11 порад при підготовці тендерної документації

1. 11 порад від «Радника»:
розглядаємо окремі нюанси,
наслідки, ризики при складанні
тендерної документації
Ірина Антонова,
керівник редакційної колегії журналу
«Радник в сфері державних закупівель»

2. - Зміст ТД та моніторинг ДАСУ відповідно.
- Спосіб подання документів учасником.
- Спосіб подання документів переможцем.
- Вигляд документів у складі ТП:
коли скан з оригіналу?
- Вигляд документів у складі ТП:
коли скан з копії оригіналу?
- Не читабельний документ у складі ТП.
- Якщо в ТД є вимога накладення КЕПу на ТП:
чи змінилась практика органу оскарження?
- Яким підписом має скористатися учасник (від юр. чи від фіз. особи)?
- Модельний статут: що таке?
- Повноваження на підписання договору.
- Що робити з персональними даними учасників?
Поговоримо про:

3. Даний нормативний документ рекомендує
замовникам під час розроблення документації
керуватися Примірною тендерною документацією
для процедури відкритих (міжнародних) торгів та
конкурентного діалогу.
Наказ Мінекономрозвитку
від 13 квітня 2016 р. № 680
«Про затвердження примірної тендерної документації»

4. Тендерна документація розробляється
та затверджується замовником
самостійно і оприлюднюється для вільного
доступу в системі Prozorro.
Обов'язкові вимоги щодо змісту ТД
визначені у ч. 2 ст. 22 Закону про
публічні закупівлі.
Тендерна документація може містити
також іншу інформацію відповідно до
законодавства, яку замовник вважає за
необхідне до неї включити (ч. 3 ст. 22
Закону).
Зміст тендерної документації

5. Моніторинг закупівель ДАСУ. Порушення:
 Вимог пункту 2 частини другої статті 22 Закону тендерна документація не містить
інформацію про спосіб підтвердження відповідності учасників вимогам, встановленим
статтею 17 цього Закону.
 Вимог пункту 3 частини другої статті 22 Закону тендерна документація не містить
обов’язкової вимоги щодо необхідності застосування заходів із захисту довкілля.
 Вимог пункту 7 частини другої статті 22 Закону тендерна документація не містить
проекту договору про закупівлю (з обов’язковим зазначенням порядку змін його
умов).
 Вимог пункту 9 частини другої статті 22
Закону опис методики оцінки за критерієм
«ціна», визначеної в пункті 1 розділу
«Оцінка тендерної пропозиції» тендерної
документації, не містить інформацію
про врахування податку на додану
вартість (ПДВ).
UA-2019-01-04-000545-a

6. Щодо учасника Щодо переможця
Ч. 1 ст. 14 Закону:
Подання інформації під час
проведення процедури
закупівлі здійснюється в
електронному вигляді через
електронну систему закупівель.
Ч. 1 ст. 25 Закону:
Тендерна пропозиція
подається в електронному
вигляді через електронну
систему закупівель.
Спосіб подання документів переможцем
процедури закупівлі визначається
замовником самостійно та зазначається в
тендерній документації.
Рекомендація: встановлювати у тендерній
документації вимогу щодо завантаження
переможцем документів через електронну
систему закупівель.
У випадку не встановлення вимоги про
спосіб подання документів, переможець
самостійно прийматиме рішення щодо
надання таких документів через електронну
систему або в паперовому вигляді.
Спосіб подання інформації та документів
учасником та переможцем процедури закупівлі

7. Рекомендація
Всі документи тендерної
пропозиції подаються в
електронному вигляді через
електронну систему
закупівель (шляхом
завантаження сканованих
документів або електронних
документів в електронну
систему закупівель).
Як замовникам вимагати подання документів від учасника.
Нюанси

8. Радник в сфері державних закупівель
Згідно вимог ТД учасник повинен надати оригінал листа-відгуку від
замовника про належне виконання учасником аналогічного договору.
У складі пропозиції ТОВ «Х» міститься лист-відгук від 05.06.2018 № 30/496
від приватного акціонерного товариства «Y», на якому міститься печатка ТОВ
«Х» та позначка «Копія вірна» з підписом Іващенка С. В., що вказує на
подання саме копії документа.
Разом з тим у складі пропозиції ТОВ «Х» відсутній оригінал листа-
відгуку від замовника, що не відповідає умовам документації в цій
частині.
Зважаючи на вищевикладене, пропозиція ТОВ «Х» не відповідала умовам
документації в цій частині
Рішення Колегії АМКУ
№ 6877-р/пк-пз від 11.07.2018
№ UA-2018-05-23-000451-a
Вимога документації
надати оригінал документа

