PMexpo 2017 - 27 ottobre 2017 ----------------------------------------------------------------------- Il cambiamento di prospettiva del PMO (Roberta Lotti – Direzione dei sistemi informativi e dell'innovazione del MEF/DAG) https://www.pmexpo.it/2017/programma/r011tr

1. Il cambiamento di prospettiva
del PMO: da supporto
all'execution a governo delle
expectation
Relatore: Roberta Lotti
Un evento organizzato da:

2. Agenda
Approccio
metodologico
Case study
Cloudify NoiPA

3. Approccio metodologico: Stakeholder e aspettative
PMO 2.0: IL CASO MEF– Approccio metodologico
Relatore: Roberta Lotti
Individuare le aspettative degli Stakeholder
Fase 2
Input/Output
Result
Outcome
Impact
Risultato effettivamente
raggiunto sulla base delle
risorse impiegate (input)
Risultato legato alla
produzione di specifici
output nell’ambito di un
progetto
Risultato di lungo
termine legato al
raggiungimento di
determinati outcome
Risultato legato alla
produzione di specifici
result nell’ambito di un
programma
Individuare gli Stakeholder
Stakeholder istituzionali: soggetti che svolgono ruoli
di policy making e che hanno interesse allo sviluppo
e alla qualità dei servizi erogati
Customer: soggetti attualmente o potenzialmente
destinatari dei servizi
End User: soggetti beneficiari dei servizi
Partner: soggetti che concorrono direttamente
(nell’ambito della catena del valore) o
indirettamente (come fornitori di input o destinatari
di output) all’erogazione dei servizi
Fase 1

4. Approccio metodologico: Ruolo del PMO nel mondo Agile
Garante dell’equilibrio tra i livelli in cui
può essere scomposta un’iniziativa
(Portfolio, Programmi, Progetti e
Attività) e le aspettative degli
stakeholder
Garante del rispetto dei tre driver di
un’iniziativa (Scope, Time, Resource)
Il ruolo del PMO consiste nel
massimizzare il beneficio per ciascun
stakeholder, esercitando la funzione di:
Driver
PMO 2.0: IL CASO MEF– Approccio metodologico
Relatore: Roberta Lotti
Input/Output
Result
Outcome
Impact
Resource
Scope
TimeScope
Resource Time

5. PMO 2.0: IL CASO MEF– Case study Cloudify
NoiPA
Relatore: Roberta Lotti
NoiPA è stato
recentemente
riconosciuto
dall’AgID come una
delle infrastrutture
immateriali
nazionali. In tale
contesto, entro il
2018, NoiPA sarà
reingegnerizzato. Il
Mef intende
perseguire tale
obiettivo strategico
attraverso
l’attuazione del
Programma Cloudify
NoiPA.
NoiPA
Case study Cloudify NoiPA: Trasformazione digitale della PA

6. PMO 2.0: IL CASO MEF– Case study Cloudify
NoiPA
Relatore: Roberta Lotti
NoiPA, il sistema di gestione e amministrazione
del personale pubblico
NoiPA, lo share services di servizi stipendiali più
grande del mondo
Domani
2.100.000 utenti 3.300.000 utenti
90 amministrazioni 10.500 amministrazioni
Oggi
Servizi di Payroll
• 58% del personale della PA
Servizi di Time Management
• 1,5% del personale della PA
• 2,5% degli amministratori NoiPA
Servizi Giuridici
• 1,3% del personale della PA
• 2,2% degli amministratori NoiPA
Servizi di Payroll
• 100% del personale della PA
Servizi di Time Management
• 100% del personale della PA
• 100% degli amministratori NoiPA
Servizi Giuridici
• 100% del personale della PA
• 100% degli amministratori NoiPA
Case study Cloudify NoiPA: Evoluzione del Servizio
Standardizzazione
Personalizzazione
VS

7. Case study Cloudify NoiPA: Numeri e organizzazione del
Programma
PMO 2.0: IL CASO MEF– Case study Cloudify
NoiPA
Relatore: Roberta Lotti
• Circa € 70 Mln di
budget
disponibile
• 7 anni di durata
complessiva del
programma
• Oltre 100 risorse
dell’amministrazione
coinvolte
• 10 stream
progettuali
• Oltre 800 linee
attività ad oggi
pianificate
• Oltre 400 milestone
pianificate
• Oltre 15 Workshop
organizzati alla data
• 18 Amministrazioni
coinvolte nella
realizzazione del
programma

