan selambat-lambatnya Bulan SEPTEMBER pada tahun ke V periode berjalan.
5. Panitia Pelaksana bertanggung jawab membuat Himpunan Keputusan Kongres serta Notulen Kongres yang merupakan rekaman hasil pembahasan dari keputusan-keputusan yang ditetapkan selama Kongres. Notulen dasar harus dalam bentuk tertulis, dan jika keadaan memungkinkan dapat disipakan notulen sekunder dalam bentuk rekaman digital.
Pasal 14
Serah Terima Kepengurusan PP.PPGT
1. Serah terima kepengurusan hanya dapat dilaksanakan jika telah memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Dihadiri oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak Pertama dan Pengurus Terpilih sebagai Pihak Kedua.
b. Disertai naskah Serah Terima
c. Telah dilaksanakan peninjauan atas bukti fisik atas daftar Inventaris yang dimiliki.
d. Disertai penyerahan secara fisik atas kekayaan organisasi yang sudah diverifikasi oleh BVS.
2. Naskah serah terima ditandatangani oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak I, Pengurus Terpilih sebagai Pihak II dan Saksi dari unsur BPS.
3. Serah terima dilakukan selambat-lambatnya 1 bulan setelah Kongres.
4. Majelis Pimpinan Sidang Kongres wajib berkomunikasi dengan BPS jika batas waktu serah terima yang ditentukan sudah lewat.
5. Contoh Format Naskah Serah Terima dapat dilihat dalam lampiran.
BAB IV
PERGANTIAN ANTAR WAKTU (PAW)
Pasal 15
Alasan-alasan PAW
PAW dilaksanakan terhadap pengurus yang tidak dapat menjalankan tugas karena :
1. Meninggal dunia
2. Mengundurkan diri
3. Pindah Agama atau pindah Denominasi
4. Meninggalkan wilayah pelayanan lebih dari 3 bulan
5. Tidak mengikuti kegiatan rutin pengurus 3 kali berturut-turut tanpa informasi yang jelas
6. Tersangkut kasus hukum sudah yang berkekuatan hukum tetap
6. Pasal 16
Proses PAW
1. PAW dilaksanakan secara langsung terhadap pengurus yang memenuhi syarat sebagaimana Pasal 15 butir 1, 2, 3 dan 6.
2. Bagi pengurus yang berhalangan sebagaimana disebutkan dalam Pasal 15 butir 4 dan 5, maka PAW dilaksanakan setelah melalui pendekatan persuasif.
3. Tidak diperlukan lagi pengutusan bagi pengurus hasil PAW, karena dipahami bahwa pengutusan bersifat kolektif untuk jabatan kepengurusan.
4. Pengurus hasil PAW dilantik ditengah-tengah ibadah PPGT dengan pembacaan petikan Keputusan BPM/BPK/BPS.
5. PAW terhadap pengurus yang dipilih langsung dalam persidangan, harus dilakukan melalui Rapat Pleno Pengurus Diperluas.
6. Dalam hal seorang pengurus melewati umur 35 tahun dan sedang menjabat tidak perlu dilaksanakan PAW.
7. Dalam hal seorang pengurus terpilih pada lingkup yang lebih luas dilakukan PAW jika periode kepengurusan yang masih tersisa lebih dari 5 bulan 30 hari.
BAB V
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
Pasal 17
Penggunaan Huruf
Semua persuratan dan kegiatan kesekretariatan/administrasi PPGT menggunakan huruf Candara, Maiandra GD dan Segoe UI.
Pasal 18
Kop Surat
1. Kop Surat menggunakan Kertas HVS Folio dengan ukuran 215 mm x 330 mm atau Kertas A4 dengan ukuran 210 mm x 297 mm.
2. Urutan penulisan dalam kop surat dimulai dari lingkup kepengurusan yang lebih luas. Contoh : PERSEKUTUAN PEMUDA GEREJA TORAJA, KLASIS PULAU JAWA, JEMAAT BANDUNG.
3. Pengurus dapat melakukan kreasi terhadap model, bentuk dan posisi Logo sepanjang tidak mengubah urutan kata dan kalimat pada kop surat.
