Minit mesyuarat

MINIT MESYUARAT
MINIT MESYUARAT
BIL/1
Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2013/2014
Universiti Kebangsaan Malaysia
Tarikh : 11 Disember 2014
Masa : 8.30 pm - 11.00 pm
Tempat : Foyer Kolej Ungku Omar
AGENDA PERKARA TINDAKAN/
MAKLUMAN
1.0 Mesyuarat dimulakan dengan surah Al-Fatihah
disertakan dengan kata-kata aluan oleh Ketua
Pengarah dan ucapan terima kasih kepada semua
ahli yang hadir.
Timbalan Pengarah 1
2.0 Menetapkan tarikh dan tempat bagi program
Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar
2.1 Mesyuarat secara sebulat suara
mencadangkan 17 Mei 2014 dan bersetuju
dengan cadangan tersebut.
2.2 Tempat bagi program pula adalah di Dewan
Tunku Abdul Razak.
2.3 Dengan tema (hitam, merah, putih).
Semua Ahli
3.0 Membentangkan gerak kerja program
3.1 Setiap ketua post membentangkan gerak
kerja mengikut post masing-masing.
3.2 Ketua Pengarah memberikan komen-komen
pada setiap gerak kerja yang dibentangkan
agar program ini akan berjalan dengan lebih
lancar.
- Ketua Pengarah
- Ketua post
4.0 Penutupan majlis
1.1 Majlis ditutup dengan bacaan doa.
1.2 Majlis bersurai.
Semua ahli

Disediakan Oleh: Disemak Oleh:
(NOOR ATIKAH BINTI SAMSUL BAHAR) (ILLYNA BINTI IBAHIM)
Naib Setiausaha Majlis Makan Malam, Ketua Pengarah Majlis Makan Malam,
Kolej Ungku Omar, Kolej Ungku Omar,
Universiti Kebangsaan Malaysia. Universiti Kebangsaan Malaysia.

MINIT MESYUARAT
BIL/2
Tarikh : 16 Disember 2014
Masa : 9.00 pm - 11.00 pm
AJK Terlibat : Ketua-ketua post
MAKLUMAN
disertakan dengan kata-kata aluan oleh Pengerusi
dan ucapan terima kasih kepada semua ahli yang
hadir.
Ketua Pengarah
2.1 Setiap ketua post membentangkan hasil
terkini gerak kerja mengikut post masing-
masing.
2.2 Ketua post Tugas-Tugas Khas dan Publisiti
diminta untuk menyediakan perancangan
dekorasi dewan dan keperluan yang
diperlukan pada waktu program.
Ketua-ketua post
3.0 Alternatif mendapatkan dana bagi
menjayakan aktiviti program
3.1 Membuka satu booth permainan dart pada
Hari KGV kolej.
3.2 Bercadang untuk menjual kerepek pada
semua pelajar.
Ketua Pengarah
4.0 Bercadang membuat perkampungan pada
cuti pertengahan semester
4.1 Perkampungan ini dicadangkan dibuat pada
cuti pertengahan semester untuk memastikan
segala persiapan yang diperlukan sehingga
tibanya hari program dapat berjalan dengan
lancer
Ketua pengarah
Semua ahli

(NOOR ATIKAH BINTI SAMSUL BAHAR) (ILLYNA BINTI IBRAHIM)

MINIT MESYUARAT
BIL/3
Tarikh : 31 Mac 2014
Masa : 10.00 pm – 11.30 pm
AJK Terlibat: Ketua-ketua post
MAKLUMAN
Ketua Pengarah
2.1 Persembahan:
- Tarian
- Orkestra
- SEPET
- Magic show (confirm)
2.2 Makanan:
- Perjumpaan dengan catering
- Buat perbandingan harga
2.3 Teknikal:
- Penempahan di DECTAR telah diluluskan
- Tempah barang-barang
- Walkie talkie (8 biji) disediakan dan
perlu ditambah bilangan lagi
2.4 Pemasaran
- Permohonan dana kepada pelbagai pihak
- Surat-menyurat telah dihantar
- mendapat respon daripada Suria KLCC
2.5 Protokol
- Nama pengetua kolej
- Nama jaksa dan felo
- Teks MC formal dan tidak formal
2.6 Publisiti
- Banting
- Banner
Ketua post