9. Радник в сфері державних закупівель
Згідно вимог ТД учаснику необхідно надати в складі пропозиції копію з
оригіналу документа, що посвідчує особу, уповноважену на підписання
договору.
Отже, документація не передбачала обов’язку надавати саме сканований
оригінал документа, що посвідчує особу.
У складі пропозиції скаржника, зокрема, міститься паспорт Сергієнка О. В. з
приміткою «Копія вірна» та підписом цієї особи.
Документація не містила окремих вимог щодо необхідності обов'язкового
надання у складі пропозиції учасників саме сканованого оригіналу паспорта
відповідної особи.
Виходячи з вищенаведеного, скаржник не порушив умови документації в цій
частині, у зв’язку із чим його пропозиція була неправомірно відхилена з наведеної
вище підстави
Рішення Колегії АМКУ
№ 5894-р/пк-пз від 18.06.2018.
№ UA-2018-04-27-001118-a
Вимога документації надати
копію з оригіналу документа

10. Радник в сфері державних закупівель
Згідно вимог ТД учаснику необхідно надати в складі пропозиції
протокол загальних зборів.
У складі пропозиції ПрАТ «Х» міститься копія протоколу річних
загальних зборів акціонерів ПрАТ «Х" від 27.04.2018 № 21.
Документація не містить вимог щодо необхідності надання у складі
пропозиції саме оригіналів документів для підтвердження повноважень
посадової особи учасника щодо підпису документів тендерної пропозиції та
укладання (підписання) договору про закупівлю.
Враховуючи викладене, ПрАТ «Х» не порушило умови Документації в цій
частині, у зв’язку з чим відсутні підстави для задоволення Скарги в цій
частині.
Рішення Колегії АМКУ
№ 6877-р/пк-пз від 11.07.2018
№ UA-2018-05-23-000451-a
Не конкретизована
вимога документації щодо
вигляду документа

11. У складі тендерної
пропозиції є
Не читабельний
документ: так документ
наявний чи відсутній?
Як замовникам вимагати подання документів від учасника.
Нюанси

12. Радник в сфері державних закупівель
Скаржник зазначає, що відповідно до умов тендерної документації
тендерна пропозиція повинна містити документи, що
підтверджують повноваження посадової особи або представника
учасника процедури закупівлі щодо підпису документів тендерної
пропозиції (копії відповідних документів).
В складі пропозиції переможця торгів міститься копія
протоколу зборів засновників, яку подано в такому вигляді, що її
неможливо прочитати. Тому він не є підтвердженням виконання вимог
ТД.
Тендерна пропозиція переможця не відповідає умовам тендерної
документації, Замовник має скасувати рішення про визначення
Переможця.
Щодо якості поданих
копій документів
Розглянемо оскарження
за процедурою
UA-2017-01-25-000933-a

13. Чому саме кваліфікований електронний підпис (КЕП)?
У листопаді 2018 року втратив
чинність Закон України від
22.05.2003 № 852-IV «Про
електронний цифровий підпис».
Його замінив новий акт – Закон
України від 05.10.2017 № 2155-VIII
«Про електронні довірчі послуги»
(Закон про ЕДП). Закон про ЕДП
набув чинності 07.11.2018.
Згідно ч. 3 ст. 12 Закону під час використання електронної системи закупівель з метою
подання тендерних пропозицій і здійснення їх оцінки документи та дані створюються
та подаються з урахуванням вимог Закону України "Про електронні документи та
електронний документообіг".