Pasal 19
Kode & Nomor Surat
1. Pemberian nomor surat dimulai dari angka 001 dan seterusnya secara berurut sampai periode kepengurusan selesai. Setelah Kongres/Konperensi/ Rapat Anggota maka angka ini kembali ke angka 001.
2. Pemberian nomor dan kode surat menggunakan titik (bukan garis miring) dan angka latin (tidak menggunakan angka romawi) agar lebih sederhana.
3. Model pemberian nomor dan kode surat tersebut berlaku untuk semua kegiatan administrasi PPGT di semua lingkup, termasuk kepanitian.
4. Model penomoran surat sebagai berikut :
Nomor Kongres.SR/ST/SK.Nomor Surat.Kode Pengurus.bulan.tahun
Nomor Konperensi.SR/ST/SK.Nomor Surat.Kode Pengurus.bulan.tahun
Nomor Rapat Anggota.SR/ST/SK.Nomor Surat.Kode Pengurus.bulan.tahun
Ket:
Nomor Kongres : Diisi Nomor Kongres terakhir (dua digit)
Nomor Konperensi : Diisi Nomor Konperensi terakhir (dua digit)
Nomor Rapat Anggota : Diisi Nomor Rapat Anggota terakhir (dua digit)
SR = Surat Rutin, ST = Surat Tugas, SK = Surat Keputusan
Nomor Surat : Dimulai angka oo1 (jumlah digit bergantung pada jumlah total surat yang dikeluarkan pada periode sebelumnya)
Kode Pengurus :
Untuk Lingkup Pusat : PP
Untuk Lingkup Klasis : PK + Singkatan Klasis (terlampir)
Untuk Lingkup Jemaat : PJ + Singkatan Jemaat (terlampir)
Bulan : Diisi angka (dua digit) berdasarkan bulan pembuatan surat (Januari=01,Februari=02,…Desember=12)
Tahun = Diisi Tahun pembuatan surat (empat digit)
5 Contoh pemberian kode dan nomor persuratan adalah sebagai berikut :
a. Surat Pengurus Pusat:
13.SR.062.PP.02.2014
(Dibaca: Surat Rutin ke-62 dikeluarkan oleh Pengurus Pusat hasil Kongres XIII dibuat bulan Februari 2014)
13.ST.012.PP.03.2014
7. (Dibaca: Surat Tugas ke-12 dikeluarkan oleh Pengurus Pusat hasil Kongres XIII dibuat bulan Maret 2014)
13.SK.11.PP.04.2014
(Dibaca: Surat Keputusan ke-11 dikeluarkan oleh Pengurus Pusat hasil Kongres XIII dibuat bulan April 2014)
b. Surat Pengurus Klasis
18.SR.086.PK.MKS.05.2014
(Dibaca: Surat Rutin ke-86 dikeluarkan oleh PK Makassar hasil Konperensi XVIII dibuat bulan Mei 2014)
18.ST.021.PK.MKS.06.2014
(Dibaca: Surat Tugas ke-21 dikeluarkan oleh PK Makassar hasil Konperensi XVIII dibuat bulan Juni 2014)
18.SK.05.PK.MKS.07.2014
(Dibaca: Surat Keputusan ke-05 dikeluarkan oleh PK Makassar hasil Konperensi XVIII dibuat bulan Juli 2014)
c. Surat Pengurus Jemaat
07.SR.062.PJ.KRS.08.2014
(Dibaca: Surat Rutin ke-62 dikeluarkan oleh PJ Karassik hasil Rapat Anggota VII dibuat bulan Agustus 2014)
07.ST.012.PJ.KRS.09.2014
(Dibaca: Surat Tugas ke-12 dikeluarkan oleh PJ Karassik hasil Rapat Anggota VII dibuat bulan September 2014)
07.SK.11.PJ.KRS.10.2014
(Dibaca: Surat Keputusan ke-11 dikeluarkan oleh PJ Karassik hasil Rapat Anggota VII dibuat bulan Oktober 2014)
d. Surat-surat Kepanitiaan
Semua persuratan kepanitiaan mengikuti sistem penomoran surat pengurus, dimana kode SR/ST/SK diganti PAN=Panitia/TK=Tim Kerja dan Kode Pengurus diganti dengan nama kepanitiaan. Misalnya Surat Panitia Natal PPGT Klasis Seriti tahun 2014, dapat dituliskan sebagai berikut :
Contoh 15.PAN.011.NATAL.12.2014
(Dibaca: Surat ke-11 yang dikeluarkan oleh Panitia Natal PPGT Klasis Seriti hasil Konperensi XV, dibuat bulan Desember 2014)
Catatan : Digit Nama Kepanitiaan sedapatnya menggunakan kode dengan digit seminimal mungkin.