8. Case study Cloudify NoiPA: Stakeholder
Stakeholder istituzionali: soggetti che svolgono ruoli di
policy making e che hanno interesse allo sviluppo e alla
qualità dei servizi erogati da NoiPA (MEF; RGS; ACT; AgID;
ecc)
Customer: soggetti attualmente o potenzialmente
destinatari dei servizi NoiPA
End User: soggetti beneficiari dei servizi NoiPA
Partner: soggetti che concorrono direttamente (nell’ambito
della catena del valore) o indirettamente (come fornitori di
input o destinatari di output) all’erogazione dei servizi (RTS;
Sogei; fornitori privati; ecc)
PMO 2.0: IL CASO MEF– Case study Cloudify
NoiPA
Relatore: Roberta Lotti

9. Case study Cloudify NoiPA: Scheda ACT (Agenzia di coesione territoriale) –
Articolazione del Programma
PMO 2.0: IL CASO MEF– Case study Cloudify
NoiPA
Relatore: Roberta Lotti

10. Case study Cloudify NoiPA: Azioni PMO (1/8)
Il PMO della DSII, al fine di garantire la coerenza tra i livelli dell’iniziativa Cloudify NoiPA ha
progettato e implementato modelli gestionali e azioni ad hoc per ciascuno di essi.
Portfolio Management
Programme Management
Project Management
Activity Management
Obiettivi specifici
Linee d’Intervento
Attività
Livelli
PMO 2.0: IL CASO MEF– Case study Cloudify
NoiPA
Relatore: Roberta Lotti
Partner
End User
Stakeholder istituzionali
Customer
Task
Stakeholder Tipologia aspettativa
Livelli della Scheda di
programma ACT
Strumenti PMO
Input/Output
Result
Outcome
Impact

11. Case study Cloudify NoiPA: Azioni PMO (2/8)
PMO 2.0: IL CASO MEF– Case study Cloudify
NoiPA
Relatore: Roberta Lotti
Obiettivo
specifico 1
Obiettivo
specifico 2
Obiettivo
specifico 3
Linea
d’intervento 1
Linea
d’intervento 2
Attività 1 Attività 2 Attività n
Indicatori
d’impatto
Indicatori di
outcome
Indicatori di
risultato
Ciascun livello
prevede l’utilizzo di
indicatori ad hoc
per la valutazione e
la misura di quanto
prodotto.
Tali indicatori sono
ancorati a
meccanismi di
verifica del livello di
soddisfazione degli
stakeholder in
applicazione
dell’User centric
approach.
KPI impatto KPI impatto KPI impatto
KPI outcomeKPI outcome
KPI
risultato
KPI
risultato
KPI
risultato
Project
Management
Programme
Management
Portfolio
Management

12. Case study Cloudify NoiPA: Azioni PMO (3/8)
Portfolio
Prioritization
Strumenti di
portfolio
management
Cruscotto di
governance
Strumenti di
pianificazione e
monitoraggio
TimeResource
Scope
TimeResource
Scope
PMO 2.0: IL CASO MEF– Case study Cloudify
NoiPA
Relatore: Roberta Lotti

13. Case study Cloudify NoiPA: Azioni PMO (4/8)
Portfolio
Prioritization
Strumenti di
pianificazione e
monitoraggio
La DSII ha definito un’apposita
“Metodologia di Portfolio
Prioritization” a supporto delle fasi
di valutazione, ranking,
prioritizzazione e approvazione
delle proposte di linee
d’intervento. Essa è basata sulle
sulle variabili benefici e costi.
Benefici
Costi Costo FTE interni Costo esterno
I Criteri di prioritizzazione
Strumenti di
portfolio
management
Cruscotto di
governance
PMO 2.0: IL CASO MEF– Case study Cloudify
NoiPA
Relatore: Roberta Lotti
Allineamento
al Piano AgID
Innovatività
Impatto
sull’utenza
Soddisfazione
degli End user
Selezione
Proposte di linee
d’intervento
Articolazione degli Obiettivi selezionati
in Linee d’Intervento e Attività
Linee
d’intervento
selezionate
Obiettivi specifici – Scheda ACT