14. Радник в сфері державних закупівель
Вимога про накладення електронного підпису
на тендерну пропозицію
Ситуація № 1
Якщо в тендерній
документації міститься вимога
щодо накладення на
тендерну пропозицію ЕЦП,
учасник повинен накладати
ЕЦП, в іншому випадку його
тендерна пропозиція не
відповідатиме умовам
тендерної документації
Ситуація № 2
Якщо тендерна документація
не містить окремих вимог щодо
накладення на документи, у
складі пропозиції, ЕЦП
учасника та не містить вимоги,
що документи тендерної
пропозиції мають бути надані у
вигляді електронних
документів, учасник не
зобов'язаний накладати ЕЦП
Рішення Колегії АМКУ
№ 199-р/пк-пз від 16.01.2017
№ UA-2016-11-21-000777-a
Рішення Колегії АМКУ
№ 6396/пк-пз від 14.09.2017
№ UA-2017-07-28-000262-а

15. Радник в сфері державних закупівель
Рішення Колегії АМКУ
№ 3322-р/пк-пз від 22.03.2019
№ UA-2019-01-22-001171-c
Скаржник зазначає, що пропозиція переможця не скріплена
кваліфікованим електронним підписом/цифровим електронним підписом
(КЕП/ЕЦП).
Замовник у своїх поясненнях зазначає, що Документація не містить
вимоги щодо скріплення кваліфікованим електронним підписом/цифровим
електронним підписом КЕП/ЕЦП пропозиції учасників.
Документація не містить окремих вимог щодо необхідності
накладення КЕП/ЕЦП на документи пропозиції.
Враховуючи викладене, переможець не порушив умови Документації в цій
частині, у зв'язку з чим відсутні підстави для задоволення Скарги в цій
частині.
Тепер КЕП. Чи змінилась
практика АМКУ?

16. Яким підписом має скористатися учасник
(від юр. чи від фіз. особи)?
Згідно ст. 237 ЦКУ не є
представником особа, яка
хоч і діє в чужих
інтересах, але від
власного імені.
Представництво виникає
на підставі договору,
закону, акта органу
юридичної особи та з
інших підстав,
встановлених актами
цивільного законодавства.

17. Радник в сфері державних закупівель
Рішення Колегії АМКУ
№ 13284-р/пк-пз від 28.12.2018
№ UA-2018-10-24-000436-a
Відповідно до протоколу засідання тендерного комітету Пропозиція Скаржника
була відхилена з наступної підстави: "Учасник наклав ЕЦП (Іванов Іван Іванович), як
фізична особа, а не як службова/посадова особа. Згідно зі статтею 237 ЦКУ не є
представником особа, яка хоч і діє в чужих інтересах, але від власного імені. Всупереч
вимозі Замовника, учасником не виконано вищезазначену вимогу".
У ході розгляду зазначеного питання встановлено наступне. У складі Пропозиції
Скаржника міститься, зокрема, файл "sign.p7s". За результатами перевірки файлу
"sign.p7s" на веб-порталі Центрального засвідчувального органу, було встановлено,
зокрема, наступне: "Підписувач: ІВАНОВ ІВАН ІВАНОВИЧ … Організація (установа):
ФІЗИЧНА ОСОБА" .
Документація не містила окремих вимог до електронного цифрового підпису
(зокрема, щодо підписанта), який накладається на документи тендерної пропозиції.
Враховуючи викладене, ТОВ “Y" не порушило умови Документації в цій частині, у
зв'язку з чим його Пропозиція була неправомірно відхилена Замовником з
наведеної вище підстави.
Вимога про накладення
електронного підпису
на тендерну пропозицію

18. Не кожне ТОВ зобов’язане ухвалити свій власний статут – керуючись статтею 56
ГК України та статтею 87 ЦК України учасники (засновники) ТОВ можуть прийняти
рішення про провадження діяльності на основі модельного статуту, про що до ЄДР
юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань вноситься
відповідна відмітка.
Модельний статут ТОВ затверджений постановою Уряду від 16.11.2011 № 1182.
Якщо учасник закупівель у формі ТОВ діє на основі модельного статуту, то він не
матиме свого власного, підписаного його учасниками (засновниками) статуту у
формі єдиного документа, а тому у складі тендерної пропозиції такий учасник
подає не статут, а довідку з відповідною інформацією.
Однак! Тендерна пропозиція подається відповідно до вимог тендерної
документації. Таким чином, саме замовник повинен врахувати особливості
діяльності ТОВ на підставі модельного статуту ще при розробці тендерної
документації та надати таким учасникам можливість подавати відповідну
інформацію у формі довідки.
Якщо вимагаєте статут, не забувайте, що є модельний статут