- design baju
- backdrop
Semua ahli

MINIT MESYUARAT
BIL/4
Tarikh : 10 April 2014
Masa : 9.00 pm - 10.30 pm
Tempat : Bilik Mesyuarat Kolej Ungku Omar
Bersama: Felo
AJK Terlibat : Ketua Post
MAKLUMAN
hadir.
Ketua Pengarah
2.0 Membentangkan perkembangan gerak kerja
program
2.7 Bendahari
- Pembentangan duit diperuntukkan untuk
setiap post.
- Bajet = RM27 700
- Duit teresedia = RM16 715
- Duit diperlukan = RM10 000
- Cenderamata = RM5000
- Teknikal = RM1400
- TTK = RM700
- Persembahan = RM3000
- Protokol/Program = RM630
2.8 Program
- Peruntukan buku program kolej
- Sentiasa update perkembangan semasa
tentang dewan dan barangan
- Aturcara program
i- Rehearsal untuk semua acara akan dibuat
Ketua-ketua post

pada waktu tengah hari atau malam
sebelum kejadian
ii- Pembukaan meja pendaftaran
ii- Design buku program untuk VVIP dan
pelajar
2.9 Persembahan
- Teater muzikal (SEPET)
- Orkestra
- Magic show (UITM Shah Alam)
- Persembahan pembukaan
2.10 Protokol
- MC formal
- MC tidak formal yang pandai menarik hati
penonton
- Jaga kebersihan, keberadaan barang-barang
di dalam dewan
- Teks ucapan
- Kad jemputan (surat iringan), kad
jemputan, dan surat maklum balas
- Meja VVIP, felo, staff, mantan jaksa,
pengetua
2.11 Pemasaran
- Sponsor dari SBU (shawl) -7 anugerah
- sponsor dari Suria KLCC- tote bag
2.12 Publisiti dan Multimedia
- Mereka banner, banting, nametag,
- Mereka design baju AJK
- Backdrop stage
- Saiz backdrop DECTAR
- Survei tempahan untuk banner
2.13 Cenderamata
- Anugerah khas
- Hadiah
i- Hamper untuk acara tidak rasmi
ii- Sijil
- Anugerah Pengetua
- Individu
i- Plak
ii- Sijil
- Sijil
i- CGPA cemerlang
ii- Kecemerlangan dalam akademik dan
ko-kurikulum
- Cenderamata untuk VVIP
- Lucky draw
i- 10 orang
ii- Meja
2.14 Teknologi dan dokumentari
- Camera (cukup)
- Video camera

- Live video camera (DECTAR)
= RM900
- Muzik
- Gambaran video montaj
- Video Anugerah
2.15 Teknikal
- 2 minggu sebelum untuk barangan-
barangan teknikal
- Camera
- Walkie talkie
2.16 Jamuan
- Kad Menu
- Catering
- Surat Perjanjian
- Makanan-makanan runcit untuk meja
VVIP dan pelajar
- Pelayan untuk VVIP dan pelajar
2.17 TTK
- Perhiasan dewan (pentas)
- Sketching backdrop
- photo booth & candy booth
3.0 Makluman kepada semua ahli
3.1 Minta duit daripada kolej
- Duit makan
- 3 quotation (caterer)
- Bila dapat persetujuan akan dapat pesanan
rasmi (post makanan)
- Bayaran-bayaran lain untuk makanan,
cenderahati dan publisiti (banner)
3.3 Duit tajaan
- Mohon untuk program (bawa kertas kerja)
Ketua Pengarah
Semua ahli

MINIT MESYUARAT
BIL/5
Masa : 9.00 pm - 11.15 pm
MAKLUMAN
hadir.
Ketua Pengarah
2.18 Tiada lagi keluar masuk ahli.
2.19 Pertukaran tarikh ke 24 Mei 2014
2.20 Sebanyak (80 buah) buah meja di
DECTAR .
2.21 Sekiranya ada masalah antara AJK, boleh
rujuk pada ketua pengarah.
2.22 Perkampungan pada 10-13 April
i- Membuat pemasaran (minimum RM 70
untuk seorang).
ii- Khamis hingga Ahad semua ahli yang
mengikuti perkampungan akan
dibahagikan mengikut post masing-
masing bagi menyiapkan kerja-kerja yang
belum disiapkan.
iii- Pada Ahad malam akan diadakan sekali
lagi mesyuarat.
Ketua Pengarah
program
masing.
3.2 Ketua Pengarah memberikan komen-komen
Ketua post

pada setiap gerak kerja yang dibentangkan
agar program ini akan berjalan dengan lebih
lancar.
Semua ahli

MINIT MESYUARAT
BIL/6
Masa : 9.00 pm - 11.15 pm
Tempat : Bilik Aktiviti Kolej Ungku Omar
MAKLUMAN
hadir.
Ketua Pengarah
program
masing.
2.2 pada hari ini telah berjalannya gerak kerja
pemasaran bagi semua AJK dan kesemua
diberikan kertas kerja dan ringkasan eksekutif
sebagai rujukan.
2.3 AJK telah dibahagikan kepada beberapa
kumpulan bagi menjalankan gerak pemasaran di
sekitar Kuala Lumpur, Bangi dan Kajang
2.4 secara keseluruhan kawasan menjalankan
pemasaran mendapat sambutan walaupun
terdapat tolakan daripada pelbagai pihak dalam
memberi sumbangan
2.5 permintaan daripada pengerai dan bahagian
bank memerlukan surat rasmi dan 'feedback'
melalui e-mail dan telefon
2.6 sumbangan pemasaran yang dapat dikutip
sepanjang menjalankan 'street marketing' ini
berjalan dengan lancar dan memberi pengalaman
kepada semua AJK
Ketua post
Semua ahli

MINIT MESYUARAT
BIL/7
Masa : 9.15 pm - 11.00 pm
MAKLUMAN
hadir.
Timbalan Ketua Pengarah
2
program
2.1 Pemasaran
- Sedang menunggu jawapan daripada pihak
luar mengenai sumbangan
2.2 Protokol
- Salutasi dan teks ucapan untuk formal dan
tidak formal sudah siap
- Cadangan nama untuk usher formal dan
tidak formal
- Kad jemputan
- Tagging meja
2.3 Makanan
- Usher ada 8 orang
- Surat perjanjian (quotation mesti ada)
- Kerepek untuk di pek untuk dijual
2.4 Cenderamata
- Lebih 20 lucky draw
- Hadiah untuk Anugerarah ada sedikit lagi
belum sselesai
- Mendapat sponsor daripada pihak dobi,
pemilik kafetaria(senarai hadiah dah
ada)
- Sijil-sijil dah ambil daripada JPPEL
- Tidak susun cenderamata dan usher
Ketua Post

- Senarai nama dan hadiah sedang
dikemaskini
2.5 Publisiti
- Backdrop, banner, dan backgroud belum
finalise
- Doorgift tag
- Poster hamper siap
2.6 Program
- Pas masuk dinner
- Buku program dalam proses
- Pamphlet
2.7 Teknologi dan dokumentari
- Gambar untuk montaj semua dah ada
- Video anugerah
- Design buku program
- Papan countdown
2.8 Persembahan
- SEPET (confirm)
- Orkestra
- Magic show selama 30 minit
- Gimik
- Dikir Barat
2.9 TTK
- Hiasan meja tahun 3 bagi meraikan dan
sepanjang karpet merah dengan belon (gas
helium)
- Photo booth Vespa
2.10 Teknikal
- DECTAR dah urus
- Bilik menunggu VIP kena tempah
- Bilik teknikal di DECTAR kena ada orang
bertugas
- Meja dan kerusi serta kamera
- Smoke machine + lightning
- Hal-hal pentas kena berurusan dengan
orang DECTAR
- Walkie-talkie
- Lagu-lagu
i- Rasmi (Negaraku + Varsiti (gambar di
sekitar kolej))
Semua ahli

