AIR Event Organizer & Wedding Planner 1SEMINAR NASIONAL KRISIS LINGKUNGAN HIDUP INDONESIA DANKONGRES I HIMPUNAN ALUMNI PEN...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 2RUNDOWN ACARAGENERAL RUNDOWNNO WAKTU ACARA KETERANGAN1 07.00-08.15 Kedatangan, Regi...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 3SEKRETARIAT ACARA• Koordinasi Pelaksanaan Acara• Admisnistrasi Acara• Pengumpulan D...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 4STRUKTUR KOORDINASI ACARAShow DirectorStage Manager Floor Manager Head Production H...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 5LANGKAH 1• Form RegistrasiTerbagi 2 : UndanganBiasa & UndanganAlumni• Form Registra...
SEBELUM ACARA6AIR Event Organizer & Wedding PlannerRSVP & VIP HANDLING1. Berkoordinasi dengan Protokoler VIP :a. Konfirmas...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 7TEAM LO VIPKoordinasi VIP Handling Dgn Protokoler VIP, RSVP, EO & Panitia Seminar- ...
SAAT ACARA BERLANGSUNGAIR Event Organizer & Wedding Planner 8RSVP & VIP HANDLINGPROSEDURKEPERGIAN VIPLO berkoordinasi dgnp...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 9RSVP & VIP HANDLINGNO VIP PROTOKOLER PERWAKILANPANITIAKETERANGAN1 Menteri Kehutanan...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 10RSVP & VIP HANDLINGNama VIP : Menteri Kehutanan RI, Bapak Zulkifli Hasan1 Kontak P...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 11TIM USHER, 6 PAXVIP HANDLING• Berkoordinasi dgn StageManager & Protokoler utk VIPH...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 12TIM ASROT, 6 PAXKOORD. ASROT, 1 PAX• Berkoordinasi dgn StageManager & Protokoler u...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 13PENDUKUNG ACARAACARANO NAMA POSISI NO. TLP EMAIL KETERANGAN1 MC 1 pax2 Pianist 1 p...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 14TIMELINE ACARATIMELINENO AKTIVITAS 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 KETERANGAN1 RSVP ...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 15PRODUKSI
AIR Event Organizer & Wedding Planner 16LOGISTIK ACARA, 4 PAXEVENT SUPPORT• ATK Sekretariat & TimAcara• Electrical & Tekni...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 17TIMELINE PRODUKSITIMELINENO AKTIVITAS 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 KETERANGAN1 Ve...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 18VENUE SET UP 12345617 81. Screen + Frame2. AreaMusik3. Panggung4. Area Pembicara &...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 19BACKDROP & STAGE
AIR Event Organizer & Wedding Planner 20VENUE SET UP
AIR Event Organizer & Wedding Planner 21WELCOMING BACKDROP
AIR Event Organizer & Wedding Planner 22DOKUMENTASI PRESS CONPress Conference :Ruang Sekjen DPD RI Ibu Siti NurbayaGedung ...
AIR Event Organizer & Wedding Planner 23DOKUMENTASI ACARA
AIR Event Organizer & Wedding Planner 24AIR Wedding Planner & Event OrganizerOur Consultants :Irsan Thaslimie, ST. MMM : 0...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

SEMINAR KRISIS LINGKUNGAN HIDUP & KONGRES I ALUMNI PSL IPB, 2012

1,106 views

Published on

A national event held by IPB ( Bogor Agriculture Institute ) whose many of its alumni played many role in Indonesian government, politics, businesses, etc.
We only have 2 weeks time to perform this event, from preparing to execution, the tricky part is how to divide the main responsibilities of each party involve.