14. Case study Cloudify NoiPA: Azioni PMO (5/8)
PMO 2.0: IL CASO MEF– Case study Cloudify
NoiPA
Relatore: Roberta Lotti
Portfolio
Prioritization
Strumenti di
pianificazione e
monitoraggio
Strumenti di
portfolio
management
Cruscotto di
governance
Lo strumento di portfolio management DIM – DSII Information Management
favorisce la gestione dei diversi stadi del ciclo di vita delle iniziative e
centralizza le fasi di pianificazione e monitoraggio dello stato avanzamento
delle attività effettuate dai diversi stream progettuali.

15. Case study Cloudify NoiPA: Azioni PMO (6/8)
PMO 2.0: IL CASO MEF– Case study Cloudify
NoiPA
Relatore: Roberta Lotti
Portfolio
Prioritization
Strumenti di
pianificazione e
monitoraggio
Strumenti di
portfolio
management
Cruscotto di
governance
Tale strumento costituisce quindi una fonte informativa
strategica per le attività decisionali del management.
Il Cruscotto di Governance IT si alimenta con i dati dei diversi tool in uso presso la
DSII. Attraverso le diverse dashboard disponibili è possibile monitorare, controllare
e valutare in tempo reale l’andamento dei diversi stream progettuali Cloudify.

16. Case study Cloudify NoiPA: Azioni PMO (7/8)
PMO 2.0: IL CASO MEF– Case study Cloudify
NoiPA
Relatore: Roberta Lotti
Portfolio
Prioritization
Strumenti di
pianificazione e
monitoraggio
Strumenti di
portfolio
management
Cruscotto di
governance
Il Piano di Programma Cloudify NoiPA permette, ad esempio, di:
• definire e monitorare in maniera centralizzata le milestone (deadline
progettuali, deliverable, ecc.) di tutti gli stream progettuali per i livelli
relativi a Portfolio, Programma e Progetto (Obiettivi, Linee d’intervento,
Attività)
• gestire le dipendenze e le ripianificazioni tra attività di stream differenti
• individuare il Percorso critico.
Azione PMO

17. Case study Cloudify NoiPA : Azioni PMO (8/8)
PMO 2.0: IL CASO MEF– Case study Cloudify
NoiPA
Relatore: Roberta Lotti
Sprint
Planning
Sprint
Execution
Sprint
Review
Sprint
Planning
Sprint
Execution
Sprint
Review
Release
Planning
Release
Review
Requisiti
Funzionali
Release #1
Plan
Relase #1
Plan
Sprint #1
Validazione
Funzionale
Sprint #1
SW Dev. & Tested
(Unit, Style, …)
Validazione
Funzionalie
Relase #1
Plan
Sprint #2
Validazione
Funzionale
Sprint #2
SW Dev. & Tested
(Unit, Style, …)
Debito Tecnico
BUG
Release 1 Servizi Built in

18. Case study Cloudify NoiPA: PMO - i benefici per gli stakeholder
MANAGING
EXPECTATION
Policy maker
End user Partner
Customer
• Garanzia di governo dei
risultati ottenuti in una logica
non frammentata, orientata a
valorizzare l’impatto
complessivo prodotto
• Rispetto delle tempistiche di
realizzazione delle soluzioni
(approccio time-box)
• Approccio sinergico delle
singole iniziative per
generare utilità ai clienti
• Progettazione dei servizi in
logica user-centric partendo
dai fabbisogni degli utenti
• Coerenza del risultato
rispetto ai requisiti
• Garanzia di efficacia nella
«messa in fase» (in logica
input/output) dei contributi
dei diversi partner rispetto alla
catena del valore del servizio
L’approccio al PMO adottato, focalizzando la prospettiva da «gestione dalle attività» a «governo delle aspettative»,
consente pertanto di generare benefici utili a rispondere direttamente ai fabbisogni dei diversi stakeholder

19. Grazie per l’attenzione.
roberta.lotti@mef.gov.it
https://noipa.mef.gov.it/
https://www.cloudifynoipa.it/
Un evento organizzato da: