2. 1-İnsan Kaynakları Planlaması
İnsan Kaynakları Planlaması, bir organizasyonun
personel ihtiyacının tahmini ve bu ihtiyacın
giderilmesi için gerekli faaliyetlerin
basamaklandırılmasıdır. Sürecin sonunda,örgütsel
amaçlara ulaşmayı sağlayacak gerekli niteliklere
sahip ve gerekli sayıda işgücünün,gereken
zamanda tedarik edilmesini sağlayacak hareket
programının oluşturulması amaçlanır.
3. İşletmelerde insan kaynakları planlamasının
yapılmasını gerektiren başlıca sebepler şunlardır:
-İş gücü maliyetinin artması,
-Teknolojide sürekli olarak meydana gelen hızlı
gelişmeler,
-Nitelikli iş gücü kıtlığı,
-Hızlı toplumsal ve kültürel gelişmeler,
-Yasal ve politik gelişmeler,
-Küreselleşmenin ortaya çıkardığı yenidünya
düzeni.
4. İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASININ
GEREKLİLİKLERİ
İK PLANLAMASI
Doğru sayıdaki
insanın
belirlenmesi
Doğru sayıdaki
insanın
belirlenmesi
•Geçmiş deneyimler
•İş yüklerinin gözden
geçirilmesi
•Örgütte üretilen teknoloji
•Diğer şirketlerin İK
uygulamaları
İş analizi
•İş tanımı
•İş gerekleri
5. a)İnsan Kaynakları İşlevlerinin Planlanması
İşe alım -Danışmanlık
-Seçme -Başarıların takdir
-Kiralama edilmesi
-Oryantasyon -Yetki verilmesi
-Eğitim ve İş Başı Eğitimi -İletişim
-Motivasyon -Önderlik etme
-Yol gösterme -Değerlendirme
-Danışmanlık -Terfi
İşten çıkarma
6. b)İnsan Kaynakları ve Stratejik İnsan Kaynakları
Planlaması
İnsan kaynakları planlaması organizasyonun insan
kaynağı ihtiyacının temel planlama sürecidir.
İnsan Kaynakları Planlaması Organizasyon
Stratejisi ile İlişkilendirildiğinde;
7. -İnsan kaynakları planlaması organizasyon stratejisi ile
uyumlu olmalıdır.
-Klasik insan hakları programlarının kıdemli yönetim
kademesinin tüm ihtiyaçlarını tatmin edici nitelikte
olması sağlanmalıdır.
-Organizasyonun işletme stratejisinin insan kaynakları
üzerindeki etkileri açıkça ortaya konmalıdır.
-Organizasyonun işletme stratejisini etkileyen insan
kaynakları yönetimi ile ilgili tüm konular
tanımlanmalıdır.
-Stratejik insan kaynakları planının oluşturulması için
organizasyonun işletme hedefleri insan kaynakları
hedefleri ile bütünleştirilmelidir.
8. -İnsan kaynakları bölümünün katılımını sağlayabilmek
için yeni fırsatlar oluşturulmasında stratejik planlama
süreci gözden geçirilmelidir,
-İnsan kaynakları planlaması öncelikle organizasyonun
stratejik planlarına dayanmalı,hedefleri ise
organizasyonun hedeflerinden kaynaklanmalıdır.
9. c)İnsan Kaynakları Planlamasının Önemi
İnsan kaynakları planlaması işletmedeki insan gücünün
işletme içinde ve dışında meydana gelen gelişmelere
uygun ve etkin biçimde kullanılabilmesi amacıyla
belirlenmesine ve yeniden yapılandırılmasına ilişkin
bütün hazırlık çalışmalarını içerir.Diğer bir ifadeyle,ciddi
bir değişim yaşayan ekonomik yapı içindeki toplumsal ve
ticari gelişmelere cevap verebilecek insan gücünün
sağlanmasına,yetiştirilmesine ve geliştirilmesine yönelik
stratejilerin oluşturulmasını içerir.Bu paralelde,bir
işletmenin çalışan ihtiyacının tahmini ve bu ihtiyacın
giderilmesi için gerekli faaliyetlerin
basamaklandırılmasıdır.
