Contoh format minit mesyuarat. Hasil dari kursus yang dihadiri di IAB

1. MINIT MESYUARAT
MAJLIS PERMUAFAKATAN PENGARAH KV, ILP DAN PENGETUA SMT
ZON MELAKA / NEGERI SEMBILAN
Bil 3 Tahun 2014
Tarikh : 27 Februari 2014 (Rabu)
Masa : Pukul 9.00 pagi
Tempat : Bilik Mesyuarat, KV Melaka Tengah
SENARAI KEHADIRAN
1. Tn Hj Abdul Aziz bin Omar Pengarah KV Melaka Tengah (Pengerusi)
2. Tn Hj Abu Bakar bin Md Jelas Pengarah KV Port Dickson (Naib Pengerusi)
3. Pn. Norashikin binti Md Shazilli Pengarah KV Ampangan (Bendahari)
4. En. Zainudin bin Samad Pengetua SMT Melaka
5. Tn Hj Alwi bin Hj Yunus Pengarah KV Datuk Seri Mohd Zin
6. Pn Hjh Sharipah binti Mashud Pengarah KV Datuk Undang Hj Mohd Sharif
7. Pn Hjh Fatimah binti Md Akhir Pengarah KV Juasseh
8. Tn Hj. Zulkifli bin Abdul Rahman Pengetua SMT Tuanku Jaafar
9. En. Abdul Rahim bin Kassim Pengarah KV Kuala Klawang
10. En. Abdul Fatah bin Tambi Pengarah ILP Bukit Katil
11. En. Abdul Rahman bin Mohd Said Pengarah ILP Selandar
12. En. Noor Ariffin bin Mohd Ariff Pengarah ILP Pedas
13. En. Hasni bin Dolmat Pengarah KV Jasin (Setiausaha)
TURUT HADIR
1. Dr. Abdul Aziz bin Sahat KPP Sektor Kejurulatihan BPTV
2. En. Abdul Rahman bin Makbol PP Sektor Pengoperasian Sekolah BPTV
1. PERUTUSAN PENGERUSI
1.1. Pengerusi mengalu-alukan kehadiran semua khususnya wakil dari ILP Selandar, ILP
Bukit Katil dan ILP Pedas.
1.2. Karnival Voctech semakin hampir iaitu pada 3 hingga 6 Jun 2014. Oleh itu, semua AJK
perlu bergerak pantas.
Untuk Makluman : Semua AJK pengelola peringkat zon
1.3. Pengerusi memaklumkan bahawa acara bahas BI mungkin ditiadakan dan acara robotik
dimasukkan. Ragbi pula dicadangkan secara Rugby sevens (also known as seven-a-side
or VIIs) dan mungkin juga acara bla tampar (P) menggantikan acara bahas Bahasa
Inggeris.
1.4. Majlis penutup dicadangkan oleh En Abd Rahman Makbul untuk dijalankan di Stadium
Tertutup Nilai
1.5. Pengerusi mengingatkan semua pengelola supaya acara Karnival Voctech peringkat
zon dilaksanakan pada bulan April atau selewat-lewatnya awal Mei 2014.

2. Untuk Makluman : Semua AJK pengelola peringkat zon
1.6. Pengerusi mengingatkan semua supaya prihatin terhadap keperluan guru dan staf
sokongan yang kerap sakit dan memastikan kebajikan mereka terjaga.
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
2.1. Minit mesyuarat Bil 2 Tahun 2014 disahkan dengan sebulat suara dengan pindaan
kepada perkara berikut :
Perkara Kesalahan Pindaan Kepada
3.1 Tn Hj Abu Baker Tn Hj Abu Bakar
8.3 RM 2,500.00 RM 12,500.00
Nama Pencadang : Tn Hj Abu Bakar Md Jelas
Nama Penyokong : Tn Hj Alwi Hj Yunus
3. PERKARA BERBANGKIT
3.1. Perkara 9 Minit Mesyuarat Bil 2/2014 - Semua AJK Karnival VocTech Kebangsaan
diminta menyediakan AJK kecil masing-masing yang terdiri daripada guru / staf
sokongan sekolah masing-masing dan menyerahkan senarai AJK kecil berkenaan
kepada pihak urusetia sebelum 5 Mac 2014
Untuk Tindakan : Semua AJK pengelola peringkat zon
3.2. Perkara 6.3 Minit Mesyuarat Bil 2/2014 - Pihak urusetia diminta untuk membuat
tindakan susulan berkaitan jemputan VVIP untuk perasmian penutupan karnival
Untuk Tindakan : SMT Tuanku Jaafar
4. PENGELOLAAN KARNIVAL VOCTECH PERINGKAT KEBANGSAAN
4.1. Mesyuarat memutuskan ILP Pedas mengetuai AJK Gimmik perasmian perkampungan
sukan dan cara penutup dan ILP Selandar mengetuai AJK perubatan / bantu mula untuk
majlis pembukaan dan penutup kejohanan.
Untuk Makluman : ILP Pedas dan ILP Selandar
4.2. Jika acara baru iaitu bola tampar menggantikan bahas Bahasa Inggeris, mesyuarat
memutuskan SMT Melaka masih kekal sebagai AJK pengelola tetapi tempat
pertandingan ialah di SMTTJ dan termasuk penginapan.
Untuk Makluman : SMT Melaka dan SMTTJ
4.3. Mesyuarat juga memutuskan bahawa SMTTJ sebagai AJK Urusetia akan menguruskan
rundingan berkaitan sewaan stadium serta membuat tempahan untuk majlis penutup
pada malam 6 Jun 2014 nanti.
Untuk Tindakan : SMTTJ
4.4. Mesyuarat dimaklumkan bahawa secara kasar kos sewaan Stadium Tuanku Abdul
Rahman ialah RM 4,000.00. Namun kelebihannya ialah mudah melaksanakan kawalan
serta tempat parkir yang banyak.

