Dokumen tersebut membahas tentang penyimpanan dan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian. Beberapa poin pentingnya adalah prosedur penyimpanan dokumen harus dilakukan secara teratur dan rapi berdasarkan nomor induk pegawai, serta penyimpanan dokumen perlu dilakukan pada tempat yang aman dari air, panas, dan kelembaban.

1. INDAH MAWARNI, SE., MM.
KD 3.18 Menerapkan Penyimpanan
Dokumen Kepegawaian
KD 3.19 Melakukan Penyimpanan
Dokumen Kepegawaian
KD 4.18 Mengevaluasi Pengelolaan
Administrasi Kepegawaian
KD 4.19 Membuat Laporan Hasil Evaluasi
Pengelolaan Administrasi
Kepegawaian
Indah Mawarni, OTK KEPEGAWAIAN< SMK Sjakhyakitri Palembang
OTOMATISASI TATA KELOLA KEPEGAWAIAN
KELAS XII OTKP
PENYIMPANAN DAN EVALUASI ADM KEPEGAWAIAN

2. PENGERTIAN DOKUMEN
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Pengertian dokumen administrasi
kepegawaian, yaitu surat, file,berkas
atau dokumen yang berkaitan dengan
bidang kepegawaian yang memuat
tentang data pribadi dari setiap
pegawai.
Indah Mawarni, OTK KEPEGAWAIAN< SMK Sjakhyakitri Palembang

3. FUNGSI PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN
Indah Mawarni, OTK KEPEGAWAIAN< SMK Sjakhyakitri Palembang
a) Sebagai bukti akuntabilitas kinerja instansi
b) Sebagai pedoman perusahaan dalam menentukan balas
jasa
c) Sebagai bukti yuridis jika terjadi sengketa pegawai
d) Membantu perusahaan dalam penentuan kebijakan
e) Membantu perusahaan dalam membuat keputusan

4. PEMELIHARAAN DOKUMEN
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Indah Mawarni, OTK KEPEGAWAIAN< SMK Sjakhyakitri Palembang
A. Data Fisik
Penyimpanan Dokumen atau file berupa kertas,
surat, gambar, patung dan lain-lain.
B. Data Digital
Penyimpanan dokumen atau file berupa data
komputer atau hasil scanning dari file data
fisik

5. PENANGANAN PEMELIHARAAN
DOKUMEN KEPEGAWAIAN
a. Menghimpun
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Mengirim
f. menyimpan
Indah Mawarni, OTK KEPEGAWAIAN< SMK Sjakhyakitri Palembang

6. PROSEDUR PENYIMPANAN
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Prosedur Penyimpanan Dokumen
1. Memberi label pada lemari dan sampul sesuai
Urutan Nomor Induk Pegawai
2. Menyusun Dokumen ke dalam Lemari sesuai
urutan Nomor Induk Pegawai
3. Menyimpan dokumen ke dalam lemari sesuai
urutan nomor induk pegawai
4. Membuat laporan
Indah Mawarni, OTK KEPEGAWAIAN< SMK Sjakhyakitri Palembang

7. PROSEDUR PENYIMPANAN DAN
PEMELIHARAAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN
Penyimpanan dan pemeliharaan dokumen harus diperhatian hal-hal berikut ini:
1. Biasakan menyimpan dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat
khusus.
2. Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau
sesuai masalahnya.
3. Jangan gunakan dokumen yang berada di tempat yang tidak aman
4. Pastikan douken ada di tempat aman
5. Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari
6. Taburkan kamper atau beri butir penyerap air (Slice Gel)dalam rak/lemari.
7. Bolak-balikan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak
lembab/lengket
8. Jika terpaksa mengambil dokumen untuk keperluan tertentu, pasikan
memberi pananda ditempatnya
9. Dokumen dibuat dalam bentuk digigtal dengan mengguanakan scanner
agar salinannya aman.
Indah Mawarni, OTK KEPEGAWAIAN< SMK Sjakhyakitri Palembang