19. Група ризику: учасники у формі ТОВ чи ТДВ, статутом яких
не встановлено чітких повноважень директора (виконавчого
органу) на вчинення правочинів.
Згідно ч. 2 ст. 44 Закону про ТОВ та ТДВ рішення про
надання згоди на вчинення правочину, якщо вартість майна,
робіт або послуг, що є предметом такого правочину,
перевищує 50 % вартості чистих активів товариства станом
на кінець попереднього кварталу, приймаються винятково
загальними зборами учасників.
Варіант 1: або вже підтверджено документами у складі ТП.
Варіант 2: якщо вимогу згідно варіанту 1 ТД не передбачала,
то…
після визначення переможця, але до укладення договору,
замовник може запитати в переможця підтверджуючий
документ, наприклад, протокол загальних зборів учасників
ТОВ про надання згоди на вчинення відповідного правочину.
Повноваження на підписання договору
Чому важливо: ризик визнання договору про закупівлю недійсним.

20. Що робити з персональними даними учасників?
Приклад зазначення інформації в ТД
Факт подання тендерної пропозиції учасником - фізичною
особою, у тому числі фізичною особою-підприємцем, яка є суб’єктом
персональних даних, вважається безумовною згодою суб’єкта
персональних даних щодо обробки її персональних даних у зв’язку з участю
в процедурі закупівлі, відповідно до абз. 4 ст. 2 Закону України «Про захист
персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI.
В усіх інших випадках, факт подання тендерної пропозиції
учасником – юридичною особою, що є розпорядником персональних даних,
вважається підтвердженням наявності у неї права на обробку
персональних даних, а також надання такого права замовнику, як
одержувачу зазначених персональних даних від імені суб’єкта
(володільця). Таким чином, відповідальність за неправомірну передачу
замовнику персональних даних, а також їх обробку, несе виключно учасник
процедури закупівлі, що подав тендерну пропозицію.

21. Радник в сфері державних закупівель
Рішення Колегії
№ 2510-р/пк-пз від 06.03.2019
№ UA-2019-01-04-000411-c
Позиція Скаржника: Скаржник не погоджується з рішенням Замовника
стосовно відхилення своєї Пропозиції.
Позиція Замовника: Замовник у поясненнях зазначає, що у довідці про наявність
працівників, зазначено інформацію про 5 працівників, а також заяву, у якій зазначено
серії та номери паспортів зазначених працівників. Документи, надані ТОВ «Y», містять
персональні дані працівників, які не можуть бути розголошені без їх згоди. Замовник
зазначає, що враховуючи викладене, Скаржник мав надати лист-згоду працівників.
Позиція органу оскарження: Документація не містить окремих вимог щодо
необхідності надання учасником у складі Пропозиції листа-згоди за формою
додатку 7 Документації на всіх працівників учасника.
Враховуючи викладене, ТОВ «Y» не порушило умови Документації в цій частині, тому
Пропозицію Скаржника було неправомірно відхилено Замовником з наведеної вище
підстави.
Інакше можливо потрапити в
ситуацію…

22. Під час проведення процедур закупівель усі документи,
що готуються замовником, викладаються українською
мовою. За рішенням замовника одночасно всі документи можуть
мати автентичний переклад на іншу мову. Визначальним є текст,
викладений українською мовою.
Вимоги щодо мови, на якій подається тендерна
пропозиція учасника або окремі документа в її складі,
встановлює замовник.
Мова подання документів учасниками

23. Радник в сфері державних закупівель
Розглянемо оскарження за
процедурою
№ UA-2016-10-19-000803-с
В складі тендерної пропозиції Скаржника міститься
документ складений на російській мові (акт сверки). На думку
Скаржника його пропозиція не підлягає відхиленню на цій підставі,
оскільки в України гарантується вільний розвиток російської мови.
Відповідно до вимог тендерної документації, тендерна
пропозиція та всі документи, що мають відношення до неї складаються
українською мовою. У разі надання будь-яких документів на іншій
мові, вони повинні бути перекладені на українську мову.
Отже, Скаржник порушив вимоги Документації в цій
частині.
Щодо мови
тендерної пропозиції

24. Дякую за увагу!
Чекаю на Ваші питання!
сайт: radnuk.com.ua
e-mail: radnukdz@gmail.com
тел.: (044) 451-85-71
Завжди готові співпрацювати
та допомагати!