3. 4.5. Mesyuarat bersetuju untuk mengekalkan senarai pengerus teknik ialah seperti berikut :
PENGURUS TEKNIK NAMA PEGAWAI SEKOLAH
Ketua Kontijen En. Mohd Amin Suriani KV Ampangan
Bola Sepak En. Zulkifli Abd Hamid KV Melaka Tengah
Bola Jaring Faizah Idris SMT Tuanku Jaafar
Softball En. Azizul Izan Nohd Zaman SMT Tuanku Jaafar
Teknik Takraw YM. Raja Nurazanisya KV PD
Pengerusi Teknik
En. Yusmar Yusof KV Ampangan
Ragbi
Bola Sepak En Haw Kim Chai KV Melaka Tengah
4.6. Mesyuarat dimaklumkan mengenai pencapaian zon dalam Karnival Voctech yang lalu
ialah : Bola Sepak (Johan KV Ampangan), Bola Jaring (diwakili SMTTJ – Johan),
Bahas BI (Diwakili SMT Melaka - Naib Johan), Ragbi (diwakili oleh KV Ampangan),
Softbal (diwakili oleh KV DLM) dan Takraw (diwakili KVKK dan KV PD tempat ke 4).
4.7. Mesyuarat mengekalkan keputusan bahawa pada tahun ini KV/SMT/ILP yang menang
peringkat zon akan mewakili zon ke peringkat kebangsaan.
4.8. Bayaran penginapan ialah kepada KV /SMT yang mana asramanya digunakan untuk
penginapan dan bayaran untuk makan minum pula ialah kepada kontraktor pembekal
makanan asrama KV / SMT yang berkaitan. Ada enam tempat penginapan dan sepuluh
buah kontijen seluruh negara.
Untuk Makluman : Semua SMT/KV dan ILP Zon Melaka / NS
4.9. Bilangan peserta dan pegawai bagi setiap pasukan pula ialah Bola Sepak (18/8), Bola
Jaring (12/3), Softball (15/3), Ragbi (20/8), Takraw (8/3) Bahas BI (4/3) dan Bola Tampar
(12/3)
Untuk Makluman : Semua AJK Pengelola
5. PENGELOLAAN KARNIVAL VOCTECH PERINGKAT ZON
5.1. Peruntukan kebangsaan adalah mengikut PCG misalnya bagi acara Bola Sepak
(RM80.00), Bola Jaring (RM 30.00) Softball (RM 30.00), Ragbi (RM30.00) dan Bahas
(RM30.00). Maksudnya jika Bahas ada 100 peserta maka peruntukan yang akan
diterima oleh pengelola ialah RM30 @ 100 = RM 3,000.00 yang akan digunakan untuk
semua perkara berkaitan pengelolaan seperti bayaran pengadil, sewa padang dll.
5.2. Pengelola peringkat zon boleh menjadikan perkara 8.1 sebagai panduan untuk
membuat bajet masing-masing.
Untuk Makluman : Semua SMT/KV dan ILP Zon Melaka /NS
5.3. Mesyuarat bersetuju dengan tentatif tarikh perlaksanaan acara berikut diperingkat zon
Melaka / Negeri Sembilan :
5.3.1. Bola Sepak 9,10 dan 11 April
5.3.2. Softball 7 dan 8 April
5.3.3. Ragbi 12 dan 13 April
5.3.4. Takraw 15 dan 16 April

4. 5.4. Pengelola dikehendaki menggunakan peraturan perlawanan yang tahun sebelumnya
kecuali jika ada perubahan yang akan dimaklumkan.
5.5. Maklum balas penyertaan semua acara perlu dihantar kepada urusetia (SMTTJ)
sebelum 7 Mac 2014 melalui telefon : 0192203595 (En Nazri) secara Wahatsapp / sms
atau melalui email smtj06@yahoo.com
Untuk Tindakan : Semua SMT/KV dan ILP Zon Melaka / NS
5.6. Semua KV/SMT dan ILP perlu bayar RM 5.00 @ bilangan murid kepada zon dan RM
5.00 kepada PKPSMT Kebangsaan. Surat kelulusan arahan pembayaran ini telahpun
dihantar oleh pihak BPTV.
Untuk Tindakan : Semua SMT/KV dan ILP Zon Melaka / NS
5.7. Semua AJK Karnival VocTech peringkat zon diminta menyediakan bajet dan
membawanya dalam mesyuarat akan datang.
Untuk Tindakan : Semua SMT/KV dan ILP Zon Melaka / NS
6. HAL-HAL LAIN
6.1. Tiada
7. PENUTUP
7.1. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 11.00 pagi
7.2. Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada KV Melaka Tengah selaku tuan rumah
mesyuarat kali ini.
7.3. Mesyuarat yang akan datang akan diadakan di ILP Pedas pada tarikh dan masa yang
akan dimaklumkan kemudian.
SETIAUSAHA
Majlis Permuafakatan Pengarah KV, ILP dan Pengetua SMT
Zon Melaka / Negeri Sembilan
2 Mac 2014