10. İnsan kaynakları planları,beklenen satış veya talep
miktarına ek olarak aşağıdaki unsurlarda dikkate alınarak
hazırlanmalıdır:
-İçinde bulunulan zamana kadar gerçekleşen ve geleceğe
yönelik olarak tahmin edilmeye çalışılan değişim
oranları,
-İşletmenin değişim ihtiyaçları göz önünde tutularak
mevcut çalışanların nitelikleri ile becerilerinin analizi,
-Üretilen mal ve hizmetlerin kalitesini artırma ya da yeni
pazarlara girme gibi konularda işletmenin aldığı stratejik
kararlar,
-Verimliliği artıran teknolojiler ile diğer değişimler,
-Sahip olunan finansal kaynaklar.
11. Personel planlaması,örgütün mevcut ve gelecekteki
amaçlarını verimli biçimde gerçekleştirmesi için,uygun
yer ve zamanda,uygun sayı ve nitelikte personeli elde
etmesi için girişilen bilinçli bir faaliyettir.Personel
planlamasının örgüte sağlayacağı temel yararlar
şunlardır:
-Bir örgütün ihtiyaç duyduğu yetenekli insan gücünü
kalite ve miktar yönünden sağlamak ve personeli örgütte
tutabilmek,
-Örgütte görevli personelden en verimli şekilde
yararlanmak.
12. İşletmelerde insan kaynakları planlamalarının
doğru şekilde yapılmasıyla sağlanacak diğer faydalar
şunlardır:
-Üst yönetim işletme kararlarının insan kaynakları
boyutlarını daha açık görebilir,
-Yöneticiler olası dengesizlikleri maliyet oranla daha da
yükselmeden ve yönetilemez hale gelmeden önce fark
edebilirler,
-İstihdam ihtiyacı ortaya çıkmadan önce bu ihtiyaçlar
tahmin edilebilir ve tanımlanabilir hale getirileceğinden
yetenekli çalışanların bulunması için zaman kazanılmış
olur,
13. -Gelecekteki büyüme planlarında işletme içindeki
çeşitliliği artırmak ve korunan grupların üyelerini elde
tutmak için daha iyi fırsatlar sağlanmış olur,
-Yönetici geliştirme faaliyetleri daha iyi planlanır.
14. d)İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi ve İnsan Kaynakları
Planlaması ile Bağlantısı
İnsan kaynakları yönetim sisteminin bilgisayarlı bir
sistem haline getirilmesi çok önemli iki amacı
gerçekleştirmiştir.
-Birincisi,personel bilgilerinin,kolayca ulaşılabilen ve
analiz edilebilen bir form şeklinde korunabilmesini
sağlamasıdır.
-İkincisi,bu verilerin,genellikle insan kaynakları
departmanı ile bağlantılı çeşitli işlevlerin yerine
getirilmesi için kullanılmasına da olanak sağlar.
15. e)İnsan Kaynakları Planlamasının Amaçları
Bu amaçları iki ana başlık altında toplamak mümkündür:
Birincisi;çalışanların etkin ve verimli kullanımını
sağlamak,ikincisi de;doyuma ulaşmış ve yetişmiş
çalışanlara sahip olmak.İnsan kaynakları planlaması ile
işletmelerin ihtiyaç duyduğu çalışanlar sahip oldukları
özellikler bakımından ayrıntılı şekilde
belirlendiğinden,çalışanları temin sürecinde ve bulunan
adaylar arasından yapılan seçimlerde daha doğru ve
isabetli tercih yapılacağı açıktır.Böylece çalışanlar hem
işlerinden yüksek düzeyde doyum sağlayacak hem de
yaptıkları işler konusunda daha çok bilgi ve beceri
potansiyeline sahip olacaklardır.