Published in: Entertainment & Humor
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

SEMINAR KRISIS LINGKUNGAN HIDUP & KONGRES I ALUMNI PSL IPB, 2012

  1. 1. AIR Event Organizer & Wedding Planner 1SEMINAR NASIONAL KRISIS LINGKUNGAN HIDUP INDONESIA DANKONGRES I HIMPUNAN ALUMNI PENGELOLAAN SUMBERDAYA ALAM &LINGKUNGAN ( PSL ) IPB
  2. 2. AIR Event Organizer & Wedding Planner 2RUNDOWN ACARAGENERAL RUNDOWNNO WAKTU ACARA KETERANGAN1 07.00-08.15 Kedatangan, Registrasi & Coffee Break2 08.15-08.30 Transisi Utk Seminar3 08.30-10.00 Pembukaan Seminar4 10.00-12.30 Seminar Nasional Topik 1 :“Krisis Konflik Tenurial & Kawasan Sumber Daya Alam Indonesia “5 12.30-13.15 ISHOMA6 13.15-13.30 Transisi Utk Seminar7 13.30-14.45 Seminar Nasional Topik 2 :‘Environmental Governance,Perspektif Dlm Pengendalian LingkunganSecara Sistematis”8 14.45-16.15 Seminar Nasinal Topik 3 :“Go Green, Langkah-Langkah Kelompok Bisnis & Masyarakat Luas “9 16.15-16.25 Rangkuman Umum Oleh SC10 16.25-16.45 Penutupan Seminar & Transisi Utk Kongres I Himpunan Alumni PSL IPB11 16.45-18.00 Kongres I Himpunan Alumni PSl IPB12 18.00-End Penutupan
  3. 3. AIR Event Organizer & Wedding Planner 3SEKRETARIAT ACARA• Koordinasi Pelaksanaan Acara• Admisnistrasi Acara• Pengumpulan Data Hasil Pelaksanaan Acara ( Data Logistik, Data Tim Asrot, dll )• Logistik Acara• Informasi AcaraAKTIVITAS• OC PSL IPB• Protokoler• Perwakilan Sekretariat PSL IPB• EO• IPB Press• Crew LogistikCONTENT• Area Meeting• Area Kerja• Area LogistikPEMBAGIAN AREA
  4. 4. AIR Event Organizer & Wedding Planner 4STRUKTUR KOORDINASI ACARAShow DirectorStage Manager Floor Manager Head Production Head LogisticRSVP &Protokoler1. Tim Registrasi2. Koord.Konsumsi, Rg.Transisi & RestoArea ( Hotel )3. Koord. AreaTransisi4. Koord.Keamanan1. MC2. Musik & Singer3. IPB Choir4. Koord. Usher5. Koord. Asrot6. Koord.Dokumentasi7. Stage Crew1. All Venue SetUp2. Sound System& MultimediaSet Up3. Publikasi OutDoor4. ProductionCrew1. Logistic Crew2. Name Tag3. Souvenir VIP(Produk IPB)4. Seminar Kit5. Sertifikat6. Hands OutSeminar7. Buku Kongres
  5. 5. AIR Event Organizer & Wedding Planner 5LANGKAH 1• Form RegistrasiTerbagi 2 : UndanganBiasa & UndanganAlumni• Form Registrasi dibuat& dikeluarkan olehSekretariat PSL IPB• Sie. Registrasimenanyakan kpdundangan :Undangan/ Alumni• Peserta kemudiandipersilahkan mengisiForm Registrasi sesuaidengan kriterianyaLANGKAH 2• Setelah mengisi FormRegistrasi undangandiberikan Name Tagberdasarkan kriteriaundangan danSeminar Kit• Untuk undanganBUKAN ALUMNIdipersilahkan utkmenikmati CoffeeBreak• Untuk UndanganAlumni dipersilahkanmenuju “MejaPengambilan BukuKongres”LANGKAH 3• Panitia “MejaPengambilan BukuKongres” menanyakanName Tag pesertaAlumni• Peserta Alumnimenunjukkan NameTagnya• Panitia kemudianmemberikan BukuKongres I HimpunanAlumni PSL IPB• Setelah itu Panitiamempersilahkanuntuk menikmaticoffee breakNote :1. Koord. Tim Registrasi berkoordinasi dengan Sekretariat PSL IPB