Pasal 20
Kode & Nomor Dokumen
1. Semua dokumen kepengurusan yang dikeluarkan oleh pengurus diberi kode dan nomor sebagai berikut:
PP.Nomor urut dokumen (PP)
Kode klasis.Nomur urut dokumen (PK)
Kode jemaat.Nomor urut dokumen (PJ)
Semua dokumen kepengurusan yang dikeluarkan melalui rapat diberi kode dan nomor sebagai berikut:
Kode Rapat.Nomor urut dokumen
RBS = Rapat Seksi/Bidang
RPH = Rapat Pengurus Harian
RPL = Rapat Pleno Pengurus
RPD = Rapat Pleno Pengurus Diperluas
RKR = Rapat Kerja
RKO = Rapat Koordinasi
RBM= Rapat Bersama
2. Kode dokumen ditulis di sudut kiri atas atau kanan atas.
3. Dokumen hasil Rapat ditandatangani oleh Pimpinan Rapat, disertai lampiran nama-nama peserta Rapat.
4. Contoh penulisan kode dokumen :
PP.012
Pesan Paskah 2012 PP.PPGT
MKS.052
Matikan Lampu 1 Jam
Pesan Pengurus PPGT Klasis Makassar menjelang Hari Lingkungan Hidup
DAD.021
Generasi Baru Tanpa Nyontek
Surat Penggembalaan Pengurus PPGT Klasis Makassar menyambut Ujian Nasional 2010
RKR.012
Pesan dan Seruan
Rapat Kerja IV PPGT
RPL.052
Resume Rapat Pleno Lengkap
PP.PPGT tgl 25-26 Juli 2011
RBM.021
Resume Rapat Bersama
BPS GT, PP.PPGT dan Panitia Pembangunan Gedung Pemuda Van de Loostrect
8. Pasal 21
Surat Tugas
1. Surat Tugas terhadap pengurus dan atau anggota PPGT yang bertindak atas nama organisasi dalam kegiatan-kegiatan internal maupun eksternal dibuat oleh Sekretaris dan ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris.
2. Dalam hal Sekretaris adalah penerima Surat Tugas maka Surat Tugas tersebut tetap dibuat oleh Sekretaris dan ditanda-tangani oleh Ketua
3. Setiap Pengurus/Anggota yang mendapatkan Surat Tugas diwajibkan membuat Laporan Tertulis atau resume kegiatan yang berisi informasi pelaksanaan kegiatan yang dihadiri.
Pasal 22
Tembusan-tembusan
1. Semua SK kepengurusan baik ditingkat Jemaat dan Klasis ditembuskan kepada PP.
2. Jika terjadi perubahan SK karena PAW maka perubahan SK tersebut ditembuskan kepada PP.
3. Keputusan Rapat Anggota dan Konperensi ditembuskan ke PP untuk digitalisasi keputusan-keputusan persidangan PPGT.
Pasal 23
Kartu Anggota
1. Kartu anggota adalah identitas resmi anggota PPGT
2. Kartu anggota dimaksudkan untuk melengkapi database potensi PPGT secara umum.
3. Kartu anggota diterbitkan oleh Pengurus Pusat PPGT.
4. Kartu anggota berlaku selama menjadi anggota biasa PPGT.
5. Kartu anggota digunakan sebagai kartu kontrol pada setiap kegiatan PPGT di semua lingkup.
6. Nomor Induk Anggota adalah 111262 01 001 0001 001
Keterangan :
- 111262 : Nomor Induk
- 01 : Nomor Wilayah (01 – 16)
- 001 : Nomor Klasis
- 0001 : Nomor Jemaat
- 001 : Nomor Anggota
Pasal 24
Profil Organisasi
1. LPJ Pengurus Klasis pada setiap Konperensi wajib melampirkan profil organisasi PPGT Klasis, yang memuat sekurang-kurangnya data dasar potensi anggota per jemaat.