16. İnsan kaynakları planlamasının amaçlarını şu şekilde
sıralayabiliriz:
-İnsan kaynaklarının özel ve genel ihtiyaçlarıyla ilgili uzun
dönemli (stratejik)ve kısa dönemli(işlemsel)tahminler yapmak,
-Çalışanların yüksek bir motivasyon ile performansa sahip
olarak işletmede kalmalarını sağlayacak eylemleri planlamak,
-İnsan kaynaklarına yapılan yatırımların yeterli ölçüde geri
dönmesini sağlamak,
-İnsan kaynaklarına ilişkin ihtiyaçlarla,bütün olarak örgütün
faaliyeti arasında bağlantı kurmak,
-Örgütün istihdam fırsatlarıyla ilgili yasalara uyum
göstermelerini kolaylaştırmak,
-Örgütte zamanla meydana gelen teknolojik değişme düzeyine
göre oluşan işgören fazlalığının örgüte vereceği zararı
öngörerek önceden gerekli önlemleri almak,
17. -Etkili insan kaynakları planlaması ile örgüt yönetiminin
denetim yükünü azaltmak,
-İşletmelerin faaliyetlerini sorunsuz biçimde sürdürülebilmesi
için insan kaynakları ihtiyaçlarının tam olarak ve zamanında
karşılanmasını sağlamak,
-İşletmelerin çıkarlarını koruyacak şekilde;sektördeki,emek
piyasasındaki,yasalardaki ve sosyo-ekonomik koşullardaki
değişmeleri yakından takip etmek ve uyum için gerekli
önlemleri almak,
-Çalışanların eğitimlerini ve gelişimlerini sağlamak,
-Yeni çalışanlar bulmak,işe almak ve boş kadroları doldurmak,
-İşletmede işgücü kaynaklarının envanterini çıkarmak,
-Çalışanların içinde bulunduğu fiziksel ve psikolojik koşulları
iyileştirmek.
18. f)İnsan Kaynakları Planlamasını Etkileyen Faktörler
İnsan kaynakları planlamasının başarılı bir şekilde
yürütülebilmesi için,bu işlevleri etkileyen tüm faktörlerin
ayrıntılı biçimde ortaya konması ve her bir faktörün ayrı
ayrı değerlendirilmesi gerekir.Dış faktörler;bütün
örgütlerin büyük ölçüde etkilenip etkileyemediği
unsurlardan oluşmaktadır.İç faktörler ise;örgütün
yapısı,büyüklüğü,olanakları ve kaynakları,imajı vb. gibi
örgüt içi unsurlardan oluşur.
19. f)1.Dış Çevresel Faktörler
Örgütlerde insan kaynakları planlaması yapılırken
örgütlerin işgören temin ettikleri işgücü piyasaları çok farklı
faktörlerin etkisi altındadır.İş gücü piyasasını etkileyen bu
faktörler;
-Yasal düzenlemeler
-Ekonomik koşullar
-Uluslararası koşullar
-Teknolojik değişiklikler
-İşgücünün yapısı
-Rekabet koşulları
-Sosyal değerlerdeki değişimler
-Coğrafi koşullar
-Sendikalar
-Demografik faktörler
20. İnsan kaynakları planlaması yapılırken hem mevcut dış çevre
etkilerini hem de geleceğin iş dünyasında gerçekleşmesi beklenen
gelişmeleri dikkate almak gerekir.Bu çalışma dış etkenleri gözden
geçirerek veya dış çevreyi gözden geçirerek yapılabilir.Sonuçta
aşağıdaki sorular ortaya çıkar;
-Güncel dış çevre koşulları nelerdir?
-Firmaya özel sonuçlar ve bu sonuçların firma için ifade ettiği
anlamlar nedir?
-Yöresel (yerel) eğilimlerin firmadaki etkileri nelerdir?
-Benzer hizmeti sağlayabilecek değişik önlemler var mı,nasıl
yapılır,firmaya nasıl etkileri olur?
-Firmanın başarısı nerden kaynaklanıyor,nasıl değişebilir ve bu
değişimin organizasyon etkisi ne olur?
-Dış çevre koşulları gelecekte nasıl bir değişim gösterebilir?
-Diğer alanlarda oluşan ne gibi eğilimler ve baskılar benzeri
faaliyetleri etkiler?
21. Rekabet koşulları:
Örnek:Çin ekonomisinin hızla gelişmesi ve dış piyasalara açılması,
bir çok üründe ve sektörde, firmaların gelecekteki büyüme ve var
olma stratejileriyle birlikte, insan kaynakları planınında önemli
ölçüde etkilemektedir.
