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CDA, COMITATI e STAFF MEETING...passa alla Digital Collaboration!

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La gestione di CDA, COMITATI e STAFF MEETING è un processo critico sia per la difficoltà nella gestione dei punti da includere nella discussione sia per la gravosità nella gestione dei verbali e delle delibere.

Se gli strumenti di office a supporto risultano eccessivamente laboriosi, gli strumenti informatici tradizionali non riescono a coprire tutte le esigenze, imponendo vincoli eccessivi e workflow predefiniti.

Il Dynamic case Management opportunamente implementato, viceversa consente di sfruttare al meglio i benefici della digitalizzazione in un ambiente collaborativo , ottimizzando le fasi salienti del processo e allo stesso tempo agevolando la comunicazione.

Published in: Technology
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CDA, COMITATI e STAFF MEETING...passa alla Digital Collaboration!

  1. 1. www.docflow.com CDA, COMITATI e STAFF MEETING …passa alla Digital Collaboration! SALVATORE PIU| BUSINESS PROCESS STRATEGIST 28 Giugno 2016
  2. 2. 2 1. Descrizione del processo 2. Attività e funzionalità collaborative 3. Attività e funzionalità documentali 4. Funzionalità d’integrazione nell’ambiente del Cliente 5. Funzionalità di reportistica 6. Benefici della soluzione Sommario
  3. 3. 3 Descrizione del processo • Definizione di una nuova seduta • Creazione dei punti all’ordine del giorno Segretario, Proponente 1 • Definizione dei punti all’ordine del giorno Richiedenti, /Partecipanti 2 • Consolidamento punti all’ordine del giorno • Ordinamento dei punti 3 Segretario, Proponente • Avvio seduta • Gestione Presenze • Eventuale sospensione punti ad altra seduta 4 • Verbalizzazione di ogni punto (brogliaccio) Proponente 5 • Approvazione verbale per punto e parte generale 6 Proponente • Invio verbale e/o stralci 7
  4. 4. 4 Accedendo al sistema si visualizzano le sedute attive organizzate in To Do e Watch list:  To Do: le attività in cui sono chiamato a fare;  Watch: le attività del processo in cui ho un ruolo ma in carico ad altri;  Ricerca Item. Template personalizzabili in linea con le esigenze dei layout aziendali. Pagina di accesso
  5. 5. Accedendo al case l’utente visualizza a colpo d’occhio:  dati della seduta;  documenti associati alla seduta o al singolo punto;  cronologia della azioni e delle conversazioni, funzionalità integrata di blog;  processo attuale (case e sub-case) e delle azioni permesse. Pagina di dettaglio 5
  6. 6. 6 Per ogni seduta viene creato un case da cui è possibile:  definire e gestire i singoli punti all’ordine del giorno;  consolidare l’ordine del giorno;  registrare le presenze e verbalizzare i singoli punti all’ordine;  verificare i verbali dei singoli punti in modo collaborativo e consolidare un documento finale. Gestione del processo del CdA, Comitati Interni e Staff Meeting
  7. 7. 7  Ciascun richiedente, in base alle regole definite, può proporre un punto dell’ordine del giorno.  Il punto è approvato da un responsabile.  Ogni punto ha una sua sezione documentale.  Ogni punto è discusso collaborativamente ed infine verbalizzato. Definire un punto dell’ordine del giorno
  8. 8. 8  Le azioni eseguite sull’applicativo sono evidenziate in versione social e integrate con funzionalità di blog.  I contributori possono fare domande, assegnare attività anche all’esterno del gruppo e richiedere l’approvazione e la firma di specifici documenti. Attività e funzionalità collaborative
  9. 9. 9 La soluzione ha le seguenti funzionalità:  pre-compilazione dei verbali con copertina, elenco punti dell’ordine del giorno, stato di ogni punto, elenco presenti, verbalizzante, consolidamento di un verbale unico;  trasformazione automatica PDF e gestione della firma elettronica e marca temporale;  gestione della lista di distribuzione;  versionamento dei documenti e co-authoring;  applicazione di watermark;  crittografia;  gestione degli stralci e degli omissis. Attività e funzionalità documentali Punto 1 v1 Punto 1 v2 Punto 1 v3 Punto 2 v1 Punto 3 v1 Punto 3 v2 Verbale Verbale firmato
  10. 10. La soluzione si integra in modo nativo a tutti i framework tecnologici e alle applicazioni legacy presenti presso il Cliente. 10 Integrazione nell’ambiente del Cliente
  11. 11. 11 Un plugin di Outlook permette di associare velocemente mail e documenti allegati alle sedute o ai punti all’ordine del giorno. Integrazione nell’ambiente del Cliente
  12. 12. E’ presente una dashboard completamente configurabile con gli indicatori del processo:  Comitati e Staff Meeting effettuati;  tempo di chiusura di ciascun punto all’ordine del giorno;  gestione dei SAL di progetto. Supporta dashboard di qualunque genere integrando dati provenienti da sorgenti esterne. Funzionalità di reportistica 12
  13. 13. 13  Miglioramento della collaborazione:  creazione collaborativa dell’ordine del giorno;  redazione collaborativa di documenti mediante «co-authoring».  Automazione delle attività a basso valore aggiunto:  consolidamento automatico del verbale;  invio automatico dei calendar Outlook;  generazione e invio automatico dell’ordine del giorno.  Miglioramento del controllo del processo:  tracciabilità delle attività per eventuali audit;  gestione centralizzata delle informazioni e della documentazione;  attivazione e controllo delle azioni collegate ai punti discussi.  Funzionalità di ricerca efficaci Benefici
  14. 14. www.docflow.com DocFlow Italia S.p.A. Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano (MI) Tel. 02.57503366 | marketing@docflow.it SALVATORE PIU salvatore.piu@docflow.it GRAZIE

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