tentang Form Registrasi Undangan & pengumpulan FormRegsitrasi stl selesai Acara ( dimasukkan dlm amplop besar & diberi label “TIM REGISTRASI”2. Sekretariat PSL mengkalisifikasikan undangan menjadi 2 kriteria yaitu : Undangan Biasa & Undangan Alumni3. Berdasarkan kriteria tersebut kemudian Sekretariat PSL membuat 2 Form Registrasi yaitu: Form Registrasi UndanganBiasa & Form Registrasi Undangan Alumni4. Dalam Form tersebut sudah mencantumkan Nama Undangan dan Kriteria UndanganTIM REGISTRASI, 6 PAXMEKANISME REGISTRASI UNDANGAN
  6. 6. SEBELUM ACARA6AIR Event Organizer & Wedding PlannerRSVP & VIP HANDLING1. Berkoordinasi dengan Protokoler VIP :a. Konfirmasi Kedatangan VIPb. Waktu Kedatangan VIPc. Jumlah Rombongan VIPd. Seating Arrangemente. VIP Special Request :- Makanan & Minuman- Kamar Hotel- dll2. VIP Handlinga. LO VIP ( Man Power )b. Perwakilan Panitia3. Materi Presentasi VIP Pembicaraa. Informasi Topik Prsentasib. Batas Waktu Penerimaan Materi Presentasic. Informasi Waktu & Durasi Presentasid. Bentuk Materi Presentasie. Operator Presentasi Pribadif. Dll.RSVPTEAMEVENTORGANIZERData Hasil Koordinasi DenganProtokoler VIP- Rundown- Lay Out- Koordinasi VIP Special Request (EO,RSVP Team & Panitia )- Koordinasi Prosedur PengecekanProtokoler VIP (EO ,RSVP Team &Panitia)- dllVIP Handling- Nama Para LO VIP- Prosedur Kedatangan & Kepergian VIP- dllData Hasil Koordinasi Untuk MateriPresentasi VIP Pembicara
  7. 7. AIR Event Organizer & Wedding Planner 7TEAM LO VIPKoordinasi VIP Handling Dgn Protokoler VIP, RSVP, EO & Panitia Seminar- Prosedur Protokoler VIP ( Kedatangan & Kepergian VIP )- Prosedur Pengecekan Protokoler VIP- VIP Special Request- Koordinasi Detail Materi Presentasi- dllPROSEDURKEDATANGAN VIPLO berkoordinasi dgnprotokoler VIP ttgjadwal kedatanganVIPLO berkoordinasi dgnEO & Panitia ttgjadwal kedatanganVIPLO & Perwakilan Panitiamenyambut kedatanganVIP dan mengantar VIPmenuju Rg. TransisiSetelah Acara dimulai,LO & Perwakilan Panitiamengantar VIP menujuVenue ( Koordinasi dgnEO & Oanitia )LO berkoordinasi dgnprotokoler VIP ttgjadwal kedatanganVIPLO berkoordinasi dgnEO & Panitia ttgjadwal kedatanganVIPLO & Perwakilan Panitia langsungmengantar VIP menuju Venue(Koordinasi dgn EO & Panitia )SEBELUM ACARA BERLANGSUNGSAAT ACARA BERLANGSUNGRSVP & VIP HANDLING
  8. 8. SAAT ACARA BERLANGSUNGAIR Event Organizer & Wedding Planner 8RSVP & VIP HANDLINGPROSEDURKEPERGIAN VIPLO berkoordinasi dgnprotokoler VIP ttgwaktu kepergian VIPLO berkoordinasi dgnEO & Panitia ttgwaktu kepergian VIPLO & Perwakilan Panitia mengantar kepergianVIP dan MC announce dan menucapkanTerima Kasih atas kedatangan VIPNote :1. Untuk Team RSVP & LO VIP sebaiknya dibuat satu “atap” agar lebih mudah berkoordinasi dengan secarainternal & external dalam pelaksanaan tugasnya2. Perlu adanya koordinasi yang intensif diantara semua pihak pelaksana kegiatan Seminar & Kongres yangberkaitan dengan RSVP & VIP Handling, agar update mengenai RSVP dan VIP Handling dapat diketahuioleh semua pelaksana.SESUDAH ACARA BERLANGSUNGLO berkoordinasi dgnprotokoler VIP ttgwaktu kepergian VIPLO & Perwakilan Panitia mengantar kepergianVIP dan memberikan souvenir kepada VIPmelalui Protokoler VIP ( TBC )
  9. 9. AIR Event Organizer & Wedding Planner 9RSVP & VIP HANDLINGNO VIP PROTOKOLER PERWAKILANPANITIAKETERANGAN1 Menteri Kehutanan RI, Bpk. Zulkifli Hasan, SE2 Kepala BPN RI, Bpk. Hendarman Supandji3 Ketua Dewan Kehutanan RIProf. Dr.Ir. Hariadi K, M.Si4 Gubernur Kalteng, Bpk. Teras Narang, SH5 Bupati Kuningan, Bpk. Aang Hamid Suganda6 Aliansi Masy. Adat Nasional,Bpk.Abdon Nababan7 Menteri BUMN, Bpk. Dahlan Iskan8 Dep. III Kementerian LH, Dr. Arief Yuwono9 CEO General Electric Ind.,Dr. Handry Satriago10 Dirut Pertamina, Ibu Karen Agustiawan
  10. 10. AIR Event Organizer & Wedding Planner 10RSVP & VIP HANDLINGNama VIP : Menteri Kehutanan RI, Bapak Zulkifli Hasan1 Kontak Person / Protokoler2 Status Konfirmasi Kedatangan3 Waktu Kedatangan4 Jumlah Rombongan5 Seating Arrangement6 Special Request7 Detail Materi Presentasi :- Waktu Penyerahan Materi- Bentuk Materi Presentasi- Durasi Presentasi- Operator Presentasi8 Lain – Lain
  11. 11. AIR Event Organizer & Wedding Planner 11TIM USHER, 6 PAXVIP HANDLING• Berkoordinasi dgn StageManager & Protokoler utk VIPHandling (Prosedur HandlingVIP)• Membantu dan mengarahkanVIP dgn arahan dariProtokoler bila diperlukanINVITEE HANDLING• Membantu mengarahkanpara undangan untuk menujuResto atau Mushala pada saatIshoma• Membantu dan mengarhakanundangan utk kembali kedalam Ballroom stl acaraISHOMA selesaiSTANDING USHER• Berkoordinasi dgn StageManager utk pemberianSouvenir & Plakat VIP
  12. 12. AIR Event Organizer & Wedding Planner 12TIM ASROT, 6 PAXKOORD. ASROT, 1 PAX• Berkoordinasi dgn StageManager & Protokoler utkMateri Presentasi Pembicara• Berkoordinasi dgn Sekretariatuntuk keperluan Tim Asrot(CD Kosong,USB,VoiceRecorder, Amplop,label,dll)• Supervisi Tim Asrot,memastikan semua personildan peralatan dalam kondisiyg layak pakai• Membuat Format NotulensiTertulis• Mengumpulkan hasilnotulensi dan voice recorderacara kemudian menyerahkankpd Sekretariat Acara setelahacara selesai, disertai dgnketerangannya• Semua hasil tersebutdimasukkan ke dalam amplopbesar & diberi label “TIMASROT”NOTULENSI, 3 PAX• Notulensi Tertulis, 2 pax :mencatat semua kejadianselama seminar dan kongresberlangsung danmenyerahkan hasil notulensidalam bentu file dan cdsetelah acara selesai ( Sesuaidgn Format Notulensi )• Voice Recorder, 1 pax :merekam Acara Seminar &Kongres dari awal samapiakhir, kemudianmneyerahakan hasilnya kpdKoord.Asrot stl acara selesai.Berkoordinasi dgn SoundSystem utk pemasanganVoice RecorderASROT, 2 PAX• Mempresentasikan materipresentasi Pembicara sesuaidgn arahan Pembicara• Bekerja sama dgn AsistenPembicara utk keperluanpresentasi materi biladiperlukan (tentative)• Membuat copy digital darimateri presentasi Pembicara(File & CD) & disertaiketerangannya
  13. 13. AIR Event Organizer & Wedding Planner 13PENDUKUNG ACARAACARANO NAMA POSISI NO. TLP EMAIL KETERANGAN1 MC 1 pax2 Pianist 1 pax3 Penyanyi 2 pax4 IPB Choir 8 – 10 pax5 Tim Usher 6 pax6 Tim Asrot 6 pax7 Tim Registrasi 6 pax8 RSVP & Protokoler 5 pax9 Logistik 4 pax10 Production 2 pax11 Runner 4 pax12 Sekretariat Event 4 pax
  14. 14. AIR Event Organizer & Wedding Planner 14TIMELINE ACARATIMELINENO AKTIVITAS 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 KETERANGAN1 RSVP & Protokoler2 Recruitment Mas Dedi3 Teknikal Meeting 1 OC : Bpk. Rimun4 Briefing Recruitment Kampus IPB5 Press Conference Gedung DPD RI6 Teknikal Meeting 2 TBC7 On Site Rehearsal Novotel Bogor8 Loading Novotel Bogor
  15. 15. AIR Event Organizer & Wedding Planner 15PRODUKSI
  16. 16. AIR Event Organizer & Wedding Planner 16LOGISTIK ACARA, 4 PAXEVENT SUPPORT• ATK Sekretariat & TimAcara• Electrical & TeknikalSupport• Cleaning Support• Laptop / PC• Printer• Standing Acrilyc &Fishbowl ( RegIstrasi )• HT• Operational Car• Konsumsi PanitiaMERCHANDIZE• VIP Merchandize (ParcelIPB Product ) :GatheringItem, Wrapping, etc• Plakat ( IPB Press )MATERI CETAK• Seminar Kit (gathering &wraping)• Sertifikat• Name Tag• Buku Kongres• Signage Print utkStanding AcrilycPROVIDE PSL IPB IPB PRESSSEKRETARIAT STAGE REGISTRASINote :1. Koord. Logistik berkoordinasi dgn OC,EO Head Production, PSL IPB ( Mas Dedi ), dan IPB Press utkpenyediaan kelangkapan Logistik ( bila diperlukan dibantu oleh Runner )2. Koord. Logistik membuat laporan tentang kegiatan Logistik.
  17. 17. AIR Event Organizer & Wedding Planner 17TIMELINE PRODUKSITIMELINENO AKTIVITAS 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 KETERANGAN1 Venue Set Up- Approval Desain- Pembayaran Termin 1- Produksi- Loading2 Outdoor Publikasi :- Pemasangan3 Seminar Kit- Terima- Distribusi4 Goodie Bag- Terima- Distribusi
  18. 18. AIR Event Organizer & Wedding Planner 18VENUE SET UP 12345617 81. Screen + Frame2. AreaMusik3. Panggung4. Area Pembicara & Mimbar5. Backdrop Acara6. Area Operator7. Area Invitee8. FOH ( Operator Sound )
  19. 19. AIR Event Organizer & Wedding Planner 19BACKDROP & STAGE
  20. 20. AIR Event Organizer & Wedding Planner 20VENUE SET UP
  21. 21. AIR Event Organizer & Wedding Planner 21WELCOMING BACKDROP
  22. 22. AIR Event Organizer & Wedding Planner 22DOKUMENTASI PRESS CONPress Conference :Ruang Sekjen DPD RI Ibu Siti NurbayaGedung MPR / DPR Ri, Senayan Jakarta
  23. 23. AIR Event Organizer & Wedding Planner 23DOKUMENTASI ACARA
  24. 24. AIR Event Organizer & Wedding Planner 24AIR Wedding Planner & Event OrganizerOur Consultants :Irsan Thaslimie, ST. MMM : 0812 1050 9900Fery Bawembang, A.MdM : 0812 1244 2367THANK YOUEmail : thaslimie@yahoo.com or fery.bawembang@gmail.comWeb Site : www.circlepad.com/AirWeddingPlannerEventOrganizerFacebook Group : www.facebook.com/groups/airweddingplannereventorganizer/Facebook Page : https://www.facebook.com/AirWeddingEventTwitter : @AIRWeddingEvent

×