23. g)İş Gücü Analiz Yöntemleri
a)İş gücü genel envanteri
İş gücü genel envanteri, işletmede belli bir dönemde
çalışanların çeşitli ölçütler esas alınarak
gruplandırılmasıdır.Örn:Cinsiyete,yaşa,meslek gruplarına
vb.
b)İş gücü beceri envanteri
İş gücü beceri envanteri,mevcut çalışanların
yetenek,beceri,eğitim ve deneyim gibi özelliklerini tek
tek ortaya koyan bir çalışmadır.Örn:Fiziksel
yetenekleri,yaşı,cinsiyeti,kıdem durumu,aldığı disiplin
cezaları ve ödüller…
24. c)Çalışanların Devir Oranı(Turn Ower)
Çalışanların devir oranı,günümüzde işletmelerin önde gelen
sorunlarındandır.
Bir işletmenin çalışan devir oranı:
ÇDO=(Bir yılda işten ayrılan sayısı/Ortalama çalışan
sayısı)X100
d)Devamsızlık Oranları
Devamsızlık,izinler ve yıllık tatiller dışında,işe gelmesi gereken
çalışanların iş sürecinden uzak kalmasıdır.Bu oran:
PDO =
Kaybedilen iş gücü saatleri toplamı
Planlanan toplam iş gücü saatleri X100
25. Devamsızlık nedenlerini aşağıdaki gibi sıralamak
mümkündür:
-Hastalık
-Yoğun trafik ve ulaşım güçleri,
-Düşük ücret ve ağır çalışma koşulları,
-Kadın çalışanların çocuklarının bakımına zaman
ayırmaları,
-İşin monoton olması,
-Düşük moral ve iş doyumsuzluğu,
-Dışarıda yapılması gereken işler,
-İşe uyumsuzluk ve ilgisizlik,
-Yöneticilerle ve iş arkadaşlarıyla kötü ilişkiler,
-Aşırı iş yükü.
26. e)Yeniden Yerleştirme Şemaları
Yeniden yerleştirme planları,işletmedeki mevcut
pozisyonlarda çalışan veya gelecekte bu pozisyonlarda
çalışmaya aday olanların listesi ya da şemasının
çıkartılmasıyla oluşturulur.
H)Personel İhtiyacı Çeşitleri
İK eleman ihtiyacının olup olmadığını dayandığı bazı
kriterlere göre belirleyecektir.Bu kriterlerin başlıcaları
şunlardır:
-Amaçlara ulaşma düzeyi(kurum,birim ve birey bazında)
-İş gücü açıkları,
-Gizli işsizlik
28. I)İnsan Kaynakları Planının Oluşturulması
Örgütün gelecekteki iş gücü ihtiyacını sayı ve nitelik
olarak belirlemeye çalışan insan kaynakları yönetimi bu
işlevi yerine getirirken bu planlama sürecinde birbirini
izleyen;
-Amaç belirleme,
-Mevcut durumu değerlendirme,
-İnsan kaynaklarını elde etme,geliştirme ve yönetme
programının hazırlanması,
-Uygulama ve sonuçların değerlendirilmesi,olmak üzere
4 aşamadan geçer.
29. İ)İnsan Kaynakları Planlamasında Kullanılan Tahmin
Yöntemleri
İnsan kaynakları planlamasında kullanılan başlıca tahmin
yöntemleri şunlardır:
-Trend analizleri
-Rasyo analizleri
-Delphi tekniği
-Nominal teknik
-Regresyon analizi
-Bilgisayar destekli bilgi sistemi
-İş standartları yöntemi
30. Rasyo analizi
Örneğin:Bir işletmede geçmiş yılların verilerine bakılarak, bir
çalışanın yıllık ortalama 500 bin YTL satış yaptığı saptanmış
olsun.Buna göre işletme, son iki yıl içinde 5 milyon YTL’lik satış
için 10 çalışana ihtiyaç duymuştur.İşletme, gelecek bir yılda satış
gelirlerini 8 milyon YTL’ye, ikinci yılın sonunda da 10 milyon
YTL’ye yükseltmeyi planlasın.Bu durumda, “satış gelirleri/satış
eleman sayısı” oranı değişmediği takdirde, işletmede gelecek yıl
için altı ve ikinci yıl için de dört yeni çalışana ihtiyaç duyulacaktır.
