Majlis makan malam

14,913 views

Published on

Subjek DMI dan D

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
14,913
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
9
Actions
Shares
0
Downloads
101
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Majlis makan malam

  1. 1. Persiapan untuk mengendalikan majlisuntuk pejabat yang kecil mungkin mudahkerana mempunyai kakitangan yangsedikit tetapi jika kakitangan yang adamencecah bilangan ratusan, bagaimanaharus anda mulakan?
  2. 2. Supaya tidak tersasar daripada matlamatdan objektif syarikat, sebelum andamenganjurkan sesuatu majlis, anda harusmembuat kertas kerja dahulu untukkelulusan daripada pihak pengurusan.
  3. 3. Namun, sebelum anda membuat kertaskerja, banyak maklumat yang perlu dicaridan anda sepatutnya menubuhkan satujawatankuasa untuk majlis tersebut.Setiap ahli jawatankuasa akan ditugaskanuntuk mengendalikan setiap tugasan yangberlainan.
  4. 4.  Tajuk Mengandungi maklumat berkenaan dengan majlis yang akan diadakan Objektif secara ringkas Latar belakang projek Bajet majlis secara keseluruhan Bajet dengan memasukkan semua makluamt mengenai aktiviti yang bakal Itinerari diadakan dan kos setiap perkara secara terperinci. Hal ini boleh Usul/cadangan anda dibentangkan dengan memberikan Kesimpulan beberapa pilihan untuk pihak pengurusan membuat pilihan Menyenaraikan secara terperinci aktiviti, matlamat dan faedahnya
  5. 5.  Edarkan satu memo dahulu melalui e- mail ataupun edaran di dalam pejabat tentang majlis yang bakal diadakan. Maklumkan bahawa nama kakitangan dan pasangan yang ingin hadir akan diambil dalam masa terdekat dan semua kakitangan diminta membaca e-mail masing-masing untuk mengetahui perkembangan terkini.
  6. 6.  Dalam masa 2 hari, edarkan e-mail beserta borang jawapan kepada semua kakitangan dan beri mereka masa selama seminggu untuk mencetak borang jawapan dan mengahantarkannya ke jabatan anda untuk direkodkan Setelah tamat tempoh yang diberikan, kira semua nama daripada jumlah ini, mudah bagi anda untuk mengetahui saiz sebenar majlis tersebut. Jika sambutan menggalakkan, sudah pasti tempat yang lebih besar diperlukan.
  7. 7.  Tempat program bergantung kepada bajet yang diberikan oleh pihak pengurusan. Anda mungkin diberitahu bahawa bajet yagn dibenarkan tidak melebihi 5 ribu ringgit, 10 ribu ringgit dan sebagainya. Langkah pertama yang boleh anda lakukan adalah dengan menelefon hotel- hotel, restoran dan dewan yagn ada untuk meminta sebut harga.
  8. 8.  Lazimnya, sebut harga yagn dihantar akan mengandungi sebut harga untuk makanan yang akan disajikan. Pihak hotel atau restoran pasti akan memberikan beberapa pilihan dengan harga yang bersesuaian untuk anda pilih. Buat pilihan yang tepat dengan mengadakan perbincangan dengan semua ahli jawatankuasa untuki memilih menu dan tempat yang sesuai. Jangan beri terlalu banyak pilihan yang boelh mengelirukan pihak pengurusan. Memadai hanya diberikan 3 pilihan yang paling sesuai.
  9. 9.  Jumlah aktiviti adalah bergantung kepada bajet yang diluluskan oleh pihak pengurusan. Pilihan aktiviti (kos byk): jemput artis terkenal, kumpulan teater, pelawak atau persembahan muzikal istimewa. Pilihan aktiviti (kos skt): pertandingan karaoke, cabutan bertuah, permainan dsb.
  10. 10.  Cenderamata, buah tangan atau door gift merupakan satu kemestian. Goodie bag : kalendar meja, diari, pen, memo pad dsb
  11. 11.  Hiasan dewan Bayaran untuk pengacara majlis Hadiah-hadiah
  12. 12.  Untuk menganjurkan majlis yang banyak melibatkan kakitangan, sudah tentu memakan belanja yang besar. Kadangkala terdapat kakitangan yang tidak bertanggungjawab memberikan nama untuk hadir tetapi pada saat majlis tersebut diadakan, batang hidung pun tidak nampak.
  13. 13.  Sebagai pengendali majlis, anda mungkin akan dipersalahkan kerana tidak banyak kakitangan yang hadir tetapi jamuan makan diadakan mengikut jumlah kakitangan yang telah memberikan nama untuk hadir. Pembaziran telah berlaku di sini dan apakah langkah pencegahan yang patut anda ambil untuk memastikan perkara ini tidak berlaku?
  14. 14.  Apabila semua bajet telah siap, secara kasar anda dapat mengira kos untuk setiap kakitangan yang hadir. Katakan kos seorang adalah RM75. Maklumkan kepada semua kakitangan bahawa kedatangan akan diambil semasa door gift diberikan dan setiap mereka dan pasangan akan dikenakan bayaran penuh sebanyak RM75 seorang sekiranya mereka gagal untuk hadir.
  15. 15.  Dengan ini, walaupun kakitangan tidak hadir, pihak pengurusan tidak akan menanggung kerugian. Anda juga dapat menggalakkan semua kakitangan hadir untuk ememriahkan suasana dan mereka pula sudah tentu tidak mahu membayar balik kos majlis tersebut kepada pihak syarikat.
  16. 16.  Fikirkan tema yang menyeronokkan untuk semua kakitangan dan minta kerjasama mereka untuk mengikutinya.
  17. 17.  Pastikan semua VIP syarikat dijemput untuk menghadiri majlis tersebut. Berikan notis lebih awal kerana kebiasaannya mereka akan sibuk dengan urusan lain. Apabila berurusan dengan setiausaha mereka, pastikan semua maklumat diberikan dengan tepat untuk mengelakkan sebarang salah faham.
  18. 18.  Setelahmereka memberikan jawapan sama ada hadir ataupun tidak, kumpulkan semua nama VIP yang akan hadir dan tentukan meja dan tempat duduk masing- masing.
  19. 19.  Setelah semua perkara telah diputuskan dan anda pasti tiada perubahan lagi, susunkan program majlis tersebut dengan terperinci. Pastikan cukup masa diberikan pada setiap acara yang dirancangkan. Tentukan juga interval untuk cabutan bertuah dan orang yang akan membuat cabutan.
  20. 20.  Semua perkara ini nampak mudah tetapi jika tidak dirancnag lebih awal, akan menyebabkan kekeliruan dan kakalutan pada majlis tersebut.
  21. 21.  Tempah kad jemputan untuk diedarkan kepad semua jemputan. Pastikan nombor cabutan bertuah juga turut dicetak pad kad untuk memudahkan kerja. Namun, ada juga yang gemar memberikan nombor cabutan pada masa pendaftaran untuk memastikan nombor yang dipanggil mempunyai pemiliknya.
  22. 22.  Walauapapun, pastikan pendaftaran tetamu berjalan dengan lancar dan cukup

×