2. Bagi jemaat-jemaat yang memungkinkan, sangat diharapkan untuk melampirkan profil organisasi PPGT Jemaat dalam LPJ pada setiap Rapat Anggota.
3. Profil Organisasi sekurang-kurangnya terdiri dari data jumlah anggota menurut jenis kelamin, pekerjaan, pendidikan, tingkat keaktifan dan total realisasi anggaran pendapatan tahun sebelumnya.
Pasal 25
Laporan Keuangan
1. Laporan keuangan bulanan dilingkup jemaat dipublikasikan setiap bulan kepada anggota melalui Kebaktian atau kegiatan lainnya.
2. Laporan keuangan bulanan dilingkup klasis dikirimkan kepada jemaat-jemaat setiap 3 bulan dan atau melalui media yang mendukung.
3. Informasi keuangan PP sedapatnya disampaikan sekali setiap bulan melalui media yang mendukung.
4. Laporan keuangan bulanan PP disampaikan dalam forum Rapat Kerja PPGT atau media yang mendukung.
5. Setiap Laporan keuangan harus diverifikasi oleh BVJ/ BVK/BVS GT.
6. Bentuk Laporan keuangan yang digunakan mengikuti ketentuan yang diatur oleh BVS GT.
Pasal 26
Iuran Anggota
1. Rapat Anggota setiap tahun menetapkan jumlah iuran anggota PPGT di Jemaat yang bersangkutan.
2. Iuran Anggota yang terkumpul harus diserahkan kepada pengurus yang lebih luas sesuai dengan persentasinya.
Contoh : Iuran Anggota PPGT Jemaat Tiatira Tambunan sebesar Rp. 1.000/orang/bulan. Maka sesuai ART PPGT, jumlah tersebut akan dibagi dalam persentase sebagai berikut:
Pengurus Jemaat Tiatira Tambunan= 50% x Rp. 1.000 = Rp. 500
Pengurus Klasis Kesu’ La’bo = 30 % x Rp. 1.000 = Rp. 300
9. Pengurus Pusat = 20 % x Rp. 1.000 = Rp. 200
3. Pengurus yang lebih luas mempunyai hak untuk menagih Iuran Anggota sesuai dengan persentasinya, sesuai dengan jumlah anggota PPGT di Jemaat. Jumlah tersebut tetap akan ditagih sekalipun tidak ada pengumpulan iuran dijemaat tersebut.
Pasal 27
Kepanitiaan
1. Kepanitiaan yang dibentuk bertanggung jawab kepada pengurus yang menerbitkan SK.
2. Setiap kepanitiaan wajib mengadakan Laporan Pertanggungjawaban selambat-lambatnya 3 bulan setelah kegiatan dilaksanakan. (Format Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Panitia terlampir)
3. Laporan Keuangan dalam setiap kepanitiaan wajib diverifikasi oleh BVJ/BVK/BVS GT sebelum menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban.
4. Jika kepanitiaan tidak dapat melaksanakan Laporan Pertanggungjawaban sebagaimana diatur dalam butir 2, maka kepanitiaan akan diambil alih oleh pengurus. Selanjutnya KSB kepanitiaan tersebut tidak diperkenankan lagi menjadi KSB pada kepanitiaan yang lain dan menjadi catatan negatif jika yang bersangkutan berniat menjadi pengurus pada kesempatan berikutnya.
Pasal 28
Kelengkapan Dasar Sekretariat
Di ruang sekretariat PPGT di semua lingkup sekurang-kurangnya terdapat:
1. Satu buah papan struktur kepengurusan
2. Satu buah papan potensi yang dapat memberikan gambaran umum keadaan PPGT
3. Satu buah buku daftar tamu, yang merekam setiap orang yang datang ke sekretariat, baik anggota maupun bukan anggota PPGT.