31. J)İnsan Kaynakları Planlaması Süreci
Bu yaklaşımlarda, akılcı bir insan kaynakları planlamasının
aşağıdaki aşamalardan oluştuğu ifade edilmektedir:
-Çevresel tarama:İşletme dışındaki tehditler ile fırsatların
tanımlanması tahmin edilmesi vs.
-İnsan kaynakları ihtiyacını belirleme:İşletme ihtiyaçlarının
insan kaynakları gereksinimini nasıl etkilediğini araştırmak…
-İnsan kaynakları arzını belirleme:İhtiyaç duyulan iş gücünün ne
kadarının içsel ve dışsal kaynaklardan karşılanabileceğinin
tahmin edilmesi
-İnsan kaynakları açığının analizi(denge ayarları):İnsan
kaynaklarına
yönelik taleple arz arasındaki farkı kapatacak yöntemlerin
belirlenmesi,
-Eylem planı:Dördüncü aşamada tavsiye edilen çözümlerin
uygulanması
-Kontrol ve değerlendirme
32. K)İnsan Kaynakları Planlaması Etkinliğinin
Değerlendirilmesi
İnsan kaynakları planlamasının değerlendirilmesinde göz
önüne alınacak kriterler şunlardır:
-Önceden belirlenen insan gücü ihtiyaçları ile mevcut
istihdam düzeyi karşılaştırılır,
-Planlanan iş gücü verimliliğine karşın elde edilen
verimlilik düzeyi karşılaştırılır,
-Belirlenen personel devir ve devamsızlık oranları ile
gerçekleşen oranlar gözden geçirilir.
33. 2-İŞ ANALİZİ
Bir işletmede çalışanlar tarafından yerine getirilen işlerin
ayrıntılı şekilde incelenmesi ve işin içeriğindeki
görevlerin belirlenmesidir.İş analizindeki temel
kaynakları açıklayacak olursak;
Görev;İşin içeriğinde olan ve belli amaçla yerine getirilen
faaliyetlerdir.Örn;Bir sekreterin yazıları bilgisayara
geçirmesi vs.
Görev tanımı;İşi yapacak bireye yöneliktir.çabaları yetki
ve sorumlulukları,başarısı vs.
İş; Yeterli benzeşmenin olduğu birkaç görevin
gruplandırılması ve özel bir ayrımın yapılmasıdır.
Makam;Bir görevin,belirli bir yer üzerinden
kişiselleştirilmiş şekline denir.
34. İş analizcilerinin, iş analizi yaparken dikkate almaları
gereken konuları;
-İşin kapsamı,
-Çalışanların yapabilecekleri zihinsel ve bedensel
görevler,
-İşin nasıl yapıldığı,
-İşin niçin yapıldığı,
-İş için gerekli olan ekipmanlar ve işlenen parçalar,
Örgütlerde iş analizleri;İş gören planlaması ve işe alma
standartlarının geliştirilebilmesi,işe uyumu
kolaylaştırabilme,ekip çalışmalarına ve iş değerlemesi
çalışmalarına katkıda bulunmak amacıyla yapılır.
35. 2-a)İş analizinin Kullanıldığı alanlar ve dönemler
-İnsan kaynakları planlaması
-İnsan kaynağını planlama ve seçme
İnsan kaynakları eğitimi ve geliştirme
-Performans değerlemesi
-İş değerlendirmesi ve ücretlendirme
-İş güvenliği ve iş gören sağlığı
-Çalışma ilişkilerini geliştirme
**Endüstri mühendisliği alanında uygulanan iş
analizlerinin kullanım alanları:
-İş tasarımı -İş geliştirme
-Standart belirleme -İş basitleştirme
-Ücret düzenlemeleri -Hareket ve zaman etütleri
-Üretim sistemlerinin geliştirilmesi
36. 2-b)İşle ilgili verilerin toplanması
Analizcinin uyması gereken ilkeler şunlardır;
-Analizci kendisi iş görene tanıtmalı ve orada bulunma
amacını açıklamalıdır.
-İş görene ve analizini yaptığı işe yakın ilgi göstermelidir.
-İş görenin yapmış olduğu işe müdahale etmemelidir.
-İş gören ve gözetmenlerinin anlayacağı dil
kullanmalıdır.
-İş ile iş göreni karıştırmamalıdır.
-İş analizi programının amaçlarına göre işi analiz
etmelidir.