MINIT MESYUARAT
BIL/8
Masa : 9.00 pm – 11.30 pm
Bersama: Semua AJK Terlibat
MAKLUMAN
hadir.
Ketua Pengarah
program
2.1 Pemasaran
- Pengumpulan duit jualan kerepek
- Duit street marketing
2.2 Program
- Seramai 700 orang pelajar telah mendaftar
- Persiapan pas masuk dectar
- Tentatif program hampir siap
2.3 Protokol
- Kad masuk
- Teks ucapan dalam perancangan
2.4 Jamuan
- Cari catering lain
- Sediakan tarikh test food
2.5 Publisiti
- Poster hamper siap
- Dress code kena ada
- Design baju sudah dipilih untuk AJK
2.6 Teknikal
- Video perlu baikpulih
2.7 Cenderamata
- Sijil AJK sudah siap
- Hamper banyak hampir semua anugerah
dapat.
Ketua Post

2.8 Persembahan
- Persembahan daripada pelajar sekolah
sains Muar dibatalkan kerana mereka
memerlukan penginapan
2.9 TTK
- Backdrop, monumen, payung diperlukan
untuk persiapan DECTAR
Semua ahli

MINIT MESYUARAT
BIL/9
Tarikh : 11 Mei 2014
Masa : 8.30 pm – 10.30 pm
Tempat : Bilik Aktivti Kolej Ungku Omar
MAKLUMAN
hadir.
Ketua Pengarah
2.1 Majlis Makan Malam semakin dekat
2.2 Mengharapkan semua post telah
menyelesaikan tutgas masing-masing
2.3 Duit street marketing sebanyak RM70 masih
Belum cukup
2.4 Mengharapkan semua AJK turun melaksakan
Peraan masing-masing
2.5 Pastikan kad jemputan telah diedarkan
Ketua Pengarah
Semua ahli

MINIT MESYUARAT
BIL/10
Masa : 9.00 pm – 11.00 pm
AJK terlibat : Semua AJK bersama felo penasihat dan pengetua
MAKLUMAN
hadir.
Ketua Pengarah
2.1 Ucapan tahniah kepada semua AJK yang
memberi komitmen
2.2 Mendengar perjalanan dari semua post
2.3 Mengetahui siapa perasmi majlis
2.4 mencadangkan kepada semua AJK program
supaya memikirkan kelainan untuk
menghargai pelajar tahun akhir.
Felo Kanan
Semua ahli

MINIT MESYUARAT
BIL/11
Masa : 9.30 pm – 11.30 pm
MAKLUMAN
hadir.
Ketua Pengarah
2.1 Membuat simulasi bagi persediaan majlis
makan malam
2.2 Semua pos bersedia memegang
tanggungjawab masing-masing dalam
memastikan majlis berjalan dengan lancar.
2.4 Barang-barang seperti hadiah, barangan
teknikal dan barangan TTK sudah lengkap
tersedia.
2.4 Semua ahli dekehendaki untuk berkumpul di
DECTAR (24 April) pada 8 pagi dengan
memakai baju krew dinner untuk bersama-
sama menyusun meja-meja, kerusi-kerusi
berserta dengan alas meja
2.4 Rehearsal akan mula dilakukan pada tengah
hari pada hari kejadian
2.5 Pada 12 tengah malam, semua lampu di
DECTAR akan dimatikan (automatik)
Ketua Pengarah dan AJK
Semua ahli

Minit mesyuarat

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to Minit mesyuarat

Similar to Minit mesyuarat (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (11)

Minit mesyuarat