4. Satu buah buku notulen rapat, yang merekam semua hasil rapat-rapat pengurus dan kepanitiaan yang dibentuk.
5. Satu buah buku daftar surat masuk dan surat keluar.
6. Satu buah binder arsip surat masuk
7. Satu buah binder arsip surat keluar
8. Satu buah buku kas pembantu
9. Satu buah buku mobilitas inventaris
10. Satu set kuitansi/bukti pembayaran
11. Satu set Kertas Kop, stempel dan bantalannya
BAB VI
PROTOKOLER ORGANISASI
Pasal 29
Protokoler Dasar
1. Protokoler dasar adalah urutan protokoler organisasi paling minimal dalam sebuah kegiatan resmi PPGT.
2. Urutan protokoler dasar organisasi adalah sebagai berikut:
a. Kebaktian
b. Acara Nasional : Lagu Indonesia Raya
c. Acara Organisasi : Menyanyikan Mars PPGT
Pasal 30
Protokoler Lengkap
1. Urutan-urutan resmi protokoler lengkap organisasi adalah sebagai berikut:
a. Kebaktian
b. Acara Nasional
i. Lagu Indonesia Raya
ii. Mengheningkan Cipta
c. Acara Organisasi
i. Menyanyikan Mars PPGT
ii. Pembacaan Pembukaan AD PPGT
iii. Menyanyikan Hymne PPGT
d. Pidato dan Sambutan
2. Prototokoler lengkap dilakukan pada acara Rapat Anggota, Rapat Pimpinan Klasis, Konperensi, Rapat Pimpinan Pusat dan Kongres
3. Mengheningkan Cipta dipimpin oleh pimpinan organisasi yang paling luas jabatannya pada saat itu
4. Pidato dan sambutan disesuaikan dengan kondisi, tempat dan acara.
10. BAB VII
PENUTUP
Pasal 31
PO PPGT ini mengikat PPGT di semua lingkup kepengurusan.
Pasal 32
Dengan ditetapkannya keputusan ini, maka PO sebelumnya dinyatakan tidak berlaku lagi.
Di tetapkan di : Rantepao
Pada tanggal : 06 Februari 2014
11. Lampiran I Peraturan Organisasi PPGT (pasal 7, 12, 14)
Perihal : NASKAH SERAH TERIMA PENGURUS
NASKAH SERAH TERIMA
Pada hari ini hari ……..……. )1 Tanggal …………..………….)2 bulan …………………..….. )3 tahun …………………………….……..)4 pukul …………………………………. )5 Bertempat di ………………………….)6 dilaksanakan serah terima kepengurusan antara ………………………………………………………..) 7 selanjutnya disebut :
------------------------------------------------------ PIHAK PERTAMA -------------------------------------------
dengan …………………………………………………………)8 selanjutnya disebut:
------------------------------------------------------- PIHAK KEDUA ---------------------------------------------
setelah menyetujui hal-hal sebagai berikut:
Pasal 1
Pihak Pertama menyerahkan kepengurusan …………………………………………)9 berikut semua tanggung jawab dan wewenang yang melekat pada jabatan tersebut kepada Pihak Kedua atas dasar tanggung jawab persekutuan tanpa adanya paksaan dari pihak manapun.
Pasal 2
Pihak Kedua menerima jabatan sebagai ………………………………………………….. )10 berikut semua tanggung jawab dan wewenang yang melekat pada jabatan tersebut atas dasar tanggung jawab persekutuan tanpa adanya paksaan dari pihak manapun.
Pasal 3
Pihak Pertama menyerahkan semua inventaris organisasi kepada Pihak Kedua, baik yang diperoleh pada masa periode menjabat, maupun yang diperoleh dari periode-periode sebelumnya disertai keterangan-keterangan terhadap kondisi masing-masing barang inventaris. Adapaun nama, jumlah dan kondisi barang inventaris tersebut adalah sebagai berikut:
NO
Nama Barang Inventaris
Jumlah
Tahun Perolehan
Kondisi
1
2
3
dst
dst
dst
1 Diisi nama hari
2 Diisi tanggal dengan huruf
3 Diisi nama bulan dengan huruf
4 Diisi tahun dengan huruf
5 Diisi jam pada saat naskah serah terima ini dibacakan, ditulis dengan tangan oleh yang pembaca naskah
6 Diisi Nama Tempat pelaksanaan serah terima. Jika dilaksanakan di sebuah Jemaat, maka diisi nama Jemaat.
7 Diisi nama kepengurusan demissioner, contoh Pengurus PPGT Jemaat Dadi Periode 2007-2009.
8 Diisi nama kepengurusan yang baru, contoh Pengurus PPGT Jemaat Dadi Periode 2009-2011.
9 Diisi nama organisasi, contoh : PPGT Jemaat Dadi, PPGT Klasis Buakayu. Untuk lingkup pusat ditulis PP.PPGT.
10 Diisi sama dengan no. 9,
12. Pasal 4
Pihak Pertama menyerahkan saldo keuangan kepada Pihak Kedua dengan perincian sebagai berikut:
- Uang Tunai sebesar Rp. ……………………………11 (……………………………………... ………………………………………………………………………………………………..)12
- Saldo Bank sebesar Rp. ………………………….13 (….…………………….…………… (…………………………..………………………………………………………………….)14
………………………………15, ….16 ………….17 ….18
PIHAK I
.............................................................)19
( …………………………………………….) (…………………………………………..)
Ketua Sekretaris
PIHAK II
………………………………………..)20
( …………………………………………….) (…………………………………………..)
Ketua Sekretaris
DISAKSIKAN OLEH
……………………..)21 ……………………….22
( …………………………………………….) (…………………………………………..)
11 Diisi sesuai jumlah uang tunai yang diserah terimakan dalam angka
12 Diisi sesuai jumlah uang tunai yang diserah terimakan huruf
13 Diisi sama dengan saldo terakhir dalam rekening organisasi dengan angka
14 Diisi sama dengan saldo terkahir dalam rekening organisasi dengan huruf
15 Diisi sama dengan no. 6
16 Diisi sama dengan no. 2 dalam angka
17 Diisi sama dengan no. 3
18 Diisi sama dengan no. 4 dalam huruf
19 Diisi sama dengan no. 7
20 Diisi sama dengan no. 8
21 Diisi dengan nama Badan Pekerja Majelis sesuai lingkup pelayanan.
22 Diisi dengan nama Pengurus yang setingkat lebih luas. Untuk Lingkup Pusat bagian ini tidak diperlukan.
40. Lampiran III Peraturan Organisasi PPGT (pasal 21)
Perihal : FORMAT RESUME KEGIATAN
FORMAT RESUME KEGIATAN
Nama Kegiatan
:
(berisi nama kegiatan)
Waktu Kegiatan
:
(berisi waktu kegiatan)
Tempat Kegiatan
:
(berisi tempat kegiatan)
Deskripsi Kegiatan
:
(berisi kronologi/jalan cerita kegiatan yang dituliskan dari awal hingga akhir, termasuk menuliskan siapa-siapa hadir, yang mengambil bagian bahkan jenis acara/agenda yang dilaksanakan dalam kegiatan tersebut. Dapat menggunakan model Paragraf atau model poin (bullet)).
Catatan
:
(berisi catatan tambahan, seperti keterangan kegiatan atau kesinambungan kegiatan, dll)
Pembuat Resume,
(TTD)
……………………………………….
(Jabatan)
41. Lampiran IV Peraturan Organisasi PPGT (pasal 27)
Perihal : FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PANITIA
FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PANITIA
A. LAPORAN KERJA
B. LAPORAN KEUANGAN
CONTOH FORMAT ISIAN
A. LAPORAN KERJA
LAPORAN KERJA
PANITIA ……………………
Hari /Tanggal : …………………………….
Jenis Kegiatan :
Waktu Kegiatan :
Tempat Kegiatan :
Deskripsi Kegiatan:
Peserta (nama dan Jumlah)
Nama-nama yang ambil bagian (pemandu acara, moderator, fasilitator, pemimpin ibadah, dll)
Nama-nama Panitia yang hadir
Nama-nama Pengurus yang hadir
Nama-nama Undangan yang hadir
Dll,.
Catatan :
42. B. LAPORAN KEUANGAN
LAPORAN KEUANGAN
PANITIA ……………………
PER TANGGAL ……………………...
1. POSISI KEUANGAN
a. Saldo Awal : …………..
b. Penerimaan : …………..
c. Jumlah (a+b) : …………..
d. Pengeluaran : …………..
e. Saldo Akhir per bulan : …………..
2. RINCIAN PENERIMAAN
3. RINCIAN PENGELUARAN
Catatan :
Keterangan :
Format Laporan ini merupakan panduan sederhana bagi Panitia dan terbuka adanya pengembangan ide kretifitas baik di tingkat Klasis dan Jemaat dengan tidak menghilangkan unsur inti dalam laporan ini (Laporan Kerja dan Keuangan).