-Toplanan bilgileri doğrulattırmalıdır.
37. 2-c)Toplanan Verilerin Değerlendirilmesi
2-d)İş analiz yöntemleri
Bu yöntemler:
-Anket formu yönetimi
-Görüşme yöntemi
-Gözlem yöntemi
-Karma yöntem(çalışanların verimliliğini artırma)
2-e)İş Analiz Süreci
İzlenecek aşamalar:
-Hazırlık çalışmaları
-Analizi yapacak işlerin ve analizcilerin belirlenmesi ve eğitimi
-İş analizi formunun hazırlanması
-İşle ilgili verilerin toplanması
-Toplanan bilgilerin değerlendirilmesi
-Bilgilerin denetimi ve geçerliliklerinin sınanması
38. 3-İŞ TANIMI
Yapılan her bir işin kapsamı içine giren fiil ve işlemlerin
sorumluluk ve görevlerin çalışma koşullarının yazılı olarak
açıklanmasına denir.
İş tanımlarının içerdiği bilgiler şunlardır:
-İş analizlerinin yapıldıkları tarih
-İşin tanıtılması işleminde;işin adı ve kod numarası,ait olduğu
departman,içeriği,o işi yapan diğer çalışanların sayısı ve bağlı
oldukları yöneticilerin kimler olduğu gibi bilgiler yer alır.
-İşin içerdiği görevlerde;hangi görevlerin nasıl yapıldığına ve
yapılış amaçlarına yer verilir
-İşin ilişkili olduğu diğer işler;yatay ve dikey olarak diğer işlerle
olan ilişkisini içerir
-Çalışma koşulları
-Kullanılan makine ve malzemeler
39. 3-a)İş Tanımının Amacı
-İşin yapılma amacını belirlemek
-Gerekli olan yetenek ve sorumlulukları saptamak
-İşin diğer işlerle ilişkisini belirlemek
-İş şartlarını çalışanlar açısından belirli hale getirmek
Ortak amacı;İşin kimliğinin ortaya çıkarılmasıdır
3-b)İş gerekleri
İşin normal düzeyde yerine getirilebilmesi için o işi yapacak
olan iş görenin hangi nitelikte olması gerektiğinin açık ve
ayrıntılı bir şekilde ortaya konulmasıdır.
3-c)İş gereklerinin gruplandırılması(iş faktörleri)
*Yetenek gerekleri
*Çaba gerekleri
*Sorumluluk gerekleri
*Çalışma koşulları gerekleri
*Diğer gerekler
40. 4- İş ve Görev Tasarımı
a)İş ve görev tasarımı süreci
İşgörenlerinin işlerini yada görevlerini yaparken neleri ve nasıl
yapacaklarının çerçevesinin belirlenmesidir.Bu çerçevenin
belirlenmesinde yapılacak işin özelliği,üretimde kullanılan
makine ve teçhizatlar,iş yeri yerleşim düzeni ve üretim süreci
gibi faktörler etken rol oynar.
b)Hareket ve Zaman Etüdü
Örgütlerde yapılan bir iş ya da eylem için en kolay, en
ekonomik ve en az çaba gerektiren yol ya da yöntem bulunarak
emek, makine, malzeme ve araç-gereçlerin en iyi şekilde
kullanımını sağlamak için yapılan çalışmalara hareket etüdü adı
verilir.
41. c)Ergonomi
Hareket ve zaman etüdü ile iş ya da eylemin yapılışına
ilişkin yöntemlerle,yapılış zamanına ilişkin standartların
belirlenmesi her zaman verimliliğin artırılmasında tek
başına yeterli değildir.İşin görülmesinde kullanılan
makine,araç-gereçlerin,işgörenin fiziksel özelliklerine
uygun biçimde tasarımlanması ve düzenlenmesi,fiziksel
çalışma koşullarının iyileştirilmesi,böylece işgörenlerin
yeteneklerini etkin kullanmalarını sağlayarak verimliliğin
ve işin kalitesinin arttırılması olarak tanımlanır.Ergonomi
de,makineler,göstergeler,masalar,sandalyeler,diğer
kullanılan araç ve gereçler işgörenlerin boy,kilo gibi
fiziksel özellikleri dikkate alınarak tasarımlanır.
